2.2 .Thực trạng kế toán hàng tồn kho tại Công ty cổ phần may Phú Thọ
3.2. Một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác kế toán hàng tồn kho tại Công
Công ty cổ phần may Phú Thọ theo TT 200/2014/TT-BTC.
Trong nền kinh tế thị trƣờng nhƣ hiện nay, nếu muốn tồn tại và phát triển thì mục tiêu đầu tiên đạt ra đối với công ty là phải tiết kiệm chi phí, nâng cao chất lƣợng sản phẩm, tăng lợi nhuận.... Để đạt đƣợc đƣợc điều này thì công ty phải thực hiện tốt tổ chức công tác kế toán hàng tồn kho, trong đó việc quản lý và tổ chức tốt công tác kế toán nguyên hàng tồn kho, công cụ dụng cụ là rất cần thiết, dƣới đây là một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác kế toán nguyên hàng tồn kho tại Công ty cổ phần may Phú Thọ nhằm làm cho kế toán thực sự trở thành công cụ quản lý có hiệu quả, cung cấp thông tin tài chính một cách kịp thời giúp cho công tác quản lý doanh nghiệp có những quyết định chính xác đƣa công ty ngày càng phát triển.
Trong thời gian thực tập tại Công ty cổ may Phú Thọ, sau thời gian tìm hiểu và nắm bắt thực tế cùng với việc vận dụng các lý luận thực tiễn, em xin đƣa
ra một số giải pháp nhằm hoàn thiện tổ chức công tác tại Công ty cổ phần may Phú Thọ nhƣ sau:
Giải pháp về con ngƣời
Thứ nhất: Về tổ chức nhân sự tại phòng kế toán
Mỗi kế toán viên ngoài việc tìm hiểu và làm tốt phần hành kế toán đƣợc giao nên tìm hiểu, học hỏi thêm các phần hành kế toán khác, để có thể làm thay phần hành kế toán khác khi cần thiết, chủ động trong công việc một cách dễ dàng hơn.
Các kế toán phải luôn nâng cao tinh thần học hỏi, trau dồi kiến thức về xây dựng và cập nhật thông tin kinh tế thị trƣờng, nâng cao trình độ tin học văn phòng…
Cần có sự phối hợp chặt chẽ giữa các bộ phận, từ ban lãnh đạo đến các phong ban và ngƣời lao động để chia sẻ thông tin và giảm bớt gánh nặng trách nhiệm. Việc này khiến cho ngƣời lao động có tâm lý làm việc thoải mái, hăng say trong lao động đạt hiệu suất công việc cao hơn.
Vì là công ty chuyên có các giao dịch kinh tế với nƣớc ngoài nên ngoài việc kế toán giỏi về chuyên môn thì bộ phận nhân sự phòng kế toán cũng nhƣ phòng kế hoạch cần trau dồi thêm về ngoại ngữ để có thể đọc đƣợc các chứng từ: hợp đồng, tờ khai, các mã hàng, mã nguyên phụ liệu…
Bộ tài chính thƣờng xuyên có những thay đổi qua các thông tƣ, chuẩn mực kế toán, công ty nên trang bị cho nhân viên của mình những tài liệu này. Để các nhân viên có thể cập nhật nắm bắt những quy định, chuẩn mực của Nhà nƣớc từ đó vận dụng cho đúng với thực tế của công ty. Thông tƣ 200/2014/TT- BTC ban hành ngày 22 tháng 12 năm 2014 của Bộ tài chính, thông tƣ có một số thay đổi trong công tác hạch toán kế toán, vì vậy các nhân viên kế toán cần nắm bắt để đảm bảo hạch toán cho phù hợp với quy định.
Giải pháp về cơ sở vật chất
Hiện nay, trong thời kỳ công nghiệp hóa hiện đại hóa đất nƣớc, các doanh nghiệp, công ty cho giảm bớt chi phí nhân công thay thế bằng các dây chuyền máy móc tự động hóa. Vì vậy để có thể cạnh tranh đƣợc với các doanh nghiệp
khác và nâng cao hiệu quả sản xuất, công ty cổ phần may Phú Thọ nên đầu tƣ thêm một số máy móc mới thay thế cho các máy móc đã cũ để nâng cao hiệu quả sản suất kinh doanh.
Công ty hiện đang áp dụng hình thức sổ nhật ký chung và sử dụng phần mềm kế toán AFC. Việc này giúp ích rất nhiều cho công tác kế toán tại công ty, nó làm giảm bớt khối lƣợng ghi chép, đơn giản hơn, dễ dàng hơn hạn chế những sai sót không đáng có. Nhƣng phần mềm kế toán mà công ty đang sử dụng là phần mềm kế toán cũ công ty cần nâng cấp lên phiên bản mới nhất để phù hợp theo quy định hạch toán và cập nhật theo thông tƣ 200/2014/TT-BTC.
