6. Kết cấu của đề tài
2.2. Thực trạng kế toán vốn bằng tiền tại công ty Bảo Việt Phú Thọ
2.2.2. Kế toán tiền mặt
2.2.2.1. Tổ chức chứng từ kế toán tiền mặt a. Xây dựng danh mục chứng từ kế toán
Qua khảo sát thực tế cho thấy, nhìn chung công ty đều thực hiện tốt chế độ chứng từ kế toán và hạch toán ban đầu để phản ánh các nghiệp vụ kinh tế liên quan. Tuy nhiên, một số mẫu chứng từ đơn vị tự thiết kế, các thông tin trong chứng từ vẫn mang tính chất chủ quan của người thiết kế, chưa có sự thống nhất giữa các đơn vị trong Tổng Công ty.
Hệ thống chứng từ dùng trong kế toán tiền mặt được sử dụng trong Công ty Bảo Việt Phú Thọ hiện nay được xây dựng phù hợp quy định căn cứ theo thông
tư 200/2014/TT-BTC. Các chứng từ được các doanh nghiệp thiết kế phù hợp đặc điểm kinh doanh và yêu cầu quản lý của doanh nghiệp.
Chứng từ kế toán tiền mặt: đây là các chứng từ kế toán liên quan đến tiền mặt tại quỹ, các chứng từ này để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến tăng, giảm tiền mặt tại quỹ.
+ Phiếu thu Mẫu số 01 - TT
+ Phiếu chi Mẫu số 02 - TT
+ Giấy đề nghị tạm ứng Mẫu số 03 - TT + Giấy thanh toán tiền tạm ứng Mẫu số 04 - TT + Giấy đề nghị thanh toán Mẫu số 05 - TT
+ Bảng kiểm kê quỹ Mẫu số 08a – TT, 08b - TT
Bảng 2.4. Danh mục chứng từ kế toán tiền mặt phân theo nghiệp vụ kinh tế phát sinh tại công ty Bảo Việt Phú Thọ
Stt Nghiệp vụ kinh tế phát sinh Chứng từ
I Nghiệp vụ tăng tiền mặt
1 Thu phí bảo hiểm gốc
- Bảng kê nộp phí bảo hiểm gốc xe cơ giới
- Phiếu thu 2 Rút tiền gửi ngân hàng về nhập quỹ tiền
mặt
- Séc rút tiền - Phiếu thu
II Nghiệp vụ giảm tiền mặt
1 Tạm ứng cho nhân viên công ty - Giấy đề nghị tạm ứng - Phiếu chi
2 Hoàn phí bảo hiểm cho bên mua bảo hiểm
- Đơn xin hoàn phí
- Giấy chứng nhận bảo hiểm gốc - Hóa đơn hoàn phí
- Phiếu chi
b. Lập chứng từ kế toán
Qua khảo sát, về cơ bản tại công ty, khi các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, theo sự phân công và chỉ đạo của kế toán trưởng, các kế toán phần hành xác định loại chứng từ phù hợp với nghiệp vụ, lập chứng từ cho nghiệp vụ phát sinh ở phần hành kế toán nào thì phần hành kế toán đó phải vận dụng loại chứng từ phù hợp và chiu trách nhiệm kiểm tra hợp lệ, hợp pháp của phần hành kế toán mình chịu trách nhiệm. Công ty Bảo Việt Phú Thọ sử dụng phần mềm kế toán SunWeb để lập chứng từ trên máy tính đảm bảo đúng mẫu quy định, đảm bảo nhanh gọn, dễ dàng chính xác kịp thời trong kế toán. Sau khi lập chứng từ của nghiệp vụ kinh tế phát sinh, kế toán thanh toán in phiếu ra, lưu cùng với chứng từ gốc đi kèm của nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh đó. Mọi nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh đều được kế toán đơn vị phản ánh bằng đồng Việt Nam.
