6. Kết cấu của đề tài
2.2. Thực trạng kế toán vốn bằng tiền tại công ty Bảo Việt Phú Thọ
2.2.3. Kế toán tiền gửi ngân hàng
2.2.3.1. Tổ chức chứng từ kế toán tiền gửi ngân hàng a. Xây dựng danh mục chứng từ kế toán
Hệ thống chứng từ dùng trong kế toán tiền gửi ngân hàng được sử dụng trong Công ty Bảo Việt Phú Thọ hiện nay được xây dựng phù hợp quy định căn cứ theo thông tư 200/2014/TT-BTC. Các chứng từ được các doanh nghiệp thiết kế phù hợp đặc điểm kinh doanh và yêu cầu quản lý của doanh nghiệp.
Chứng từ kế toán tiền gửi ngân hàng: đây là các chứng từ kế toán liên quan đến tiền của doanh nghiệp được gửi ở ngân hàng để thực hiện việc thanh toán không dùng tiền mặt, kế toán lấy làm căn cứ để hạch toán tiền gửi ngân hàng.
+ Ủy nhiệm thu + Ủy nhiệm chi
+ Giấy nộp tiền + Giấy rút tiền + Séc
+ Giấy báo Nợ, Giấy báo Có
Bảng 2.7. Danh mục chứng từ kế toán tiền gửi ngân hàng phân theo nghiệp vụ kinh tế phát sinh tại công ty Bảo Việt Phú Thọ
Stt Nghiệp vụ kinh tế phát sinh Chứng từ
I Nghiệp vụ tăng tiền gửi ngân hàng
1 Xuất quỹ tiền mặt nộp vào tài khoản ngân hàng
- Phiếu chi - Giấy nộp tiền 2 Nhận tiền vay bằng tiền gửi ngân hàng
- Hợp đồng tín dụng - Giấy nhận tiền - Giấy báo Có
II Nghiệp vụ giảm tiền gửi ngân hàng
1 Chi trả dịch vụ mua ngoài
- Hóa đơn GTGT - Tờ trình giám đốc - Ủy nhiệm chi 2 Chuyển khoản thanh toán tiền bồi thường cho
khách hàng
- Trình duyệt bồi thưởng - Ủy nhiệm chi
Nguồn: Tác giả tổng hợp b. Lập chứng từ kế toán
Tương tự với khi lập chứng từ kế toán tiền mặt, công ty Bảo Việt Phú Thọ sử dụng phần mềm kế toán SunWeb để lập chứng từ tiền gửi ngân hàng trên máy tính đảm bảo đúng mẫu quy định, đảm bảo tuân thủ Luật Kế toán và phù hợp với yêu cầu thu nhận thông tin kinh tế, tài chính đặc thù.
Đối với chứng từ tiền gửi ngân hàng khi phát sinh các nghiệp vụ kinh tế, kế toán vốn bằng tiền tiến hàng lập Ủy nhiệm chi trên phần mềm rồi in ra. Mọi nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh đều được kế toán phản ánh bằng đồng Việt
Nam. Công tác lập chứng từ kế toán tiền mặt nhìn chung đã đạt được những yêu cầu của chế độ kế toán. Các chứng từ kế toán hợp lệ, hợp pháp, đúng biểu mẫu quy định, phản ánh được đầy đủ các yếu tố nội dung ghi chép của chứng từ kế toán. Ngoài ra vẫn còn một số ít chứng từ còn viết tắt, chưa rõ nội dung và thiếu chữ ký.
