6. Kết cấu của đề tài
2.1. Giới thiệu chung về công ty Bảo Việt Phú Thọ
2.1.8. Tổ chức công tác kế toán
2.1.8.1. Cơ cấu bộ máy kế toán
Sơ đồ 2.2. Bộ máy kế toán
Nguồn: Tác giả tổng hợp Kế toán trưởng Kế toán tổng hợp, tiền lương, bảo hiểm xã hội, tài sản cố định Kế toán vốn bằng tiền, thanh toán Kế toán viên các đơn vị Thủ quỹ
Mối quan hệ trực tuyến Mối quan hệ qua lại
Chức năng và nhiệm vụ của từng phần hành kế toán. Đứng đầu là Trưởng phòng Tài chính kế toán, Phòng tài chính - kế toán có chức năng quản lý toàn bộ hoạt động tài chính của Công ty. Công ty áp dụng hình thức tổ chức kế toán mang tính vừa tập trung, vừa phân tán.
- Kế toán trưởng: Làm tham mưu cho Giám đốc về sản xuất kinh doanh đảm bảo kinh doanh có lãi và ngày càng phát triển. Tổ chức thực hiện công tác kế toán trong Công ty:
+ Tổ chức bộ máy kế toán, thu thập, xử lý thông tin, số liệu kế toán theo đối tượng và nội dung công việc kế toán, theo chuẩn mực và chế độ kế toán.
+ Kiểm tra giám sát các khoản thu chi tài chính, các nghĩa vụ thu nộp, thanh toán nợ, kiểm tra giám sát việc quản lý sử dụng tài sản, phát hiện và ngăn ngừa các hành vi vi phạm pháp luật về tài chính, kế toán.
+ Phân tích thông tin, số liệu kế toán, tham mưu đề xuất các giải pháp phục vụ yêu cầu quản trị và quyết định kinh tế tài chính của Công ty.
+ Cung cấp thông tin, số liệu kế toán theo quy định của pháp luật Chịu sự lãnh đạo của Giám đốc Công ty.
- Kế toán tổng hợp tiền lương, bảo hiểm xã hội, tài sản cố định:
+ Chấm lương hàng ngày và theo giõi cán bộ công nhân viên. Tính lương và các khoản trích theo lương cho cán bộ công nhân viên.
+ Hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương. Tính toán phân bổ chính xác, đúng đối tượng các khoản tiền lương.
+ Tham gia kiểm kê TSCĐ, vật tư, hàng hoá, và kế hoạch khấu hao TSCĐ.
- Kế toán vốn bằng tiền, thanh toán:
+ Chịu trách nhiệm mở sổ kế toán và theo dõi nguồn tiền mặt để ghi chép hàng ngày, theo dõi tiền tại quỹ, phân tích và phân loại chứng từ hợp lệ khi hạch toán, giúp kế toán trưởng xây dựng và quản lý kế hoạch tài chính của doanh nghiệp.
+ Giao dịch với ngân hàng, rút tiền, chuyển tiền thanh toán.
+ Hạch toán các chứng từ kế toán thanh toán. Lưu giữ các chứng từ nội bộ một cách khoa học, và an toàn.
+ Kiểm soát và phối hợp thực hiện công việc đối với các kế toán nội bộ khác. + Lập các báo cáo hàng tuần, tháng, quý hoặc các báo cáo đột xuất theo yêu cầu của nhà quản trị doanh nghiệp.
- Kế toán viên các đơn vị:
+ Tiếp nhận kiểm tra, kiểm soát chứng từ kế toán.
+ Thực hiện ghi chép, tính toán, phản ánh chính xác, trung thực, kịp thời, đầy đủ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh như: hạch toán thu nhập, chi phí, khấu hao tài sản cố định, công nợ, nghiệp vụ khác, thuế… theo quy định của kế toán và các chế độ, chính sách Thuế hiện hành.
+ Làm các báo cáo nộp cho cơ quan thuế theo quy định, bao gồm các báo cáo tháng, quý, năm với sự kiểm soát của kế toán trưởng.
