2.2. ĐA DẠNG HÓA CHỨC NĂNG VÀ CƠ CẤU CỦA CÁC TỔ CHỨC NGHIÊN
2.2.2. Đa dạng hóa cơ cấu của các tổ chức nghiên cứu và triển khai trong thiết chế tự
chế tự chủ của khoa học
2.2.2.1. Cơ cấu và đa dạng hóa cơ cấu Khái niệm
Khái niệm cơ cấu:
- “Cơ cấu (cấu trúc) là quan hệ giữa các thành phần tạo nên một chỉnh thể (Nói tổng quát)” [43].
- “Cơ cấu (cấu trúc) là khung sườn hoặc cách sắp xếp của một cái gì đó” [46].
Khái niệm cơ cấu tổ chức:
Là một khái niệm cơ bản của khoa học quản lý, cơ cấu tổ chức được nhiều tác giả quan tâm đề cập đến. Từ những cách tiếp cận khác nhau mà mỗi tác giả lại có những quan niệm khác nhau về cơ cấu tổ chức.
Tác giả H. Koontz cho rằng: “Cơ cấu tổ chức là cơ cấu chủ định về các vai trò và quyền hạn, nhiệm vụ được hợp thức hoá” [34]
Tác giả Hồ Văn Vĩnh lại cho rằng: “Cơ cấu tổ chức quản lý là một chỉnh thể gồm các bộ phận có chức năng, quyền hạn, trách nhiệm khác nhau, có mối liên hệ và phụ thuộc lẫn nhau, được bố trí thành từng cấp, từng khâu, thực hiện các chức năng quản lý nhất định nhằm đạt mục tiêu định trước” [92]
Trên cơ sở những quan niệm khác nhau, từ những phân tích và tiếp cận tổ chức với tư cách là chức năng của hoạt động quản lý, chúng ta có thể hiểu: Cơ cấu tổ chức là tổng hợp các bộ phận được chuyên môn hoá, có quyền hạn và trách nhiệm cụ thể, được bố trí theo một cách thức nhất định và có mối liên hệ qua lại với nhau nhằm đảm bảo thực hiện các mục tiêu, chức năng và nhiệm vụ đã định trước [56].
Cơ cấu cơ bản của tổ chức nghiên cứu và triển khai
Cơ cấu chức năng
Cơ cấu chức năng là cơ cấu của tổ chức cơ học. Trong cơ cấu này các bộ phận chức năng được chia nhỏ thành mạng lưới và sắp xếp trật tự theo thứ bậc. Cơ cấu này thường có những đặc trưng phân công lao động rất chặt chẽ, bộ máy được cơ
cấu theo bậc thang quyền lực, mọi hoạt động và quan hệ của bộ máy đều được quy định thành văn bản. Loại hình tổ chức này có ưu điểm là được thiết kế hợp lý nhằm đạt được mục tiêu đã định sẵn nhưng có nhược điểm rất cơ bản là khó thích nghi với những biến động của môi trường.
Mô hình tổ chức này thường thích ứng với chức năng nghiên cứu cơ bản của các Viện [84].
Cơ cấu dự án
Cơ cấu dự án là cơ cấu của tổ chức hữu cơ. Lý thuyết tổ chức hữu cơ dựa trên quan điểm xem tổ chức như cơ thể sống tồn tại trong môi trường, đòi hỏi phải thích nghi với môi trường đề tồn tại và phát triển. Đặc trưng của cơ cấu này là rất mềm dẻo, mối quan hệ giữa các thành phần của tổ chức không cứng nhắc, có thể thay đổi để thích ứng với biến động của môi trường. Tổ chức rất linh hoạt khi thì hợp tác thành tổ chức lớn hơn, khi thì chia nhỏ… và dễ dàng chuyển hóa để duy trì tồn tại. Nhược điểm lớn nhất của tổ chức này là rất khó quản lý
Cơ cấu này thích ứng với nghiên cứu ứng dụng. Đặc biệt là triển khai công nghệ và dịch vụ khoa học - công nghệ. Các tổ chức công nghệ cao thường áp dụng mô hình này [84].
