1 .Tính cấp thiết của đề tài
7. Kết cấu luận văn
2.2. Thực trạng tổ chức kế toán của Viện Sốt rét – Ký sinh trùng – Côn trùng
2.2.4. Thực trạng tổ chức sổ kế toán
Sổ kế toán dùng để ghi chép, hệ thống và lưu trữ toàn bộ nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo nội dung kinh tế và theo thời gian có liên quan. Hàng năm Viện xây dựng hệ thống sổ cho một kỳ kế toán. Sổ kế toán được tổ chức thông qua việc kết hợp các loại sổ có kết cấu khác nhau theo một trình tự hạch toán nhất định nhằm hệ thống hoá và tính toán các chỉ tiêu theo yêu cầu quản lý của Viện.
Hệ thống sổ kế toán tại Viện Sốt rét – Ký sinh trùng – Côn trùng Trung Ương bao gồm các sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết, hàng kỳ được kết xuất từ chương trình phần mềm kế toán tổng hợp MISA. Hệ thống sổ kế toán của Viện gồm 02 loại sổ:
+ Sổ tổng hợp gồm có
- Sổ nhật ký chung: hàng ngày căn cứ vào các chứng từ đã kiểm tra được dùng làm căn cứ ghi sổ, trước hết ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật ký chung, sau đó căn cứ số liệu đã ghi vào sổ Nhật ký chung, theo trình tự thời gian phát sinh và theo nội dung kinh tế (định khoản kế toán) của nghiệp vụ đó. Sau đó lấy số liệu trên các sổ nhật ký để ghi Sổ cái theo từng nghiệp vụ phát sinh.
- Sổ cái: Dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo tài khoản kế toán phục vụ cho công việc lập báo cáo tài chính ví dụ như: Sổ cái TK 112, 111, 511, 531, 611…
- Bảng cân đối kế toán: Phản ánh tình hình tài sản và nguồn vốn của dơn vị trong kỳ báo cáo từ đầu năm đến cuối kỳ báo cáo. Số liệu trên bảng cân đối kế toán là căn cứ để kiểm tra việc ghi chép trên sổ tổng hợp đồng thời để kiểm soát và đối chiếu số liệu ghi trên Báo cáo tài chính.
+ Sổ chi tiết gồm có:
- Sổ quỹ tiền mặt: Sổ này dùng cho thủ quỹ và kế toán tiền mặt, để phản ánh tình hình thu, chi tồn quỹ tiền mặt bằng tiền Việt Nam của đơn vị.
- Sổ tiền gửi ngân hàng, kho bạc: Sổ này dùng để theo dõi chi tiết từng loại tài khoản tiền gửi của đơn vị tại ngân hàng và kho bạc nơi đơn vị giao dịch.
- Sổ chi tiết các tài khoản: Sổ này dùng chung cho các tài khoản chưa có mẫu thiết kế mẫu sổ riêng:
- Sổ tài sản cố định: Sổ tài sản cố định dùng để đăng ký, theo dõi và quản lý chặt chẽ tài sản cố định trong đơn vị từ khi mua sắm, đưa vào sử dụng cho đến khi ghi giảm tài sản.
Trong đó các sổ chi tiết được kế toán phần hành ghi chép, kết xuất chương trình phần mềm kế toán. Cuối tháng, cuối quý, cuối năm, cộng số liệu trên Sổ Cái, lập Bảng cân đối số phát sinh. Sau khi đã kiểm tra đối chiếu khớp đúng, số liệu ghi trên Sổ Cái và bảng tổng hợp chi tiết (được lập từ các Sổ, thẻ kế toán chi tiết) được dùng để lập các Báo cáo tài chính. Về nguyên tắc, Tổng số phát sinh Nợ và Tổng số phát sinh Có trên Bảng cân đối số phát sinh phải bằng Tổng số phát sinh Nợ và Tổng số phát sinh Có trên sổ Nhật ký chung (hoặc sổ Nhật ký chung và các sổ Nhật ký đặc biệt sau khi đã loại trừ số trùng lặp trên các sổ Nhật ký đặc biệt) cùng kỳ.
Sơ đồ 2.5. Trình tự ghi sổ kế toán tại Viện
Nguồn:Phòng TCKT-Viện SR-KST-CT Trung ương
Chứng từ kế toán PHẦN MỀM KẾ TOÁN MISA Sổ Nhật ký chung Sổ, thẻ kế toán chi tiết SỔ CÁI Bảng cân đối số phát sinh Bảng tổng hợp chi tiết BÁO CÁO TÀI CHÍNH Ghi chú: Ghi hàng ngày:
Ghi cuối tháng hoặc định kỳ: Quan hệ đối chiếu, kiểm tra:
Sau giai đoạn lập và luân chuyển chứng từ kế toán, kế toán viên định khoản vào chứng từ nhập vào phần mềm kế toán. Theo quy trình của phần mềm kế toán, các thông tin được nhập vào sẽ tự động cập nhật vào sổ nhật ký chung và sổ kế toán chi tiết có liên quan các báo cáo kế toán. Hàng tháng, nộp báo cáo lên cấp trên theo đúng thời gian quy định. Việc đối chiếu số liệu tra trên phần mềm hoặc sau khi đã in ra giấy.
Hàng ngày, căn cứ vào nội dung kinh tế được định khoản trên các chứng từ đã được kiểm tra, ký duyệt kế toán nhập dữ liệu vào máy theo các thông tin được thiết kế sẵn của phần mềm kế toán (TK ghi tăng 6111,6112; TK ghi giảm 1111, 312, 112, 4312…. Mục lục ngân sách, mục, tiểu mục; Mã chương trình; Mã đối tượng…). Dữ liệu sẽ được tự động chuyển đến các sổ kế toán chi tiết, sổ tổng hợp có liên quan. Cuối tháng, kế toán thực hiện các thao tác khoá sổ và lập các báo cáo tài chính theo quy định. Việc đối chiếu giữa số liệu tổng hợp với số liệu chi tiết được thực hiện tự động, luôn đảm bảo chính xác, trung thực theo đúng các thông tin đã được nhập trong kỳ.
Các sổ kế toán được thiết kế bằng máy tính có sự trợ giúp của phần mềm kế toán MISA nên các loại sổ luôn được cập nhật theo đúng quy định của nhà nước và vẫn đảm bảo được nội dung đã được quy định.