3.2 Kiến trúc nghiệp vụ của Học viện KHXH
3.2.3 Quy trình Quản lý Bổ sung kiến thức và Đào tạo ngắn hạn
Hàng năm học viện có tổ chức các đợt đào tạo ngắn hạn cho các đối tượng cần học bổ sung kiến thức để có thể tham gia tuyển sinh trình độ thạc sĩ ở các ngành không phải là ngành đúng của ngành học tốt nghiệp đại học
Cán bộ phòng Đào tạo - Bồi dưỡng tổ chức phát hành, thu phí phát hành các bộ hồ sơ tuyển sinh ngắn hạn.
Sau khi thu hồ sơ của thí sinh đăng ký cán bộ phòng Đào tạo – Bồi dưỡng lập danh sách trích ngang các thí sinh đủ điều kiện dự thi để hội đồng xét tuyển phê duyệt dánh sách trùng tuyển.
Dựa vào danh sách thí sinh trúng tuyển được Giám đốc Học viện phê duyệt cán bộ phòng Đào tạo – Bồi dưỡng gửi giấy báo nhập học đến thí sinh. Khi thí sinh trúng tuyển đến nhập học phòng Đào tạo – Bồi dưỡng thực hiện ghi biên lại thu học phí và sau đó tổng hợp biên lai thu học phí nộp lại phòng Tài chính – Kế toán.
Kết thúc việc nhập học phòng Đào tạo – Bồi dưỡng sẽ lập danh sách báo cáo thí sinh trúng tuyển nhập học, thí sinh trúng tuyển không nhập học, báo cáo tổng kết đợt tuyển sinh.
Sau khi thực hiện xong quá trình tuyển sinh phòng Đào tạo – Bồi dưỡng thực hiện tổ chức đào tạo ngắn hạn.
Đầu tiên phòng Đào tạo – Bồi dưỡng lên kế hoạch đào tạo cho các khóa tuyển sinh. Kế hoạch đào tạo bao gồm thời gian tổ chức giảng dạy, giáo viên giảng dạy, địa điểm học.
Trong quá trình học các học phần sẽ có điểm thành phần. Các giảng viên sẽ tổ chức kiểm tra lấy điểm thành phần của các học viên. Điểm sẽ được nộp lên phòng Đào tạo – Bồi dưỡng để phục vụ việc tính điểm trung bình của học phần.
Dựa vào danh sách điểm danh của phòng Công tác sinh viên phòng Đào tạo – Bồi dưỡng sẽ xét quyết định các học viên đủ điều kiện thi.
Bài thi hết học phần của các thí sinh đủ điều kiện thi sẽ được rọc phách trước khi đóng túi gửi tới giảng viên chấm.
Bài thi sau khi chấm xong sẽ được ghép phách để ráp điểm cho học viên. Ở bước này hiện tại đang rất mất nhiều công sức và thời gian vì cán bộ phải ngồi viết lại tên của các học viên và ghi điểm của học. Việc thực hiện thủ
Điểm thi hết học phần của học viên sau đó được nhập vào bảng điểm của học viên. Mỗi học viên có 1 bảng điểm cá nhân tổng kết toàn bộ điểm các học phần trong quá trình học tập.
Sau khi thực hiện xong công việc tuyển sinh, nhập học phòng Đào tạo - Bồi dưỡng lập kế hoạch đào tạo cho các ngành của khóa. Các công việc cần thực hiện bao gồm: xác định giáo viên giảng dạy, xác định thời gian học cho các lớp môn học. Sau đó lịch học sẽ được chuyển xuống Văn phòng để xác định địa điểm học..