Nguồn: [2]
Sổ kế toán phải được bảo quản và lưu trữ ở từng khâu, từng nơi, từng bộ phận, từng cá nhân... gắn với trách nhiệm của họ. Đơn vị cần quy định cụ thể về địa điểm, thời điểm đưa sổ kế toán vào lưu trữ sau khi sử dụng xong. Đồng thời, đơn vị cũng phải quy định thời gian lưu trữ (theo quy định của pháp luật), phân công cá nhân hay bộ phận chịu trách nhiệm về công tác bảo quản, lưu trữ sổ kế toán.
Tổ chức sổ kế toán chính là việc thiết lập cho đơn vị một hệ thống sổ kế toán tổng hợp và chi tiết có chủng loại, số lượng, hình thức kết cấu theo hình thức kế toán nhất định phù hợp với đặc thù của đơn vị. Nhân viên kế toán căn cứ vào các chứng từ kế toán đã được kiểm tra tính hợp pháp, hợp lý tiến hành ghi sổ kế toán
Mở số kế toán Ghi sổ kế toán Điều chỉnh sổ kế toán Khóa sổ kế toán
theo từng đối tượng, từng bộ phận, địa điểm phát sinh các nghiệp vụ kinh tế tài chính phục vụ công tác quản trị
1.3.5. Tổ chức lập báo cáo quyết toán và báo cáo tài chính
1.3.5.1. Báo cáo quyết toán
Đơn vị SNYTCL có sử dụng NSNN phải lập BCQT ngân sách đối với phần kinh phí do NSNN cấp. Bên cạnh đó, các khoản thu, chi từ các nguồn khác nếu có quy định phải quyết toán như nguồn NSNN cấp với cơ quan có thẩm quyền thì phải lập BCQT đối với các nguồn này.
Báo cáo quyết toán NSNN là tài liệu tổng hợp tình hình tiếp nhận và sử dụng nguồn kinh phí NSNN trong đơn vị hành chính sự nghiệp. Báo cáo quyết toán NSNN cung cấp thông tin quan trọng phục vụ việc đánh giá tình hình tuân thủ, chấp hành quy định của pháp luật về NSNN mà đơn vị chịu trách nhiệm thực hiện. Đây là căn cứ để cơ quan có thẩm quyền đánh giá, kiểm tra, điều hành hoạt động tài chính, ngân sách của đơn vị.
Nguyên tắc lập báo cáo quyết toán ngân sách: Báo cáo quyết toán được quy
định tại Thông tư 107. Chi tiết như sau:
- Căn cứ lập báo cáo quyết toán là số liệu sau khi khóa sổ kế toán.
- Số quyết toán bao gồm kinh phí đơn vị đã nhận và sử dụng từ nguồn NSNN cấp trong năm. Số liệu này bao gồm cả số phát sinh trong thời gian chỉnh lý quyết toán (ngày 31/01 năm sau).
- Số liệu quyết toán NSNN phải đối chiếu, có xác nhận của Kho bạc nhà nước nơi giao dịch.
- Số quyết toán chi NSNN là số đã thực chi, có đầy đủ hồ sơ chứng từ. Đối với khoản chi thuộc nguồn phải ghi thu ghi chi NSNN thì chỉ quyết toán khi đã có thủ tục xác nhận ghi thu – ghi chi vào NSNN [2].
Kỳ báo cáo
BCQT NSNN, BCQT nguồn khác được lập báo cáo theo kỳ kế toán năm. Số liệu lập BCQT NSNN hàng năm là số liệu thu, chi thuộc năm ngân sách của đơn vị SNCL, được tính đến hết thời gian chỉnh lý quyết toán NSNN (ngày 31/01 năm sau) theo quy định của pháp luật về NSNN. Số liệu lập BCQT là số thu, chi thuộc nguồn khác của đơn vị SNCL, được tính đến ngày kết thúc kỳ kế toán năm (ngày 31/12).
Danh mục báo cáo quyết toán
- Báo cáo quyết toán kinh phí hoạt động: Mẫu B01/BCQT.
- Báo cáo chi tiết chi từ nguồn NSNN và nguồn phí được khấu trừ, để lại: Mẫu F01-01/BCQT.
- Báo cáo chi tiết kinh phí chương trình, dự án: Mẫu F01-02/BCQT.
- Báo cáo thực hiện xử lý kiến nghị của kiểm toán, thanh tra, tài chính: Mẫu B02/BCQT.
- Thuyết minh báo cáo quyết toán: Mẫu B03/BCQT.
