Nguồn: Phòng Tài chính Kế toán-Viện SR-KST-CT Trung ương
Viện Sốt rét - Ký Sinh trùng - Côn trùng Trung ương đã xây dựng và ban hành Quy chế chi tiêu nội bộ, quy định về định mức, trình tự và thủ tục thanh toán, quy trình luân chuyển chứng từ dựa trên các quy định hiện hành của Nhà nước để làm căn cứ thực hiện. Chứng từ Viện sử dụng có nội dung, phương pháp lập, ký chứng từ theo quy định của Luật Kế toán và Nghị định số 174/2016/NĐ-CP ngày 30/12/2016 của Chính phủ; Nghị định số 43/2006/NĐ-CP ngày 25/04/2006; TT 107/2017/TT-BTC ngày 10/10/2017 (Phụ lục 2.1).
Nhóm lao động- tiền lƣơng cụ thể nhƣ sau:
- Chứng từ sử dụng
+ Bảng chấm công; bảng chấm công thêm giờ: Các đơn vị phòng ban theo dõi và chấm công cho phòng mình sau đó nộp lại cho phòng TCKT
+ Bảng thanh toán lương: Căn cứ vào bảng chấm công; quyết định của phòng TCCB phòng tài chính kế toán tính lương theo quy định
+ Bảng trích nộp các khoản bảo hiểm: tính tỷ lệ trích nộp bảo hiểm theo quy định hiện hành
+ Bảng tính phụ cấp: Căn cứ vào chức vụ, hệ số lương kế toán tính các khoản phụ cấp theo quy định
+ Danh sách tiền lương và các khoản thu nhập khác trả qua tài khoản cá nhân: Là bảng tính số tiền thực lĩnh của cán bộ, nhân viên sau khi trừ các khoản trích nộp.
+ Giấy đi đường, bảng kê thanh toán công tác phi: Sử dụng khi cán bộ nhân viên đi công tác, làm căn cứ để tính tiền công tác phí.
+ Bảng chấm công tiền thêm giờ; bảng tính tiền thêm giờ
+ Bảng tính thu nhập tăng thêm: Căn cứ vào bảng xếp loại của nhân viên và Quy chế chi tiêu nội bộ phòng TCKT tiến hành lập bảng tính thu nhập tăng thêm cho người lao động.
Lập chứng từ Kiểm tra chứng từ Luân chuyển chứng từ
Bảo quản và lưu trữ chứng từ
Quy trình luân chuyển chứng từ:
Bước 1: Các phòng ban chuyển chứng từ : Bảng chấm công, bảng chấm công thêm giờ, giấy đi đường cho phòng TCKT
Bước 2: Kế toán lương căn cứ vào Quy chế chi tiêu nội bộ, căn cứ vào các Quy định của nhà nước để lập bảng thanh toán tiền lương, Bảng kê tiền công tác phí, Bảng thanh toán tiền thêm giờ... cho cán bộ, tổng hợ và ghi sổ
Bước 3: Chuyển chứng từ cho kế toán trưởng duyệt Bước 4: Trình Giám đốc ký duyệt chi
Bước 5: Chuyển ra kho bạc kiểm soát chi Bước 6: Lưu trữ.
Nhóm chỉ tiêu vật tƣ
- Chứng từ sử dụng:
+ Giấy báo hỏng, mất công cụ dụng cụ: Căn cứ vào tình trạng công cụ dụng cụ các phòng ban sẽ lập giấy báo hỏng, mất công cụ dụng cụ.
+ Biên bản kiểm kê vật tư, công cụ: + Bảng kê mua hàng
+ Phiếu giao nhận hàng hóa - Quy trình luân chuyển
Bước 1: Căn cứ vào Giấy báo hỏng, mất công cụ dụng cụ các phòng ban lập dự trù mua sắm công cụ dụng cụ.
