Thời điểm kiểm kê: Lúc 8h30’ ngày 31 tháng 12 năm 2016 Ban kiểm kê gồm:
Bà: Đỗ Thị Phƣơng Linh Chức vụ: kế toán hàng tồn kho Bà: Nguyễn Thị Ngân Chức vụ: thủ kho hàng tồn kho Ông: Nguyễn Hữu Thành Chức vụ: giám đốc
Đã kiểm kê kho có những mặt hàng dƣới đây:
Phú Thọ, Ngày 31 tháng 12 năm 2013 Thủ kho (Kí, ghi rõ họ tên Kế toán (Kí, ghi rõ họ tên) Thủ trƣởng (Kí, ghi rõ họ tên)
Đơn vị: CÔNG TY CỔ PHẦN MAY PHÚ THỌ
Bộ phận: HÀNG TỒN KHO
Mẫu số 05- VT
(Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ- BTC Ngày 20/3/2006 của Bộ trƣởng BTC)
BIÊN BẢN KIỂM KÊ SẢN PHẨM HÀNG HÓA TỒN KHO
S T T Tên nhãn hiệu,quy cách hàng tồn kho Mã số ĐVT Đơn giá
Theo sổ kế toán Theo kiểm kê Phẩm chất Số lƣợng Thành tiền Số lƣợng Thành tiền Còn tốt 1 Giấy Krap mỏng NVLBB009 Kg 14.000 426 5.964.000 426 5.964.000 x 2 Túi PE 80x52 NVLBB431 Chiếc 3.036 3.000 9.108.000 3,000 9.108.000 x 3 Băng dính Mango NVLBB449 Chiếc 92.000 20 1.840.000 20 1.840.000 x 4 Giấy vàng NVLBB475 Kg 14.000 1.205 16.870.000 1,205 16.870.000 x 5 Túi nilong52+5x42 NVLBB491 Chiếc 993 5.000 4.965.000 5,000 4.965.000 x 6 Than cục NVLKH002 Tấn 4.050.000 7 28.350.000 7 28.350.000 x … … . ………… ……….. …… .. ……… …….. ………. ………. ………. ……. Cộng 32.902,98 116.542.400 33.902,98 134.542.400
2.3. Đánh giá về công tác kế toán hàng tồn kho tại Công ty cổ phần may Phú Thọ
Công ty cổ phần may Phú Thọ từ khi thành lập cho đến nay, khoảng thời gian hoạt động đƣợc gần 15 năm tuy không phải là dài nhƣng cũng không ngắn. Quãng thời gian hoạt động đó là cả một quá trình phát triển liên tục cả về quy mô và trình độ quản lý. Từ điểm xuất phát ban đầu chỉ có cơ sở vật chất nghèo nàn cùng với số vốn ít ỏi đến nay công ty đã có một đội ngũ cán bộ với trình độ cao, giàu kinh nghiệm, lực lƣợng công nhân lành nghề với cơ sở vật chất lớn gấp nhiều lần.
Qua chặng đƣờng xây dựng và phát triển, Công ty cổ phần may Phú Thọ không ngừng lớn mạnh và trƣởng thành về mọi mặt. Ban giám đốc luôn nhạy bén trong kinh doanh, luôn tìm kiếm những hƣớng phát triển mới. Công ty đã đảm bảo công ăn việc làm cho đông đảo cán bộ công nhân viên với mức thu nhập tƣơng đối ổn định và ngày càng khẳng định vị trí cũng nhƣ uy tín của mình trên thị trƣờng. Để đạt đƣợc kết quả nhƣ vậy, công ty đã phải nỗ lực trên tất cả các khâu và đặc biệt là sự góp phần của công tác kế toán.