+ Giao dịch với ngân hàng.
+ Thực hiện các công việc khác khi có phát sinh theo phụ lục hợp đồng và theo phân công nhiệm vụ từng thời điểm của kế toán trưởng.
+ Theo dõi thu – chi, công nợ, theo dõi quỹ tiền mặt, soạn Hợp đồng và bảng báo giá cho khách hàng, làm bảng lương, làm bảo hiểm xã hội, làm hợp đồng công nhân, giao dịch ngân hàng.
+ Tiếp nhận, kiểm tra thanh toán và hạch toán phát sinh thu chi, tổng hợp doanh thu hàng ngày.
+ Kiểm tra, đối chiếu, cập nhật hệ thống sổ sách kế toán, công nợ phải thu, phải trả.
+ Lập báo cáo thuế, hiểu biết vế kế toán thuế, báo cáo thống kê.
- Thủ quỹ:
+ Quản lý tiền mặt, thực hiện thu, chi, tiền mặt;
+ Kiểm tra tiền gửi trước khi nhận quỹ, ghi sổ quỹ hàng ngày. + Cuối ngày khớp sổ quỹ với kế toán.
2.1.8.2. Đặc điểm tổ chức kế toán
+ Là lĩnh vực kinh doanh đặc biệt nên công ty áp dụng chế độ kế toán theo thông tư 200/2014/TT-BTC nhưng một số tài khoản được đổi tên, bổ sung hoặc không sử dụng để phù hợp đặc thù của lĩnh vực bảo hiểm cụ thể qua thông tư 232/2012/TT-BTC và căn cứ theo quyết định số 8728/QĐ-BHBV ngày 04/10/2018 của Tổng công ty.
+ Kỳ kế toán: tháng, quý, năm.
+ Niên độ kế toán: Bắt đầu từ ngày 01/01, kết thúc vào 31/12 hàng năm. + Đơn vị tiền tệ sử dụng: Đồng Việt Nam (VND).
+ Phương pháp tính thuế GTGT: Phương pháp khấu trừ.
+ Phương pháp trích khấu hao TSCĐ: Theo phương pháp đường thẳng. - Hệ thống chứng từ kế toán Công ty hiện đang áp dụng: tuân thủ theo đúng mẫu do Bộ Tài chính quy định. Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều được lập, phản ánh theo đúng mẫu và phương pháp đã quy định căn cứ theo thông tư 200/2014/TT-BTC.
- Hệ thống tài khoản kế toán: Hiện nay, Công ty Bảo Việt Phú Thọ đang sử dụng hệ thống tài khoản kế toán được áp dụng thống nhất đối với các doanh nghiệp kinh doanh bảo hiểm trong nền kinh tế theo căn cứ theo quyết định số 8728/QĐ- BHBV ngày 04/10/2018 của Tổng công ty. Để thuận lợi cho công tác kế toán đơn vị còn mở thêm các TK cấp 2, cấp 3 để phù hợp với hoạt động kinh doanh tại đơn vị.
- Hệ thống báo cáo tài chính có Báo cáo tài chính năm và Báo cáo tài chính giữa niên độ gồm:
+ Báo cáo tài chính năm
Bảng Cân đối kế toán Mẫu số B 01 - DNPNT
Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh Mẫu số B 02 - DNPNT
Báo cáo lưu chuyển tiền tệ Mẫu số B 03 - DNPNT
Bản thuyết minh báo cáo tài chính Mẫu số B 09 - DNPNT + Báo cáo tài chính giữa niên độ
Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh giữa niên độ (dạng đầy đủ)
Mẫu số B 02a - DNPNT Báo cáo lưu chuyển tiền tệ giữa niên độ (dạng
đầy đủ)
Mẫu số B 03a - DNPNT Bản thuyết minh báo cáo tài chính chọn lọc Mẫu số B 09a - DNPNT Các báo cáo tài chính được lập theo quý, theo năm do kế toán tổng hợp gửi lên kế toán trưởng và Giám đốc ký duyệt sau đó gửi cho các cơ quan chủ quản như: Ban giám đốc Tổng công ty bảo hiểm Bảo Việt, Bộ Tài Chính. Các báo cáo phần hành do kế toán của từng phần hành lập, sau đó gửi cho kế toán tổng hợp lập các báo cáo tài chính của công ty.
