CHƢƠNG 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUẢN LÝ HOẠT ĐỘNG ĐẤU THẦU
2.2. Phân tích thực trạng quản lý hoạt động đấu thầu tại Tổng cục Phòng chống thiên tai, Bộ Nông
Phòng chống thiên tai, Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn
2.2.1. Ban hành các quy định, quy trình về quản lý đấu thầu
Công tác tổ chức đấu thầu trong Tổng cục Phòng chống thiên tai, Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn thuộc phạm vi điều chỉnh của các văn bản hiện hành về thực hiện lựa chọn nhà thầu bằng nguồn ngân sách nhà nước và các quy định của các nhà tài trợ nước ngoài như: Worldbank, UN, ADB... Do đó để thực hiện nhiệm vụ quản lý hoạt động đấu thầu trong quá trình thực hiện Tổng cục Phòng chống thiên tai sẽ phải tham chiếu các quy định của Luật Đấu Thầu 43/2013/QH13 của Quốc hội; Nghị định số 63/2014/NĐ-CP của Chính phủ: Quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Đấu thầu về lựa chọn nhà thầu; Thông tư và các văn bản hướng dẫn có liên quan…và Một số tài liệu hướng dẫn của nhà tài trợ như cuốn HPPMG: hướng dẫn áp dụng và thực hiện quy chế chung quản lý chương trình, dự án hợp tác Việt Nam – LHQ; Quy chế Đấu thầu mua sắm dành cho Bên vay vốn tài trợ dự án đầu tư của Wordbank; Hướng dẫn về mua sắm của ADB…
Để nâng cao hiệu quả quản lý hoạt động đấu thầu tại đơn vị Tổng cục phòng chống thiên tai đã ban hành các quy định, quy trình về quản lý hoạt động đấu thầu như sau:
Một là, các quy định về phân công nhiệm vụ cũng như phân cấp trong quản lý đấu thầu: các quy định này được lồng ghép trong các quyết định phân công nhiệm vụ chung của Tổng cục như:
Quyết định số 251/QĐ-PCTT-KHTC ngày 30/11/2017 của Tổng cục trưởng Tổng cục Phòng, chống thiên tai về việc phân công, phân cấp trong quản lý tài chính cho các cơ quan hành chính, đơn vị sự nghiệp trực thuộc Tổng cục Phòng, chống thiên tai: Trong đó có quy định Tổng cục Phòng chống thiên tai là đứng vai trò người có thẩm quyền và phân định thẩm quyền quản lý tài
chính cho Văn phòng thường trực Ban chỉ đạo Trung ương về Phòng chống thiên tai và Văn phòng Tổng cục Phòng chống thiên tai;
Quyết định số 18/QĐ-PCTT ngày 18/8/2017 của Tổng cục Phòng, chống thiên tai về việc Quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Văn phòng Tổng cục trong đó nêu rõ thẩm quyền chủ tài khoản của Văn phòng Tổng cục trong một số nhiệm vụ của Tổng cục Phòng chống thiên tai;
Quyết định số 05/QĐ-TWPCTT ngày 23/7/2019; Quyết định số 49/QĐ- TWPCTT-VP ngày 21/8/2020 của Chánh Văn phòng thường trực Ban Chỉ đạo Trung ương về Phòng chống thiên tai về việc phân công nhiệm vụ lãnh đạo Văn phòng thường trực Ban Chỉ đạo Trung ương về phòng, chống thiên tai; Quyết định số 208/QĐ-PCTT ngày 01/6/2020 của Tổng cục trưởng Tổng cục Phòng chống thiên tai về việc phân công và quy định trách nhiệm thực hiện nhiệm vụ của Văn phòng thường trực Ban Chỉ đạo Trung ương về phòng, chống thiên tai trong đó đã quy định nhiệm vụ chức năng của các đơn vị trực thuộc Tổng cục thực hiện nhiệm vụ của Bên mời thầu. Tuy nhiên quy định này vẫn còn chưa phân cụ thể về các công việc và trách nhiệm cần thực hiện của các đơn vị khi thực hiện vai trò của bên mời thầu; Quyết định số 80/QĐ- VPTT ngày 09/11/2020 của Chánh văn phòng thường trực Ban Chỉ đạo Trung ương về Phòng, chống thiên tai về việc phân công nhiệm vụ đối với lãnh đạo Văn phòng thường trực Ban Chỉ đạo Trung ương về Phòng, chống thiên tai thay thế cho Quyết định số 05/QĐ-TWPCTT ngày 23/7/2019 và Quyết định số 49/QĐ-TWPCTT-VP ngày 21/8/2020 trong đó có quy định về việc thẩm quyền quản lý tài chính; chỉ đạo việc mua sắm; sửa chữa tài sản; trang thiết bị của Ban chỉ đạo Trung ương về Phòng chống thiên tai cũng như trình phê duyệt đề cương; dự toán và kế hoạch lựa chọn nhà thầu.