Yêu cầu lập và trình bày báo cáo quyết toán: Lập báo cáo quyết toán phải đáp ứng các yêu cầu sau:
- Phải bảo đảm trung thực, khách quan, đầy đủ, kịp thời, phản ánh đúng tình hình thu, chi đối với từng nguồn kinh phí.
- Phải được lập đúng nội dung, phương pháp theo quy định.
- Báo cáo quyết toán phải được trình bày nhất quán giữa các kỳ báo cáo.
- Hệ thống chỉ tiêu của báo cáo quyết toán phải phù hợp và thống nhất với chỉ tiêu dự toán năm đã được cơ quan cấp trên giao và mục lục NSNN.
- Báo cáo quyết toán phải đảm bảo có thể so sánh được giữa số thực hiện với số dự toán và giữa các kỳ kế toán. Nếu báo cáo quyết toán ngân sách được lập có nội dung và phương pháp trình bày khác với các chỉ tiêu trong dự toán hoặc báo cáo kỳ kế toán năm trước thì phải giải trình trong phần thuyết minh báo cáo quyết toán năm.ạt động sử dụng ngân sách của đơn vị HCSN.
*Trách nhiệm thẩm tra và duyệt báo cáo quyết toán ngân sách: Đơn vị dự toán cấp trên của cơ quan Nhà nước, đơn vị sự nghiệp, tổ chức có sử dụng kinh phí NSNN phải xem xét, thẩm tra báo cáo quyết toán ngân sách năm và thông báo kết quả xét duyệt cho đơn vị cấp dưới. Danh mục báo cáo tài chính và báo cáo quyết toán NS được trình bày tại Phụ lục 1.2.
1.3.5.1. Báo cáo tài chính
BCTC khu vực công là các báo cáo được trình bày theo một cấu trúc chặt chẽ về tình hình tài chính của đơn vị và các giao dịch được thực hiện bởi một đơn vị thuộc khu vực công. Các đơn vị hành chính, sự nghiệp phải lập báo cáo tài chính năm theo mẫu biểu ban hành tại Thông tư 107/TT-BTC; trường hợp đơn vị hành
chính, sự nghiệp có hoạt động đặc thù được trình bày báo cáo theo chế độ kế toán do Bộ Tài chính ban hành cụ thể hoặc đồng ý chấp thuận.
BCTC dùng để cung cấp thông tin về tình hình tài chính, kết quả hoạt động tài chính và các luồng tiền từ hoạt động của đơn vị, cung cấp cho những người có liên quan để xem xét và đưa ra các quyết định về các hoạt động tài chính, ngân sách của đơn vị và được lập theo quy định cua chế độ kế toán HCSN ban hành theo thông tư 107/2017/TT-BTC ngày 10/10/2017của bộ trưởng BTC. Thông tin báo cáo tài chính giúp cho việc nâng cao trách nhiệm giải trình của đơn vị về việc tiếp nhận và sử dụng các nguồn lực theo quy định của pháp luật và là thông tin cơ sở để hợp nhất BCTC của đơn vị cấp trên.
Nguyên tắc, yêu cầu lập báo cáo tài chính
+ Nguyên tắc: Việc lập báo cáo tài chính phải được căn cứ vào số liệu kế toán sau khi khóa sổ kế toán. Báo cáo tài chính phải được lập đúng nguyên tắc, nội dung, phương pháp theo quy định và được trình bày nhất quán giữa các kỳ kế toán, trường hợp báo cáo tài chính trình bày khác nhau giữa các kỳ kế toán thì phải thuyết minh rõ lý do.
+ Báo cáo tài chính phải có chữ ký của người lập, kế toán trưởng và thủ trưởng của đơn vị kế toán. Người ký báo cáo tài chính phải chịu trách nhiệm về nội dung của báo cáo.
+ Yêu cầu: Báo cáo tài chính phải được phản ánh một cách trung thực, khách quan về nội dung và giá trị các chỉ tiêu báo cáo; trình bày theo một cấu trúc chặt chẽ, có hệ thống về tình hình tài chính, kết quả hoạt động và các luồng tiền từ hoạt động của đơn vị; Báo cáo tài chính phải được lập kịp thời, đúng thời gian quy định đối với từng loại hình đơn vị, trình bày rõ ràng, dễ hiểu, chính xác thông tin, số liệu kế toán; Thông tin, số liệu báo cáo phải được phản ánh liên tục, số liệu của kỳ này phải kế tiếp số liệu của kỳ trước.
