Nguồn: [8]
Phòng kế toán ở các đơn vị trực thuộc có thể cấu thành các bộ phận phù hợp để thực hiện việc ghi chép kế toán, hoàn chỉnh các hoạt động của đơn vị mình theo phân cấp quản lý của phòng kế toán trung tâm. Phòng kế toán trung tâm thực hiện tổng hợp tài liệu từ các phòng (các bộ phận) kế toán đơn vị trực thuộc gửi lên, tiến hành kế toán các hoạt động chung của toàn đơn vị, sau đó tổng hợp, lập báo cáo, cung cấp thông tin về toàn bộ hoạt động quản lý tài sản và việc sử dụng nguồn kinh phí của đơn vị. Hình thức này phù hợp với đơn vị có nhiều đơn vị trực thuộc, hoạt động địa bàn lớn, vừa tập trung, vừa phân tán, mức độ phân cấp quản lý kinh tế tài chính, trình độ khác nhau.
(2) Tổ chức nhân sự trong bộ máy kế toán
- Quy mô nhân sự kế toán trong một đơn vị là phải đảm bảo đủ số người LĐ với mức trình độ và kỹ năng phù hợp, bố trí họ vào đúng công việc, đúng thời điểm
Kế toán trưởng Kế toán các hoạt động tại cấp trên Kế toán các đơn vị trực thuộc hạch toán tập trung Bộ phận tổng hợp báo cáo từ đơn vị trực thuộc Bộ phận kiểm tra kế toán Các đơn vị trực thuộc Đơn vị kế toán cấp trên
Nhân viên hạch toán ban đầu tại cơ sở trực thuộc
Đơn vị kế toán phân tán tại đơn vị trực thuộc
sử dụng có hiệu quả nguồn nhân lực nhằm tăng năng suất LĐ và nâng cao tính hiệu quả của tổ chức, tạo điều kiện cho người LĐ được phát huy tối đa năng lực của họ.
- Bố trí nhân sự kế toán: là việc bổ nhiệm người đứng đầu bộ máy kế toán (kế toán trưởng) và bố trí nhân sự cho cả bộ máy kế toán.
- Phân công nhân sự kế toán: Kế toán trưởng phân công nhiệm vụ cho từng cán bộ kế toán dựa trên nguyên tắc bất kiêm nhiệm. Tại các đơn vị sự nghiệp y tế công lập có các phần hành kế toán chủ yếu sau:
+ Kế toán vật tư, tài sản
+ Kế toán thanh toán (kế toán tiền mặt; ngân hàng kho bạc…) + Kế toán các khoản chi và các nguồn kinh phí
+ Kế toán hoạt động sản xuất kinh doanh + Kế toán tổng hợp
Kế toán viên được phân công chịu trách nhiệm một hoặc nhiều phần hành kế toán.
1.3.2. Tổ chức chứng từ kế toán
Tổ chức chứng từ kế toán được hiểu là xác định chủng loại, số lượng, nội dung, kết cấu và quy chế quản lý, sử dụng chứng từ kế toán cho đối tượng kế toán. Đó là sự thiết lập khối lượng công tác hạch toán ban đầu trên hệ thống các bảng chứng từ hợp lý, hợp pháp theo một quy trình luân chuyển chứng từ nhất định
Chứng từ kế toán: là những giấy tờ và vật mang tin phản ánh các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh và đã hoàn thành. Các nghiệp vụ, kinh tế tài chính phát sinh có liên quan đến hoạt động của đơn vị đều phải lập chứng từ kế toán. Chứng từ kế toán là căn cứ để ghi sổ kế toán và là căn cứ quan trọng để thực hiện công tác kiểm tra, kiểm soát các hoạt động kinh tế, tài chính.
Tổ chức chứng từ kế toán: là công việc khởi đầu của toàn bộ quy trình kế toán và có ý nghĩa quyết định đối với tính trung thực, khách quan của số liệu kế toán và báo cáo kế toán, đồng thời thông tin kế toán ban đầu là căn cứ kiểm tra, kiểm soát các hoạt động kinh tế, tài chính của đơn vị. Do vậy, khi tổ chức hệ thống chứng từ kế toán cần đảm bảo các yêu cầu sau:
- Ghi nhận và phản ánh đúng nội dung các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh và thực sự hoàn thành của đơn vị SNYTCL theo địa điểm và thời gian phát sinh nhằm đảm bảo tính thực tế, khách quan của hoạt động kinh tế tài chính của
từng đơn vị.