Hai là, ban hành quy trình lựa chọn nhà thầu: Ngoài các quy định trên, nhằm kiểm soát tốt hơn quy trình thực hiện trong việc lựa chọn nhà thầu, Tổng
cục cũng đã ban hành quyết định về quy trình lựa chọn nhà thầu như: Quyết định số 143/QĐ-PCTT ngày 16/4/2020 ban hành Quy trình lựa chọn nhà thầu các gói thầu thuộc nguồn chi thường xuyên của Tổng cục Phòng, chống thiên tai và văn bản số 1085/PCTT-KHTC ngày 23/10/2019 của Tổng cục Phòng chống thiên tai về việc một số lưu ý về công tác lựa chọn nhà thầu. Đối với các gói thầu thuộc nguồn vốn ODA thì hiện nay Tổng cục Phòng chống thiên tai vẫn chưa ban hành được quy được quy trình thực hiện chi tiết.
Ba là, quy định về công tác kiểm tra, giám sát hoạt động đấu thầu: Hiện tại Tổng cục Phòng chống thiên tai vẫn chưa có những quy định về lập báo cáo trong đấu thầu, các quy trình về kiểm tra, giám sát các hoạt động động đấu thầu cũng chưa cụ thể mà thường lồng ghép vào các nội dung chuyên môn.
Như vậy, nhìn chung cơ sở pháp lý về hoạt động đấu thầu và quản lý hoạt động đấu thầu tại Tổng cục Phòng chống thiên tai, Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn cũng tương đối đầy đủ giúp quá trình tổ chức các hoạt động đấu thầu diễn ra thuận lợi tuy nhiên vẫn còn một số hạn chế đó là: thiếu các văn bản quy định về công tác kiểm tra giám sát về hoạt động đấu thầu các văn bản về cơ chế khuyến khích các tổ chức, cá nhân thực hiện tốt, các chế tài xử lý vi phạm trong đấu thầu. Các quy định phân cấp trong quản lý hoạt động đấu thầu lồng ghép với các văn bản quản lý chuyên môn của Tổng cục chưa mang tính chuyên biệt, chưa gắn được với quyền hạn và trách nhiệm của từng đơn vị.
2.2.2. Tổ chức thực hiện các hoạt động đấu thầu
2.2.2.1. Tổ chức bộ máy quản lý hoạt động đấu thầu:
Việc tổ chức bộ máy quản lý hoạt động đấu thầu của Tổng cục Phòng chống thiên tai được mô tả theo sơ đồ như sau:
Sơ đồ: 2.2: Quy trình phân cấp quản lý hoạt động đấu thầu
Việc Tổ chức bộ máy quản lý hoạt động đấu thầu được phân cấp dựa theo nguồn vốn sử dụng cho hoạt động đấu thầu, cụ thể:
Đối với các hoạt động sử dụng nguồn ngân sách nhà nước việc phân cấp hoạt động như sau:
Thứ nhất, Lãnh đạo Tổng cục Phòng chống thiên tai sẽ đóng vai trò là người có thẩm quyền chịu trách nhiệm quản lý chung các hoạt động đấu thầu tại Tổng cục và thực hiện trách nhiệm của người có thẩm quyền trong phạm vi quản lý của mình bao gồm: phê duyệt Đề cương, dự toán và kế hoạch lựa chọn nhà thầu; Giải quyết kiến nghị trong quá trình lựa chọn nhà thầu, nhà đầu tư; xử lý vi phạm; hủy thầu; đình chỉ cuộc thầu; không công nhận kết quả lựa chọn nhà thầu khi phát hiện vi phạm; tổ chức kiểm tra, giám sát, theo dõi công tác đấu thầu, thực hiện hợp đồng...
