Mã hoạt động Tên hoạt động Kiểu thực hiện Thực hiện
Mô tả chi tiết
KK.01 Tiếp nhận yêu cầu kiểm kê kho Chƣơng trình Các bộ phận liên quan
Lập yêu cầu kiểm kê kho gồm các thông tin:
Mã yêu cầu kiểm kê, Ngày yêu cầu, Phòng ban yêu cầu, Kho yêu cầu kiểm kê, Người phê duyệt…
Chuyển yêu cầu kiểm kê tới bộ phận kho KK.02 Lập biên bản kiểm Thủ công Bộ phận
Từ yêu cầu kiểm kê kho, bộ phận kho tạo biên bản kiểm kê theo mẫu dùng để kiểm kê
kê kho KK.03 Tiến hành
kiểm kê Thủ công
Bộ phận kho
Hội đồng kiểm kê thực hiện công tác kiểm kê, đếm số lƣợng thực tế vật tƣ tồn kho. Điền số liệu vào biên bản kiểm kê và hội đồng kiểm kê ký xác nhận vào biên bản.
KK.04 Nhập biên bản kiểm kê kho thực tế Chƣơng trình Bộ phận kho
Căn cứ vào biên bản kiểm kê, nhập số liệu thực tế kiểm kê vào hệ thống. Các thông tin gồm: Mã yêu cầu kiểm kê, Mã giao dịch kiểm
kê thực tế, Ngày kiểm kê, Danh sách hội đồng kiểm kê (gồm họ tên, phòng ban), Tên kho kiểm kê, Tên vật tư, Số lượng tồn thực tế, Giá trị tồn thực tế… KK.05 Hệ thống phát sinh giao dịch kiểm kê kho Chƣơng trình Bộ phận kho
Hệ thống tự động phát sinh giao dịch kiểm kê kho, gồm các thông tin: Mã yêu cầu kiểm
kê, Mã giao dịch kiểm kê, Ngày kiểm kê, Nhân viên kiểm kê, Tên kho, Tên vật tư, Số lượng tồn trong kho, Giá trị tồn trong kho…
KK.06 So sánh số liệu tồn thực tế và kiểm kê Chƣơng trình Bộ phận kho
Nếu không có chênh lệch thì chuyển sang bƣớc KK.07
Nếu có chênh lệch thì chuyển sang bƣớc KK.08 KK.07 In giao dịch kiểm kê Chƣơng trình Bộ phận kho
In kết quả kiểm kê chuyển cho bộ phận yêu cầu kiểm kê.
KK.08 Phát sinh giao dịch điều chỉnh và gửi tới bộ phận liên quan Chƣơng trình Bộ phận kho
Nếu các bộ phận liên quan phê duyệt phƣơng án điều chỉnh thì chuyển sang bƣớc KK.09 Nếu các bộ phận liên quan không phê duyệt phƣơng án điều chỉnh thì chuyển sang bƣớc KK.10 KK.09 Cập nhật giao dịch điều chỉnh Chƣơng trình Bộ phận kho
Nếu số lƣợng thực tế thừa thì điều chỉnh bằng giao dịch nhập kho với các thông tin:
Mã giao dịch nhập, Ngày nhập, Nhân viên nhập, Mã kho, Tên vật tư, Số lượng nhập, Giá trị nhập, Ghi chú
Nếu số lƣợng thực tế thiếu thì điều chỉnh bằng giao dịch xuất kho với các thông tin:
Mã giao dịch xuất, Ngày xuất, Nhân viên xuất, Mã kho, Tên vật tư, Số lượng xuất, Giá trị xuất, Ghi chú KK.10 In các biên bản liên quan Chƣơng trình Bộ phận kho
In biên bản kiểm kê thực tế, giao dịch kiểm kê của hệ thống, các phƣơng án điều chỉnh gửi cho các bộ phận liên quan chờ xử lý.
3. Tổng hợp các chức năng của quy trình quản lý kho
Tham chiếu Chức năng
R3.1.1 Cập nhật Yêu cầu nhập kho
R3.1.2 Cập nhật Chi tiết yêu cầu nhập kho R3.1.3 Cập nhập danh mục Kho
R3.1.4 Cập nhật Giao dịch nhập kho
R3.1.5 Cập nhật Chi tiết giao dịch nhập kho R3.1.6 Cập nhật bảng Tồn theo vật tƣ
R3.1.7 Cập nhật bảng Tồn theo giao dịch nhập R3.2.1 Cập nhật Yêu cầu xuất kho
R3.2.2 Cập nhật Chi tiết yêu cầu xuất kho R3.2.3 Cập nhật Giao dịch xuất kho
R3.2.4 Cập nhật Chi tiết giao dịch xuất kho R3.2.5 Cập nhật bảng Tồn theo giao dịch xuất R3.3.1 Cập nhật Yêu cầu kiểm kê kho
R3.3.2 Cập nhật Giao dịch kiểm kê
R3.3.3 Cập nhật Chi tiết giao dịch kiểm kê kho R3.3.4 Cập nhật bảng Chi tiết hội đồng
R3.3.5 Cập nhật danh mục Trách nhiệm
R3.3.6 Cập nhật bảng Giao dịch kiểm kê thực tế
R3.3.7 Cập nhật bảng Chi tiết giao dịch kiểm kê thực tế
II. Phát triển mô hình ca sử dụng
1. Xác định tác nhân
Bộ phận quản lý kho – tác nhân này tham gia hệ thống với công việc cập nhật giao dịch xuất nhập vật tƣ, yêu cầu kiểm kê kho, kiểm kê vật tƣ tồn kho.
