3.1 Thực trạng của Học viện KHXH
3.1.2 Hiện trạng ứng dụng CNTT tại Học viện KHXH
3.1.2.1 Hiện trạng chung
liên quan đến hoạt động đào tạo như quản lý khoa học; quản lý học viên; hợp tác quốc tế, quản lý cơ sở vật chất lớp học.
Hiện tại, các cán bộ nhân viên, giảng viên tại Học viện chủ yếu sử dụng Excel và văn bản giấy tờ hành chính trong việc quản lý, trao đổi và thực hiện các công việc liên quan. Một số phòng ban có ứng dụng CNTT trong việc quản lý điều hành tác nghiệp nhưng các ứng dụng thường hoạt động độc lập, không có khả năng tương tác, kết nối và chia sẻ dữ liệu lẫn nhau, phát sinh nhiều lỗi trong quá trình vận hành, khả năng mở rộng kém và không đáp ứng được nhiều người dùng truy cập đồng thời. Điều đó ảnh hưởng đến độ chính xác của các thông tin, không chuyên nghiệp, ảnh hưởng đến tiến độ xử lý công việc, xử lý công việc thủ công và có những rủi ro lớn. 3.1.2.2 Hạ tầng CNTT hiện có
Dánh sách các thiết bị phần cứng hiện có tại Học viện (cơ sở Hà Nội)
Stt Tên thiết bị SL Cấu h nh cơ ản Thời gian trang bị Nguồn kinh phí Tình trạng sử dụng 1. Máy chủ 02
Intel xeon E3- 1220V2, Ram 8Gb DDR III, ổ cứng 2X 1000Gb, màn hình LCD 18,5’’ IBM Cách đây 3 năm NSNN Tốt 2. Máy tính xách tay 15 Core i3, HDD 128Gb, màn hình 14’’ hoặc tương đương. Nhiều nhất là cách đây 6 năm NSNN Tốt 3. Máy tính để bàn 142 Core i3, HDD 250Gb màn hình 18,5’’ hoặc tương đương. Nhiều nhất là cách đây 6 năm NSNN Tốt 4. Máy in 62 Tốc độ in 21 trang/phút Nhiều nhất là cách đây 4 năm NSNN Tốt
5. Máy quét 08 Tốc độ quét 10 giây, quét tự động, độ phân giải 4800 x 4800dpi NSNN Tốt 6. UPS 85 500VA NSNN Tốt 7. Switch/Hub 35 16/32 cổng NSNN Tốt 8. Modem/Router 18 Wifi/AP NSNN Tốt
Bảng 3.1: Danh sách thiết bị phần cứng tại Học viện
Hệ thống mạng nội bộ và kết nối internet:
o Kết nối mạng nội bộ: Có
o Kết nối internet: Có
o Kết nối mạng Intranet hoặc VPN giữa các cơ sở học viện: Không
Hệ thống bảo mật, an toàn thông tin:
o Firewall cứng :Không
o Firewall mềm: Không
3.1.2.3 Các các phần mềm ứng dụng
Như đã phân tích ở trên, hầu hết các nghiệp vụ chính tại Học viện hiện nay đều sử dụng excel làm công cụ quản lý chính, ngoài ra một số đơn vị phòng ban có sử dụng những phần mềm chuyên biệt phục vụ công tác quản lý. Thông tin cụ thể tham khảo bảng dưới đây:
STT Tên phần mềm Thiết kế trên nền tảng Web Ngôn ngữ sử dụng Hệ CSDL Thời gian đƣa vào sử dụng Tình trạng sử sụng 1 Hệ thống quản lý đào tạo Không có Sử dụng excel, quản lý thủ công 2 Hệ thống quản lý khoa học Không có Sử dụng excel, quản lý thủ công 3 Hệ thống quản lý cán bộ, giảng viên Có PHP MySQL 2012 Sử dụng chung với hệ thống quản lý cán bộ của Viện Hàn Lâm KHXH 4 Hệ thống quản lý tạp chí Không có 5 Hệ thống quản lý thư viện Có CDS/ISIS 2011 Đang cập nhật nhưng vẫn có lỗi. Công nghệ lạc hậu, không phù hợp với việc mở rộng, khai thác thông tin và tích hợp với các hệ thống triển khai mới của Học viện. Các chức năng đơn giản không phù hợp với việc mở rộng, phát triển thư viện của Học viện. Việc chỉnh sửa, nâng cấp phần mềm sẽ tốn rất nhiều chi phí và không hiệu quả
Bảng 3.2: Danh sách các HTTT hiện có tại Học viện
3.1.3 Định hƣớng ứng dụng công nghệ thông tin phục vụ công tác chuyên môn
3.1.3.1 Định hướng chung
Trong bối cảnh hiện tại, ứng dụng Công nghệ thông tin trong mọi mặt của hoạt động nhà nước, trong các đơn vị hành chính sự nghiệp đang được Đảng và Chính phủ đặc biệt coi trọng. Ứng dụng Công nghệ thông tin được coi là một biện pháp đột phá nhằm đẩy nhanh hiệu quả, giảm thiểu chi phí cho hoạt động của các đơn vị trong cơ quan nhà nước [1] [2]. Đặc biệt, Lĩnh vực giao dục là một lĩnh vực tiên phong trong việc ứng dụng công nghệ thông tin.