Giải pháp về chuyên môn
Thứ nhất: Về hệ thống chứng từ kế toán
Công ty cần cập nhật hệ thống chứng từ kế toán theo thông tƣ 200/2014/TT-BTC thay cho quyết định 15/2006/QĐ-BTC.
- Chứng từ ban đầu là chứng từ lập ngay từ đầu khi nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Nó là căn cứ pháp lý cho việc ghi chép sổ sách kế toán, đồng thời tính chất hợp lý, hợp pháp của chứng từ quyết định đến tính chính xác và hợp lý của công tác kế toán tiếp theo. Để tăng cƣờng công tác quản lý hàng tồn kho thì công ty cần phải kiểm soát chặt chẽ chứng từ trƣớc khi hạch toán.
Cần phải điền đầy đủ thông tin cần thiết vào chứng từ để tránh xảy ra sai sót, đảm bảo chứng từ hợp lệ. Đồng thời tăng cƣờng công tác kiểm tra để kịp thời phát hiện ra những điểm thiếu sót. Các thông tin liên quan tới phiếu nhập mua, phiếu xuất kho nhƣ số chứng từ kèm theo, nhập kho theo hóa đơn nào, ngày tháng, nhà cung cấp…cần điền đầy đủ để tiện cho công tác kiểm tra quản lý.
Thứ hai: Về tài khoản sử dụng
Công ty cần cập nhật hệ thống tài khoản kế toán theo thông tƣ 200/2014/TT – BTC thay cho quyết định 15/2006/QĐ-BTC.
Thứ ba:Về sổ sách kế toán
- Đối với phƣơng pháp ghi thẻ song song: Tại kho, thủ kho nên sử dụng phần mềm để hỗ trợ cho công việc theo dõi hàng tồn kho ở kho làm giảm bớt khối lƣợng công việc ghi chép. Thủ kho tiến hành theo dõi chi tiết từng loại
hàng tồn kho nhập xuất tồn thông qua thẻ kho, cuối tháng thủ kho tính ra tổng số nhập, xuất và tồn cuối kỳ của từng loại hàng tồn kho trên thẻ kho và đối chiếu số liệu với kế toán chi tiết hàng tồn kho.
Ví dụ: ngày 18/10/2016 công ty nhập mua nguyên hàng tồn kho bao bì thùng carton 60x40x30 của công ty TNHH Anh Quang, trị giá 6.088.145đ. Căn cứ vào phiếu nhập mua thủ kho sẽ tiến hành theo dõi chi tiết về mặt số lƣợng nguyên hàng tồn kho bao bì thùng carton 60x40x30 theo từng lần nhập xuất.
Biểu 3.1: Thẻ kho
Đơn vị: Công ty CP may Phú Thọ
Địa chỉ: phƣờng Phong Châu, tx.Phú Thọ, tỉnh Phú Thọ
Mẫu số S08-DNN
(Ban hành theo Thông tƣ số 200/2014/TT-BTC ngày 22/12/2014 của Bộ Tài chính)
THẺ KHO (SỔ KHO)
Ngƣời lập thẻ: Tờ số:
- Tên, nhãn hiệu, quy cách hàng tồn kho: Thùng Carton 60x40x30 - Đơn vị tính: Chiếc - Mã số: NVLBB005 Số TT Ngày, tháng Số hiệu chứng từ Diễn giải Ngày nhập, xuất Số lƣợng Ký xác nhận của kế toán Nhập Xuất Nhập Xuất Tồn
A B C D E F 1 2 3 G Tồn đầu kỳ 1 18/10 NM0009.10 Mua thùng carton 18/10 235 Cộng cuối kỳ x x
- Sổ này có ... trang, đánh số từ trang 01 đến trang ... - Ngày mở sổ: ... Ngày ... tháng ... năm ... Ngƣời lập biểu (Ký, họ tên) Kế toán trƣởng (Ký, họ tên)
Ngƣời đại diện theo pháp luật
(Ký, họ tên, đóng dấu)
Thứ tư:Về phƣơng pháp hạch toán
- Đối với các nguyên hàng tồn kho nhƣ bao bì đóng gói sản phẩm xuất dùng không hết thì công ty nên tiến hành nhập lại kho, việc này sẽ đảm bảo hàng tồn kho đƣợc bảo quản tốt giảm tỷ lệ hƣ hỏng, lãng phí cho doanh nghiệp ở khâu đầu vào sản xuất. Trƣờng hợp này kế toán sẽ làm thủ tục nhập kho nguyên hàng tồn kho xuất dùng không hết và tiến hành bút toán ngƣợc khi xuất nguyên hàng tồn kho.