Qua thời gian tìm hiểu công tác nguyên hàng tồn kho, công cụ dụng cụ ở Công ty cổ phần may Phú Thọ, đƣợc sự quan tâm của các cô chú, anh chị trong công ty và những kiến thức tiếp thu đƣợc ở trƣờng, em nhận thấy công tác kế toán nguyên hàng tồn kho ở công ty có những ƣu nhƣợc điểm sau:
2.3.1. Ƣu điểm
a. Về bộ máy quản lý
Bộ máy quản lý tổ chức của công ty gọn nhẹ, thống nhất, bên dƣới ban lãnh đạo các phòng ban đƣợc xây dựng hợp lý, trực tiếp phụ trách các vấn đề thuộc chuyên môn nghiệp vụ của mình, đồng thời các phân xƣởng bố trí thực hiện nhiệm vụ sản xuất từ công ty đƣa xuống đảm bảo số lƣợng đƣợc giao.
b. Về bộ máy kế toán
Công ty cổ phần may Phú Thọ hiện có bộ máy kế toán hoạt động có hiệu quả thực hiện đúng theo chế độ kế toán hiện hành, phù hợp với mô hình quản lý cùa công ty. Trong phòng tài chính kế toán, các nhân viên kế toán có trình độ tay
nghề phù hợp, nhiệt tình trong công tác cũng nhƣ nhạy bén trong việc xử lý các nghiệp vụ kinh tế phát sinh và tổng hợp thông tin kế toán. Kế toán viên đƣợc phân công nhiệm vụ phần hành kế toán một cách hợp lý. Các kế toán viên phải chịu trách nhiệm trƣớc kế toán trƣởng về phần hành mà mình phụ trách, đảm bảo cung cấp thông tin kế toán nhanh chóng, kịp thời, chính xác đến đối tƣợng sử dụng. Ngoài ra, các nhân viên kế toán không ngừng trau dồi trình độ nghiệp vụ của mình, tiếp thu kịp thời, vận dụng linh hoạt chế độ kế toán mới, cỏ tinh thần đoàn kết, tƣơng trợ giúp đỡ nhau trong công việc. Điều này giúp cho công tác quản lý của công ty nói chung và công tác kế toán nói riêng đã không ngừng củng cố và lớn mạnh.
c. Về tổ chức công tác kế toán nói chung
Hệ thống chứng từ tại Công ty cổ phần may Phú Thọ sử dụng theo đúng biểu mẫu của Bộ tài chính. Các chứng từ đƣợc lập hợp lý, hợp lệ, hợp pháp theo đúng chế độ kế toán. Chứng từ đã phản ánh đúng nội dung, bản chất của nghiệp vụ kinh tế phát sinh đảm bảo tính chính xác, rõ ràng, thuận lợi cho công tác hạch toán kế toán.
Trình tự luân chuyển chứng từ đã áp dụng theo đúng quy định: kiểm tra chứng từ, hoàn chỉnh chứng từ, chuyển giao và sử dụng chứng từ vào sổ sách kế toán, bảo quản lƣu trữ chứng từ.
Kế toán đang sử dụng hệ thống tài khoản kế toán theo quyết định 15/2006/QĐ-BTC của Bộ tài chính.
Hệ thống sổ sách tổng hợp, chi tiết đƣợc ghi chép hợp lệ, hợp pháp theo đúng chế độ kế toán đảm bảo tính chính xác, rõ ràng trong công tác hạch toán kế toán.
Sử dụng phần mềm kế toán máy AFC hạch toán, giúp giảm nhẹ áp lực công việc cho kế toán và giảm bớt đƣợc những sai sót trong hạch toán, tính toán.
d. Về công tác kế toán hàng tồn kho
Phƣơng pháp kế toán chi tiết công ty áp dụng phƣơng pháp ghi thẻ song song đơn giản, dễ thực hiện, tiện lợi và phù hợp với đặc điểm hàng tồn kho và trình độ kế toán công ty.
Công ty tính giá xuất kho hàng tồn kho theo phƣơng pháp bình quân cuối kỳ giúp cho công tác quản lý kho và kế toán hàng tồn kho đơn giản hơn trong khâu ghi chép việc nhập xuất.
