Quy trình quản lý đào tạo

3.2 Kiến trúc nghiệp vụ của Học viện KHXH

3.2.1 Quy trình quản lý đào tạo

Quản lý đào tạo là nghiệp vụ cốt lõi và quan trọng nhất trong các tổ chức đào tạo nói chung và Học viện KHXH nói riêng. Nó quyết định đến toàn bộ quá trình hoạt động của học viện cũng như quyết định đến kết quả đào tạo. Đây cũng là nghiệp vụ phức tạp nhất liên quan đến toàn bộ quá trình tuyển sinh và đào tạo một học viên từ khi tuyển sinh đến khi tốt nghiệp.

Quy trình quản lý đào tạo bao gồm nhiều quy trình nhỏ như mô tả trong hình dưới đây:

Hình 3.2: Các nghiệp vụ chính tại Học viện KHXH 3.2.1.1 Quy trình quản lý học phần, quản lý ngành đào tạo 3.2.1.1 Quy trình quản lý học phần, quản lý ngành đào tạo

Trước tiên, Học viện xây dựng chương trình và kế hoạch đào tạo trong đó quy định rõ các ngành nghề đào tạo, thời gian đào tạo, các học phần đào tạo với từng ngành nghề. Thông tin của các học phần bao gồm: mã học phần, tên học phần, khoa viện giảng dạy, số tín chỉ, tổng số buổi học, số buổi được phép nghỉ học, tỉ lệ tính điểm của điểm

Hình 3.3: Quy trình thiết lập chương trình và kế hoạch đào tạo 3.2.1.2 Quy trình quản lý tuyển sinh 3.2.1.2 Quy trình quản lý tuyển sinh

Sau khi đã có kế hoạch đào tạo sẽ tiến hành bước tuyển sinh học viên, có 2 đối tượng học viên là Học viên cao học và Nghiên cứu sinh. Với mỗi đối tượng tuyển sinh sẽ có những quy trình tuyển sinh cụ thể khác nhau. Với tuyển sinh thạc sỹ thì sẽ thi tuyển đầu vào, với nghiên cứu sinh thì xét duyệt qua hội đồng.

Hình 3.4: Quy trình tuyển sinh

 Thí sinh mua 1 bộ hồ sơ từ học viện và điền thông tin vào các giấy tờ trong đó có phiếu đăng ký dự thi tuyển sinh trình độ thạc sĩ hoặc tiến sỹ, sơ yếu lý lịch, đơn đăng ký dự thi tuyển sinh, bản cam kết. Các giấy tờ thí sinh cần nộp được liệt kê trong danh sách hồ sơ gồm có trong bộ hồ sơ hoàn chỉnh.

 Hồ sơ khi thí sinh nộp sẽ được cán bộ phòng đào tạo kiểm tra và thu nhận. Cán bộ phòng đào tạo sẽ nhập thông tin của thí sinh vào các file excel để quản lý, thống kê danh sách thí sinh.

 Danh sách thí sinh sẽ được đánh số báo danh dựa theo mã ngành dự thi và số thứ tự thí sinh trong tổng số thí sinh tham dự tất cả các ngành tại cả các cơ sở đào tạo khác của học viện.

 Từ danh sách thí sinh đăng ký cán bộ phòng đào tạo lên danh sách các phòng thi. Việc tổ chức thi sẽ được tổ chức ở các cơ sở của học viên (3 cơ sở: Hà Nội, Đà Nẵng, TP. HCM).

 Khi lên xong danh sách phòng thi cán bộ phòng đào tạo thực hiện chuẩn bị, in các tài liệu: ảnh hiện trường, thẻ dự thi, danh sách kiểm tra để xác nhận số lượng tờ nộp trong phòng thi.

 Sau khi tổ chức thi xong cán bộ phòng đào tạo thực hiện đánh số phách, cắt phách, cho vào túi thi, ghép túi các bài thi. Các túi thi sau đó sẽ được chuyển đi chấm điểm.