Cơ cấu ma trận
Đặc trưng của cơ cấu ma trận
Cơ cấu ma trận là loại hình tổ chức tích hợp cơ cấu chức năng và cơ cấu dự án. Sự tích hợp đó thể hiện sự kết hợp hài hoà của tổ chức hình thức và phi hình thức, là bước phát triển cao của tổ chức hữu cơ. Đặc trưng của cơ cấu này là làm mềm hóa cơ cấu chức năng nhưng không phá vỡ sự cân bằng của cơ cấu chức năng (rất cần thiết cho tái cơ cấu tổ chức có cơ cấu chức năng hiện nay). Cơ cấu này giúp sử dụng nguồn nhân lực hiệu quả và có khả năng thực hiện mọi dự án với mọi quy mô khác nhau. Nhược điểm lớn nhất vẫn là rất khó quản lý.
Đa dạng hóa chức năng và cơ cấu thường sử dụng mô hình này vừa đảm bảo giữ tính ổn định của hệ thống vừa tạo điều kiện cho tiếp cận thị trường. Tự điều chỉnh thích nghi thị trường làm đa dạng hóa hoạt động khoa học và công nghệ và là
cơ sở cho thực hiện quyền tự chủ và năng lực tự chủ của tổ chức nghiên cứu và triển khai [84].
Cơ cấu ad hoc (Cơ cấu của tổ chức ảo)
Cơ cấu ad hoc là cơ cấu của tổ chức ảo. Tổ chức ảo là sự tích hợp cơ cấu dự án với mạng máy tính và mạng viễn thông. Đặc trưng của tổ chức ảo là nhân viên không cần tập trung ở một nơi để làm việc như các loại hình tổ chức khác mà có thể ở rải rác nhiều nơi trong nước hay thậm chí ở những nơi khác nhau trên toàn thế giới, mở đầu cho một mô hình tổ chức không biên giới. Tổ chức ảo mang đặc trưng “phẳng” nhất trong các loại hình tổ chức hiện có. Tổ chức này có ưu điểm là làm tăng tính chủ động của nhân viên, cơ cấu “phẳng” tạo ra điều kiện thực tế cho nền dân chủ xã hội thực sự, góp phần tạo ra nhiều sản phẩm mới cho xã hội và rút ngắn thời gian hơn nữa từ ý tưởng đến sản phẩm [84].
Đa dạng hóa cơ cấu
Tích hợp các cơ cấu cơ bản (cơ cấu chức năng, cơ cấu dự án, cơ cấu ma trận, cơ cấu ad hoc) theo cặp đôi, ba…
Trong môi trường toàn cầu luôn phát triển, biến động, các tổ chức nghiên cứu và triển khai cần phải tích hợp các cơ cấu cơ bản để thích nghi và tồn tại. Tích hợp cơ cấu chức năng và cơ cấu dự án tạo thành cơ cấu ma trận đã góp phần cải tạo cơ cấu chức năng quan liêu cho thích nghi với những biến động của thị trường. Trong nền khoa học và công nghệ phát triển như vũ bão hiện nay, việc áp dụng những thành tựu của công nghệ thông tin và viễn thông đã làm cơ cấu ma trận có sức sống mới và tạo ra những bước phát triển mới trong cơ cấu dự án, tạo khả năng thích ứng nhanh hơn, hoạt động hiệu quả hơn trong môi trường mới. Cùng với việc phát triển mạng máy tính và mạng viễn thông, các tổ chức có trong tay công cụ hữu hiệu để vượt qua không gian, thời gian, điều hoà, phối hợp các tổ chức dự án hoàn thành bất cứ công việc gì theo mục tiêu của tổ chức. Cơ cấu dự án trong cơ cấu ma trận nói ở phần trên với công cụ mới trở nên linh hoạt hơn và thực sự di động nữa. Sự tích hợp của cơ cấu dự án với mạng máy tính và mạng viễn thông tạo nên cơ cấu ad hoc của
Tùy theo từng điều kiện, từng môi trường cụ thể mà các tổ chức nghiên cứu và triển khai có thế tích hợp các cơ cấu cơ bản nói trên theo cặp đôi, cặp ba sao cho phù hợp nhất, thích nghi nhất với điều kiện và môi trường.
Tích hợp cơ cấu của tổ chức nghiên cứu và triển khai với tổ chức đào tạo
Các Viện muốn thực hiện tích hợp chức năng nghiên cứu với đào tạo phải tích hợp cơ cấu của Viện với Trường đại học. Viện có cơ cấu như một khoa của trường đại học, các phòng chuyên môn như bộ môn của trường và cần có bộ phận chuyên trách trong cơ cấu của cơ quan quản lý của viện NC&TK.
