Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán trên máy vi tính nhƣ sau: - Hàng ngày, kế toán căn cứ vào chứng từ kế toán hoặc bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại đã đƣợc kiểm tra, đƣợc dùng làm căn cứ ghi sổ, xác định tài khoản ghi Nợ, tài khoản ghi Có để nhập dữ liệu vào máy vi tính theo các bảng, biểu đƣợc thiết kế sẵn trên phần mềm kế toán. Theo quy trình của phần mềm kế toán, các thông tin đƣợc tự động nhập vào sổ kế toán tổng hợp (sổ cái) và các sổ, thẻ kế toán chi tiết có liên quan.
- Cuối kỳ, kế toán thực hiện các thao tác khoá sổ (cộng sổ) và lập báo cáo tài chính. Việc đối chiếu giữa số liệu tổng hợp với số liệu chi tiết đƣợc thực hiện tự động và luôn đảm bảo chính xác, trung thực theo thông tin đã đƣợc nhập trong kỳ. Kế toán có thể kiểm tra, đối chiếu giữa sổ kế toán với báo cáo tài chính sau khi đã in ra giấy. Cuối kỳ, cuối năm sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết đƣợc in ra giấy đóng dấu và lƣu trữ.
Ghi chú:
Nhập số liệu hàng ngày
In sổ, báo cáo cuối tháng, cuối năm
Đối chiếu, kiểm tra
Sơ đồ 2.4: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán trên máy vi tính
2.2. Thực trạng kế toán hàng tồn kho tại Công ty cổ phần may Phú Thọ
2.2.1. Công tác quản lý và sử dụng hàng tồn kho tại công ty
2.2.1.1. Đặc điểm hàng tồn kho tại công ty
- Hàng tồn kho là một bộ phận của tài sản ngắn hạn trong doanh nghiệp và chiếm tỷ trọng khá lớn trong tổng tài sản lƣu động của doanh nghiệp. Việc quản lý và sử dụng có hiệu quả hàng tồn kho có ảnh hƣởng lớn đến việc nâng cao hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty.
- Hàng tồn kho trong doanh nghiệp đƣợc hình thành từ nhiều nguồn khác nhau, với chi phí cấu thành nên giá gốc hàng tồn kho khác nhau. Xác định đúng, đủ các yếu tố chi phí cấu thành nên giá gốc hàng tồn kho sẽ góp phần tính toán và hạch toán đúng, đủ, hợp lý giá gốc hàng tồn kho và chi phí hàng tồn kho làm cơ sở xác định lợi nhuận thực hiện trong kỳ.
- Hàng tồn kho tham gia toàn bộ vào hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, trong đó có các nghiệp vụ xảy ra thƣờng xuyên với tần suất lớn, qua đó hàng tồn kho luôn biến đổi về mặt hình thái hiện vật và chuyển
PHẦN MỀM KẾ TOÁN AFC MÁY VI TÍNH Sổ kế toán - Sổ tổng hợp - Sổ chi tiết
- Báo cáo tài chính - Báo cáo kế toán
quản trị Chứng từ kế toán
Bảng tổng hợp chứng từ kế toán
hoá thành những tài sản ngắn hạn khác nhƣ tiền tệ, sản phẩm dở dang hay thành phẩm,...
- Hàng tồn kho trong doanh nghiệp bao gồm nhiều loại khác nhau với đặc điểm về tính chất thƣơng phẩm và điều kiện bảo quản khác nhau. Do vậy, hàng tồn kho thƣờng đƣợc bảo quản, cất trữ ở nhiều địa điểm, có điều kiện tự nhiên hay nhân tạo không đồng nhất với nhiều ngƣời quản lý. Vì lẽ đó, dễ xảy ra mất mát, công việc kiểm kê, quản lý, bảo quản và sử dụng hàng tồn kho gặp nhiều khó khăn, chi phí lớn. Nguyên phụ liệu của công ty bao gồm nhiều nhóm: nhóm NVL bao bì (NVLBB); nhóm NVL khác (NVLKH); nhóm phụ liệu vải (NVLPL)… Công cụ dụng cụ gồm nhóm CCDC sản xuất và nhóm CCDC văn phòng, thành phẩm bao gồm nhóm thành phẩm công ty sản xuất và nhóm thành phẩm thuê gia công hàng hóa.
