3.2 Kiến trúc nghiệp vụ của Học viện KHXH
3.2.5 Quy trình quản lý tài chính
Hiện tại cán bộ thu học phí đang sử dụng một phần mềm kế toán có thêm module thu học phí.
- Học viên nộp học phí cho phòng tài chính ứng với từng chương trình học. Học viên nộp tiền, cán bộ thu sẽ thu và ghi phiếu thu cho Học viên, sau đó nhập thông tin vào hệ thống qua module Thu học phí.
- Học phí sẽ được tính theo năm, và chia thành 2 lần nộp. Sau khi học viên nộp học phí, cán bộ thu sẽ chuyển trạng thái [Đã hoàn thành nghĩa vụ tài chính] của lần thu đó cho học viên.
- Trạng thái Đã hoặc Chưa hoàn thành nghĩa vụ tài chính sẽ là căn cứ để phòng đào tạo xuất được ra danh sách các Học viên đủ điều kiện thi tương ứng.
3.2.6 Quy tr nh Văn phòng
Quy trình quản lý văn phòng bao gồm 2 nghiệp vụ chính đó là: Quản lý văn thư hành chính và Quản lý tài sản.
Về nghiệp vụ Quản lý văn thư hành chính, hiện tại Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam đã xây dựng một hệ thống dùng để quản lý văn thư hành chính và đang định hướng sẽ áp dung cho cả học viện KHXH.
Hình 3.5: Quy trình quản lý văn phòng
3.2.7 Quy trình Quản lý tạp chí
Tại Học viện, hàng tháng sẽ xuất bản một tạp chí chuyên ngành liên quan đến các hoạt động nghiên cứu về khoa học xã hội cũng như các thông tin liên quan đến tuyển sinh và đào tạo.
Phòng tạp chí thực hiện tiếp nhập bài viết từ các tác giả, phân loại tổ chứ biên tập ở phòng trước khi gửi lên tổng biên tập thực hiện biên tập lần cuối. Các bài viết được duyệt sẽ được sắp xếp để xuất bản theo các số tạp chí. Sau khi sắp xếp được các bài in của một số báo phòng tạp chí tổ chức lên in ấn, phát hành tạp chí.
3.2.8 Quy trình quản lý thông tin tƣ liệu, thƣ viện
Hiện tại Trung tâm thông tin thư viện sử dụng một phần mềm ISIS cho Unesco triển khai để lưu thông tin các đề mục sách, luận văn , luận án và tài liệu của Học viện.
Việc chia sẻ các thông tin này rất hạn chế và phải làm thủ công. Các nghiệp vụ chính cần quản lý bao gồm:
o Quản lý luận ăn luận án
o Quản lý sách
o Quản lý giáo trình do Học viện xuất bản
o Quản lý tài liệu
o Quản lý thể loại, lĩnh vực của luận văn, luận án, sách và tài liệu
o Quản lý phát hành tài liệu
o Quản lý quá trình lưu thông
o Quản lý quá trình xuất nhập sách, tài liệu theo từng kho
o Quản lý quá trình xuất nhập sách, tài liệu theo từng kho
o Quản lý quá trình mượn – trả sách trong thư viện
o Quản lý thông tin người đọc vi phạm các quy định của thư viện
o Quản lý người đọc – thẻ thư viện
3.3 Kiến trúc HTTT tổng thể cho Học viện KHXH
Hình 3.6: Mô hình tương tác dữ liệu giữa các nghiệp vụ trong Quản lý đào tạo
3.3.2 Mô hình kiến trúc ứng dụng cho HTTT tổng thể của Học viện
Hình 3.7: Sơ đồ kiến trúc ứng dụng hiện tại 3.3.2.2 Kiến trúc ứng dụng cần đạt được 3.3.2.2 Kiến trúc ứng dụng cần đạt được
Để xây dựng hệ thống thông tin cho Học viện KHXH một cách toàn diện, cần tiếp cận xây dựng theo hướng tiếp cận kiến trúc tổng thể như đã trình bầy trong phần hai của tài liệu này, nhắm tới việc tích hợp toàn diện các hoạt động, nghiệp vụ, thông tin của Học viện, tiến tới xây dựng một hệ thống thông tin tổng thể như hình dưới đây:
Hình 3.8: Kiến trúc Công nghệ thông tin Học viện KHXH Kiến trúc này bao gồm 04 lớp như sau: Kiến trúc này bao gồm 04 lớp như sau:
- Lớp giao tiếp: Xây dựng cổng thông tin Học viện KHXH cho phép học viện, cán bộ, công chức và những cá nhân, tổ chức, đơn vị được cho phép truy cập vào các hệ thống thông tin và cơ sở dữ liệu của Học viện. Tùy theo từng vai trò và đặc thù nghiệp vụ liên quan, mỗi đối tượng sẽ được truy cập vào các tài nguyên khác nhau trong hệ thống.