Thứ hai, Lãnh đạo Văn phòng thường trực Ban chỉ đạo Trung ương về Phòng chống thiên tai và lãnh đạo Văn phòng Tổng cục sẽ đại diện cho chủ đầu tư thực hiện vai trò và trách nhiệm quản lý hoạt động đấu thầu tại Tổng
cục bao gồm: Thành lập bên mời thầu; phê duyệt Hồ sơ mời thầu; kết quả lựa chọn nhà thầu; ký kết hợp đồng; xử lý tình huống trong đấu thầu; giải quyết kiến nghị; lưu trữ thông tin; báo cáo công tác đấu thầu...
Thứ ba, Bên mời thầu sẽ là các đơn vị trực thuộc Tổng cục sẽ thực hiện các nhiệm vụ tổ chức thực hiện đấu thầu, lập hồ sơ mời thầu, Thành lập tổ chuyên gia đánh giá hồ sơ dự thầu, thương thảo, trình thẩm định kết quả lựa chọn nhà thầu, ký kết hợp đồng và tổ chức thực hiện, Lập báo cáo công tác đấu thầu, thực hiện các nhiệm vụ về thanh tra, kiểm tra, tổ chức lớp đào tạo theo yêu cầu của Tổng cục ngoài ra sẽ thực hiện các nhiệm vụ khác với vai trò là bên mời thầu theo quy định.
Thứ tư, đơn vị được giao nhiệm vụ thẩm định: Vụ Kế hoạch và Tài chính sẽ có trách nhiệm thẩm định đề cương, dự toán, kế hoạch lựa chọn nhà thầu, thẩm định hồ sơ mời thầu, kết quả lựa chọn nhà thầu trên cơ sở tờ trình của Bên mời thầu sau đó trình chủ đầu tư phê duyệt.
Thứ năm, công tác thanh tra kiểm tra: toàn bộ các hoạt động của Tổng cục phòng chống thiên tai được giao cho Vụ Kế hoạch Tài chính và vụ Pháp chế Thanh Tra trong đó Vụ Kế hoạch, Tài chính có chức năng tham mưu, tổng hợp giúp Tổng Cục trưởng thực hiện nhiệm vụ quản lý nhà nước về chiến lược, quy hoạch, kế hoạch; điều tra cơ bản; đầu tư, xây dựng; tài chính, kế toán, thống kê thuộc phạm vi quản lý của Tổng cục. Vụ Pháp chế, Thanh tra có chức năng tham mưu, tổng hợp giúp Tổng Cục trưởng việc thực hiện quản lý nhà nước bằng pháp luật; thanh tra chuyên ngành; kiểm soát thủ tục hành chính; tiếp công dân, giải quyết khiếu nại, tố cáo và phòng chống tham nhũng trong hoạt động đấu thầu.
Đối với các dự án thuộc nguồn vốn ODA tài trợ nước ngoài: Thẩm quyền phê duyệt kế hoạch lựa chọn nhà thầu sẽ là Bộ NN & PTNT khi đó Tổng cục phòng chống thiên tai sẽ đóng vai trò là Chủ đầu tư và Bên mời thầu
sẽ là các Ban quản lý dự án thực hiện nhiệm vụ quản lý hoạt động đấu thầu theo đúng chức năng và vai trò của bên mời thầu và theo phân cấp quyền hạn của Tổng cục Phòng chống thiên tai, Việc thẩm định cũng do Vụ Kế hoạch – Tài chính thực hiện và thực hiện kiểm tra giám sát do Vụ Pháp chế Thanh tra đảm nhiệm.