- Ghi nhận và phản ánh rõ tên, địa chỉ của từng cá nhân ở từng bộ phận thực hiện các nghiệp vụ kinh tế tài chính để có thể kiểm tra và quy trách nhiệm đối với từng cá nhân và người đứng đầu trong việc thực hiện các nghiệp vụ đó khi cần thiết. - Ghi nhận, phản ánh trung thực, đầy đủ các chỉ tiêu hiện vật và giá trị các nghiệp vụ kinh tế phát sinh tác động đến tài sản hoặc liên quan đến trách nhiệm vật chất của đơn vị, trình bày rõ căn cứ tính toán, xác định số liệu các chỉ tiêu trên. Qua đó, giúp cho việc kiểm tra, kiểm soát hoạt động kinh tế tài chính tại đơn vị.
- Thông tin kế toán ban đầu phải được phản ánh kịp thời, phản ánh đúng thực tế tài sản và sự vận động của tài sản trong đơn vị, nhằm phục vụ tốt cho việc điều hành và quản lý kinh tế, tài chính tại đơn vị. Hiệu lực của thông tin kế toán ban đầu chỉ phát huy cao khi thông tin được ghi nhận và cung cấp kịp thời.
Để thu nhận được thông tin kế toán toàn diện, đáng tin cậy và hữu ích thì bộ phận kế toán đơn vị SNYTCL phải tổ chức khoa học, hợp lý hệ thống chứng từ kế toán. Muốn tổ chức tốt hệ thống chứng từ kế toán trong các đơn vị SNYTCL một mặt phải căn cứ vào Chế độ do Nhà nước ban hành, mặt khác phải căn cứ vào quy mô, loại hình hoạt động, trình độ, cách thức tổ chức quản lý của bản thân đơn vị để xác định số lượng, chủng loại chứng từ và trình tự luân chuyển chứng từ phù hợp. Do đó, khi tổ chức hệ thống chứng từ kế toán trong các đơn vị SNYTCL bao gồm những công việc như sau:
Thứ nhất, xác định danh mục chứng từ kế toán áp dụng ở đơn vị
Hiện nay, chứng từ kế toán áp dụng cho các đơn vị SNYTCL tuân theo quy định của Luật kế toán và Chế độ kế toán HCSN ban hành theo Thông tư số 107/2017/TT-BTC ngày 10/10/2017 của Bộ Tài chính. Mỗi đơn vị SNYTCL lựa chọn loại chứng từ kế toán phù hợp với đặc điểm vận động của các đối tượng kế toán, đặc điểm hoạt động và yêu cầu quản lý cụ thể của đơn vị.
Các đơn vị SNYTCL đều phải sử dụng thống nhất mẫu chứng từ kế toán thuộc loại bắt buộc quy định trong Thông tư này. Trong quá trình thực hiện, các đơn vị không được sửa đổi biểu mẫu chứng từ thuộc loại bắt buộc.
Ngoài các chứng từ kế toán bắt buộc được quy định tại Thông tư này và các văn bản khác, đơn vị SNYTCL được tự thiết kế mẫu chứng từ để phản ánh các
nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Mẫu chứng từ tự thiết kế phải đáp ứng tối thiểu 7 nội dung quy định tại Điều 16 Luật Kế toán, phù hợp với việc ghi chép và yêu cầu quản lý của đơn vị [11, tr.11].
Thứ hai, tổ chức lập chứng từ kế toán
Trên cơ sở danh mục chứng từ các đơn vị đã lựa chọn để sử dụng ở trên chi tiết tất cả các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh tại đơn vị đều được tổ chức lập và thu nhận chứng từ kế toán theo đúng qui định hiện hành. Nhìn chung, các nội dung trên chứng từ kế toán đều được lập rõ ràng, đúng với từng nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh. Trên các chứng từ đều ghi rõ trách nhiệm của từng người liên quan đến chứng từ như người lập, phụ trách bộ phận, kế toán trưởng, lãnh đạo đơn vị... đảm bảo ghi đầy đủ các yếu tố của chứng từ, đảm bảo chứng từ có tính pháp lý cao và đúng chế độ kế toán hiện hành và là căn cứ khai báo và nhập dữ liệu vào phần mềm kế toán áp dụng tại đơn vị.
Chữ viết trên chứng từ phải rõ ràng, không tẩy xóa, không viết tắt; Số tiền viết bằng chữ phải khớp và đúng với số tiền bằng số; Chứng từ kế toán phải được lập đủ số liên theo quy định. Đối với chứng từ lập nhiều liên thì nội dung của các liên của tất cả chứng từ phải giống nhau; Các chứng từ lập bằng máy vi tính phải đảm bảo nội dung theo đúng quy định. Các chứng từ kế toán làm căn cứ để ghi sổ kế toán phải có định khoản.