Tích hợp cơ cấu của tổ chức nghiên cứu và triển khai với tổ chức sản xuất
Để thực hiện được việc tích hợp chức năng nghiên cứu với sản xuất ở các viện, các viện phải có cơ cấu đa dạng, ngoài các phòng nghiên cứu, phòng thí nghiệm, các viện phải có xưởng mẫu để sản xuất ra sản phẩm mẫu, tiếp đến phải có phòng marketing để tìm thị trường cho sản phẩm mẫu, khi có được thị trường thì phải có xưởng sản xuất hay lớn hơn là có nhà máy để tiến hành sản xuất sản phẩm. Sau khi bán được sản phẩm, viện phải có thêm phòng chuyển giao công nghệ để đào tạo và huấn luyện người mua sử dụng sản phẩm của mình. Hình mẫu đa dạng hóa cơ cấu này đã có ở nước ta từ thời kháng chiến chống Pháp, đó là mô hình Nha Nghiên cứu kỹ thuật (NCKT) trực thuộc Cục Quân giới.
Tích hợp cơ cấu của tổ chức nghiên cứu và triển khai với tổ chức sản xuất là mô hình viện nghiên cứu có cơ cấu phức tạp để thực hiện các chức năng cũng rất đa dạng của viện từ nghiên cứu cơ bản đến triển khai công nghệ. Trong mô hình của viện không thể thiếu các xưởng thực nghiệm, xưởng sản xuất và các doanh nghiệp spin-off.
Doanh nghiệp spin-off là doanh nghiệp được hình thành do một hoặc nhóm các nhà khoa học có tinh thần kinh doanh tách ra khỏi tổ chức “mẹ” là trường đại học hay viện nghiên cứu. Mô hình doanh nghiệp này xuất phát từ thực tế là các thành tựu khoa học và công nghệ cao cần phải nhanh chóng đưa vào ứng dụng, nhưng theo các phương pháp chuyển giao, mua bán công nghệ thông thường thì khó hoặc không thể thực hiện được. Doanh nghiệp Spin-off và viện nghiên cứu luôn gắn
với nhau để tận dụng lợi thế của hai loại hình tổ chức có cơ chế quản lý khác nhau. Sự tích hợp này luôn hướng tới đáp ứng nhu cầu thị trường và những đòi hỏi ngày càng cao của khách hàng khó tính.
Doanh nghiệp spin-off có thể xem xét trong mối liên hệ với chuyển giao công nghệ hoặc di chuyển nhân lực nghiên cứu như một phương thức khai thác giá trị kinh tế đối với kết quả nghiên cứu [71].
Sự xuất hiện của doanh nghiệp spin-off trong cơ cấu của viện nghiên cứu và triển khai là đầu mối quan trọng của tái cơ cấu viện NC&TK theo hướng gắn khoa học với sản xuất.
Tích hợp cơ cấu của tổ chức nghiên cứu và triển khai với tổ chức dịch vụ
Để thực hiện chức năng kết hợp nghiên cứu với dịch vụ, các tổ chức nghiên cứu và triển khai phải có cơ cấu tích hợp cơ cấu của viện với cơ cấu doanh nghiệp để thực hiện thêm chức năng dịch vụ đó.
Tích hợp cơ cấu của tổ chức nghiên cứu và triển khai với tổ chức dịch vụ là mô hình công ty, doanh nghiệp, trung tâm thực hiện chức năng dịch vụ nằm trong các tổ chức nghiên cứu và triển khai.
Để thực hiện đa dạng hóa chức năng, tổ chức nghiên cứu và triển khai bắt buộc phải tái cơ cấu theo hướng đa dạng để phù hợp với chức năng đa dạng của mình. Đa dạng hóa cơ cấu bằng cách kết hợp các mô hình hiện có: cơ cấu chức năng, dự án, ma trận.
Tích hợp các cơ cấu cơ bản, tích hợp cơ cấu của tổ chức nghiên cứu và triển khai với tổ chức đào tạo, sản xuất, dịch vụ để phù hợp với việc kết hợp các chức năng nghiên cứu với đào tạo, sản xuất và dịch vụ.
Đa dạng hóa cơ cấu là điều kiện cần thiết để các tổ chức nghiên cứu và triển khai thực hiện các chức năng đa dạng của mình. Quá trình đa dạng hóa chức năng, đa dạng hóa cơ cấu thực chất là quá trình tái cơ cấu các viện NC&TK theo hướng kết hợp chặt chẽ giữa nghiên cứu khoa học với đào tạo và sản xuất.