- Lớp Ứng dụng: Bao gồm các HTTT quản lý được xây dựng phục vụ các hoạt
động của Học viện bao gồm hệ thống quản lý quản lý đào tạo, hệ thống quản lý thư viện, hệ thống quản lý thư viện, hệ thống quản lý khoa học, hệ thống quản lý cán bộ, hệ thống quản lý tài sản, hệ thống quản lý tài chính, hệ thống quản lý tạp chí .. và các HTTT khác theo nhu cầu phát triển của Học viện. Các HTTT sẽ khai thác thông tin, dữ liệu ở lớp cơ sở dữ liệu.
Dưới đây là tổng quan về chức năng chính các HTTT cơ bản cần được xây dựng để đáp ứng các nhu cầu quản lý và vận hành Học viện:
- Hệ thống quản lý đào tạo: Với việc quy mô đào tạo ngày càng tăng ở nhiều cơ sở đào tạo khác nhau, hệ thống quản lý đào tạo sẽ giúp quản lý hiệu quả và chính xác quá trình đào tạo học viên, qua đó giúp nâng cao chất lượng và quy mô đào tạo.
- Cổng thông tin điện tử: Là đầu mối cung cấp thông tin về hoạt động đào tạo và tuyển sinh của học viên. Các học viên có thể tra cứu kết quả học tập, theo dõi lịch học, thời khóa biểu cũng như cập nhật các thông tin liên quan đến quá trình học tập.
- Quản lý thư viện: Với kho tài liệu vô cùng phong phú thuộc nhiều lĩnh vực khác nhau của Khoa học xã hội, hệ thống quản lý thư viện sẽ cung cấp các công cụ hữu ích cho việc tra cứu của các cán bộ nghiên cứu , các học viên và các cán bộ khác có nhu cầu.
- Quản lý đề tài khoa học, công nghệ: là một Học viện đào tạo cấp quốc gia hàng năm đào tạo số lượng lớn các học viên là thạc sỹ và nghiên cứu sinh, với số lượng đề tài nghiên cứu khoa học vô cùng phong phú, việc xây dựng phần hệ thống quản lý theo dõi đề tài khoa học, công nghệ là rất cần thiết. Hệ thống giúp cho các cán bộ, học viên dễ dàng tra cứu và tham khảo đến các đề tài khoa học một cách nhanh chóng và chính xác.
- Các hệ thống khác theo nhu cầu của Học viện KHXH như: Nâng cấp triển khai mới các hệ thống quản lý tài sản, hệ thống quản lý tài chính, hệ thống quản lý tạp chí, hệ thống quản lý hợp tác quốc tế và các phần mềm khác theo nhu cầu của Học viện KHXH.
- Lớp Cơ sở dữ liệu: Quản lý thông tin, dữ liệu của Học viện bao gồm các thông tin đào tạo, thông tin học viên, thông tin thư viện, thông tin nghiên cứu khoa học công nghệ và các thông tin khác của Học viện. Toàn bộ dữ liệu liên quan trong các hệ thống được chia sẻ dữ liệu lẫn nhau nhưng vẫn đảm bảo tính bảo mật cũng như toàn vẹn dữ liệu.
- Lớp hạ tầng kỹ thuật: là hệ thống máy chủ, máy tính cá nhân, hệ thống an toàn an ninh thông tin, hạ tầng mạng phục vụ cho việc triển khai các lớp phía trên. Hạ tầng kỹ thuật cũng cần được triển khai đồng bộ đáp ứng nhu cầu phát triển của các lớp trên.
3.3.3 Mô hình kiến trúc công nghệ cho HTTT tổng thể của Học viện
Trong phần này sẽ tập trung vào mô hình triển khai hệ thống nhằm đạt được các mục tiêu chung đã đề ra với yêu cầu của một HTTT tổng thể.
- Hệ thống yêu cầu các máy chủ chuyển dụng để chạy các ứng dụng, dịch vụ web và cơ sở dữ liệu cho các phần mềm quản lý của Học viện.
- Hệ thống sẽ kết nối các khoa phòng, trung tâm, các cơ sở đào tạo của Học Viện thông qua mạng nội bộ hoặc mạng riêng ảo (VPN) để đảm bảo tối đa vấn đề bảo mật.