c. Luân chuyển chứng từ kế toán
Quy trình luân chuyển chứng từ tiền gửi ngân hàng được thực hiện như sau:
Sơ đồ 2.7. Luân chuyển chứng từ thu tiền gửi ngân hàng tại Công ty
Nguồn: Tác giả tổng hợp
Sơ đồ 2.8. Luân chuyển chứng từ chi tiền gửi ngân hàng tại Công ty
Nguồn: Tác giả tổng hợp
(1) Kế toán viên tiếp nhận đề nghị thu - chi gửi đến (Chứng từ kèm theo: giấy đề ghị thanh toán, hóa đơn, hợp đồng…). Kế toán đối chiếu các chứng từ và đề nghị thu – chi, đảm bảo tính hợp lý, hợp lệ (đầy đủ phê duyệt của phụ trách bộ phận liên quan và tuân thủ các quy định, quy chế tài chính của Công ty cũng như tuân thủ theo quy định về Hóa đơn chứng từ của pháp luật về Thuế). Sau đó chuyển cho kế toán trưởng xem xét.
(2) Kế toán trưởng kiểm tra lại, ký vào đề nghị thanh toán và các chứng từ liên quan sau đó chuyển cho giám đốc hoặc phó giám đốc.
Kế toán ngân hàng Kế toán viên Kế toán trưởng Giám đốc (1) (2) (3) (4) Ủy nhiệm chi Giám đốc Kế toán trưởng Kế toán viên (1) (2) (3) (4)
(3) Phê duyệt của Giám đốc hoặc Phó Giám đốc: Căn cứ vào các quy định và quy chế tài chính, quy định về hạn mức phê duyệt của Công ty, Giám đốc hoặc Phó Giám đốc được ủy quyền xem xét phê duyệt đề nghị thu – chi. Các đề nghị chi/mua sắm không hợp lý, hợp lệ sẽ bị từ chối hoặc yêu cầu làm rõ hoặc bổ sung các chứng từ liên quan.
(4) Sau khi thực hiện kiểm tra sự đầy đủ của những chứng từ có liên quan thì kế toán tiến hành lập Ủy nhiệm chi và ghi sổ. Sau khi lập xong chuyển cho kế toán trưởng ký duyệt - Kế toán trưởng ký vào Ủy nhiệm chi trước khi chuyển cho Giám đốc hoặc Phó giám đốc được ủy quyền để ký duyệt, sau khi Ủy nhiệm chi được lập 2 bản thì kế toán vốn bằng tiền đến ngân hàng để giao dịch và ngân hàng sẽ đóng dấu vào Ủy nhiệm chi. Sau khi bộ chứng từ đã hoàn thành thì kế toán dựa vào đó mà tiến hành lưu trữ chứng từ kế toán.
Hiện tại công ty cũng đang sử dụng tài khoản tại ngân hàng Bảo Việt chủ yếu nhưng ngân hàng chưa có trụ sở tại địa bàn tỉnh. Nên sau khi lập Ủy nhiệm chi kế toán sẽ thực hiện yêu cầu chuyển khoản qua hệ thống ngân hàng điện tử, sau khi chuyển khoản sẽ có xác nhận của ngân hàng. Ngay tại thời điểm chuyển khoản xong hoặc khi có yêu cầu của lãnh đạo, kế toán vốn bằng tiền có thể in và kiểm tra sao kê trong ngày. Cuối tháng, kế toán sẽ đối chiếu với sao kê của ngân hàng.
c. Kiểm tra chứng từ kế toán
Về thực trạng kiểm tra chứng từ kế toán: để bảo bảo tính đúng đắn, hợp pháp, hợp lệ chứng từ kế toán thì việc kiểm tra là rất quan trọng. Theo khảo sát thực tế thì doanh nghiệp tiến hành kiểm tra chứng từ tiền gửi ngân hàng thường xuyên, việc kiểm tra chứng từ thường do phòng kế toán thực hiện. Tuy nhiên, tương tự như kế toán tiền mặt, việc kiểm tra còn nhiều thiếu sót, nhiều chứng từ vẫn còn ghi thiếu các nội dung.