Bước 2: Phòng kế hoạch tổng hợp căn cứ vào nhu cầu thực thế của các bộ phận trình lãnh đạo phê duyệt kế hoạch mua sắm và làm hồ sơ thủ tục mua sắm (hợp đồng, bảng kê mua hàng, báo giá, hóa đơn...) chuyển cho phòng TCKT,
Bước 3. Kế toán viên thẩm định tài chính, hồ sơ thủ tục xem đúng quy định không, tổng hợp ghi sổ, làm hồ sơ thanh toán
Bước 4: Chuyển hồ sơ thanh toán cho kế toán trưởng duyệt; Bước 5: Lãnh đạo duyệt và chuyển kho bạc kiểm soát chi Bước 6: Lưu trữ.
Nhóm chỉ tiêu tiền tệ
- Chứng từ sử dụng
sách năm tài chính của đơn vị. Bộ y tế xem xét và ban hành Quyết định giao dự toán ngân sách và chuyển cho đơn vị. Sau đó đơn vị sẽ mang quyết định giao dự toán ngân sách ra kho bạc đợi kho bạc nhập Tabmid. Kho bạc nhập xong kế toán sẽ hạch toán trên phần mềm MISA theo từng nguồn được giao.
- Chứng từ ngân hàng kho bạc: Ủy nhiệm chi kho bạc (C4-02a/NS; C4- 02c/NS); Giấy rút dự toán ngân sách nhà nước (C2-02a/NS; C2-02b/NS); Ủy nhiệm chi ngân hàng; Giấy báo nợ; Giấy báo có…
Quy trình luân chuyển chứng từ tại kho bạc
Bước 1. Các phòng ban trình chuyển chứng từ hồ sơ thanh toán cho phòng TCKT
Bước 2: Kế toán kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ đúng quy định pháp luật lập ủy nhiệm chi (2 liên), giấy rút dự toán...(phụ thuộc vào tính chất hồ sơ chi từ nguồn nào), tổng hợp và hạch toán nghiệp vụ
Bước 3: Trình kế toán trưởng duyệt
Bước 4: Trình Giám đốc duyệt Ủy nhiệm chi…và duyệt hồ sơ thanh toán Bước 5: Chuyển qua bộ phận kiểm soát chi tại KBNN Thanh Xuân. Bước 6: Kho bạc thanh toán và trả lại cho đơn vị 1 liên
Bước 7: Lưu trữ hồ sơ kèm theo Ủy nhiệm chi, Giấy rút dự toán… kho bạc trả - Chứng từ nội bộ khác:
+ Hóa đơn bán hàng;
+ Phiếu thu: xác định khoản tiền mặt thực tế nhập quỹ và làm căn cứ để thủ quỹ nhập quỹ, ghi sổ quỹ và ghi sổ kế toán. Phiếu thu tiền là chứng từ chứng minh các khoản thu của đơn vị cho hoạt động thu.
Phiếu thu được lập bằng phần mềm kế toán và được đánh số liên tục trong một kỳ kế toán. Nội dung phiếu thu ghi rõ ngày, tháng, năm thu tiền; ghi rõ họ tên, địa chỉ người nộp tiền; nội dung thu tiền; số tiền ghi bằng số, bằng chữ và phải ghi số lượng chứng từ kế toán khác kèm theo.
Phiếu thu được lập thành 02 liên, chỉ khi đủ chữ ký cần thiết thủ quỹ mới được nhập quỹ.
Liên 1: Lưu ở nơi lập phiếu.
Liên 2: Thủ quỹ dùng để ghi sổ quỹ sau đó chuyển cho kế toán cùng với chứng từ gốc để vào sổ kế toán.
+ Phiếu chi: Xác định khoản tiền mặt được duyệt chi thực tế xuất quỹ và làm căn cứ để thủ quỹ xuất quỹ, ghi sổ quỹ và ghi sổ kế toán. Phiếu chi tiền là chứng từ chứng minh các khoản chi của đơn vị cho hoạt động.