Mọi chứng từ kế toán phải đầy đủ chữ ký. Riêng chứng từ điện tử phải có chữ kí điện tử theo đúng quy định. Tất cả các chữ ký trên chứng từ phải ký bằng bút bi và bút mực không được ký bằng bút chì; bút đỏ, khắc dấu sẵn. Chữ ký trên chứng từ kế toán của một người phải thống nhất và phải giống nhau. Như vậy, việc lập chứng từ kế toán tại các đơn vị đảm bảo tuân thủ các quy định hiện hành.
Thứ ba, tổ chức kiểm tra chứng từ kế toán
Bộ phận kế toán cần tổ chức kiểm tra chặt chẽ toàn bộ chứng từ đã thu nhận trước khi ghi sổ kế toán và phải quy định rơ trách nhiệm của từng bộ phận, từng nhân viên kế toán trong việc kiểm tra thông tin trên chứng từ kế toán. Kiểm tra thông tin trên chứng từ kế toán cần kiểm tra các nội dung sau: Kiểm tra tính hợp pháp, hợp lư của nghiệp vụ kinh tế tài chính; kiểm tra tính trung thực, chính xác chỉ tiêu số lượng và giá trị của các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh; kiểm tra việc
ghi chép đầy đủ các yếu tố của chứng từ nhằm đảm bảo tính pháp lý của chứng từ kế toán.
Thứ tư, tổ chức luân chuyển chứng từ kế toán
Chứng từ kế toán sau khi được kiểm tra và hoàn chỉnh cần phải xây dựng quy trình luân chuyển chứng từ cho từng loại nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh để đảm bảo cho các bộ phận quản lý, các bộ phận kế toán có liên quan có thể thực hiện việc kiểm tra nội dung nghiệp vụ kinh tế tài chính phản ánh trong chứng từ để thực hiện việc ghi sổ kế toán, đảm bảo cung cấp thông tin kịp thời phục vụ lãnh đạo và quản lý hoạt động ở đơn vị.
Thứ năm, tổ chức bảo quản, lưu trữ và tiêu hủy chứng từ kế toán
Sau khi ghi sổ kế toán, chứng từ phải được bảo quản đầy đủ, an toàn tại các đơn vị SNYTCL để phục vụ cho việc kiểm tra, đối chiếu số liệu. Khi kết thúc kỳ kế toán năm, chứng từ được chuyển sang lưu trữ theo từng loại và theo thứ tự thời gian phát sinh. Tùy theo từng loại tài liệu mà thời gian lưu trữ quy định có thể khác nhau. Khi hết thời hạn lưu trữ, chứng từ được phép tiêu hủy theo quy định.
Tóm lại, trên cơ sở yêu cầu chung về tổ chức hệ thống chứng từ kế toán, dựa vào đặc điểm hoạt động và yêu cầu quản lý cụ thể, mỗi đơn vị SNYTCL cần xác định cho mình một hệ thống chứng từ kế toán nhất định và tổ chức luân chuyển, xử lý chứng từ kế toán cho phù hợp để cung cấp thông tin kịp thời và hiệu quả cho quá trình quản lý.
1.3.3. Tổ chức tài khoản kế toán
Tổ chức tài khoản kế toán là phương pháp kế toán sử dụng các tài khoản kế toán để phân loại và hệ thống hóa các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo từng nội dung kinh tế nhằm ghi chép, phản ánh một cách thường xuyên, liên tục và có hệ thống số dư hiện có và sự biến động của từng đối tượng kế toán. Phương pháp này nhằm hệ thống hóa thông tin kế toán.
Hệ thống tài khoản kế toán (TKKT): là bảng kê các TKKT cần sử dụng cho các lĩnh vực hoạt động. Các đơn vị căn cứ vào hệ thống TKKT do BTC quy định trong Chế độ kế toán để chọn hệ thống TKKT áp dụng ở đơn vị và được chi tiết các tài khoản kế toán đã chọn phục vụ yêu cầu quản lý của đơn vị. Tài khoản kế toán phản ánh thường xuyên, liên tục, có hệ thống tình hình về tài sản, tiếp nhận và sử
dụng nguồn kinh phí do ngân sách nhà nước cấp và các nguồn kinh phí khác; tình hình thu, chi hoạt động, kết quả hoạt động và các khoản khác ở các đơn vị hành chính sự nghiệp.