Với thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin như đã tổng hợp ở trên, việc xây dựng hệ thống thông tin quản lý đồng bộ và hiện đại cho Học viện sẽ mang lại lợi ích to lớn về mặt giáo dục. Hệ thống này sẽ giúp ích cho việc tổ chức, quản lý đào tạo và các hoạt động liên quan đến đào tạo một cách đồng bộ và hiệu quả, từ đó tạo dựng một môi trường giáo dục đào tạo công bằng minh bạch, tự chủ và hiện đại.
Để xây dựng được HTTT tổng thể đáp ứng được các tiêu chuẩn này cũng cần phải xem xét đến các phương pháp luận phù hợp, trong đó cách tiếp cận theo hướng kiến trúc tổng thể để xây dựng giải pháp là tương đối phù hợp và đã được chứng minh tính hiệu quả trong thực tiễn. Dưới đây là định hướng chung khi xây dựng hệ thống các công nghệ cũ. 6 Cổng thông tin học viên Không có 7 Hệ thống quản lý tài sản Sử dụng excel, quản lý thủ công kết hợp với dùng phần mềm quản lý tài sản của Viện Hàn lâm KHXH 8 Hệ thống quản lý tài chính Không VB.NET SQL Server 2012 Sử dụng phần mềm kế toán có mô đun thu học phí, kết hợp làm excel bằng tay.
- Hệ thống phải được thiết kế đồng bộ, có khả năng mở rộng, phát triển thêm các tính năng mới, đáp ứng các nghiệp vụ mới một cách dễ dàng và linh hoạt, tương tác và chia sẻ dữ liệu với các hệ thống khác, có khả năng bảo mật cao cũng như đáp ựng được số lượng lớn người dùng.
- Xây dựng một hệ thống quản lý Học viện chung trong đó hạt nhân là phân hệ Quản lý đào tạo với các chức năng đáp ứng đầy đủ các nghiệp vụ, giao diện thân thiện giúp cho việc quản lý thông tin phục vụ đào tạo tại Học viện được thực hiện một cách thông suốt và đồng bộ.
- Hệ thống sẽ cung cấp công cụ quản lý thông tin học viên hiệu quả, quản lý thông tin tuyển sinh, quản lý học phí - theo dõi nợ học phí, kết quả đào tạo, giám sát mọi hoạt động liên quan đến đào tạo, kết hợp với hệ thống quản lý tài chính, cơ sở vật chất, thông tin thư viện, hỗ trợ các mô hình đào tạo khác nhau.
- Hệ thống sẽ giúp tối ưu hóa quy trình quản lý đào tạo, hỗ trợ học viên học tập, tăng cường giao tiếp thông tin giữa các phòng ban, khoa đào tạo, tạo môi trường thông tin thông suốt trong toàn Học viện.
3.1.3.2 Các mục tiêu khi xây dựng HTTT tổng thể của Học viện KHXH
Mục tiêu chung:
- Tin học hoá, hiện đại hoá công tác quản lý đào tạo bằng cách áp dụng hệ thống quản lý đào tạo và các hệ thống thông tin quản lý liên quan được xây dựng riêng cho Học viện.
- Hướng tới xây dựng hệ thống thông tin tổng thể, hoàn chỉnh, khả chuyển, an toàn, bảo mật trong toàn bộ tổ chức. Hệ thống được thiết kế hiện đại, đáp ứng đầy đủ các yêu cầu thực tế, giúp nâng cao chất lượng đào tạo, tạo cơ sở cho giai đoạn phát triển mạnh mẽ của Học viện KHXH trong tương lai.
- Quy chuẩn hoá công tác quản lý đào tạo, nâng cao chất lượng đào tạo nói riêng và hiệu quả hoạt động của Học viện nói chung.
- Nâng cấp hạ tầng CNTT của Học viện, đảm bảo một môi trường hoạt động hiệu quả cho hệ thống phần mềm phục vụ công tác đào tạo tại Học viện.