Đối với chứng từ tiền mặt khi phát sinh các nghiệp vụ kinh tế kế toán vốn bằng tiền tiến hành lập Phiếu thu, phiếu chi trên phần mềm rồi in phiếu ra. Công tác lập chứng từ kế toán tiền mặt nhìn chung đã đạt được những yêu cầu của chế độ kế toán. Các chứng từ kế toán hợp lệ, hợp pháp, đúng biểu mẫu quy định, phản ánh được đầy đủ các yếu tố nội dung ghi chép của chứng từ kế toán. Tuy nhiên, đối với một số chứng từ, nội dung ghi chép các chứng từ còn viết tắt làm mất đi tình rõ ràng của chứng từ kế toán. Ngoài ra một số ít chứng từ còn viết tắt, chưa rõ nội dung và thiếu chữ ký.
c. Luân chuyển chứng từ kế toán
Về quy trình luân chuyển chứng từ, theo khảo sát thực tế thì doanh nghiệp đã tiến hành xây dựng quy trình luân chuyển chứng từ. Tuy nhiên, quy trình luân chuyển chứng từ tại doanh nghiệp vẫn chưa được xây dựng cụ thể mà vẫn dựa vào kinh nghiệm.
Khi có nghiệp vụ kinh tế phát sinh, chứng từ kế toán được lập đồng thời được kiểm tra, ghi sổ kế toán ngay vào thời điểm lập. Đối với chứng từ được thu nhận từ bên ngoài thì được chuyển đến bộ phận kế toán của công ty có liên quan. Chứng từ sẽ được kiểm tra và sử dụng làm căn cứ ghi sổ, cuối cùng sẽ được lưu
trữ, bảo quản và sau khi hết thời hạn lưu trữ theo quy định đối với từng loại chứng từ thì sẽ được hủy.
Các chứng từ kế toán sử dụng ban đầu được lập tại công ty hoặc do các công ty khác lập về các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh tác động đến tài sản của công ty thường luân chuyển qua nhiều bộ phận chức năng trong công ty, qua các bộ phận kế toán trong phòng kế toán để thực hiện các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh phản ánh trong chứng từ và để kiểm tra ghi nhận các thông tin về các nghiệp vụ này theo chức năng và nhiệm vụ của từng bộ phận trong công ty. Trong từng chương trình luân chuyển chứng từ, công ty quy định rõ trình tự luân chuyển chứng từ phải tuần tự qua các bộ phận nào, thời gian thực hiện hoặc kiểm tra nội dung nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh phản ánh chứng từ ở từng bộ phận để chứng từ kế toán sử dụng luân chuyển kịp thời. Chỉ có như vậy kế toán mới có thể thu nhận thông tin, hệ thống hóa và cung cấp thông tin kế toán được kịp thời, phục vụ tốt cho yêu cầu quản lý kinh tế tài chính ở công ty.
Quy trình luân chuyển chứng từ tiền mặt qua các bộ phận trước khi lưu trữ chứng từ:
* Luân chuyển chứng từ chi tiền mặt
Sơ đồ 2.5. Luân chuyển chứng từ chi tiền mặt tại Công ty Bảo Việt Phú Thọ
Nguồn: Tác giả tổng hợp Kế toán viên Kế toán trưởng Người lĩnh (1) (2) (5) (4) Giám đốc (7) (3) Thủ quỹ (6) (8)
(1) Người nhận tiền viết giấy đề nghị chi tiền, mang giấy đề nghị chi tiền đến xin duyệt chi của giám đốc.
(2) Giám đốc xem xét và ký duyệt chi. Người lĩnh tiền nhận giấy đề nghị chi tiền đã được giám đốc duyệt.