Hạch toán hàng tồn kho theo phƣơng pháp kê khai thƣờng xuyên đảm bảo tình hình nhập xuất NVL, CCDC một cách thƣờng xuyên liên tục trên TK 152, 153.
Sử dụng phần mềm kế toán AFC để hạch toán vừa chính xác vừa theo dõi chi tiết cho từng loại NLV, CCDC mà không tốn nhiều thời gian.
NVL, CCDC đƣợc mã hóa cho từng loại thuận tiện cho công tác quản lý và hạch toán chi tiết.
Số liệu kế toán trên sổ chi tiết khớp đúng với số liệu trên sổ kế toán tổng hợp. Kế toán luôn phản ánh chính xác, kịp thời tình hình nhập xuất tồn NVL, CCDC đảm bảo cung cấp thông tin cho nhà quản trị.
Định kỳ tiến hành kiểm kê hàng tồn kho để đối chiếu với sổ sách phát hiện sai lệch để tìm biện pháp xử lý.
Kế toán hàng tồn kho là ngƣời có trình độ chuyên môn, kinh nghiệm làm việc lâu năm, gắn bó với công ty và luôn hoàn thành tốt nhiệm vụ của kế toán. Kế toán hàng tồn kho luôn phối hợp chặt chẽ với các kế toán khác và thủ kho để bộ máy kế toán của công ty trở thành công cụ đắc lực hỗ trợ cho ban quản tri đề ra phƣơng án sản xuất tối ƣu.
đ. Về công tác quản lý hàng tồn kho
Khâu thu mua: Công ty giao nhiệm vụ cho một nhân viên cụ thể đảm nhiệm công việc thu mua vât liệu cung ứng cho sản xuất. Khi vật liệu về nhập kho có đầy đủ chứng từ hợp lệ đảm bảo nhập kho theo đúng số lƣợng và giá trị.
Khâu sản xuất: Hàng tồn kho mua về đều đƣợc sử dụng đúng mục đích, phục vụ cho sản xuất. Mọi nhu cầu sử dụng hàng tồn kho đều đƣợc sự đồng ý của ban giám đốc, bộ phận kế hoạch, bộ phận kế toán và bộ phận sản xuất. Kế toán thực hiện đúng trình tự luân chuyển chứng từ và ghi chép đầy đủ nghiệp vụ nhập – xuất phát sinh đảm bảo xuất kho theo đúng nguyên tắc và yêu cầu sản xuất.
Khâu dự trữ và bảo quản: kế toán phản ánh đúng tình hình nhập xuất tồn hàng tồn kho cung cấp cho bộ phận kế hoạch sản xuất để xây dựng mức dự trữ thích hợp đảm bảo đủ hàng tồn kho phục vụ sản xuất nhƣng không dự trữ vƣợt mức vừ gây ứ đọng vốn vừa tốn kém chi phí bảo quản.
Khâu hạch toán hàng tồn kho: công ty sử dụng phƣơng pháp kê khai thƣờng xuyên, do đó việc nhập xuất tồn đƣợc theo dõi thƣờng xuyên trên sổ kế toán. Phƣơng pháp này đảm bảo chính xác tình hình luân chuyên hàng tồn kho, phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh của công ty.
2.3.2. Hạn chế
Việc tổ chức công tác kế toán nói chung và công tác kế toán nguyên hàng tồn kho nói riêng tại Công ty cổ phần may Phú Thọ vẫn còn một số hạn chế cần khắc phục:
a. Về tổ chức kế toán tại Công ty
Thứ nhất: Về tổ chức nhân sự tại phòng kế toán
Mặc dù đội ngũ nhân viên kế toán của công ty đều là các kế toán viên có chuyên môn cao, nhiệt tình và có trách nhiệm trong công việc, nhƣng khối lƣợng công việc cần giải quyết của mỗi kế toán là quá lớn, mỗi kế toán đảm nhiệm nhiều phần hành cùng lúc gây ra áp lực cho các kế toán, dễ dẫn đến sai xót trong công việc.