- Hình thức kế toán: Chứng từ ghi sổ + Chứng từ ghi sổ
+ Các sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết
Sơ đồ 2.3. Hình thức chứng từ ghi sổ
- Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ kế toán hoặc Bảng Tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại đã được kiểm tra, được dùng làm căn cứ ghi sổ, kế toán lập Chứng từ ghi sổ, sau đó được dùng để ghi vào Sổ Cái. Các chứng từ kế toán sau khi làm căn cứ lập Chứng từ ghi sổ được dùng để ghi vào sổ, thẻ kế toán chi tiết có liên quan.
- Cuối tháng, phải khóa sổ tính ra tổng số tiền của các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trong tháng trên sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ, tính ra Tổng số phát sinh Nợ, Tổng số phát sinh Có và Số dư của từng tài khoản trên Sổ Cái. Căn cứ vào Sổ Cái lập Bảng Cân đối số phát sinh.
- Sau khi đối chiếu khớp đúng, số liệu ghi trên Sổ cái và Bảng tổng hợp chi tiết (được lập từ các sổ, thẻ kế toán chi tiết) được dùng để lập Báo cáo tài chính.
- Công ty sử dụng hình thức kế toán trên máy tính để hạch toán. Đây là hình thức kế toán phổ biến trong các doanh nghiệp hiện nay vì nó hiện đại, tiện lợi, chính xác, sử dụng hiệu quả hơn các nguồn tài nguyên và thời gian, tiết kiệm chi phí và giảm nhẹ khối lượng công việc cho bộ máy kế toán.
Sơ đồ 2.4. Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán trên máy vi tính
Ghi chú:
Nguồn: [11]
Quy trình ghi sổ trên phần mềm kế toán:
Thông tin đầu vào: Hàng ngày, kế toán căn cứ vào nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh trên chứng từ kế toán, bảng tổng hợp chứng từ kế toán cập nhật dữ liệu vào máy theo đúng đối tượng đã được mã hoá, cài đặt trong phần mềm như: Hệ thống chứng từ, hệ thống tài khoản, danh mục đối tượng… đúng quan hệ đối ứng tài khoản. Sau khi cập nhật dữ liệu xong máy sẽ tự động ghi vào sổ chi tiết tài khoản theo từng đối tượng và tự tổng hợp ghi vào các sổ cái tài khoản có mặt trong định khoản.
Thông tin đầu ra: Kế toán có thể in ra các chứng từ và sổ chi tiết của các
tài khoản.
Nhập số liệu hàng ngày
In sổ, báo cáo cuối tháng, cuối năm Đối chiếu, kiểm tra
Sổ kế toán Sổ tổng hợp Sổ chi tiết CHỨNG TỪ KẾ
TOÁN
- Báo cáo tài chính
- Báo cáo kế toán quản trị PHẦN MỀM KẾ TOÁN MÁY VI TÍNH BẢNG TỔNG HỢP CHỨNG TỪ KẾ TOÁN CÙNG LOẠI
Hiện nay, phòng kế toán của công ty Bảo Việt Phú Thọ đang sử dụng phần mềm “SunWeb” do Trung tâm Công nghệ thông tin – Tập đoàn Bảo Việt cung cấp. Các máy tính trong phòng kế toán được cài đặt phần mềm và kết nối với nhau. Các kế toán viên được phân công tại vị trí khác nhau sử dụng phần mềm kế toán liên quan đến công việc của mình.
Giao diện màn hình phần mềm kế toán dùng để hạch toán như sau:
Hình 2.1. Đăng nhập phần mềm SunWeb
Nguồn: Tác giả sao chụp từ màn hình máy tính của doanh nghiệp