 Các bài thi sau khi chấm được chuyển về phòng đào tạo để thực hiện ghép phách, ghi điểm cho các thí sinh. Bước thực hiện này đang rất mất thời gian, công sức vì cán bộ phòng đào tạo phải ngồi viết tay lại họ và tên thí sinh, điểm số của thí sinh.

 Sau khi có kết quả chấm thì cán bộ phòng đào tạo thực hiện nhập điểm vào cho thí sinh. Kết quả sẽ được thống kê và in ra.

 Từ kết quả tuyển sinh cán bộ phòng đào tạo sẽ lọc ra các thí sinh đủ điều kiện xét tuyển để thực hiện xét tuyển.

 Quy trình tuyển sinh Nghiên cứu sinh cũng tương tự, thay vì việc tổ chức thi và chấm thi thì sẽ tổ chức hội đồng xét tuyển và chấm điểm theo hội đồng. 3.2.1.3 Quản lý hồ sơ

Sau khi tuyển sinh và xét tuyển sẽ tiến hành nhập học cho các học viên. Mỗi học viên sẽ được quản lý đầy đủ thông tin về hồ sơ, lý lịch học tập, lý lịch khoa học.

 Thí sinh trúng tuyển sẽ điền thông tin vào Phiếu đăng ký nhập học và nộp cho phòng Công tác sinh viên. Phòng Công tác sinh viên ghi lại danh sách thí sinh trúng tuyển đã đến nhập học.

 Học viên và nghiên cứu sinh sau khi nhập học sẽ được đánh mã học viên, mã nghiên cứu sinh. Hiện tại chưa có quy trình này trong thực tế nhưng sẽ tham khảo mô hình ở các đơn vị khác để thực hiện.

 Sau khi nhập học cán bộ phòng Đào tạo nhập bổ sung thêm các thông tin của học viên, nghiên cứu sinh vào máy tính để tiện tra cứu, quản lý. Các bản cứng hồ sơ học viên, nghiên cứu sinh được lưu kho.

 Đối với trường hợp đặc biệt là các nghiên cứu sinh học thẳng tiến sĩ sau khi tốt nghiệp đại học thì thông tin các học phần cần học bổ sung cho chương trình học thạc sĩ còn thiếu cũng được cán bộ phòng Đào tạo đưa vào lưu hồ sơ.

 Căn cứ vào số lượng học viên, nghiên cứu sinh theo ngành sẽ được tổ chức thành các lớp để quản lý.

 Cán bộ phòng Đào tạo sẽ nhập thêm các thông tin của học viên, nghiên cứu sinh vào máy tính để tiện tra cứu thông tin. Các bản cứng hồ sơ của học viên, nghiên cứu sinh sẽ được lưu kho để thực hiện tra cứu khi cần thiết.

3.2.1.4 Quản lý quá trình học tập, quá trình điểm

 Khi tổ chức một đợt học thì sẽ tổ chức đào tạo các học phần trong trong khung của chương trình đào tạo. Mỗi học phần được đào tạo trong đợt sẽ xem

như một lớp môn học để quản lý các thông tin liên quan như danh sách học viên tham gia học, điểm danh, điểm thành phần, điểm thi hết học phần.

 Khi tổ chức đợt học sẽ cho phép các học viên nằm trong danh sách lớp có tổ chức học trong đợt được xin hoãn học nếu có lý do chính đáng và được học viện duyệt.

 Các lớp môn học trong đợt cũng cho phép các học viên không nằm trong danh sách học của đợt được phép học cùng. Các học viên đăng ký học cùng có thể vì các nguyên nhân: phải học lại học phần đó, đăng ký học sớm khi thấy phù hợp và được học viện duyệt.