Nợ TK 152
Có TK 6278
- Đối với một số hàng tồn kho mua về dùng ngay cho sản xuất, sau khi kiểm nghiệm xong kế toán có thể xuất thẳng cho bộ phận sản xuất mà không cần nhập kho xong mới tiến hành xuất kho. Tránh thủ tục rƣờm rà, mất nhiều thời gian và công sức. Kế toán ghi: Nợ TK 6278
Nợ TK 1331
Có TK 111, 112, 331
-Lập biên bản kiểm nghiệm hàng tồn kho trƣớc khi nhập kho để đảm bảo nguyên hàng tồn kho đúng quy cách phẩm chất.
Công ty nên sử dụng mẫu Biên bản kiểm nghiệm hàng tồn kho theo thông tƣ 200/2014/TT-BTC. Việc thay đổi này dễ dàng thực hiện mà không làm ảnh hƣởng đến công tác kế toán của công ty. Mặt khác, việc thay đổi này đảm bảo cho hệ thống chứng từ kế toán của công ty đƣợc thống nhất và đúng quy định. Bởi thông tƣ 200/2014/TT-BTC có hiệu lực từ ngày 01/01/2015.
Ví dụ: Theo ví dụ ngày 05/10/2016 công ty nhập kho nguyên phụ liệu nhận gia công của công ty GGS, trƣớc khi nhập kho cần lập biên bản kiểm nghiệm hàng tồn kho.
Biểu 3.2: Mẫu biên bản kiểm nghiệm hàng tồn kho theo thông tƣ 200
Đơn vị: Công ty CP may Phú Thọ Mẫu số 03 - VT
Địa chỉ: Phố Phú Hà, Tx.Phú
Thọ, tỉnh Phú Thọ
(Ban hành theo Thông tƣ số: 200/2014/TT-BTC ngày 22/12/2014 của BTC)
BIÊN BẢN KIỂM NGHIỆM Vật tƣ, hàng hoá
Ngày 05 tháng 10 năm 2016
- Căn cứ vào yêu cầu phục vụ sản xuất của Công ty cổ phần may Phú Thọ Ban kiểm nghiệm gồm:
+ Ông/bà: Nguyễn Duy Thắng Chức vụ: Trƣởng phòng hàng tồn kho Trƣởng ban + Ông/bà: Nguyễn Thị Ngân Chức vụ: Thủ kho Ủy viên + Ông/bà: Nguyễn Bá Thắng Chức vụ: Trƣởng phòng kỹ thuật Ủy viên
Tên nhãn hiệu, Kết quả kiểm nghiệm
Số TT quy cách hàng tồn kho, công cụ, sản phẩm, hàng hoá Mã số Phƣơng thức kiểm nghiệm Đơn vị tính Số lƣợng theo chứng từ Số lƣợng đúng quy cách, phẩm chất Số lƣợng không đúng quy cách, phẩm chất Ghi chú A B C D E 1 2 3 F VEST-8 1 Vải chính poly 300T Taffeta Đếm YDS 1,230 1,230 2 Vải phối poly 300T
Taffeta
Đếm YDS 1,077 1,077 3 Vải lót 290T Taffeta Đếm YDS 451 451
VESTG-8
1 Vải chính poly memory Đếm YDS 1,648 1,648 2 Vải lót 210T T/F DP Đếm YDS 326 326 3 Vải lót 210T T/F DP
PU
Đếm YDS 130 130
4 Khóa dài Đếm PCS 3,264 3,264
Ý kiến của Ban kiểm nghiệm: Số nguyên phụ liệu trên đầy đủ về số lƣợng đúng quy cách phẩm chất cho phéo nhập kho đủ.
Đại diện kỹ thuật Thủ kho Trƣởng ban
- Khi có nghiệp vụ kinh tế phát sinh, các chứng từ liên quan đến nghiệp vụ kinh tế cần có sự phê duyệt của giám đốc ngay thời điểm phát sinh, tránh trƣờng hợp tập hợp hết rồi cuối ngày mới trình lên giám đốc, không đảm bảo tính thời sự và kịp thời của chứng từ
- Nguyên phụ liệu nhận gia công của công ty phải đƣợc theo dõi về cả mặt số lƣợng và giá trị, công tác này không những đƣợc theo dõi ở bộ phận kế hoạch và kho mà cả bộ phận kế toán cũng phải theo dõi, sát sao trong công tác kế toán nguyên phụ liệu nhận gia công.