Mục tiêu cụ thể:
- Khả năng phát triển: Hệ thống có khả năng phát triển để đáp ứng các yêu cầu quản lý đào tạo và các vấn đề liên quan đến đào tạo của Học viện. Hệ thống có
khả năng mở rộng để thích ứng với các nghiệp vụ phát sinh trong tương lai một cách dễ dàng.
- Khả năng tuỳ biến các tham số: Hệ thống cho phép thay đổi các tham số quản lý để đáp ứng các yêu cầu quản lý đào tạo và các vấn đề liên quan đến đào tạo của Học viện.
- Độ tin cậy: đó là các đặc tính như là độ ổn định, độ tin cậy, an toàn và bảo mật. Hệ thống phải hoạt động ổn định và liên tục, đáp ứng được số lượng lớn người dùng đồng thời. Không gây ra các thiệt hại vật chất hay kinh tế trong trường hợp hư hỏng.
- Yêu cầu về tài nguyên: Hệ thống sử dụng một cách hữu hiệu các nguồn tài nguyên như là bộ nhớ, tốc độ xử lý máy tính và đường truyền.
- Khả năng sử dụng: Đáp ứng được tối thiểu với quy mô đào tạo từ 5.000 - 7.000 nghiên cứu sinh và học viên cao học trở lên. Ngoài ra có thể đáp ứng được quy mô đào tạo từ 20.000 – 30.000 học viên trong vòng 5 đến 10 năm tới.
- Yêu cầu bảo mật: hệ thống phải đáp ứng được yêu cầu phân quyền cả về mặt chức năng và về mặt dữ liệu. Với từng người dùng có vai trò khác nhau sẽ được giới hạn truy cập dữ liệu cũng như tài nguyên trong hệ thống khác nhau. Hệ thống phải có cơ chế phát hiện và chống chỉnh sửa dữ liệu bằng tay (ví dụ dữ liệu về điểm, về học phí). Toàn bộ các truy cập vào hệ thống phải được lưu vết để phục vụ việc điều tra khi cần thiết.
3.2 Kiến trúc nghiệp vụ của Học viện KHXH
Là đơn vị đào tạo sau đại học, các nghiệm vụ liên quan tại Học viện KHXH cũng tương tự các nghiệp vụ chung tại các đơn vị đào tạo Đại học và sau Đại học khác tại Việt Nam, tất nhiên cũng có một số nghiệp vụ đặc thù riêng.
Cụ thể, tại Học viện KHXH có các nghiệp vụ chính sau đây: - Quản lý đào tạo
- Quản lý hoạt động khoa học - Quản lý tài chính
- Quản lý văn phòng - Quản lý phòng ban, khoa - Quản lý cán bộ, giảng viên - Quản lý hợp tác quốc tế
- Quản lý bổ sung kiến thức và đào tạo ngắn hạn - Quản lý công tác học viên
- Quản lý đảng, đoàn thể
Trong số các nghiệp vụ trên, nghiệp vụ liên quan đến Quản lý đào tạo là quan trọng nhất. Tiếp theo đây sẽ phân tích rõ hơn về một số nghiệp vụ chính tại Học viện.
3.2.1 Quy trình quản lý đào tạo
Quản lý đào tạo là nghiệp vụ cốt lõi và quan trọng nhất trong các tổ chức đào tạo nói chung và Học viện KHXH nói riêng. Nó quyết định đến toàn bộ quá trình hoạt động của học viện cũng như quyết định đến kết quả đào tạo. Đây cũng là nghiệp vụ phức tạp nhất liên quan đến toàn bộ quá trình tuyển sinh và đào tạo một học viên từ khi tuyển sinh đến khi tốt nghiệp.
Quy trình quản lý đào tạo bao gồm nhiều quy trình nhỏ như mô tả trong hình dưới đây:
Hình 3.2: Các nghiệp vụ chính tại Học viện KHXH 3.2.1.1 Quy trình quản lý học phần, quản lý ngành đào tạo 3.2.1.1 Quy trình quản lý học phần, quản lý ngành đào tạo
Trước tiên, Học viện xây dựng chương trình và kế hoạch đào tạo trong đó quy định rõ các ngành nghề đào tạo, thời gian đào tạo, các học phần đào tạo với từng ngành nghề. Thông tin của các học phần bao gồm: mã học phần, tên học phần, khoa viện giảng dạy, số tín chỉ, tổng số buổi học, số buổi được phép nghỉ học, tỉ lệ tính điểm của điểm
Hình 3.3: Quy trình thiết lập chương trình và kế hoạch đào tạo 3.2.1.2 Quy trình quản lý tuyển sinh 3.2.1.2 Quy trình quản lý tuyển sinh
Sau khi đã có kế hoạch đào tạo sẽ tiến hành bước tuyển sinh học viên, có 2 đối tượng học viên là Học viên cao học và Nghiên cứu sinh. Với mỗi đối tượng tuyển sinh sẽ có những quy trình tuyển sinh cụ thể khác nhau. Với tuyển sinh thạc sỹ thì sẽ thi tuyển đầu vào, với nghiên cứu sinh thì xét duyệt qua hội đồng.