Tuỳ theo nhu cầu sử dụng thông tin của các đối tượng khác nhau, hệ thống tài khoản kế toán cần được xây dựng dựa trên cơ sở tuân thủ chuẩn mực nhằm làm cho thông tin kế toán cung cấp dễ hiểu và có thể so sánh được. Mặt khác, trong quá trình tổ chức hệ thống tài khoản kế toán các ĐVSNYTCL phải tôn trọng tính đặc thù của đơn vị hạch toán về hình thức sở hữu, quy mô hoạt động, lĩnh vực hoạt động… Những đặc điểm này có ảnh hưởng đáng kể đến số lượng tài khoản sử dụng cũng như mức độ chi tiết của từng tài khoản. Nhờ đó tổ chức hệ thống tài khoản kế toán có tác dụng phản ánh và hệ thống hóa được các đối tượng đa dạng của kế toán, xây dựng hệ thống thông tin kinh tế tài chính cần thiết cho các đối tượng sử dụng trên cơ sở tiết kiệm các khoản hao phí về lao động sống và lao động vật hoá cho việc tổ chức hệ thống sổ kế toán sau này.
Hệ thống tài khoản kế toán ĐVSNYT gồm 9 loại (từ 1 đến 9) và tài khoản ngoài bảng loại 0. Các ĐVSNYT phải căn cứ vào Hệ thống tài khoản kế toán ban hành tại Thông tư số 107/2017/TT-BTC ngày 10/10/2017 của Bộ Tài chính về việc Hướng dẫn Chế độ kế toán ĐVSNYT để lựa chọn hệ thống tài khoản kế toán áp dụng cho đơn vị. Đơn vị được bổ sung tài khoản chi tiết cho các tài khoản đã quy định trong danh mục HTTK kế toán (theo TT 107), còn các tài khoản ngang cấp với các tài khoản đã được quy định trong danh mục HTTK (theo TT 107) thì phải được Bộ Tài Chính chấp thuận bằng văn bản trước khi thực hiện.
Trong trường hợp các ĐVSNYT sử dụng phần mềm kế toán, công việc quan trọng là hệ thống tài khoản kế toán phải được mã hóa trên cơ sở số hiệu tài khoản kế toán do chế độ quy định được bổ sung thêm các số hoặc kết hợp chữ và số hoặc dùng hệ thống ký tự chữ để mã hóa các tài khoản chi tiết đến cấp 4, cấp 5, cấp 6… đảm bảo tính thống nhất trong toàn đơn vị; đáp ứng yêu cầu có thể chỉnh sửa, bổ sung linh hoạt.
Tóm lại, tổ chức tốt hệ thống tài khoản kế toán sẽ có tính chất quyết định đến hệ thống thông tin của đơn vị. Do đó các đơn vị SNCL cần phải có sự quan tâm đúng mức khi tổ chức hệ thống tài khoản kế toán. Trong quá trình tổ chức hệ thống tài khoản kế toán phải bám sát và dựa trên hệ thống tài khoản kế toán hiện hành
đồng thời phải kết hợp xem xét những đặc điểm riêng trong hoạt động quản lý tài chính, trong công tác tổ chức quản lý tài chính cũng như yêu cầu về thông tin quản lý của đơn vị. Khi đã lựa chọn, xác định được số lượng tài khoản sử dụng trong đơn vị, Chủ tài khoản và Kế toán trưởng (Phụ trách kế toán) phải quy định cụ thể phương pháp ghi chép trên cơ sở vận dụng hợp lý chế độ kế toán hiện hành để kế toán viên thực hiện.
1.3.4. Tổ chức sổ kế toán
Khái niệm: Tổ chức sổ kế toán là việc kết hợp các loại số có kết cấu khác nhau theo một trình tự hạch toán nhất định nhằm hệ thống hóa và tính toán các chỉ tiêu theo yêu cầu quản lý của từng đơn vị. Việc mở sổ, ghi số, khóa số, sửa chữa sổ, bảo quản số, lưu trữ số kế toán thực hiện theo quy định, của pháp luật về kế toán và các văn bản có liên quan [9, tr.50].
Nguyên tắc: Mỗi đơn vị kế toán chỉ sử dụng một hệ thống sổ kế toán cho một kỳ kế toán năm gồm sổ kế toán năm gồm sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết. Các đơn vị HCSN phải mở sổ, ghi chép, quản lý, bảo quản, lưu trữ theo Luật kế