Hình 3.9: Kiến trúc hệ thống mạng hiện tại
Để đáp ứng việc vận hành hệ thống Quản lý đào tạo của Học viện theo giải pháp công nghệ đã đề xuất, cần phải trang bị tối thiểu 2 máy chủ vận hành song song để thực hiện vận hành hệ thống, quản lý, kiểm soát lưu lượng sử dụng. Yêu cầu chung đối với máy chủ dùng trong hệ thống là sử dụng thiết bị của các hãng cung cấp có uy tín, với khả năng mở rộng tốt, khả năng hoạt động cao (high availability), đủ công suất để phục vụ cho thời gian dài không cần thay đổi lớn, khả năng mở rộng, nâng cấp dễ dàng.
Tuy nhiên, để triển khai và vận hành hệ thống một cách tốt nhất, kiến trúc hệ thống cần được mở rộng hơn bằng việc bổ sung máy chủ thêm 2 máy chủ nữa (tổng cộng 3
máy chủ) với các vai trò như sau:
- Máy chủ ứng dụng chạy ứng dụng cho phần mềm; - Máy chủ CSDL phục vụ lưu trữ dữ liệu phần mềm;
- Máy chủ backup dữ liệu để lưu dự phòng dữ liệu các phần mềm.
Hình 3.10: Kiến trúc hệ thống mở rộng trong tương lai
Với mô hình triển khai này sẽ đảm bảo tối đa hiệu suất thực thi ứng dụng cũng như nâng cao khả năng bảo mật, khả năng phục hồi hệ thống khi gặp sự cố.
3.4 Kết quả đạt đƣợc
3.4.1 Đánh giá chung
Đối với Học viện KHXH: việc xây dựng HTTT tổng thể giúp cung cấp các công cụ phần mềm hiện đại hỗ trợ tích cực trong công tác quản lý điều hành các tác nghiệp của Học viện. Lãnh đạo có thông tin hoạt động đầy đủ, chính xác, kịp thời, khách quan từ đó sẽ kiểm soát, quản lý tốt hơn. Các cán bộ Học viện có công cụ hỗ trợ trong hoạt động hàng ngày, giảm thời gian, tăng năng suất làm việc. Kinh nghiệm đào tạo được chia sẻ, giúp phần nâng cao chất lượng giảng dạy. Các học viên có công cụ cập nhật và tra cứu các thông tin từ Học viện một cách nhanh chóng và kịp thời.
Về mặt kinh tế, hệ thống rút ngắn được thời gian và nhân lực, chi phí trong công tác giáo dục đào tạo. Giúp tiết kiệm thời gian cho các nhà quản lý trong việc thống kê, theo dõi, phân tích tình hình hoạt động của nhà trường. Tiết kiệm thời gian, nhân lực trong hoạt động hàng ngày.
Về mặt định hướng lâu dài, vì HTTT tổng thể của Học viện được xây dựng theo cách tiếp cận kiến trúc tổng thể, do đó có thể dễ dàng nâng cấp và bổ sung thêm các tính năng mới để đáp ứng những thay đổi cũng như các nghiệp vụ mới trong tương lai, tiết kiệm chi phí đầu tư.
3.4.2 Khả năng mở rộng trong tƣơng lai
Với việc thiết kế và xây dựng mô hình hệ thống dựa trên cách tiếp cận về kiến trúc tổng thể, HTTT tổng thể xây dựng cho Học viện KHXH hoàn toàn có thể tùy biến và mở rộng để ứng dụng cho các cơ sở đào tạo đại học và sau đại học khác tại Việt Nam.
Hệ thống được xây dựng trên các nền tảng ứng dụng và công nghệ tiên tiến, có khả năng tích hợp thêm các mô đun chức năng mới, đáp ứng các nghiệp vụ mới dễ dàng mà không làm ảnh hưởng đến kiến trúc cũng như các chức năng hiện tại. Thậm chí, có thể phát triển thêm các phiên bản ứng dụng trên nền tảng di động trong khi vẫn sử dụng lại được những thành phần trước đây.
3.4.3 Kết quả thực tiễn
Dựa trên việc nghiên cứu và đề xuất mô hình xây dựng HTTT tổng thể theo hướng tiếp cận Kiến trúc tổng thể, đã xây dựng được thành công Hệ thống Quản lý học viện đáp ứng được hầu hết các nghiệp vụ chính hiện tại của Học viện KHXH cũng như tuân thủ các tiêu chuẩn về các mô hình kiến trúc hệ thống đã đề cập ở trên.