d. Lưu trữ và bảo quản chứng từ kế toán
Việc bảo quản, lưu trữ và tiêu hủy chứng từ kế toán tiền gửi ngân hàng được áp dụng như với tiền mặt. (Đã trình bày chi tiết tại mục 2.2.2.1. Tổ chức chứng từ
2.2.3.2. Tổ chức hệ thống tài khoản kế toán tiền gửi ngân hàng
Công ty đang sử dụng hệ thống tài khoản được ban hành theo thông tư 232/2012/TT-BTC và vận dụng theo thông tư 200/2014/TT-BTC của Bộ Tài Chính. Hệ thống tài khoản kế toán được xây dựng dựa trên nguyên tắc dựa vào bản chất và nội dung hoạt động của công ty có vận dụng nguyên tắc phân loại, hạch toán theo quy định và mã hóa thêm các hệ thống tài khoản chi tiết trên phần mềm kế toán để tiện phục vụ cho các công tác quản lý. Việc mở thêm này để phân loại tiền, phục vụ cho một số yêu cầu theo dõi của kế toán tài chính và kế toán quản trị.
TK 112 có 3 tài khoản cấp 2
+ TK1121: Tiền Việt Nam. Phản ánh số tiền gửi vào, rút ra và hiện đang gửi tại ngân hàng bằng Đồng Việt Nam.
+ TK 1122: Ngoại tệ. Phản ánh số tiền gửi vào, rút ra và hiện đang gửi tại ngân hàng bằng ngoại tệ các loại đã quy đổi ra Đồng Việt Nam.
Tuy nhiên hiện tại công ty chưa phát sinh các nghiệp vụ liên quan đến ngoại tệ.
Công ty còn mở những tài khoản chi tiết TK 1121- Tiền gửi ngân hàng bằng Đồng Việt Nam chi tiết cho từng tài khoản mở tại các ngân hàng khác nhau. Vì các nghiệp vụ phát sinh liên quan đến tiền gửi ngân hàng rất lớn, nên việc mở chi tiết cho từng ngân hàng này sẽ giúp cho việc theo dõi đối chiếu tiền gửi ngân hàng thuận tiện hơn. Giảm bớt công việc cho kế toán đồng thời tránh gian lận, sai sót không đáng có.
+ TK 1121.VCB.PT.01: tài khoản tại ngân hàng thương mại cổ phần Ngoại Thương Việt Nam chi nhánh Phú Thọ.
+ TK 1121.BVB.PT.01: tài khoản tại ngân hàng Bảo Việt.
+ TK 1121.BIDV.PT.01: tài khoản tại ngân hàng thương mại cổ phần Đầu tư & Phát triển Việt Nam chi nhánh Phú Thọ.
Qua quá trình khảo sát 190 nghiệp vụ kế toán tiền gửi ngân hàng, tác giả đã tổng hợp cách hạch toán kế toán tiền gửi ngân hàng phân theo các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, được thể hiện chi tiết qua Bảng 2.8.
Bảng 2.8 Hạch toán kế toán tiền gửi ngân hàng phân theo nghiệp vụ kinh tế phát sinh tại công ty Bảo Việt Phú Thọ
Stt Nghiệp vụ kinh tế phát sinh Hạch toán
I Nghiệp vụ tăng tiền gửi ngân hàng
1 Xuất quỹ tiền mặt nộp vào tài khoản ngân hàng
Nợ TK 1121
Có TK 1111 2 Nhận tiền vay bằng tiền gửi ngân hàng Nợ TK 1121
Có TK 341
II Nghiệp vụ giảm tiền gửi ngân hàng
1 Chi trả dịch vụ mua ngoài
Nợ TK 64271
Nợ TK 13313
Có TK 1121
2 Chuyển khoản thanh toán tiền bồi thường cho khách hàng
Nợ TK 624111 Nợ TK 133112
Có TK 1121
Nguồn: Tác giả tổng hợp
Qua khảo sát cho thấy, công việc kế toán tiền gửi ngân hàng đều được thực hiện trên phần mềm kế toán, do vậy hệ thống tài khoản đều được mã hóa một cách dễ dàng. Công tác mã hóa được tiến hành với các tài khoản bằng cách từ một số hiệu tài khoản ban đầu, sau đó thêm số thứ tự hoặc chữ cái tiếp sau theo một quy luật nhất định để tạo thành một tài khoản chi tiết. Đối với các bút toán điều chỉnh cuối kỳ, nhờ sử dụng phần mềm kế toán nên các bút toán này được thực hiện một cách tự động nhờ một lệnh của người sử dụng với các phương pháp kế toán được mặc định từ đầu.