Trách nhiệm lập và nộp báo cáo:
- Các đơn vị kế toán cấp dưới phải lập, nộp BCTC quý, năm và nộp báo cáo quyết toán cho đơn vị kế toán cấp trên, cơ quan tài chính và cơ quan thống kê đồng cấp, KBNN nơi đơn vị giao dịch để phối hợp kiểm tra, đối chiếu, điều chỉnh số liệu kế toán liên quan đến thu, chi NSNN và hoạt động chuyên môn của đơn vị;
- Các đơn vị kế toán cấp trên có trách nhiệm kiểm tra, xét duyệt báo cáo quyết toán cho đơn vị kế toán cấp dưới và lập BCTC tổng hợp từ các BCTC năm của các đơn vị kế toán cấp dưới và các đơn vị kế toán trực thuộc.
1.3.6. Tổ chức kiểm tra kế toán
Kiểm tra kế toán là xem xét, đánh giá việc thực thi pháp luật về kế toán, sự trung thực, chính xác của thông tin số liệu kế toán [11].
Công tác kiểm tra kế toán là một nội dung của công tác kế toán trong các đơn vị SNCL nhằm đảm bảo tính chính xác, trung thực, khách quan, đáng tin cậy của thông tin kế toán; kiểm tra trách nhiệm cá nhân từng nhân viên kế toán, đặc biệt là trách nhiệm và quyền hạn của Kế toán trưởng; kiểm tra kết quả công tác kế toán trong mối quan hệ đối chiếu với các bộ phận liên quan trong đơn vị… Kiểm tra kế toán được tiến hành kịp thời được coi là một nhân tố hay biện pháp giám sát vừa chấn chỉnh, vừa ngăn chặn những gian lận, sai sót trong công tác kế toán đảm bảo tuân thủ đúng các qui định của pháp luật.
Thông qua kiểm tra kế toán, nhà quản lý có thể đánh giá được mức độ tuân thủ các chính sách, chế độ về quản lý kinh tế tài chính, đánh giá được tình hình chấp hành dự toán ngân sách hàng năm tại đơn vị theo quy định của pháp luật. Ngoài ra, thông qua kết quả kiểm tra, đơn vị đánh giá được chất lượng hoạt động quản lý các khoản thu - chi tài chính và sử dụng tài sản, tiền vốn, sử dụng quỹ lương, quỹ thưởng, các quỹ của cơ quan và công tác đầu tư xây dựng cơ bản trong đơn vị; đồng thời phát hiện và chấn chỉnh kịp thời các sai phạm, áp dụng các biện pháp xử lý các sai phạm theo đúng thẩm quyền đã được phân cấp. Bằng việc đánh giá những tồn tại, tìm ra nguyên nhân và đưa ra phương hướng, biện pháp khắc phục, các đơn vị có thể rút kinh nghiệm và nâng cao chất lượng công tác quản lý kế toán tại đơn vị.
Nhiệm vụ của công tác kiểm tra kế toán trong các đơn vị SNYTCL bao gồm:
Thứ nhất, kiểm tra tính hợp pháp các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh; tính hiệu quả của các hoạt động tài chính, kế toán tại đơn vị, của công tác tổ chức và điều hành hoạt động thực hiện nhiệm vụ được giao, các hoạt động khác.
Thứ hai, kiểm tra, kiểm soát chất lượng và độ tin cậy của các thông tin kinh tế tài chính của đơn vị được cung cấp qua BCTC và các báo cáo khác.
Nhà nước liên quan đến tình hình chi tiêu NSNN và các quỹ tại đơn vị. Kiểm tra và đánh giá hiệu quả của việc chi tiêu NSNN trong việc thực hiện các nhiệm vụ được giao tại đơn vị.
Thứ tư, xây dựng báo cáo về kết quả kiểm tra, tình hình xử lý các vi phạm đã ðược phát hiện trong năm hoặc các lần kiểm tra trước đó.
Để thực hiện những nhiệm vụ trên, tổ chức kiểm tra kế toán ở các đơn vị SNCL cần tuân thủ theo các nội dung sau:
Một là, kiểm tra việc thực hiện nội dung công tác kế toán, gồm: Kiểm tra về chứng từ kế toán; kiểm tra về tài khoản và sổ kế toán; kiểm tra về báo cáo tài chính; kiểm tra việc kiểm kê tài sản, tổ chức bảo quản, thực hiện lưu trữ tài liệu kế toán; kiểm tra việc thực hiện chế độ, kế hoạch kiểm tra kế toán.
Hai là, kiểm tra việc tổ chức bộ máy kế toán, người làm kế toán, gồm:
- Kiểm tra biên chế, tổ chức bộ máy, việc phân công phân nhiệm trong bộ máy xem có phù hợp với nhiệm vụ kế toán của đơn vị, cán bộ kế toán có đảm bảo tiêu chuẩn quy định và yêu cầu công tác, nhiệm vụ bộ máy kế toán.