Phiếu chi được lập bằng phần mềm kế toán và được đánh số liên tục trong một kỳ kế toán. Nội dung phiếu chi ghi rõ ngày, tháng, năm thu tiền; ghi rõ họ tên, địa chỉ người nhận tiền; nội dung chi tiền; số tiền ghi bằng số, bằng chữ và phải ghi số lượng chứng từ kế toán khác kèm theo.
+ Giấy đề nghị thanh toán: Dùng trong trường hợp đã thực hiện nhiệm vụ nhưng chưa thanh toán hoặc chưa được nhận tạm ứng để tổng hợp các khoản đã chi kèm theo chứng từ (nếu có) để làm thủ tục thanh toán. Sau khi mua hàng hoặc sau khi chi tiêu cho những nhiệm vụ được giao, người mua hàng hoặc chi tiêu lập Giấy đề nghị thanh toán chuyển cho kế toán viên kiểm soát, sau đó chuyển cho kế toán trưởng và người có thẩm quyền phê duyệt. Sau khi đã được duyệt chuyển cho kế toán viên để làm thủ tục thanh toán và ghi sổ kế toán.
+ Giấy đề nghị tạm ứng: Là căn cứ để xét duyệt tạm ứng, làm thủ tục lập phiếu chi và xuất quỹ cho tạm ứng. Giấy đề nghị tạm ứng được chuyển cho kế toán trưởng xem xét và đề xuất Thủ trưởng đơn vị duyệt tạm ứng và kế toán làm căn cứ lập phiếu chi, hạch toán ghi sổ và chuyển phiếu chi cho thủ quỹ xuất tiền..
+ Giấy thanh toán tạm ứng: là bảng tổng hợp các khoản tiền đã thực hiện nhiệm vụ chi và số tiền đã nhận tạm ứng, làm căn cứ thanh toán số tiền tạm ứng và ghi sổ kế toán. Sau khi được lập xong chuyển cho kế toán thanh toán soát xét về mặt thủ tục thanh toán, trình kế toán trưởng soát xét và Thủ trưởng đơn vị xét duyệt.
Sau khi được xét duyệt:
Phần chênh lệch chi không hết phải làm thủ tục thu hồi nộp quỹ.
Phần chi quá tạm ứng phải làm thủ tục xuất quỹ trả lại cho người tạm ứng. Giấy thanh toán tạm ứng phải đính kèm cùng phiếu thu hoặc phiếu chi.
- Quy trình luân chuyển chứng từ
Bước 1: Phòng ban chuyên môn chuyển chứng từ: giấy đề nghị tạm ứng, giấy đề nghị thanh toán... cho phòng TCKT (đối với nghiệp vụ chi) và viết phiếu nộp tiền đối với nghiệp vụ thu
phần mềm kế toán;
Bước 4: Kế toán trưởng duyệt phiếu thu, phiếu chi; Bước 5: Giám đốc Viện duyệt phiếu thu, phiếu chi; Bước 3: Chuyển lại cho thủ quỹ để chi tiền hoặc chi tiền;. Bước 6: Lưu trữ.
Quy trình này áp dụng cho các hoạt động thu học phí và các khoản thu có tính chất thường xuyên của Viện.
Nhóm chỉ tiêu tài sản
Tác giả xin đưa ra một ví dụ để giải thích rõ hơn về quá trình luân chuyển của nhóm tài sản cố định:
Ví dụ: Chứng từ cần tập hợp và quy trình luân chuyển chứng từ khi mua sắm TSCĐ tại Viện Sốt rét - Ký Sinh trùng - Côn trùng Trung ương
Chứng từ cần tập hợp:
- Tờ trình đề nghị mua TSCĐ (về việc cung cấp trang thiết bị) ; - Tờ trình xin phê duyệt danh mục, số lượng, đơn giá mua TSCĐ ; - Quyết định phê duyệt danh mục, số lượng, đơn giá mua TSCĐ; - Tờ trình xin phê duyệt kế hoạch đấu thầu;
- Quyết định phê duyệt kế hoạch đấu thầu; - Công văn lấy báo giá;
- Báo giá nhà cung cấp (có ít nhất 03 báo giá của các đơn vị có cùng khả năng cung cấp, trong đó được phê duyệt 01 báo giá);
- Biên bản họp xét báo giá; - Thương thảo hợp đồng;
- Tờ trình xin phê duyệt kết quả lựa chọn nhà thầu; - Quyết định phę duyệt kết quả lựa chọn nhŕ thầu; - Công văn thông báo trúng thầu;
- Hợp đồng kinh tế;
- Biên bản bàn giao, nghiệm thu TSCĐ; - Biên bản giao nhận tài sản cố định; - Thanh lý hợp đồng;
- Hóa đơn GTGT.