 Vào giữa thời gian học của lớp môn học giảng viên sẽ tổ chức lấy điểm thành phần qua các hình thức: thi, bài luận, …

 Trong quá trình học phòng Công tác học viên sẽ tiến hành điểm danh để xác định các học viên có học đủ số buổi hay không. Nếu học viên học không đủ số buổi cần thiết thì không được thi hết học phần.

 Với các học viên đủ điều kiện thì sau khi thi hết học phần các bài thi sẽ được rọc phách, cho vào các túi thi để chuyển cho các giảng viên chấm.

 Các bài thi sau khi chấm sẽ được ghép phách trở lại để lấy thông tin điểm thi hết học phần của học viên. Bước này hiện đang mất nhiều công sức và thời gian vì cán bộ phòng Đào tạo phải ngồi ghi lại tên của học viên và điểm trên bài thi sau khi ghép phách.

 Điểm thi hết học phần sau đó được lưu vào bảng điểm cá nhân của học viên.  Vào cuối mỗi đợt học cán bộ phòng Đào tạo thực hiện tính điểm trung bình

các học phần đã học cho học viên. Việc tính điểm trung bình gồm tính điểm trung bình lần 1 dựa vào điểm thành phần và điểm thi hết học phần lần 1 theo tỉ lệ 3 : 7. Điểm trung bình môn học là tính điểm dựa vào điểm thành phần và điểm thi hết học phần cao nhất các lần thi theo tỉ lệ 3 : 7.

 Vào cuối khóa học cán bộ phòng Đào tạo thực hiện tính điểm trung bình toàn khóa học cho học viên. Điểm trung bình toàn khóa học được tính dựa vào điểm trung bình của các học phần và số tín chỉ của các học phần.

 Cuối mỗi đợt học căn cứ vào điểm thi hết học phần của học viên cán bộ phòng Đào tạo xác định học viên đó có phải thi lại, học lại hay không.

3.2.1.5 Quản lý hội đồng bảo vệ

 Đối với mỗi học viên thì đến cuối khóa học sẽ có đợt bảo vệ luận văn thạc sĩ. Học viện sẽ ra quyết đinh thành lập hội đồng bảo vệ luận văn bao gồm chủ tịch hội đồng, thư ký và ủy viên hội đồng.

3.2.1.6 Quản lý tốt nghiệp, văn bằng

 Dựa vào kết quả học tập của học viên học viện có quyết định học viên đó đủ điều kiện bảo vệ hay không. Các học viên đủ điều kiện tốt nghiệp được lập danh sách để thành lập các hội đồng bảo vệ và tiến hành bảo vệ luận văn tốt nghiệp.

 Các học viên sau khi bảo vệ luận văn tốt nghiệp đã được xét đủ điều kiện tốt nghiệp sẽ được cấp bằng, chứng chỉ. Khi học viên tốt nghiệp đến nhận bằng, chứng chỉ thì cán bộ phòng Đào tạo lưu lại thông tin của bằng, chứng chỉ đã cấp phát cho học viên.

3.2.1.7 Quản lý lớp học phần

 Khi tổ chức một đợt học thì sẽ tổ chức đào tạo các học phần trong trong khung của chương trình đào tạo. Mỗi học phần được đào tạo trong đợt sẽ xem như một lớp môn học để quản lý các thông tin liên quan như danh sách học viên tham gia học, điểm danh, điểm thành phần, điểm thi hết học phần.

 Khi tổ chức đợt học sẽ cho phép các học viên nằm trong danh sách lớp có tổ chức học trong đợt được xin hoãn học nếu có lý do chính đáng và được học viện duyệt.

 Các lớp môn học trong đợt cũng cho phép các học viên không nằm trong danh sách học của đợt được phép học cùng. Các học viên đăng ký học cùng có thể vì các nguyên nhân: phải học lại học phần đó, đăng ký học sớm khi thấy phù hợp và được học viện duyệt.