Việc tổ chức bộ máy quản lý hoạt động đấu thầu tại Tổng cục Phòng chống thiên tai nhìn chung cũng đã tương đối đầy đủ các bộ phận chức năng theo yêu cầu song vẫn còn một số điểm chưa hoàn thiện đó là: chưa tách biệt được hoàn toàn với nhiệm vụ quản lý về mặt chuyên môn; việc phân công vẫn có sự chồng chéo khi Văn phòng Tổng cục vừa đóng vai trò là Chủ đầu tư nhưng cũng kiêm luôn vai trò của bên mời thầu. Trong quy định phân cấp đấu thầu được ban hành cũng chưa có những hướng dẫn cụ thể chức năng, quyền hạn của bên mời thầu. Ngoài ra trong quy trình phân cấp không có một bộ phận chuyên trách làm công tác đấu thầu do đó chưa phát huy được tốt nhất hiệu quả của công tác quản lý hoạt động đấu thầu.
2.2.2.2. Công tác đào tạo, bồi dưỡng về đấu thầu
Để triển khai các hoạt động đào tạo về đấu thầu Tổng cục Phòng chống thiên tai đã thực hiện thông qua hai hình thức đào tạo như sau:
Thứ nhất, đào tạo bên ngoài: Tổng cục Phòng chống thiên tai đã cử các cán bộ tới các trung tâm đào tạo về nghiệp vụ đấu thầu cơ bản để đào tạo và thi lấy chứng chỉ hiện tại toàn bộ 77 người trên tổng cộng 84 người tham gia vào công tác đấu thầu có chỉ đào tạo đấu thầu cơ bản.
Thứ hai, đào tạo trực tiếp: Tổng cục cũng tổ chức các lớp đào tạo nâng cao nghiệp vụ về công tác đấu thầu cho các cán bộ công chức, viên chức, người lao động của tổng cục. Tính từ khi thành lập đã có 3 lớp được tổ chức đào tạo trực tiếp tại Tổng cục mỗi khóa kéo dài 01 ngày với sự giảng dạy của các giảng viên đến từ Cục quản lý đấu thầu – Bộ Kế hoạch và đầu tư trong đó có: 01 lớp về quy
định chung về đấu thầu; 01 lớp về các tình huống đấu thầu và 01 lớp về đấu thầu qua mạng.
Công tác đào tạo về đấu thầu tại Tổng cục Phòng chống thiên tai được tổng hợp qua bảng sau:
Bảng 2.2 Bảng tổng hợp kết quả đào tạo về đấu thầu
Stt Nội dung
I KHÓA ĐÀO TẠO
1 Khóa đào tạo bên ngoài
2 Khóa đào tạo trực tiếp
2.1 Khóa đào tạo về kiến thức chung về đấu thầu
2.2 Đào tạo về các tình huống trong đấu thầu
2.3 Đào tạo đấu thầu qua mạng
II NHÂN SỰ THAM GIA
1 Số lượng người được cấp chứng chỉ đấu thầu cơ bản (Lũy kế theo từng năm)
2 Số người tham gia vào công tác đấu thầu 3 Số người được cấp chứng chỉ hành nghề đấu
thầu
4 Số người được cấp chứng nhận đã tham gia đấu thầu qua mạng
5 Tỷ lệ cấp chứng chỉ đấu thầu cơ bản (%)
6 Tể lệ người được cấp chứng nhận đấu thầu qua mạng (%)
7 Tỷ lệ người được cấp chứng chỉ hành nghề đấu thầu (%)
(Nguồn báo cáo đấu thầu: Tổng cục Phòng chống thiên tai)
Nhìn vào bảng trên chúng ta thấy: Việc đào tạo về đấu thầu tại Tổng cục chủ yếu phụ thuộc vào các đơn vị bên ngoài. Số lượng các khóa đào tạo trực tiếp về đấu thầu tại Tổng cục Phòng chống thiên tai là khá ít với năm 2019 là
tai có 84 cán bộ, công nhân viên và người lao động tham gia vào công tác quản lý và thực hiện đấu thầu trong đó 91.67 % được cấp chứng chỉ đấu thầu cơ bản tuy nhiên số lượng người đã được đào tạo về nghiệp vụ đấu thầu qua mạng chỉ là 25 người chiếm 29,76% và chỉ có 02 lao động có chứng chỉ hành nghề về đấu thầu chiếm tỷ lệ 2,38% do đó chưa đáp ứng được theo yêu cầu của công việc đặc biệt trong điều kiện hầu hết các gói thầu chào hàng cạnh tranh, đấu thầu rộng rãi của Tổng cục Phòng chống thiên tai đều phải đấu thầu qua mạng.