Hình 3.4: Quy trình tuyển sinh
Thí sinh mua 1 bộ hồ sơ từ học viện và điền thông tin vào các giấy tờ trong đó có phiếu đăng ký dự thi tuyển sinh trình độ thạc sĩ hoặc tiến sỹ, sơ yếu lý lịch, đơn đăng ký dự thi tuyển sinh, bản cam kết. Các giấy tờ thí sinh cần nộp được liệt kê trong danh sách hồ sơ gồm có trong bộ hồ sơ hoàn chỉnh.
Hồ sơ khi thí sinh nộp sẽ được cán bộ phòng đào tạo kiểm tra và thu nhận. Cán bộ phòng đào tạo sẽ nhập thông tin của thí sinh vào các file excel để quản lý, thống kê danh sách thí sinh.
Danh sách thí sinh sẽ được đánh số báo danh dựa theo mã ngành dự thi và số thứ tự thí sinh trong tổng số thí sinh tham dự tất cả các ngành tại cả các cơ sở đào tạo khác của học viện.
Từ danh sách thí sinh đăng ký cán bộ phòng đào tạo lên danh sách các phòng thi. Việc tổ chức thi sẽ được tổ chức ở các cơ sở của học viên (3 cơ sở: Hà Nội, Đà Nẵng, TP. HCM).
Khi lên xong danh sách phòng thi cán bộ phòng đào tạo thực hiện chuẩn bị, in các tài liệu: ảnh hiện trường, thẻ dự thi, danh sách kiểm tra để xác nhận số lượng tờ nộp trong phòng thi.
Sau khi tổ chức thi xong cán bộ phòng đào tạo thực hiện đánh số phách, cắt phách, cho vào túi thi, ghép túi các bài thi. Các túi thi sau đó sẽ được chuyển đi chấm điểm.
Các bài thi sau khi chấm được chuyển về phòng đào tạo để thực hiện ghép phách, ghi điểm cho các thí sinh. Bước thực hiện này đang rất mất thời gian, công sức vì cán bộ phòng đào tạo phải ngồi viết tay lại họ và tên thí sinh, điểm số của thí sinh.
Sau khi có kết quả chấm thì cán bộ phòng đào tạo thực hiện nhập điểm vào cho thí sinh. Kết quả sẽ được thống kê và in ra.
Từ kết quả tuyển sinh cán bộ phòng đào tạo sẽ lọc ra các thí sinh đủ điều kiện xét tuyển để thực hiện xét tuyển.
Quy trình tuyển sinh Nghiên cứu sinh cũng tương tự, thay vì việc tổ chức thi và chấm thi thì sẽ tổ chức hội đồng xét tuyển và chấm điểm theo hội đồng. 3.2.1.3 Quản lý hồ sơ
Sau khi tuyển sinh và xét tuyển sẽ tiến hành nhập học cho các học viên. Mỗi học viên sẽ được quản lý đầy đủ thông tin về hồ sơ, lý lịch học tập, lý lịch khoa học.
Thí sinh trúng tuyển sẽ điền thông tin vào Phiếu đăng ký nhập học và nộp cho phòng Công tác sinh viên. Phòng Công tác sinh viên ghi lại danh sách thí sinh trúng tuyển đã đến nhập học.
Học viên và nghiên cứu sinh sau khi nhập học sẽ được đánh mã học viên, mã nghiên cứu sinh. Hiện tại chưa có quy trình này trong thực tế nhưng sẽ tham khảo mô hình ở các đơn vị khác để thực hiện.
Sau khi nhập học cán bộ phòng Đào tạo nhập bổ sung thêm các thông tin của học viên, nghiên cứu sinh vào máy tính để tiện tra cứu, quản lý. Các bản cứng hồ sơ học viên, nghiên cứu sinh được lưu kho.
Đối với trường hợp đặc biệt là các nghiên cứu sinh học thẳng tiến sĩ sau khi tốt nghiệp đại học thì thông tin các học phần cần học bổ sung cho chương trình học thạc sĩ còn thiếu cũng được cán bộ phòng Đào tạo đưa vào lưu hồ sơ.
Căn cứ vào số lượng học viên, nghiên cứu sinh theo ngành sẽ được tổ chức thành các lớp để quản lý.
Cán bộ phòng Đào tạo sẽ nhập thêm các thông tin của học viên, nghiên cứu