CHƢƠNG 3 GIẢI PHÁP ERP CHO NGÀNH MAY VIỆT NAM
3.2. Giải phỏp chi tiết cho ngành may Việt Nam
3.2.7. Giải phỏp kế toỏn tổng hợp
Luận văn cao học Giải phỏp ERP cho doanh nghiệp ngành may Việt Nam
Hỡnh 13. Tổng quan giải phỏp kế toỏn tổng hợp 3.2.7.2. Chi tiết giải phỏp
a. Tổng hợp mọi tỏc vụ từ tất cả cỏc Module
Luận văn cao học Giải phỏp ERP cho doanh nghiệp ngành may Việt Nam Chứng từ Nhập chứng từ GL 1.4.3 Mở kỳ kế toỏn GL 1.4.2 Cỏc bỳt toỏn từ cỏc phần hành khỏc Khoỏ sổ bỳt toỏn GL 1.4.7 Bảng cõn đối số phỏt sinh Lập chứng từ điều chỉnh, phõn bổ kết chuyển, trớch lập cỏc quỹ GL 1.4.6 Đúng kỳ kế toỏn GL 1.4.8 Chuyển cỏc bỳt toỏn vào hệ thống GL 1.4.5 Kiểm tra chứng từ và cỏc định khoản GL 1.4.1 Đỳng Lập chứng từ Sai
Kiểm tra đối chiếu cỏc phần hành
GL 1.4.4 Đỳng
Sai
b. Cỏc nghiệp vụ khỏc như tiền mặt, ngõn hàng ,tài khoản ngoài bảng. c. Quản lý hệ thống tài khoản theo dạng ma trận / đa chiều
Việc ghi sổ trong hệ thống tài khoản mới đũi hỏi bất cứ cỏc hoạt động kinh tế phỏt sinh phải ghi chộp thụng qua cỏc nhúm số của hệ thống tài khoản. Cơ chế tập hợp như sau:
- Nhúm thứ nhất: Nhúm cụng ty, mỗi đơn vị cú tổ chức kế toỏn phải cú một mó số riờng
- Nhúm số thứ hai: Là nhúm trung tõm trỏch nhiệm, trung tõm chi phớ, phũng ban.
- Nhúm số thứ ba: Là nhúm tài khoản nhà nước, hạch toỏn theo qui định hiện hành của nhà nước
- Nhúm thứ tư: Nhúm mó ngõn hàng/kờnh phõn phối - Nhúm thứ năm: Nhúm sản phẩm
- Nhúm thứ sỏu: Nhúm nội bộ
Cỏch phõn nhúm này đảm bảo sẽ hạch toỏn được chi tiết cỏc nghiệp vụ theo chuẩn mực kế toỏn của Việt Nam và phõn lớp quản lý tới mức chi tiết nhất phự hợp với yờu cầu quản lý chi tiết theo nhiều đối tượng của doanh
Luận văn cao học Giải phỏp ERP cho doanh nghiệp ngành may Việt Nam
Quy trỡnh nghiệp vụ: Cập nhật hệ thống tài khoản
Kiểm tra trong hệ thống GL 1.1.2 Tạo và cập nhật tài khoản GL 1.1.4 Quy định của Bộ tài chớnh
Yờu cầu quản lý của CT, TCT Nghiệp vụ kinh tế phỏt sinh Đó cú Lập tài khoản, phản ỏnh GL 1.1.1 X Danh mục tài khoản đó cập nhật Phờ duyệt GL 1.1.3 Khụng đồng ý Yờu cầu mở tài khoản Chưa cú (chưa đỳng) X
Kiểm tra việc cập nhật GL 1.1.5 Sai
Đỳng
d. Quản lý ngõn sỏch
Theo dừi và lập kế hoạch ngõn sỏch cho Từng tài khoản
Từng khỏch hàng hay nhà cung ứng Từng mó hàng , vật tư nguyờn vật liệu Từng dự ỏn
Luận văn cao học Giải phỏp ERP cho doanh nghiệp ngành may Việt Nam Định nghĩa Ngân sách Định nghĩa Tổ chức Ngân sách Định nghĩa Công thức Ngân sách Định nghĩa MassBudget Nhập và thay đổi số l-ợng hoặc bút toán ngân sách Tính ngân sách
Báo cáo Ngân sách
Đóng Ngân sách
- Xõy dựng một ngõn sỏch thể hiện doanh thu và chi chi dự toỏn trong một vài kỳ toỏn.