(3) Kế toán vốn bằng tiền sau khi nhận được giấy đề nghị chi tiền hợp lệ sẽ tiến hành lập phiếu chi rồi ghi sổ và in ra sau đó chuyển cho kế toán trưởng ký duyệt. (4) Kế toán vốn bằng tiền nhận lại phiếu chi, đưa phiếu chi cho người lĩnh tiền. (5) Người lĩnh tiền đến gặp thủ quỹ để lĩnh tiền.
(7) Thủ quỹ xuất quỹ, người lĩnh tiền ký nhận.
(8) Thủ quỹ ghi sổ quỹ rồi chuyển phiếu chi lại cho kế toán vốn bằng tiền. Phiếu chi sẽ được tập hợp lại, cuối ngày hoặc định kỳ trình lên giám đốc và lưu trữ theo quy định.
* Luân chuyển chứng từ thu tiền mặt
Sơ đồ 2.6. Luân chuyển chứng từ thu tiền mặt tại Công ty Bảo Việt Phú Thọ
Nguồn: Tác giả tổng hợp
(1) Người nộp tiền đến gặp kế toán vốn bằng tiền đề nghị nộp tiền.
(2) Kế toán vốn bằng tiền sau khi nhận được đề nghị nộp tiền sẽ tiến hành lập phiếu thu tiền mặt rồi ghi sổ chuyển cho kế toán trưởng ký duyệt.
(3) Kế toán trưởng ký duyệt rồi chuyển lại cho kế toán vốn bằng tiền. (4) Kế toán vốn bằng tiền nhận lại phiếu thu, chuyển cho thủ quỹ.
(5) Người nộp tiền gặp thủ quỹ, nộp tiền cho thủ quỹ và ký vào phiếu thu. Kế toán vốn bằng tiền Kế toán trưởng Người nộp tiền (1) (2) (4) Thủ quỹ (5) (6) (3)
(6) Thủ quỹ thu tiền và tiến hành ghi sổ quỹ. Sau đó sẽ chuyển lại cho kế toán vốn bằng tiền, giao 1 bản của phiếu thu cho người nộp tiền.
Trường hợp giám đốc trực tiếp đi rút tiền gửi ngân hàng về nhập quỹ hoặc giám đốc là người đại diện cho công ty đi ký kết hợp đồng vay vốn thì khi về, giám đốc sẽ đưa thủ quỹ nhập quỹ, kế toán vốn bằng tiền sẽ lập phiếu thu và nhập số liệu vào phần mềm kế toán máy. Tất cả phiếu thu sẽ được tập hợp lại, cuối ngày hoặc định kỳ trình lên giám đốc ký. Phiếu thu do kế toán lập thành 2 bản:
- Bản 1: Làm căn cứ ghi sổ - Bản 2: Giao cho người nộp tiền
Cuối ngày, các phiếu thu, phiếu chi được Thủ quỹ ghi sổ sẽ được tự tổng hợp và Sổ quỹ tiền mặt hàng ngày trên phần mềm. Cuối tháng, sử dụng Bảng kiểm kê quỹ để phản ánh tình hình kiểm kê quỹ. Đối với chứng từ tạm ứng: Sau khi được Giám đốc duyệt đơn xin tạm ứng của người xin tạm ứng, kế toán tiền mặt lập Phiếu chi đồng thời ký người lập phiếu, chuyển cho Kế toán trưởng kiểm tra và Giám đốc ký duyệt. Phiếu chi sau khi được duyệt chuyển đến thủ quỹ để thực hiện chi tiền cho người nhận tạm ứng, người nhận tạm ứng và thủ quỹ hoàn thiện ký xác nhận vào Phiếu chi. Sau đó khi hoàn ứng kế toán viết Phiếu thu cho số tiền hoàn ứng.