Biểu đồ 2.3 Công tác đào tạo tại Tổng cục PCTT
Như vậy, đánh giá chung công tác đào tạo về đấu thầu tại Tổng cục Phòng chống thiên tai vẫn chưa được chú trọng đúng mức. Việc đào tạo vẫn phụ thuộc nhiều vào các cơ sở đào tạo bên ngoài. Số lượng khóa đào tạo hiện tại vẫn còn ít so với nhu cầu. Các khóa đào tạo thời gian còn ngắn thời lượng thực hành ít nên hiệu quả vẫn chưa cao.
2.2.2.3. Quản lý quy trình đấu thầu
Như đã phân tích ở mục 2.1.4 hoạt động đấu thầu của Tổng cục Phòng chống thiên tai phụ thuộc vào nguồn vốn sử dụng do đó việc xây dựng quy trình lựa chọn nhà thầu tại Tổng cục Phòng chống thiên tai được xây dựng dựa trên những quy định của Pháp luật Việt Nam và các quy định từ nhà tài trợ, cụ thể như sau:
Thứ nhất, đối với các gói thầu thuộc Nguồn vốn ODA: Hiện tại Tổng cục chưa ban hành được quy trình lựa chọn nhà thầu mà phụ thuộc vào từng dự án, từng gói thầu các Ban quản lý Dự án sẽ tổ chức lựa chọn nhà thầu theo các bước khác nhau.
Thứ hai, đối với các gói thầu thuộc nguồn chi thường xuyên từ ngân sách Nhà nước: Tổng cục đã ban hành quy trình hướng dẫn tổ chức lựa chọn nhà thầu đối với các gói thầu đối thuộc nguồn vốn chi thường xuyên theo hình thức lựa chọn nhà thầu hàng cạnh tranh, đấu thầu rộng rãi của Tổng cục Phòng chống thiên tai theo quy trình cơ bản như sau:
Sơ đồ 2.3 Quy trình tổ chức lựa chọn nhà thầu
(Nguồn: Quy trình đấu thầu - Tổng cục Phòng chống chống thiên tai)
Nhìn vào sơ đồ trên chúng ta thấy quy trình lựa chọn nhà thầu của Tổng cục Phòng chống thiên tai sẽ được thực hiện qua bảy bước, cụ thể như sau:
Bước 1: Lập Kế hoạch lựa chọn nhà thầu
Kế hoạch lựa chọn nhà thầu sẽ được lập bởi Chủ đầu tư (Văn phòng Tổng cục hoặc Văn phòng thường trực BCĐ TW về PCTT) sau đó trình Đơn vị có thẩm quyền (Tổng cục Phòng chống thiên tai) phê duyệt căn cứ vào báo cáo thẩm định của Vụ Kế hoạch và Tài chính. Kế hoạch lựa chọn nhà thầu sau khi được phê duyệt sẽ giao cho Bên mời thầu (các đơn vị trực thuộc Tổng cục) tiến hành đăng tải lên hệ thống mạng ĐTQG và bắt đầu tổ chức lựa chọn