2.2.3.4.Tổ chức hệ thống sổ kế toán
Công ty Bảo Việt đã lựa chọn hình thức Chứng từ ghi sổ để phục vụ cho công tác kế toán. Trình tự ghi sổ kế toán trên phần mềm tương tự như tiền mặt. Căn cứ vào chứng từ kế toán đã được kiểm tra đầy đủ tính pháp lý, kế toán lập định khoản và nhập liệu trên máy tính và đặt lệnh khóa sổ vào cuối tháng
Bảng 2.9. Hệ thống sổ kế toán tiền gửi ngân hàng phân theo nghiệp vụ kinh tế phát sinh tại công ty Bảo Việt Phú Thọ
Stt Nghiệp vụ kinh tế phát sinh Ghi sổ chi tiết TK I Nghiệp vụ tăng tiền gửi ngân hàng
1 Xuất quỹ tiền mặt nộp vào tài khoản ngân hàng
- Mở sổ chi tiết TK 1121 theo ngân hàng
-Mở sổ chi tiết TK 1111
2 Nhận tiền vay bằng tiền gửi ngân hàng
- Mở sổ chi tiết TK 1121 theo ngân hàng
- Không mở sổ chi tiết TK 341
II Nghiệp vụ giảm tiền gửi ngân hàng
1 Chi trả dịch vụ mua ngoài
- Mở sổ chi tiết TK 6427 - Mở sổ chi tiết TK 1331 - Mở sổ chi tiết TK 1121 theo ngân hàng
2 Chuyển khoản thanh toán tiền bồi thường cho khách hàng - Mở sổ chi tiết TK 6241 - Mở sổ chi tiết TK 1331 - Mở sổ chi tiết TK 1121 theo ngân hàng Nguồn: Tác giả tổng hợp
Mọi công việc đều do máy tính thực hiện từ khâu nhập chứng từ tổng hợp, phân loại, tính toán, xử lý số liệu trên chứng từ cho tới khâu in sổ kế toán và lập
báo cáo tài chính. Sử dụng phần mềm đã đáp ứng cho việc công cấp thông tin nhanh chóng, chất lượng cao, giảm chi phí và thuận tiện cho việc lưu trữ và bảo quản số liệu. Dữ liệu kế toán trên phần mềm cũng được sao lưu và bảo quản cẩn thận theo từng năm có thể in dữ liệu, in sổ theo yêu cầu phục vụ công tác thanh kiểm tra và công tác quản lý kịp thời. Nhìn chung việc sử dụng các loại sổ, đối chiếu kiểm tra, trình tự ghi chép các loại sổ kế toán tại công ty đã tuân thủ chế độ và quy định của Nhà nước. Tuy nhiên, phần mềm kế toán cũng có những hạn chế nhất định như thỉnh thoảng bị lỗi phần mềm làm công việc kế toán đôi khi bị gián đoạn. Theo quy định, toàn bộ sổ kế toán sau khi hoàn thiện tính pháp lý được sắp xếp ngăn nắp và đưa vào lưu trữ đầy đủ, nhưng tại công ty vẫn còn tồn tại hiện tượng do áp dụng phần mềm kế toán nên khi khóa sổ báo cáo quý kế toán thường ngại in sổ kế toán chi tiết ra đóng quyển để lưu trữ theo quy định mà chỉ in ra báo cáo tài chính. Điều này ảnh hưởng đến việc giảm sát và lưu trữ chứng từ cho việc kiểm tra sau này.