Mỗi nhân viên đảm nhiệm một hoặc một số phần hành khác nhau, nên họ chỉ nắm rõ đƣợc công việc của mình. Khi một trong số các nhân viên này đi vắng thì phần hành, công việc của nhân viên đó, khi có nghiệp vụ kinh tế phát sinh sẽ không xử lý kịp thời, có thể dẫn đến sai sót trong hạch toán kế toán.
Đa số nhân viên kế toán chỉ thành thạo phần hành kế toán của mình mà kỹ năng tin học văn phòng còn yếu kém nên nhiều công việc sử dụng tin học còn chậm chạp và mất nhiều thời gian, công sức.
Quá trình làm việc còn bị áp lực về trách nhiệm, có khoảng cách giữa lãnh đạo và ngƣời lao động. Làm việc theo mô típ chƣa phát huy đƣợc khả năng sáng tạo trong công việc, chƣa có mối liên kết để trao đổi thông tin và chia sẻ kinh nghiệm.
Thứ hai: Về hệ thống chứng từ kế toán
Công ty vẫn sử dụng hệ thống chứng từ kế toán theo quyết định 15/2006/QĐ-BTC.
Bộ chứng từ còn chƣa thực sự đầy đủ: để nhanh chóng gọn nhẹ trong các khâu mà kế toán đã bỏ qua một số thủ tục, không có chứng từ xác minh. Điều này gây khó khăn trong công tác quản lý nói chung và công tác quản lý hàng tồn kho nói riêng.
Ví dụ: Trong khâu nhập kho hàng hóa, khi hàng về đến công ty bộ phận kỹ thuật và KCS có kiểm nghiệm vật tƣ, hàng hóa nhƣng chỉ thông báo mà không lập Biên bản kiểm nghiệm, không có chứng từ minh chứng cho việc đó. Nhƣ vậy gây khó khăn trong việc theo dõi và quản lý hang tồn kho, dễ xảy ra sự cố về số lƣợng cũng nhƣ chất lƣợng hàng tồn kho.
Thứ ba: Về bảo quản chứng từ, sổ sách kế toán
Công ty sử dụng hình thức kế toán máy giúp công việc kế toán gọn nhẹ, nhanh chóng và chính xác hơn nhƣng nhƣợc điểm là dùng trên máy vi tính có những sự cố lỗi phần mềm, hỏng ở cứng… Hạn chế chính là kỹ thuật để đảm bảo an toàn cho hệ thống máy tính và việc xuất dữ liệu ra đĩa là chƣa có. Khi máy tính bị lỗi mất dữ liệu thì kế toán phải mất một thời gian nhất định để phục hồi dữ liệu gây ứ động công việc.
Hệ thống phần mềm kế toán đƣợc kết nối với các máy tính tức là nhân viên nào cũng có khả năng sửa đổi dữa liệu gây ra tình trạng mất mát, sai sót hoặc gian lận trong công tác kế toán mà khó có thể kiểm soát đƣợc.
b. Về công tác kế toán hàng tồn kho
Thứ nhất: Về công tác quản lý hàng tồn kho
Mặc dù công ty khá chặt chẽ trong công tác thu mua hàng tồn kho tuy nhiên bên cạnh đó còn một số hạn chế: Khi mua hàng tồn kho thƣờng tìm đến nhà cung cấp truyền thống điều này giúp công ty tạo đƣợc mối quan hệ cung cấp hàng tồn kho lâu dài và nguông hàng ổn định. Tuy nhiên gắn bó lâu dài với một nhà cung cấp thƣờng không quan tâm về giá cả thị trƣờng nên dễ dẫn đến giá cả cao hơn so với các nhà cung cấp khác.
Công tác kiểm kê hàng tồn kho tại công ty chƣa đƣợc thực hiện thƣờng xuyên, cuối kỳ công ty mới tiến hành công tác kiểm kê hàng tồn kho nên không xử lý kịp thời các trƣờng hợp mất mát, hƣ hỏng hàng tồn kho.