 Vào giữa thời gian học của lớp môn học giảng viên sẽ tổ chức lấy điểm thành phần qua các hình thức: thi, bài luận, …

 Trong quá trình học phòng Công tác học viên sẽ tiến hành điểm danh để xác định các học viên có học đủ số buổi hay không. Nếu học viên học không đủ số buổi cần thiết thì không được thi hết học phần.

 Với các học viên đủ điều kiện thì sau khi thi hết học phần các bài thi sẽ được rọc phách, cho vào các túi thi để chuyển cho các giảng viên chấm.

 Các bài thi sau khi chấm sẽ được ghép phách trở lại để lấy thông tin điểm thi hết học phần của học viên. Bước này hiện đang mất nhiều công sức và thời gian vì cán bộ phòng Đào tạo phải ngồi ghi lại tên của học viên và điểm trên bài thi sau khi ghép phách.

3.2.1.8 Quản lý đợt học

 Dựa theo kế hoạch năm đã có từ thời điểm đầu năm, phòng đào tạo sẽ tổ chức các đợt học cho các khóa đã tuyển sinh. Trong một đợt học phòng đào tạo sẽ lên kế hoạch, tổ chức học tập, thi cho các học phần theo khung chương trình đào tạo.

3.2.1.9 Quản lý lịch học

 Dựa theo kế hoạch năm đã có từ thời điểm đầu năm, phòng đào tạo sẽ tổ chức các đợt học cho các khóa đã tuyển sinh. Trong một đợt học phòng đào tạo sẽ lên kế hoạch, tổ chức học tập, thi cho các học phần theo khung chương trình đào tạo.

3.2.1.10 Quản lý cơ sở đào tạo

 Hiện tại Học viện có 3 cơ sở đào tạo tại Hà Nội, Đà Nẵng, TP. HCM trong đó trụ sở chính đặt tại Hà Nội. Các học viên có quyền xin chuyển đổi học tại cơ sở đào tạo khác nhau tùy theo điều kiện và tình hình thực tế cũng như phù hợp với yêu cầu của Học viện.

3.2.1.11 Quản lý tòa nhà, phòng học

 Cán bộ Văn phòng thực hiện quản lý các phòng học, phòng họp, phòng hội thảo cùng các trang thiết bị sử dụng trong phòng.

 Dựa vào lịch học các đợt chưa được phân phòng học và có sĩ số học viên, nghiên cứu sinh được phòng đào tạo chuyển qua cán bộ Văn phòng sẽ phần phòng học phù hợp cho các lớp.

 Khi các cá nhân, đơn vị có nhu cầu sử dụng phòng họp, hội nghị thì phải làm phiếu đăng ký sử dụng phòng, hội trường. Trong phiếu cần cung cấp thông tin về: thời gian tổ chức sự kiện, mục đích, số lượng người tham gia, các đề nghị về bố trí sắp đặt và phục vụ khác.

 Cán bộ Văn phòng vào các thời điểm khác nhau có nhu cầu lập báo cáo sử dụng phòng trong khoảng thời gian xác định.

3.2.1.12 Quản lý khoa, bộ môn

 Các Khoa, Bộ môn của Học viện có trách nhiệm tổ chức đào tạo thạc sỹ và tiến sỹ theo nhiệm vụ được Giám đốc Học viện giao.

3.2.1.13 Quản lý cán bộ giảng viên

 Hiện tại đang sử dụng Hệ thống Quản lý cán bộ của Viện Hàn lâm để quản lý cán bộ - giảng viên cơ hữu.

 Một năm Học viện tổ chức đánh giá chất lượng cán bộ - giảng viên theo nhiều đợt, số đợt phụ thuộc vào quyết định của Giám đốc Học viện.

 Mỗi đợt sẽ cho điểm đánh giá từng cán bộ dựa trên mức hoàn thành công việc của đợt đánh giá đó.

 Kết thúc kỳ đánh giá sẽ lấy điểm trung bình của các đợt đánh giá. Dựa trên thang điểm từ 1-10 để xếp loại cán bộ.