6. Kết cấu của đề tài
1.3. Tổng quan về kế toán vốn bằng tiền trong doanh nghiệp bảo hiểm
1.3.7. Tổ chức hệ thống sổ kế toán vốn bằng tiền
Để quản lý có hiệu quả các hoạt động kinh tế tài chính phát sinh trong đơn vị, những thông tin phản ánh trong những chứng từ kế toán cần phải được phân loại và phản ánh một cách có hệ thống vào các tài khoản kế toán trong các sổ kế toán phù hợp. Do yêu cầu sử dụng thông tin kế toán người ta sử dụng nhiều loại sổ kế toán khác nhau tuỳ thuộc vào hình thức kế toán sử dụng. Mỗi hình thức kế toán sử dụng số lượng sổ kế toán khác nhau. Các loại sổ kế toán khác nhau về:
+ Chức năng ghi chép của sổ + Hình thức và nội dung kết cấu
+ Phương pháp kế toán các chỉ tiêu kinh tế tài chính + Cơ sở số liệu ghi chép vào sổ
Kết cấu và mẫu sổ kế toán tổng hợp phụ thuộc vào hình thức kế toán sử dụng. Mỗi hình thức kế toán có loại sổ tổng hợp khác nhau, trình tự hệ thống hoá thông tin khác nhau, cách kiểm tra đối chiếu số liệu trên sổ cũng khác nhau. Các hình thức kế toán phổ biến hiện nay ở các doanh nghiệp bao gồm:
+ Hình thức kế toán nhật ký sổ cái; + Hình thức kế toán nhật ký chung; + Hình thức kế toán chứng từ ghi sổ; + Hình thức kế toán nhật ký chứng từ; + Hình thức kế toán trên máy vi tính;
* Tổ chức hệ thống sổ kế toán theo hình thức Nhật ký – Sổ cái:
Theo hình thức này các nghiệp vụ kinh tế phát sinh được ghi sổ theo trình tự thời gian kết hợp với ghi sổ phân loại theo hệ thống toàn bộ các nghiệp vụ kế toán tài chính phát sinh vào một sổ kế toán tổng hợp duy nhất – sổ nhật ký sổ cái. Tách biệt ghi chép tổng hợp với ghi chép kế toán chi tiết chi phí sản xuất để ghi vào 2 loại sổ kế toán riêng là sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết. Các loại sổ chủ yếu trong hình thức này là Nhật ký sổ cái, các loại sổ, thẻ chi tiết.
Hàng ngày, căn cứ vào chứng từ chi phí sản xuất hoặc bảng tổng hợp chứng từ chi phí ản xuất kế toán tiến hành ghi vào Nhật ký – Sổ cái, đồng thời ghi vào thẻ, sổ kế toán chi tiết chi phí sản xuất. Cuối tháng phải khoá sổ và tiến hành đối chiếu số liệu giữa nhật ký sổ cái và bảng tổng hợp chi tiết.
* Tổ chức hệ thống sổ kế toán theo hình thức Nhật ký chung
Hình thức này tách rời trình tự ghi sổ theo thời gian với ghi sổ theo hệ thống toàn bộ các nghiệp vụ kế toán tài chính phát sinh trong kỳ để ghi vào 2 sổ kế toán tổng hợp riêng biệt: Sổ nhật ký chung và sổ cái các tài khoản chi phí sản xuất. Tách rời việc ghi chép kế toán tổng hợp với việc ghi chép kế toán chi tiết chi phí sản xuất để ghi vào 2 loại sổ kế toán riêng: Sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết chi phí sản xuất. Cuối kỳ phải lập bảng cân đối số phát sinh để kiểm tra tính chính xác của việc ghi sổ kế toán tổng hợp trong kỳ vì các tài khoản cấp 1 được mở trên các tờ riêng trong sổ cái.
* Tổ chức hệ thống sổ kế toán theo hình thức chứng từ ghi sổ
Hình thức này tách rời trình tự ghi sổ theo thời gian với trình tự ghi sổ phân loại thành 2 bước công việc độc lập vào 2 sổ kế toán riêng biệt: Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ và sổ cái các tài khoản kế toán chi phí sản xuất. Tách rời việc ghi chép của kế toán tổng hợp với việc ghi sổ kế toán chi tiết chi phí sản xuất. Cơ sở để ghi sổ kế toán tổng hợp là chứng từ ghi sổ được lập trên cơ sở các chứng từ gốc chi phí sản xuất, còn cơ sở để ghi sổ kế toán chi tiết là các chứng từ gốc chi phí sản xuất đính kèm theo chứng từ ghi sổ đã lập. Cuối tháng phải lập bảng cân đối tài khoản để kiểm tra tính chính xác của việc ghi sổ kế toán tổng hợp.
* Tổ chức hệ thống sổ kế toán theo hình thức Nhật ký – Chứng từ:
Hình thức này tập hợp và hệ thống hoá các nghiệp vụ chi phí sản xuất theo bên Có của các tài khoản kết hợp với việc phân tích các nghiệp vụ chi phí sản xuất đó theo các tài khoản đối nợ, kết hợp ghi theo trình tự thời gian (nhật ký) với việc hệ thống hoá các nội dung chi phí sản xuất (theo tài khoản). Các nhật ký chứng từ được mở theo bên Có của các tài khoản chi phí cấp 1 để phản ánh các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh bên Có của tài khoản cấp 1 theo trình tự thời gian đồng
thời ghi theo quan hệ đối ứng với bên Nợ của các tài khoản liên quan ngay trên cùng một trang sổ.
Hình thức này có thể kết hợp một phần kế toán tổng hợp với kế toán chi tiết chi phí sản xuất trên cùng một loại sổ kế toán trong cùng một quá trình ghi sổ (kết hợp theo trình tự thời gian và theo đối tượng kế toán). Theo hình thức này cuối tháng kế toán không cần lập bảng cân đối tài khoản vì có thể kiểm tra tính chính xác của việc ghi chép kế toán tổng hợp ngay trên dòng tổng cộng cuối tháng của các nhật ký chứng từ.
Định kỳ doanh nghiệp tiến hành kiểm tra mở sổ, ghi sổ và khoá sổ kế toán có liên quan.
* Tổ chức hệ thống sổ kế toán theo hình thức kế toán trên máy vi tính
Hình thức này tập hợp và hệ thống hoá các nghiệp vụ chi phí sản xuất lên máy, sau đó phần mềm kế toán sẽ tự động cập nhật vào các sổ kế toán tổng hợp và chi tiết có liên quan, tùy thuộc vào sổ sách và doanh nghiệp vận dụng như nhật ký chung, chứng từ ghi sổ và nhật ký sổ cái.
CHƯƠNG 2
THỰC TRẠNG KẾ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN TẠI CÔNG TY BẢO VIỆT PHÚ THỌ