- Kiểm tra mối quan hệ giữa các bộ phận trong tổ chức công tác kế toán và quan hệ giữa kế toán với các bộ phận chức năng khác trong đơn vị SNCL có chặt chẽ và đảm bảo cho công tác kế toán thực hiện yêu cầu chính xác, đầy đủ và kịp thời.
- Kiểm tra việc thực hiện nhiệm vụ chức trách của cán bộ kế toán nói chung và Kế toán trưởng (hoặc Phụ trách kế toán) nói riêng.
Ba là, kiểm tra việc tổ chức quản lý và hoạt động nghề nghiệp kế toán, gồm: Kiểm tra thực hiện các tiêu chuẩn điều kiện cho người hành nghề kế toán; kiểm tra cấp và thu hồi chứng chỉ hành nghề kế toán.
Để thực hiện tốt các nhiệm vụ trên, công tác kiểm tra kế toán ở các đơn vị SNCL phải đảm bảo các yêu cầu sau:
Một là, công tác tự kiểm tra tài chính, kế toán tại đơn vị phải đảm bảo thực hiện ngay trong quá trình thực thi nhiệm vụ quản lý của từng cán bộ, viên chức và phải đảm bảo tính thận trọng, nghiêm túc, trung thực và khách quan:
- Trường hợp tự kiểm tra định kỳ, công tác tự kiểm tra tài chính, kế toán phải được lập kế hoạch và tiến hành theo đúng trình tự quy định, có các bước công việc và phương pháp thực hiện riêng biệt đảm bảo tính phù hợp trong các hoàn cảnh
khác nhau.
- Đơn vị phải thông báo hoặc công khai cho các đối tượng liên quan trong đơn vị được biết trước khi tiến hành kiểm tra nhằm hạn chế sự lệch hướng trong quá trình kiểm tra và không bị thiên lệch theo ý chí chủ quan của người kiểm tra.
- Quá trình thực hiện tự kiểm tra luôn phải chấp hành theo quy định của các chế độ, chính sách hiện hành của Nhà nước, phải phân biệt rõ ràng, minh bạch những việc làm đúng và những việc làm sai. Những sai phạm đều phải được làm rõ, tìm ra nguyên nhân, quy trách nhiệm cụ thể đối với tổ chức, cá nhân mắc sai phạm.
- Quá trình thực hiện tự kiểm tra luôn phải đảm bảo tính khách quan từ khâu tổ chức thực hiện các nghiệp vụ kiểm tra đến khâu đưa ra kết luận về kết quả kiểm tra.
Hai là, công tác tự kiểm tra tài chính, kế toán phải đảm bảo tính liên tục, thường xuyên, không được tạo nên sự gò ép, căng thẳng đối với cán bộ, viên chức trong đơn vị. Cần có biện pháp giáo dục, tuyên truyền để mọi người đều có trách nhiệm tham gia công tác tự kiểm tra tài chính, kế toán.
Ba là, những kết luận của việc tự kiểm tra phải được nêu rõ ràng, chính xác và chặt chẽ. Mỗi điểm kết luận phải có tài liệu chứng minh. Tùy hình thức kiểm tra để có kết luận kiểm tra phù hợp, có thể kết luận từng phần hoặc toàn bộ công tác tài chính, kế toán của đơn vị.
Bốn là, trong các đợt kiểm tra phải lập biên bản kiểm tra và sau mỗi đợt kiểm tra, bộ phận kiểm tra phải lập báo cáo kiểm tra. Trong các báo cáo phải nêu ra những tồn tại và các kiến nghị sửa chữa, khắc phục.
Công tác kiểm tra kế toán ở các đơn vị SNYTCL do thủ trưởng đơn vị và kế toán trưởng chịu trách nhiệm tổ chức thực hiện theo Quyết định số 67/2004/QĐ- BTC ngày 13/8/2004 của BTC về việc ban hành “Quy chế kiểm tra tài chính, kế toán tại các cơ quan, đơn vị có sử dụng kinh phí NSNN”.
1.4. Các nhân tố ảnh hƣởng đến tổ chức kế toán tại đơn vị sự nghiệp y tế công lập
1.4.1. Nhân tố chủ quan
- Trình độ đội ngũ c n bộ, nhân viên: Hiệu quả của mỗi Quốc gia, ngành, đơn vị sự nghiệp phụ thuộc lớn vào con người, trình độ văn hóa, chuyên môn, tay nghề, kỹ năng, năng lực của đội ngũ cán bộ, nhân viên. Muốn vậy, phải thường xuyên đào
tạo, bồi dưỡng về chuyên môn, nghiệp vụ cho cán bộ, nhân viên, góp phần thực