- Việc xác định chất lƣợng, tình trạng và giá trị hàng tồn kho luôn là công việc khó khăn, phức tạp. Có rất nhiều loại hàng tồn kho rất khó phân loại và xác định giá trị.
2.2.1.2. Công tác quản lý và sử dụng hàng tồn kho
Xuất phát từ những đặc điểm của hàng tồn kho, tuỳ theo điều kiện quản lý hàng tồn kho ở mỗi doanh nghiệp mà yêu cầu quản lý hàng tồn kho có những điểm khác nhau. Song nhìn chung, việc quản lý hàng tồn kho ở các doanh nghiệp phải đảm bảo các yêu cầu chủ yếu sau:
Thứ nhất, hàng tồn kho phải đƣợc theo dõi ở từng khâu thu mua, từng kho bảo quản, từng nơi sử dụng, từng ngƣời phụ trách vật chất (thủ kho, cán bộ hàng tồn kho, nhân viên ,...)
Trong khâu thu mua, một mặt phải theo dõi nắm bắt thông tin về tình hình thị trƣờng, khả năng cung ứng của nhà cung cấp, các chính sách cạnh tranh tiếp thị đƣợc các nhà cung cấp áp dụng, tính ổn định của nguồn hàng,... mặt khác, phải quản lý chặt chẽ về số lƣợng, chất lƣợng, quy cách phẩm chất, chủng loại giá mua, chi phí mua và tiến độ thu mua, cung ứng phù hợp với kế hoạch sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
Trong khâu bảo quản dự trữ, phải tổ chức tốt kho, bến bãi, thực hiện đúng chế độ bảo quản; xác định đƣợc định mức dự trữ tối thiểu, tối đa cho từng loại hàng tồn kho đảm bảo an toàn, cung ứng kịp thời cho sản xuất, tiêu thụ với chi phí tồn trữ thấp nhất. Đồng thời, cần có những cảnh báo kịp thời khi hàng tồn kho vƣợt qua định mức tối đa, tối thiểu để có những điều chỉnh hợp lý, góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.
Trong khâu sử dụng, phải theo dõi, nắm bắt đƣợc hình thành sản xuất sản phẩm, tiến độ thực hiện. Đồng thời, phải tuân thủ việc sử dụng hợp lý, tiết kiệm cơ sở định mức tiêu hao, dự toán chi phí, tiến độ sản xuất nhằm giảm chi phí, hạ giá thành sản phẩm, tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp.
Thứ hai, việc quản lý hàng tồn kho phải thƣờng xuyên đảm bảo đƣợc quan hệ đối chiếu phù hợp giữa giá trị và hiện vật của từng thứ, từng loại hàng tồn kho, giữa các số liệu chi tiết với số liệu tổng hợp về hàng tồn kho, giữa số liệu ghi trong sổ kế toán với số liệu thực tế tồn kho.
2.2.1.3. Phân loại hàng tồn kho tại công ty
Công ty cổ phần may Phú Thọ là công ty sản xuất kinh doanh hàng may mặc và gia công dịch vụ hàng may xuất khẩu. Đƣợc phép nhập khẩu hàng tồn kho để phục vụ sản xuất. Do đó hàng tông kho của công ty là các NVL, CCDC, thành phẩm đặc thù sử dụng cho việc sản xuất may gia công. Hàng tồn kho tại công ty đƣợc phân loại theo vai trò và tác dụng bao gồm nhƣ sau:
Các loại nguyên phụ liệu:
- Nguyên phụ liệu chính: Vải (vải chính, vải màu, vải lót, vải thô, vải bò, vải cotton, vải màu (royal, grey, natural...)), mex (mex dính, mex cuộn, mex black, mex cạp), bông trần, bông lót, chun, khóa, khuy (đồng, nhựa 12ly đen, 14ly đen, 15ly mạ non...), chỉ (50C2 black, blue, white..., chỉ 60C3, chỉ 30C3, chỉ mạ non)...