Giải pháp khác
Thứ nhất: Về nâng cao hiệu quả sản xuất
Tổ chức kế toán trong doanh nghiệp có hiệu quả hay không phụ thuộc rất lớn vào chiến lƣợc phát triển, cách tổ chức bộ máy kế toán trong công ty. Định hƣớng sản xuất kinh doanh lâu dài chuyển từ phƣơng thức gia công sang phƣơng thức tự mua đầu vào sản xuất.
Công ty cổ phần may Phú Thọ với tiềm năng sản xuất lớn, đội ngũ cán bộ công nhân lành nghề, trang thiết bị máy móc hiện đại, sản phẩm uy tín đối với các bên thuê gia công…Đây là nền tảng và sức mạnh để công ty có thể chủ động hơn trong hoạt động sản xuất kinh doanh. Vì sự tồn tại và phát triển của công ty, các nhà lãnh đạo cần xây dựng và thực hiện chuyển hƣớng sang sản xuất kinh doanh từ phƣơng thức gia công sang phƣơng thức tự mua đầu vào sản xuất và bán thành phẩm.
Thứ hai: Lập bộ phận kiểm soát nội bộ
Khối lƣợng công việc hạch toán tƣơng đối nhiều nên việc sai sót trong quá trình hạch toán là việc không thể tránh khỏi. Công ty nên lập ra bộ phận kiểm soát nội bộ để có thể thƣờng xuyên kiểm tra, giám sát các hoạt động kế toán nói chung và hoạt động quản lý nói riêng giúp cho hoạt động của công ty ngày càng hiệu quả.
Thứ ba:Về công tác quản lý hàng tồn kho
cầu các nhà cung cấp gửi báo giá để công ty biết đƣợc nhà cung cấp truyền thống cung cấp sản phẩm với giá cả nhƣ thế nào so với các nhà cung cấp khác. Khi đã có sự so sánh về giá cả công ty có thể yêu cầu đƣợc hƣởng chiết khấu, giảm giá vì là khách hàng truyền thống. Mặt khác khi có sự chênh lệch về giá cả cao hơn so với các nhà cung cấp khác với sản phẩm cùng quy cách phẩm chất mà không co chiết khấu hay giảm giá thì công ty sẽ xem xét đến các nhà cung cấp có lợi cho công ty và tạo mối quan hệ làm ăn lâu dài.
- Về công tác dự trữ hàng tồn kho: công ty nên lập kế hoạch dự trữ hàng tồn kho để hàng tồn kho trong kho không quá nhiều gây ứ đọng vốn mà phải đảm bảo không bị thụ động khi nguồn hàng tồn kho khan hiếm hoặc khi giá cả tăng cao. Để xác định đƣợc lƣợng hàng tồn kho dự trữ thì bộ phận kế hoạch cần căn cứ vào kế hoạch sản xuất, điều tra thị trƣờng để biết đƣợc loại hàng tồn kho nào có xu hƣớng tăng giá để mua dự trữ. Ngoài ra những hàng tồn kho nào có nguồn hàng không ổn định cũng cần dự trữ để chủ động phục vụ cho quá trình sản xuất liên tục.
Thứ tư: Về công tác kiểm kê hàng tồn kho
Công tác kiểm kê hàng tồn kho là để xác định lại số lƣợng, giá trị và chất lƣợng nguyên hàng tồn kho còn tồn kho, phát hiện chênh lệch giữa sổ sách và thực tế nhằm bảo vệ tài sản và chấn chỉnh công tác quản lý hàng tồn kho tại công ty. Hiện nay, công ty đã tổ chức kiểm kê hàng tồn kho 1 lần trong năm tại thời điểm 31/12. Thời gian tổ chức kiểm kê nhƣ vậy sẽ không đánh giá đƣợc kịp thời, chính xác số lƣợng, giá trị cũng nhƣ phẩm chất nguyên hàng tồn kho tồn kho, khó tìm ra nguyên nhân, quy trách nhiệm cho đúng đối tƣợng, có thể gây gián đoạn, ảnh hƣởng đến quá trình sản xuất.
Vì vậy, công ty nên tiến hành tổ chức công tác kiểm kê hàng tồn kho vào hàng quý trong năm. Tiến hành kiểm kê nhƣ vậy, sẽ đánh giá đƣợc kịp thời, chính xác nếu xảy ra hỏng hóc, mất mát, chênh lệch giữa sổ sách và thực tế. Ngoài ra cũng kiểm tra đánh giá đƣợc phẩm chất, tình trạng hàng tồn kho có đúng với tiêu chuẩn, yêu cầu cho phục vụ sản xuất, nếu nguyên hàng tồn kho bị biến dạng, kém chất lƣợng sẽ kịp thời có những giải pháp bổ sung, thay thế đảm
bảo quá trình sản xuất kinh doanh đƣợc tiến hành liên tục, chất lƣợng sản phẩm làm ra đúng tiêu chuẩn.