d. Kiểm tra chứng từ kế toán
Để làm cơ sở pháp lý cho việc ghi sổ kế toán, đảm bảo tính trung thực, khách quan và chính xác thì việc kiểm tra chứng từ kế toán là cần thiết. Việc kiểm tra chứng từ của bộ phận kế toán nào thì do bộ phận kế toán đó chịu trách nhiệm kiểm tra lần thứ nhất, kế toán trưởng hoặc kế toán tổng hợp là người kiểm tra chứng từ kế toán lần cuối. Kế toán thành toán phải kiểm tra tình hình thu chi tiền, kiểm tra các định mức chi phí và các nội dung của chứng từ kế toán. Tuy nhiên, ở doanh nghiệp, công tác kiểm tra lần đầu chứng từ kế toán của người làm kế toán còn hạn chế; một số chứng từ còn có sự thiếu sót không ghi ngày, tháng, thậm chí thiếu một số nội dung quy định khác.
e. Lưu trữ và bảo quản chứng từ kế toán
Tài liệu kế toán trong doanh nghiệp được bảo quản và lưu trữ một cách đầy đủ, an toàn, nguyên vẹn theo quy trình phù hợp với doanh nghiệp.
Khi chưa giao nộp cho người thực hiện bảo quản, lưu trữ chứng từ kế toán thì cán bộ kế toán có trách nhiệm bảo quản tài liệu kế toán của mình trong quá trình sử dụng tại đơn vị. Người thực hiện bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán thuộc phòng Tài chính - Kế toán có trách nhiệm đóng chứng từ kế toán vào chung 01 tập chắc chắn sau khi chứng từ kế toán đã được sắp xếp và giao nhận. Trường hợp chứng từ phát sinh trong ngày có số lượng lớn thì có thể chia và đóng thành nhiều tập chứng từ.
Sau khi đóng xong các tập chứng từ kế toán, người thực hiện bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán đánh số thứ tự chứng từ bắt đầu từ số 01 đến hết (kể cả chứng từ gốc và hồ sơ tài liệu kèm theo). Dùng mực màu đỏ để đánh số thứ tự chứng từ lưu trữ và ghi vào góc trên bên phải của mỗi tờ chứng từ, tài liệu kèm theo. Tập chứng từ được đóng bằng bìa cứng. Sau khi báo cáo tài chính được xét duyệt, toàn bộ chứng từ được phòng kế toán lập hồ sơ đưa vào lưu trữ tại kho lưu trữ của doanh nghiệp trong thời hạn quy định là 5-10 năm.
Tài liệu kế toán đã hết thời hạn lưu trữ theo chế độ này, nếu không có chỉ định nào khác của người hoặc cơ quan Nhà nước có thẩm quyền thì sẽ được phép tiêu hủy theo quyết định của người đứng đầu đơn vị. Sau khi có quyết định của lãnh đạo, kế toán làm đầy đủ thủ tục tiêu hủy theo quy định.
Việc hủy bỏ chứng từ kế toán được thực hiện theo quy trình: Người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán quyết định thành lập “Hội đồng tiêu hủy tài liệu kế toán hết thời hạn lưu trữ”. Thành phần hội đồng gồm: Lãnh đạo đơn vị, kế toán trưởng và đại diện của bộ phận lưu trữ. Hội đồng tiêu hủy tài liệu kế toán tiền hành kiểm kê, đánh giá phân loại theo từng tài liệu kế toán, lập danh mục tài liệu kế toán tiêu hủy và biên bản tiêu hủy tài liệu kế toán hết thời hạn lưu trữ. Biên bản được ghi rõ loại tài liệu kế toán đã tiêu hủy, thời hạn lưu trữ của mỗi loại, hình thức tiêu hủy, kết luận và chữ ký của các thành viên hội đồng tiêu hủy.
Phương pháp tiêu hủy tài liệu kế toán thường được sử dụng là cho vào máy nghiền để nghiền nát và đốt.
Qua khảo sát thực tế việc bảo quản và lưu giữ chứng từ tiền mặt cho thấy vẫn còn nhiều tài liệu lưu trữ lâu năm, quá thời hạn nhưng chưa tiêu hủy dẫn đến tình trạng tồn kho nhiều.