- Xõy dựng tổ chức ngõn sỏch thể hiện cỏc văn phũng, cỏc ban và cỏc trung tõm chi phớ để nhập và bảo vệ số liệu ngõn sỏch
- Tớnh toỏn số lượng ngõn sỏch để cập nhật số dư ngõn sỏch từ cỏc cụng thức ngõn sỏch và cụng thức ngõn sỏch gộp
- Thực hiện cỏc yờu cầu trực tiếp để xem xột cỏc thụng tin về ngõn sỏch. Dựng cỏc yờu cầu này để hiển thị số dư ngõn sỏch, cũng như số dư thực tế
Luận văn cao học Giải phỏp ERP cho doanh nghiệp ngành may Việt Nam
và dự chi. Hệ thống sẽ đối chiếu giữa ngõn sỏch tổng thể và chi tiết và kiểm tra phõn chờnh lệch.
- Hệ thống xõy dựng cỏc bỏo cỏo khỏc nhau chứa đựng cỏc thụng tin về ngõn sỏch để đảm bảo mọi cấp quản lý của doanh nghiệp cú thể cú được cỏc thụng tin theo mức về ngõn sỏch.
- Xõy dựng và chạy chức năng tổng hợp để tổng hợp số dư ngõn sỏch giữa cỏc bộ sổ khỏc nhau.
- Đúng ngõn sỏch để ngăn chặn sự thay đổi bất thường hoặc khụng hợp lệ. Cú thể đúng một phần hoặc toàn bộ ngõn sỏch.
- Chuyển số dư ngõn sỏch ra loại tiền bỏo cỏo để so sỏnh với số thực tế trong cỏc bỏo cỏo tài chớnh. Giải phỏp đề ra nờn cho phộp tạo cỏc bỏo cỏo để so sỏnh cỏc phiờn bản ngõn sỏch khỏc nhau trong cũng loại tiền bỏo cỏo.
Quy trỡnh nghiệp vụ: Lập ngõn sỏch chi tiờu
Phờ duyệt ngõn sỏch GL 1.3.3 Yờu cầu lập ngõn sỏch Lập ngõn sỏch GL 1.3.1 Ngõn sỏch đó được lập GL 1.3.2 Ngõn sỏch đó được phờ duyệt
Đối chiếu theo dừi số thực hiện và số ngõn sỏch GL 1.3.4 Số liệu tài chớnh phỏt sinh thực tế Cảnh bỏo vượt ngõn sỏch Quyết toỏn và lập bỏo cỏo ngõn sỏch GL 1.3.5 Bỏo cỏo ngõn sỏch Khụng chấp nhận Chấp nhận Vượt NS
e. Theo dừi và quản lý đa tiền tệ. Đỏnh giỏ chờnh lệch tỷ giỏ
- Một cụng ty dệt may Việt Nam hiện nay cú mối quan hệ với nhiều đối tỏc trờn nhiều nước do đú khi thanh quyết toỏn cỏc đơn hang thường sử dụng nhiều loại tiền tệ khỏc nhau. Do đú giải phỏp đưa ra sẽ quản lý và theo dừi
Luận văn cao học Giải phỏp ERP cho doanh nghiệp ngành may Việt Nam
phải đỏnh giỏ được chờnh lệch tỷ giỏ giữa thời điểm phỏt sinh, thanh toỏn và bỏo cỏo tài chớnh.
- Quản lý đa tiền tệ là một giải phỏp phức tạp vỡ quan hệ nhiều chiều giữa cỏc đồng tiền luụn biến đổi. Hiện nay cỏc cụng ty dệt may Việt Nam chủ yếu xột mối quan hệ giữa đồng Việt Nam và cỏc đồng ngoại tệ khỏc trờn. - Khi cú cỏc đỏnh giỏ chờnh lệch tỷ giỏ giải phỏp sẽ tự động đưa ra cỏc bỳt toỏn điều chỉnh và thiết lập cỏc bỏo cỏo ảnh hưởng của chờnh lệch tỷ giỏ đến tất cả cỏc mặt của cụng ty.