- Phụ liệu: Mác (chính, cỡ, chỉ dẫn…), dây dệt, lông gai, phối, cúc, lƣới 3CT, dây treo, móc, túi, thẻ giá…
- Nhiên liệu: than cục
- Công cụ dụng cụ sản xuất: các chi tiết, phụ tùng máy móc, máy vắt, máy dập cúc…
- Công cụ dụng cụ văn phòng: máy in, quạt treo tƣờng, điều hòa…
Thành phẩm:
- Thành phẩm công ty sản xuất: áo jacket nữ, áo jacket nam, quần sooc, quần dài IP 002, quần dài IP 154, quần dài IP 155…
- Thành phẩm thuê gia công: quần áo cán bộ nam nữ, quần áo nhân viên nam nữ, quần áo thủy thủ thu đông, quần áo thủy thủ xuân hè…
2.2.1.4. Đánh giá hàng tồn kho tại công ty
a. Phƣơng pháp xác định giá nhập kho
Công ty cổ phần may Phú Thọ nhập kho NVL - CCDC theo giá thực tế. Giá thực tế nhập kho = Giá mua chƣa thuế GTGT + Chi phí mua ngoài + Thuế nhập khẩu (nếu có) - Các khoản giảm trừ (nếu có) Trong đó:
Giá ghi trên hóa đơn của ngƣời bán: là giá chƣa có thuế GTGT.
Chi phí thu mua thực tế gồm: chi phí vận chuyển, bốc dỡ…. đƣợc cộng vào giá trị thực tế của nguyên hàng tồn kho nhập kho.
Đối với thành phẩm nhập kho:
Giá thực tế nhập kho = Giá thành sản xuất thực tế
- Đối với vật liệu công ty nhận may gia công (nguyên phụ liệu do bên thuê gia công cung cấp) thì công ty chỉ theo dõi về mặt số lƣợng mà không theo dõi về giá trị của những loại hàng tồn kho đó. Công tác theo dõi nguyên phụ liệu nhận gia công do bộ phận kế hoạch đảm nhiệm, bộ phận kế kế toán sẽ theo dõi và hạch toán các chi phí liên quan đến nhập nguyên phụ liệu gia công. Ví dụ 2.1: Sau khi đã hoàn thành các thủ tục nhập nguyên phụ liệu nhận gia công do công ty TNHH G.G.S cung cấp. Ngày 05/10/2016 công ty TNHH T&T Phú Thọ vận chuyển hàng về kho công ty. Sau khi kiểm tra chất lƣợng, số lƣợng, quy cách bộ phận kế hoạch lập phiếu nhập kho (Phụ lục 01). Cùng với tập chứng từ là các hóa đơn GTGT về cƣớc vận chuyển và phí trả hộ của
công ty TNHH T&T Phú Thọ (Phụ lục 02, 03,). Các khoản phí này đƣợc kế toán hạch toán vào phân hệ mua dịch vụ.
Giao diện 2.2: Chứng từ hạch toán chi phí nhập mua NVL nhận gia công
- Đối với hàng tồn kho phục vụ cho sản xuất của công ty đƣợc mua từ các nhà cung cấp trong nƣớc, công ty theo dõi cả về số lƣợng và giá trị trong quá trình nhập và xuất dùng cho sản phẩm.
Ví dụ 2.2: Theo hóa đơn số 0001170 ngày 11.10.2016 của công ty TNHH Anh Quang (Phụ lục 04), Công ty cổ phần may Phú Thọ mua thùng Carton của công ty TNHH Anh Quang.