Bảng 2.3. Quá trình luân chuyển nghiệp vụ mua tài sản cố định Đvt: Bước Đvt: Bước Các cá nhân liên quan Công việc Bộ phận sử dụng Phòng chức năng Phòng kế toán Thủ trƣởng đơn vị Đề nghị và dự trù 1 Thẩm định 2 2 Ký duyệt 3
Bàn giao đưa vào sử dụng 4 4 4
Ghi sổ kế toán 5
Nguồn: Phòng Tài chính Kế toán
Tổ chức bảo quản và lưu trữ chứng từ kế toán: Viện Sốt rét – Ký sinh trùng – Côn trùng Trung ương đã thực hiện bảo quản và lưu trữ chứng từ kế toán và có cán bộ phụ trách lưu trữ chứng từ kế toán theo đúng quy định của Luật Kế toán. Các chứng từ phát sinh hàng tháng sau khi được ghi sổ và nhập số liệu vào phần mềm kế toán, lên BCTC, báo cáo quyết toán thì được đóng thành tập theo từng loại chứng từ thu, chứng từ chi, chứng từ thanh toán chuyển khoản.
2.2.3. Thực trạng tổ chức tài khoản kế toán
Viện Sốt rét – Ký sinh trùng – Côn trùng Trung ương đang áp dụng hệ thống tài khoản kế toán theo Thông tư 107/2017/TT-BTC ngày 10/10/2017 của Bộ Tài chính.
Các tài khoản trong bảng được ghi chép theo cơ sở dồn tích nghĩa là khi có nghiệp vụ kinh tế phát sinh đơn vị sẽ ghi vào sổ sách kế toán tại ngày thực hiện giao dịch đó mà không căn cứ vào thời điểm thực tế thu/chi tiền. Khi đơn vị hạch toán nghiệp vụ kinh tế tại thời điểm phát sinh giao dịch cũng đồng nghĩa với việc ghi nhận tài sản, nợ phải trả, nguồn vốn chủ sở hữu, doanh thu, chi phí... tại thời điểm đó.
Đối với các tài khoản ngoài bảng thì đơn vị ghi theo cơ sở tiền mặt để lập thu chi và quyết toán các nguồn kinh phí từ NSNN nghĩa là kế toán sẽ ghi thu khi nhận được nguồn ngân sách nhà nước cấp và ghi chi phí khi thực sự phát sinh khoản chi.
Trên cơ sở hệ thống tài khoản kế toán theo thông tư 107/2017/TT-BTC ngày 10/10/2017 và đặc điểm của Viện về hoạt động chuyên môn và sản xuất kinh doanh từ đó Viện đã xây dựng danh mục các tài khoản tổng hợp, tài khoản chi tiết cần sử dụng với số lượng đủ để phản ánh các đối tượng kế toán cụ thể của Viện (phụ lục 2.2).
2.2.3.1. Hoạt động thu, chi ngân sách
Viện Sốt rét – Ký sinh trùng – Côn trùng Trung ương là đơn vị sự nghiệp công lập trong ngành y tế (đơn vị dự toán cấp II) có chức năng nghiên cứu khoa học, đào tạo, đào tạo lại và khám chữa bệnh nên nguồn thu tại Viện hết sức đa dạng, nhưng nguồn thu chủ yếu là từ Ngân sách Nhà nước.