2.2.2.2. Tổ chức hệ thống tài khoản kế toán tiền mặt
Công ty đang sử dụng hệ thống tài khoản được ban hành theo thông tư 232/2012/TT-BTC và vận dụng theo thông tư 200/2014/TT-BTC của Bộ Tài Chính. Hệ thống tài khoản kế toán được xây dựng dựa trên nguyên tắc dựa vào bản chất và nội dung hoạt động của công ty có vận dụng nguyên tắc phân loại, hạch toán theo quy định và mã hóa thêm các hệ thống tài khoản chi tiết trên phần mềm kế toán để tiện phục vụ cho các công tác quản lý. Khi hạch toán nghiệp vụ kinh tế phát sinh, kế toán nhập trực tiếp tài khoản cần hạch toán hoặc lựa chọn tài khoản đó đã được cài sẵn trên phần mềm kế toán. Căn cứ vào hệ thống tài khoản kế toán do Bộ Tài chính ban hành, doanh nghiệp mở và sử dụng các tài khoản kế toán chi tiết để phản ánh các đối tượng kế toán tiền mặt theo yêu cầu quản trị của doanh nghiệp. Việc mở thêm này để phân loại tiền, phục vụ cho một số yêu cầu theo dõi của kế toán tài chính và kế toán quản trị.
TK 111 có 2 tài khoản cấp 2
+ TK1111: Tiền Việt Nam. Phản ánh tình hình thu, chi, tồn quỹ tiền Việt Nam tại quỹ tiền mặt.
+ TK 1112: Ngoại tệ. Phản ánh tình hình thu, chi, chênh lệch tỷ giá và số dư ngoại tệ tại quỹ tiền mặt theo giá trị quy đổi ra Đồng Việt Nam.
Tuy nhiên, hiện tại công ty chưa phát sinh các nghiệp vụ liên quan đến ngoại tệ.
2.2.2.3. Tổ chức hạch toán kế toán tiền mặt
Qua quá trình khảo sát 144 nghiệp vụ kế toán tiền mặt, tác giả đã tổng hợp cách hạch toán kế toán tiền mặt phân theo các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, được thể hiện chi tiết qua Bảng 2.5.
Bảng 2.5. Hạch toán kế toán tiền mặt phân theo nghiệp vụ kinh tế phát sinh tại công ty Bảo Việt Phú Thọ
Stt Nghiệp vụ kinh tế phát sinh Hạch toán
I Nghiệp vụ tăng tiền mặt
1 Thu phí bảo hiểm gốc
Nợ TK 1111
Có TK 5111 Có TK 3331 2 Rút tiền gửi ngân hàng về nhập quỹ tiền mặt Nợ TK 1111
Có TK 1121
II Nghiệp vụ giảm tiền mặt
1 Tạm ứng cho nhân viên công ty Nợ TK 1410
Có TK 1111 2 Hoàn phí bảo hiểm cho bên mua bảo hiểm
Nợ TK 531 Nợ TK 3331
Có TK 1111
Nguồn: Tác giả tổng hợp 2.2.2.4.Tổ chức hệ thống sổ kế toán
Tổng công ty không có quy định bắt buộc tất cả các đơn vị phải áp dụng thống nhất một hình thức kế toán mà tùy theo đặc điểm của đơn vị về trình độ của kế toán trưởng và người làm kế toán để lựa chọn hình thức kế toán phù hợp. Công ty Bảo Việt đã lựa chọn hình thức Chứng từ ghi sổ để phục vụ cho công tác kế toán. Hiện nay tại công ty Bảo Việt Phú Thọ đang đưa vào sử dụng “Hệ thống phần mềm SunWeb” nhằm hỗ trợ và giúp cho công việc của các kế toán viên được giảm bớt, nhẹ nhàng hơn. Trước khi áp dụng phần mềm kế toán, kế toán công ty