Ta có:
+ Giá mua chƣa thuế GTGT:
235 x 25.907 + 210 x 23.000 + 85 x 19.445 = 12.571.820đ + Thuế GTGT: 12.571.820 x 10% = 1.257.182đ
+ Giá thanh toán: 12.571.820 + 1.257.182 = 13.829.002đ Giá thực tế nhập kho là: 12.571.820đ (Phụ lục 02)
- Đối với phế liệu thu hồi, giá thực tế của phế liệu thu hồi thƣờng do ban Giám đốc công ty quyết định.
b. Phƣơng pháp tính giá xuất kho
Đơn giá bình quân cả kỳ dự trữ = Trị giá thực tế HTK tồn đầu kỳ + Tổng giá trị thực tế HTK nhập trong kỳ Số lƣợng HTK tồn đầu kỳ + Tổng số lƣợng HTK nhập trong kỳ
Ví dụ 2.3: Do công ty sử dụng hình thức kế toán máy nên vào cuối kỳ máy sẽ tự động tính giá xuất kho của các vật liệu xuất kho. Theo bảng tổng hợp nhập xuất tồn tháng 10/2016 (Phụ lục 05), mã nguyên vật liệu than cục (NVLKH002) có những thông tin sau:
- Giá trị than cục tồn đầu kỳ: 32.400.000 đ - Giá trị nhập than cục trong kỳ: 56.052.000 đ - Số lƣợng than cục tồn đầu kỳ: 8 tấn
- Số lƣợng than cục nhập trong kỳ: 13.84 tấn
= 4.050.000 đ
Giá trị than cục xuất dùng = 4.050.000 x 14.84 = 60.102.000 đ
2.2.2.Thực trạng kế toán hàng tồn kho tại Công ty cổ phần may Phú Thọ.
2.2.2.1.Chứng từ sử dụng
- Phiếu nhập kho - Phiếu xuất kho - Hợp đồng kinh tế - Đề nghị xuất/nhập vật tƣ - Hóa đơn GTGT - Các chứng từ thanh toán: PC, GBN, PT, … 2.2.2.2.Tài khoản sử dụng - TK 152 - Nguyên vật liệu - TK 153 - Công cụ dụng cụ Đơn giá than
cục xuất dùng = 32.400.000 + 56.052.000 8 + 13.84
- TK 155 – Thành phẩm
- Các TK khác liên quan 133, 111, 112, 331, 627,131,…
2.2.2.3. Sổ sách sử dụng
- Sổ nhật ký chung
- Sổ cái các tài khoản 152, 153, 155, 627… - Sổ chi tiết các tài khoản 152,153, 155, 627… - Thẻ kế toán chi tiết mã NVL, CCDC, TP - Sổ chi tiết phải trả ngƣời bán
- Sổ chi tiết phải thu khách hàng
2.2.2.4. Phương pháp hạch toán
a,Thủ tục nhập xuất kho
Thủ tục mua và nhập hàng tồn kho
Trường hợp nhập khẩu nguyên hàng tồn kho từ nước ngoài Chứng từ sử dụng:
- Hợp đồng tiếng Anh - Hợp đồng tiếng Việt
- Chứng từ xuất xứ (Certificate of Original)
- Chứng từ chất lƣợng/ số lƣợng (Certificate of Quality/ Quality) - Hoá đơn (Commercial Invoice)
- Vận đơn (Bill of Lading) - Phiếu đóng gói (Packing list)
- Bảo hiểm hàng hoá (Insurance policy) - Tờ khai hải quan
Thủ tục nhập kho
Khi nhập khẩu hàng hoá, công ty áp dụng phƣơng thức: Nhập khẩu trực tiếp theo giá CIF (ngƣời bán chịu trách nhiệm giao hàng qua lan can tại cảng gửi hàng, mua bảo hiểm cho hàng hoá và thuê tàu, vận chuyển hàng hoá đến cảng dỡ hàng). Trƣớc tiên, công ty ký hợp đồng mua NVL với nƣớc xuất khẩu. Trong hợp đồng này có các điều khoản: loại nguyên hàng tồn kho và giá cả, phƣơng thức thanh toán, các điều khoản khác…
Quy trình thủ tục hải quan gồm 05 bƣớc:
- Nhận hồ sơ, kiểm tra hồ sơ, đăng ký tờ khai, quy định mức độ kiểm tra - Kiểm tra chi tiết hồ sơ giá thuế
- Kiểm tra thực tế nguyên hàng tồn kho
- Thu lệ phí hải quan, đóng dấu “đã làm thủ tục hải quan” và trả tờ khai cho ngƣời khai hải quan
Kết thúc quy trình NVL đƣợc thông quan. Sau đó công ty tiến hành vận chuyển NVL về kho. Khi NVL về đến kho của công ty thì trình tự tiến hành nhập kho tƣơng tự nhƣ hàng nội nhập. Tờ khai hải quan và bộ chhứng từ nhập khẩu sẽ đƣợc chuyển đến phòng kế toán để vào sổ.