Các phân hệ đã xây dựng: Quản lý kế hoạch đào tạo, quản lý chương trình đào tạo, quản lý tuyển sinh, quản lý hồ sơ, quản lý học viên, quản lý đào tạo-bồi dưỡng, quản lý tài chính, quản lý tổ chức cán bộ, quản lý hợp tác quốc tế, quản lý thư viện,
quản lý tạp chí, cổng thông tin học viên.
Hình 3.11: Bảng điều khiển hệ thống
Hình 3.13: Màn hình phân hệ quản lý đào tạo
Hình 3.15: Màn hình phân hệ Quản lý cán bộ giảng viên
KẾT LUẬN
Trong điều kiện thời gian có hạn, luận văn đã hoàn thành được các nội dung sau: - Tìm hiểu tổng quan về nghiệp vụ và các ứng dụng CNTT tại các đơn vị
đào tạo sau đại học tại Việt Nam
- Tìm hiểu phương pháp tiếp cận Kiến trúc tổng thể và đề xuất phương pháp luận để xây dựng Hệ thống thông tin tổng thể cho các đơn vị đào tạo dadij học và sau đại học tại Việt Nam.
- Nắm bắt thực trạng và các mối quan tâm chính về Hệ thống thông tin tại Học Viện Khoa học Xã Hội
- Xây dựng được mô hình kiến trúc và một số phân hệ chính trong hệ thống thông tin tổng thể cho Học viện KHXH. Hệ thống có khả năng đáp ứng các nghiệp vụ thực tế tại Học viện cũng như có khả năng mở rộng và đáp ứng các nghiệp vụ khác trong tương lai.
Từ kết quả đạt được của các nội dung đó, một số kinh nghiệm được rút ra như sau: - Kiến trúc Tổng thể có vai trò to lớn đối với mỗi cơ quan, tổ chức, doanh
nghiệp
- Mỗi cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp cần phải có sự lựa chọn sáng suốt phương pháp luận xây dựng Kiến trúc Tổng thể, cũng như cách thức triển khai Kiến trúc Tổng thể để đạt được hiệu quả cao nhất.
- Trong bối cảnh của Việt Nam, việc tiếp cận mô hình kiến trúc tổng thể để xây dựng các hệ thống thông tin tổng thể là một xu hướng tất yếu, giúp cho các tổ chức và doanh nghiệp thiết kế và xây dựng các hệ thống có khả năng mở rộng trong tương lai, tiết kiệm và tối ưu chi phí, nguồn lực.
Các kết quả nghiên cứu tìm hiểu của luận văn là cơ sở cho việc nghiên cứu và ứng dụng kiến trúc tổng thể vào việc xây dựng Hệ thống thông tin tổng thể cho các đơn vị đào tạo sau đại học, tăng cường khả năng áp dụng thực tiễn vào các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp tại Việt Nam, cũng như chuẩn hóa theo tiêu chuẩn quốc tế.
TÀI LIỆU THAM KHẢO
Tiếng Việt
1.Nguyễn Minh Hồng (2010), Nghiên cứu xây dựng kiến trúc công nghệ thông tin và truyền thông và các giải pháp công nghệ phù hợp cho việc
triển khai Chính phủ điện tử ở Việt Nam,Báo cáo tổng hợp Đề tài khoa
học cấp Nhà nước mã số KC.01.18 ,Bộ Thông tin Truyền thông.
2. Văn phòng Quốc hội (2010), Triển khai ứng dụng CNTT tại văn phòng
Quốc hội năm 2010, Hà Nội.
3. Phan Vĩnh Trị, Kiến trúc Tổng thể và tái cơ cấu, URL: http://zxc232.wordpress.com/2012/09/12/kien-truc-doanh-nghiep-va-tai- co-cau
4. Nguyễn Ái Việt, Lê Quang Minh, Đoàn Hữu Hậu, Ngô Doãn Lập, Đỗ Thị Thanh Thuỳ (2014), Đánh giá cơ quan điện tử dựa trên mô hình ITI-GAF, Kỷ yếu hội nghị quốc gia FAIR 2014
5. Nhóm nghiên cứu Kiến trúc tổng thể, Viện CNTT- Đại học Quốc gia Hà Nội (2013), Quốc hội điện tử Việt Nam, Báo cáo dự án
6. Đoàn Hữu Hậu (2014), Nghiên cứu các phương pháp luận xây dựng Kiến trúc tổng thể, đề xuất phương pháp luận áp dụng tại Việt Nam, Luận văn thạc sỹ.
7. Học viện Khoa học Xã hội (2012), Các văn bản liên quan đến tổ chức và hoạt động của Học viện Khoa học Xã hội.
8. Cục tin học hóa, Bộ thông tin truyền thông (2011), Dự thảo hệ thống Quản