1.1.2.3. Kế toán tổng hợp hàng tồn kho theo phương pháp kiểm kê định kỳ
a, Khái niệm:
Phƣơng pháp kiểm kê định kỳ không phản ánh thƣờng xuyên liên tục tình hình nhập – xuất NVL trên TK 152. Các TK này chỉ phản ánh giá trị nguyên
hàng tồn kho trong kho ở đầu kỳ và cuối kỳ. Việc nhập – xuất nguyên hàng tồn kho hàng ngày đƣợc phản ánh ở TK 611- “Mua hàng”. Cuối kỳ kiểm kê nguyên hàng tồn kho sử dụng phƣơng pháp cân đối để tính giá trị nguyên hàng tồn kho xuất kho theo công thức:
Trị giá HTKcuối kỳ = Trị giá HTK đầu kỳ + Trị giá hàng nhập kho trong kỳ - Trị giá hàng xuất kho trong kỳ
Theo phƣơng pháp kiểm kê định kỳ, mọi biến động của hàng tồn kho (nhập – xuất – tồn) không theo dõi phản ánh trên các TK kế toán hàng tồn kho. Giá trị của hàng tồn kho mua vào nhập kho trong kỳ đƣợc theo dõi phản ánh trên một TK kế toán riêng (Tài khoản 611 - “Mua hàng”).
Công tác kiểm kê hàng tồn kho đƣợc tiến hành cuối mỗi kỳ kế toán để xác định giá trị hàng tồn kho tồn kho thực tế, trị giá hàng tồn kho xuất kho trong kỳ (tiêu dùng cho sản xuất hoặc xuất bán) làm căn cứ ghi sổ kế toán của TK 611 - “Mua hàng”.
Nhƣ vậy khi áp dụng phƣơng pháp kiểm kê định kỳ, tài khoản kế toán phản ánh nguyên hàng tồn kho chỉ sử dụng ở đầu kỳ kế toán để kết chuyển số dƣ đầu kỳ và cuối kỳ kế toán để phản ánh giá trị thực tế nguyên hàng tồn kho tồn kho cuối kỳ.
b, Chứng từ sử dụng
- Phiếu nhập kho - Phiếu xuất kho - Hóa đơn GTGT
- Biên bản kiểm nghiệm hàng tồn kho - Phiếu đề nghị xuất hàng tồn kho - Vv...
c, Tài khoản sử dụng
Để ghi chép hàng tồn kho theo phƣơng pháp kiểm kê định kỳ, kế toán sử dụng:
Bên Nợ:
- Kết chuyển giá gốc hàng tồn kho tồn kho đầu kỳ (Theo kết quả kiểm kê); - Giá gốc hàng tồn kho mua vào trong kỳ; hàng hoá đã bán bị trả lại,...
Bên Có:
- Kết chuyển giá gốc hàng tồn kho tồn kho cuối kỳ (Theo kết quả kiểm kê); - Giá gốc hàng tồn kho xuất sử dụng trong kỳ, hoặc giá gốc hàng hoá xuất bán (Chƣa đƣợc xác định là đã bán trong kỳ);
- Giá gốc hàng tồn kho, hàng hoá mua vào trả lại cho ngƣời bán, hoặc đƣợc giảm giá.
Tài khoản 611 không có số dƣ cuối kỳ.
Tài khoản 611 - Mua hàng, có 2 tài khoản cấp 2:
- Tài khoản 6111 – Mua hàng: Tài khoản này dùng để phản ánh giá trị hàng tồn kho mua vào và xuất sử dụng trong kỳ kế toán và kết chuyển giá trị hàng tồn kho, tồn kho đầu kỳ và cuối kỳ kế toán.
- Tài khoản 6112 - Mua hàng hoá: Tài khoản này dùng để phản ánh giá trị hàng tồn kho mua vào và xuất bán trong kỳ kế toán và kết chuyển giá trị hàng hoá tồn kho đầu kỳ, tồn kho cuối kỳ kế toán.
-Tài khoản 151- Hàng mua đang đi trên đƣờng - Tài khoản 152 – Nguyên liệu, hàng tồn kho - Tài khoản 153 – Công cụ, dụng cụ
- Tài khoản 154 – Chi phí sản xuất kinh doanh dang - Tài khoản 155 – Thành phẩm
- Tài khoản 156 – Hàng hóa - Tài khoản 157- Hàng gửi đi bán
- Tài khoản 158- Hàng hóa kho bảo thuế
Ngoài ra, trong quá trình hạch toán kế toán còn sử dụng một số TK khác liên quan nhƣ: 133, 331,111, 112.