Thứ hai: Về kế toán chi tiết hàng tồn kho
- Phƣơng pháp ghi thẻ song song
Tại kho: Thủ kho sử dụng thẻ kho để ghi chép tình hình nhập xuất tồn kho của từng thứ hàng tồn kho ở từng kho theo chỉ tiêu số lƣợng. Hàng ngày, khi nhận đƣợc chứng từ nhập xuất, thủ kho tiến hành khi sổ số thực nhập thực xuất vào thẻ kho. Cuối tháng, thủ kho tính ra tổng số nhập xuất tồn của từng loại hàng tồn kho và đối chiếu số liệu với kê toán hàng tồn kho.
Tại phòng kế toán: kế toán mở sổ hoặc thẻ cho tiết hàng tồn kho ghi chép biến động nhập xuất tồn của từng loại hàng tồn kho về cả về số lƣợng và giá trị. Hàng ngày, khi nhận đƣợc chứng từ nhập xuất kê toán tiến hành kiểm tra phân loại chứng từ và vào sổ chi tiết hàng tồn kho. Cuối kỳ kế toán cộng sổ tính ra số tồn kho cho từng loại hàng tồn kho, đồng thời đối chiếu số lƣợng với thẻ kho tƣơng ứng. Căn cứ vào các sổ kế toán chi tiết hàng tồn kho lấy số liệu ghi vào bảng tổng hợp nhập xuất tồn.
Tuy nhiên, hiện tại ở phòng kế toán tất cả các nghiệp vụ nhập xuất tồn kho đều đƣợc theo dõi phản ánh trên phần mềm kế toán, chi tiết cho từng mã hàng tồn kho nhƣng tại kho thì công ty chƣa áp dụng phần mềm quản lý kho, vẫn ghi chép bằng tay nên khối lƣợng công việc ghi chép quản lý của thủ kho là khá lớn, dễ xảy ra nhầm lẫn, sai sót.
Đối với hàng tồn kho nhƣ bao bì đóng gói sản phẩm xuất dùng không hết không tiến hành nhập lại kho mà để tại phân xƣởng sử dụng cho lần kế tiếp. Các bao bì để lại không đƣợc bảo cất trữ bảo quản đúng cách gây ẩm mốc dẫn tới hƣ hỏng gây lãng phí cho công ty.
Việc hạch toán NVL, CCDC còn nhiều thủ tục rƣờm rà. Nhƣ một số hàng tồn kho mua về dùng ngay cho sản xuất nhƣng kế toán không hạch toán ngay vào chi phí mà tiến hành nhập kho sau đó mới xuất kho.
mặt hàng thùng carton 60x40x30 và thùng carton 60x40x15 cần dùng ngay cho đóng gói nhƣng lại không xuất dùng ngay mà tiến hành nhập kho sau đó cùng ngày kế toán tiến hành xuất kho.
Việc ghi chép kế toán trên các chứng từ kế toán tại công ty là chƣa hoàn chỉnh, các phiếu xuất kho chƣa ghi chép đầy đủ, thiếu thông tin về số chứng từ gốc kèm theo, phiếu nhập mua thì chƣa có thông tin nhập mua theo chứng từ nào, hợp đồng, ngƣời cung cấp.
Khi mua hàng tồn kho về nhập kho công ty có cử ngƣời các bộ phận kỹ thuật, KCS kiểm tra số lƣợng, phẩm chất, quy cách nhƣng lại không lập biên bản kiểm nghiệm hàng tồn kho.
Các chứng từ thƣờng đƣợc kế toán tập hợp lại, đến cuối ngày hoặc định kỳ mới trình lên giám đốc. Đôi khi xảy ra trƣờng hợp, giám đốc đi công tác xa, chứng từ sẽ bị lƣu lại cho đến khi giám đốc về.
Nguyên phụ liệu nhận gia công của công ty chỉ theo dõi về mặt số lƣợng mà không theo dõi về mặt giá trị, công tác này do nhân viên phòng kế hoạch và