Trường hợp nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ mua trong nước
- Thủ tục mua NVL, CCDC tại Công ty cổ phần may Phú Thọ: Do nhu cầu sử dụng NVL, CCDC là thƣờng xuyên và liên tục nên bộ phần sản xuất có nhu cầu sử dụng NVL, CCDC thì cán bộ cung ứng NVL, CCDC sẽ lập phiếu đề nghị mua NVL, CCDC. Sau khi đƣợc giám đốc ký duyệt, phòng kế hoạch sẽ lập đơn hàng và liên hệ cho ngƣời bán để mua hàng tồn kho, dựa trên kế hoạch sản xuất của công ty.
- Thủ tục nhập kho: Sau khi NVL, CCDC đƣợc mua về công ty, bộ phận kỹ thuật và KCS sẽ tiến hành kiểm tra chất lƣợng, số lƣợng quy cách phẩm chất của NVL, CCDC (biên bản kiểm nghiệm vật tƣ, hàng hóa). Nếu hàng tồn kho đúng đủ số lƣợng chất lƣợng cho phép nhập kho thì kế toán sẽ lập phiếu nhập kho rồi chuyển cho bộ phận kho để nhập NVL, CCDC vào kho.
Trường hợp thành phẩm nhập kho
Sau khi sản xuất hoàn thành, KCS kiểm tra sản phẩm đảm bảo yêu cầu về chất lƣợng, số lƣợng, mẫu mã…bộ phận sản xuất tiến hành chuyển hàng về kho và yêu cầu thủ kho nhập kho. Thủ kho tiếp nhận yêu cầu nhập kho và tiến hành kiểm đếm số lƣợng theo phiếu giao hàng nội bộ, xếp hàng vào vị trí quy định theo sơ đồ bố trí kho. Kế toán kho căn cứ theo phiếu yêu cầu giao hàng thực tế lập phiếu nhập kho có xác nhận của các bên liên quan, trƣởng phòng kí duyệt vào phiếu nhập kho. Sau đó thủ kho cập nhật chứng từ vào sổ theo
dõi tại kho, thủ kho lƣu hàng hóa vào kho lƣu chứng từ và chuyển lên phòng kế toán. Ở kho thủ kho tiến hành theo dõi thành phẩm về mặt số lƣợng. Ở phòng kế toán, kế toán theo dõi thành phẩm nhập kho cả về số lƣợng và giá trị. Khi có thành phẩm nhập kho kế toán chỉ theo dõi về mặt số lƣợng, cuối kỳ kế toán tiến hành thao tác trên phần mềm để tính ra giá thành cho thành phẩm nhập kho.
Thủ tục xuất kho hàng tồn kho
Xuất kho NVL, CCDC
Việc xuất kho nguyên hàng tồn kho, công cụ dụng cụ chủ yếu là xuất dùng cho sản xuất, khi bộ phận sản xuất cần hàng tồn kho thì đại diện sẽ lập