Nguồn thu từ ngân sách Nhà nước cấp: đây là nguồn thu chủ yếu trong tổng số nguồn thu của Viện nhằm duy trì các hoạt động nghiên cứu khoa học, đào tạo, khám chữa bệnh và hoạt động các chương tình mục tiêu quốc gia. Nguồn kinh phí này đươc cấp hàng năm theo dự toán được thực hiện theo quy định của Nhà nước, nội dung hoạt động và các định mức chi theo các nghị định, thông tư, văn bản của các Bộ, ngành liên quan theo từng lĩnh vực cụ thể.
Để quản lý thu hoạt động viện sử dụng các tài khoản sau: (+) TK 511 - Thu hoạt động do NSNN cấp
Tài khoản này đơn vị dùng để phản ánh số thu hoạt động do NSNN cấp. Tài khoản 511 có 2 tài khoản chi tiết như sau:
- TK 5111 “Thu thường xuyên”: Phản ánh các khoản NSNN cấp cho Học viện để thực hiện các nhiệm vụ đảm bảo chi thường xuyên cho đơn vị (cụ thể đơn vị được giao dự toán kinh phí thường xuyên loại 070 khoản 81 và loại 070 khoản 82).
- TK 5112 “thu không thường xuyên”: phản ánh các khoản thu do ngân sách nhà nước cấp cho các nhiệm vụ không thường xuyên như : kinh phí thực hiện chính sách miễn, giảm học phí theo Nghị định 86/2015/NĐ-CP, kinh phí thực hiện chính sách hỗ trợ chi phí học tập theo Quyết định số 66/2013/QĐ-TTg; Kinh phí mua sắm và sửa chữa TSCĐ.
(+) Tài khoản ngoài bảng 008 “Dự toán chi hoạt động”
Tài khoản này dùng để phản ánh số dự toán chi hoạt động được cấp có thẩm quyền giao và rút dự toán chi hoạt động ra sử dụng. cho các hoạt động thường xuyên, không thường xuyên, mở theo niên độ năm trước, năm nay phục vụ cho việc lập báo cáo quyết toán ngân sách về tình hình giao và sử dụng dự toán trong năm của đơn vị.
Tài khoản này được mở chi tiết như sau:
- TK 0081 “Năm trước” Phản ánh số dự toán hoạt động do NSNN cấp thuộc ngân sách năm trước đã sử dụng nhưng chưa được quyết toán.
Tài khoản này có 2 tài khoản cấp 3:
+ Tài khoản 00811- Dự toán chi thường xuyên: Phản ánh số dự toán chi hoạt động thường xuyên được cấp có thẩm quyền giao và việc rút dự toán chi hoạt động thường xuyên thuộc năm trước để sử dụng.
+ Tài khoản 00812- Dự toán chi không thường xuyên: Phản ánh số dự toán chi hoạt động không thường xuyên được cấp có thẩm quyền giao và việc rút dự toán chi hoạt động không thường xuyên thuộc năm trước để sử dụng.
- TK 0082 – Năm nay: Phản ánh số dự toán hoạt động do NSNN cấp thuộc năm nay.
Tài khoản này có 2 toàn khoản cấp 3
+ Tài khoản 00821- Dự toán chi thường xuyên: Phản ánh số dự toán chi hoạt động thường xuyên được cấp có thẩm quyền giao và việc rút dự toán chi hoạt động thường xuyên thuộc năm nay để sử dụng.
+ Tài khoản 00822- Dự toán chi không thường xuyên: Phản ánh số dự toán chi hoạt động không thường xuyên được cấp có thẩm quyền giao và việc rút dự toán chi hoạt động không thường xuyên thuộc năm nay để sử dụng.
Để quản lý chi cho hoạt động của đơn vị, đơn vị sử dụng tài khoản