Nguồn: Đề xuất của tác giả
Thứ hai, cần xây dựng chương trình luân chuyển chứng từ sao cho khoa học,
phù hợp với đặc thù của Viện. Cần quy định cụ thể thời gian lập và nộp chứng từ để đảm bảo tính hợp lệ của chứng từ. Các chứng từ chi đều có quy định kiểm soát rõ ràng, đảm bảo đầy đủ tính pháp lý, nội dung và hình thức.
Quy trình luân chuyển đối với một loại chứng từ điển hình cần hướng dẫn các khoa/phòng/trường/trung tâm thực hiện thống nhất theo sơ đồ 3.1.
Kế toán thanh toán Kế toán thanh toán, Thủ quỹ Kế toán trưởng Viện trưởng Kế toán thanh toán Người thanh toán Bảo quản lưu chữ chứng từ Chuyển tiền, chi tiền Đóng chứng từ và chuyển vào lưu trữ Duyệt chi Kiểm tra hồ sơ, duyệt hồ sơ Tiếp nhận và xử lý hồ sơ Giấy xin thanh toán + chứng từ kèm theo
Các nội dung khác tuỳ thuộc tính chất từng nghiệp vụ phát sinh và trên cơ sở phân công công việc của từng nhân viên kế toán chịu trách nhiệm mà xây dựng cho hợp lý.
Thứ ba, tăng cường kiểm tra việc tuân thủ chế độ ghi chép chứng từ ban đầu, khi phát hiện chứng từ có hành vi vi phạm chế độ chính sách thì phải từ chối xuất quỹ, xuất kho hay thanh toán. Đồng thời báo ngay với thủ trưởng đơn vị để xử lý theo pháp luật hiện hành. Đối với chứng từ được lập không đúng nội dung, thủ tục và con số không rõ ràng, thì người chịu trách nhiệm kiểm tra hay ghi sổ phải trả lại hoặc báo lại cho nơi lập chứng từ biết để hoàn thiện lại sau đó mới được sử dụng để ghi sổ.
Thứ tư, Các chứng từ kế toán cần được tin học hóa 100% để có sự thống nhất
về nội dung cũng như thông tin được cập nhật nhanh chóng trên phần mềm. Ngay từ ban đầu, kế toán cần tách biệt kế hoạt động kế toán thu chi phí, lệ phí và hoạt động dịch vụ. Theo dõi từng nguồn thu tương ứng là các mục chi. Như vậy, đơn vị hạch toán thu chi các hoạt động dịch vụ như đối với các doanh nghiệp kinh doanh.
+ Kiểm tra, giám sát nghiêm ngặt quy trình thu, chi theo đúng quy định. Và sẽ càng kiểm soát chặt chẽ hơn nếu được tin học hóa bằng các phần mềm kế toán”.
+ Lưu trữ chứng từ khoa học, cẩn thận thuận tiện cho việc tra cứu thông tin khi cần.
Thứ năm, chứng từ kế toán liên quan đến thu, chi và kết quả hoạt động trong tại Viện Sốt rét – Ký sinh trùng – Côn trùng Trung ương ngoài các chứng từ viện đã sử dụng. Đối với nguồn thu học phí của Trường Cao đẳng Y tế Đặng Văn Ngữ và bộ phận Sau đại học không thực hiện theo Luật phí, lệ phí mà chuyển sang Luật giá thì chứng từ thu hoạt động sẽ chuyển từ “biên lai thu tiền” sang “hóa đơn dịch vụ”. Tuy nhiên do dịch vụ Giáo dục & Đào tạo, dịch vụ y tế là những dịch vụ không thuộc diện chịu thuế giá trị gia tăng, việc viện phát hành và sử dụng hóa đơn cần có đặc thù để hợp lý và có hiệu quả. Theo đề xuất của tác giả để đảm bảo sự thuận tiện, giảm thiểu thời gian và tiết kiệm chi phí, nhân lực trong việc lưu trữ, in ấn viện có thể nghiên cứu sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định tại Thông tư 32/2011/TT- BTC ngày 14 tháng 3 năm 2011 của Bộ Tài chính hướng dẫn về khởi tạo, phát hành và sử dụng hóa đơn điện tử bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ.
3.2.2. Hoàn thiện tổ chức hệ thống tài khoản kế toán
Việc vận dụng hợp lý các tài khoản kế toán trong hệ thống kế toán hiện có ý nghĩa to lớn trong việc thu nhận, xử lý và cung cấp thông tin về mọi mặt hoạt động trong đơn vị.
Viện đã tuân thủ các quy định trong hệ thống tài khoản kế toán ban hành theo Thông tư 107/2017/TT-BTC ban hành ngày 10/10/2017.
Trong điều kiện ứng dụng CNTT, việc xác định các tài khoản chi tiết rất quan trọng cho việc mã hóa đối tượng và tiện theo dõi hơn.
Căn cứ đặc điểm hoạt động của Viện. Tác giả xin đề xuất một số ý kiến giải pháp về tài khoản như sau:
Đối với TK 531 “Doanh thu hoạt động sản xuất kinh doanh, dịch vụ” Tác giả đề xuất cần phải hoàn thiện như sau:
Về nguyên tắc kế toán TK 531 “Doanh thu hoạt động sản xuất kinh doanh, dịch vụ” phản ánh thu hoạt động sản xuất kinh doanh, dịch vụ của đơn vị cung cấp cho khách hàng trong một kỳ kế toán khi đơn vị thực hiện công việc theo hợp đồng trong một kỳ, hoặc nhiều kỳ kế toán.
Về điều kiện ghi nhận thu của hoạt động sản xuất kinh doanh, dịch vụ của viện khi đồng thời thỏa mãn các điều kiện sau: Thu hoạt động dịch vụ được xác định tương đối chắc chắn (khi hợp đồng quy định người mua được quyền trả lại dịch vụ đã mua theo những điều kiện cụ thể thì viện chỉ được ghi nhận doanh thu khi những điều kiện cụ thể đó không còn tồn tại và người mua không được quyền trả lại dịch vụ đã cung cấp); đã hoặc sẽ thu được lợi ích kinh tế từ giao dịch cung cấp dịch vụ đó; xác định được phần công việc đã hoàn thành vào thời điểm báo cáo; xác định được chi phí phát sinh cho giao dịch và chi phí để hoàn thành giao dịch cung cấp dịch vụ đó.
Khi thu học phí học sinh cũng như nghiên cứu sinh do thời gian thu kéo dài và không thu được ngay bằng tiền mặt nên tác giả đề xuất:
TK 531 TK 111, 112 TK 112
TK 131 (3) Nộp tiền học phí
thu được vào tài khoản tiền gửi kho bạc
(1) Phản ánh số tiền (2) Khi thu được tiền
học phí phải thu học phí trong kỳ trong kỳ