Bộ phận mua vật tƣ – tác nhân này tham gia hệ thống với công việc cập nhật yêu cầu kiểm kê kho, cập nhật yêu cầu nhập kho
Bộ phận bán vật tƣ – tác nhân này tham gia hệ thống với công việc cập nhật yêu cầu kiểm kê kho, cập nhật yêu cầu xuất kho
Ban lãnh đạo: tác nhân này tham gia hệ thống với công việc cập nhật hội đồng kiểm kê kho
Tác nhân Vai trò Kết quả
1. Bộ phận
quản lý kho – Cập nhật giao dịch nhập kho – Cập nhật giao dịch xuất kho
– Cập nhật bảng Tồn theo vật tƣ
– Cập nhật bảng tồn theo giao dịch xuất – Cập nhật bảng tồn theo giao dịch nhập – Cập nhật yêu cầu kiểm kê kho
– Kiểm kê vật tƣ tồn kho
– Điều chỉnh số liệu vật tƣ trong kho nếu số liệu kiểm kê không khớp
– Vật tƣ đƣợc nhập vào kho theo yêu cầu nhập của bộ phận mua và giao dịch nhập kho mới đƣợc thêm vào chƣơng trình.
– Vật tƣ đƣợc xuất ra khỏi kho theo yêu cầu xuất của bộ phận bán và giao dịch xuất kho mới đƣợc thêm vào chƣơng trình.
– Thông tin số lƣợng tồn của vật tƣ đƣợc thêm vào hệ thống
– Thông tin số lƣợng tồn của vật tƣ theo giao dịch nhập đƣợc thêm vào hệ thống – Thông tin số lƣợng tồn của vật tƣ theo giao dịch xuất đƣợc thêm vào hệ thống – Phiếu yêu cầu kiểm kê kho đƣợc thêm vào chƣơng trình
– Nhận đƣợc danh sách số lƣợng tồn của các vật tƣ trong kho trong thực tế và danh sách số lƣợng tồn của các vật tƣ trong kho trong hệ thống. Giao dịch kiểm kê đƣợc thêm vào hệ thống
– Giao dịch điều chỉnh tồn kho đƣợc thêm vào hệ thống, số lƣợng tồn kho trong thực tế và trong hệ thống khớp nhau.
2. Bộ phận mua
– Cập nhật yêu cầu kiểm kê kho
– Cập nhật yêu cầu
– Phiếu yêu cầu kiểm kê kho đƣợc thêm vào chƣơng trình và nhận đƣợc kết quả kiểm kê từ bộ phận kho.
nhập kho
– Phiếu yêu cầu nhập kho đƣợc thêm vào chƣơng trình
3. Bộ phận bán
– Cập nhật yêu cầu kiểm kê kho
– Cập nhật yêu cầu xuất kho
– Phiếu yêu cầu kiểm kê kho đƣợc thêm vào chƣơng trình và nhận đƣợc kết quả kiểm kê từ bộ phận kho.
– Phiếu yêu cầu xuất kho đƣợc thêm vào hệ thống
4. Ban lãnh
đạo – Cập nhật hội đồng kiểm kê – Danh sách hội đồng kiểm kê đƣợc thêm vào hệ thống
2. Xác định ca sử dụng
Xuất phát từ các tác nhân hệ thống ta xác định đƣợc các ca sử dụng sau: Ca sử dụng cập nhật Yêu cầu nhập kho
Ca sử dụng cập nhật Chi tiết yêu cầu nhập kho Ca sử dụng cập nhập danh mục Kho
Ca sử dụng cập nhật Giao dịch nhập kho
Ca sử dụng cập nhật Chi tiết giao dịch nhập kho Ca sử dụng cập nhật bảng Tồn theo vật tƣ
Ca sử dụng cập nhật bảng Tồn theo giao dịch nhập Ca sử dụng cập nhật Yêu cầu xuất kho
Ca sử dụng cập nhật Chi tiết yêu cầu xuất kho Ca sử dụng cập nhật Giao dịch nhập kho
Ca sử dụng cập nhật Chi tiết giao dịch nhập kho Ca sử dụng cập nhật bảng Tồn theo giao dịch xuất Ca sử dụng cập nhật Yêu cầu kiểm kê kho
Ca sử dụng cập nhật Giao dịch kiểm kê
Ca sử dụng cập nhật Chi tiết giao dịch kiểm kê kho Ca sử dụng cập nhật bảng Chi tiết hội đồng
Ca sử dụng cập nhật danh mục Trách nhiệm
Ca sử dụng cập nhật bảng Giao dịch kiểm kê thực tế
3. Mô hình ca sử dụng mức gộp
3.1 Mô hình ca sử dụng mức gộp quy trình Nhập kho