Quy trỡnh nghiệp vụ: Xử lý cỏc nghiệp vụ ngoại tệ
Kiểm tra sự tồn tại của loại ngoại tệ và tỷ giỏ
GL 1.2.1 Nghiệp vụ kinh tế phỏt sinh bằng ngoại tệ Tỷ giỏ ngõn hàng hàng ngày Cập nhật ngoại tệ và tỷ giỏ hàng thỏng GL 1.2.2 Chưa cú Cú rồi Nhập chứng từ Khoỏ sổ Số dư tài khoản bằng ngoại tệ Tạo cỏc bỳt toỏn đỏnh giỏ lại chờnh lệch tỷ giỏ GL 1.2.4 Cập nhật ngoại tệ và tỷ giỏ cuối kỳ GL 1.2.3 Cỏc bỳt toỏn chờnh lệch tỷ giỏ
f. Đỏp ứng phõn tớch tỡnh hỡnh tài chớnh doanh nghiệp
Một giải phỏp quản lý chi tiết ngõn sỏch sẽ đảm bảo được dữ liệu cần thiết khi phõn tớch tỡnh hỡnh tài chớnh daonh nghiệp và làm cơ sở để đối chiếu phõn tớch với cỏc phỏt sinh thực tế. Với giải phỏp kế toỏn tổng hợp cần tổng hợp được toàn bộ cỏc bỳt toỏn chi tiết của từng nghiệp vụ phỏt sinh cỏc module khỏc sau đú cõn đối và tổng hợp trờn sổ kế toỏn tổng hợp. Từ cỏc dữ liệu chi tiết và tổng hợp đú tạo cỏc bỏo cỏo phõn tớch tài chớnh của doanh nghiệp, cỏc bỏo cỏo tài chớnh phục vụ cơ quan thuế, bộ tài chớnh, chủ đầu tư, cổ đụng…
Luận văn cao học Giải phỏp ERP cho doanh nghiệp ngành may Việt Nam
Đối với bất kỳ hệ kế toỏn tổng hợp nào thỡ cõn đối số liệu kế toỏn, cõn đối số liệu phỏt sinh là yờu cầu tiờn quyết đầu tiờn. Tuy nhiờn ở đõy do tài khoản phõn cấp theo nhiều mức khỏc nhau dẫn đến giải phỏp cũng đưa ra cõn đối theo cỏc mức của tài khoản để đảm bảo cú thể nhỡn thấy được số liệu tài chớnh doanh nghiệp theo từng cấp. Cỏc số liệu cõn đối kế toỏn, cõn đối phỏt sinh là cơ sở để lập bỏo cỏo tài chớnh, bỏo cỏo thuế, lưu chuyển tiền tệ, thuyết minh bỏo cỏo tài chớnh cho Bộ Tài chớnh, cơ quan thuế. Ngoài ra nú cũng là số liệu để phõn tớch tỡnh hỡnh tài chớnh doanh nghiệp
h. Khả năng phõn tớch trực tuyến số liệu tài chớnh nhiều năm
Cỏc dữ liệu tài chớnh được lưu trờn cơ sở dữ liệu thiết kế lưu nhiều năm nờn đảm bảo dữ liệu sau nhiều năm cú thể sử dụng làm đầu vào cho cỏc dịch vụ phõn tớch dữ liệu trực tuyến. Mặt khỏc cơ sở dữ liệu thiết kế là cơ sở dữ liệu quan hệ lưu tập trung trờn hệ quản trị cơ sở dữ liệu quan hệ mạnh là SQL Server 2000 hoặc Oracle. Trờn cỏc hệ quản trị này cỏc dịch vụ tớch hợp phõn tớch trực tuyến khỏ mạnh như OLAP tiến hành trờn kho dữ liệu Data Warehouse. Dựa trờn dữ liệu tài chớnh lưu tập trung nhiều năm cú thể ứng dụng cỏc kỹ thuật khai phỏ dữ liệu để phõn tớch quy luật thị trường mục tiờu, khỏch hàng mục tiờu, phõn tớch rủi ro về thị phần, khỏch hàng, chất lượng, phõn tớch về đối thủ cạnh tranh, dự đoỏn xu thế phỏt triển cỏc mặt hàng hoỏ, xu thờ nhu cầu nguyờn phụ liệu, xu hướng thời trang… Cỏc tool OLAP chỳ trọng vào việc cung cấp phõn tớch dữ liệu đa chiều trực tuyến chất lượng cao với cõu lệnh SQL theo cỏc tớnh giản lược và sự tỏch nhỏ theo nhiều chiều. Đõy là vấn đề mở tuỳ thuộc nhu cầu từng thời điểm của doanh nghiệp sẽ cú cỏc lợi ớch thu được khi phõn tớch dữ liệu hiện cú khi sử dụng giải phỏp ERP tổng thể nơi dữ liệu đó được chuẩn hoỏ với thụng tin đa dạng và đầy đủ nhất về nội tại và tỏc động bờn ngoài của doanh nghiệp.
Luận văn cao học Giải phỏp ERP cho doanh nghiệp ngành may Việt Nam Nhận yờu cầu và phõn cụng nhiệm vụ GL 1.5.1 Tập hợp số liệu từ cỏc bộ phận liờn quan GL 1.5.2 Lập bỏo cỏo GL 1.5.3 Kiểm tra GL 1.5.4 Kiểm tra, phờ duyệt GL 1.5.5
Bỏo cỏo được phờ duyệt Yờu cầu bỏo
cỏo Sai Đỳng Sai Số liệu tài chớnh và thống kờ
n. Giải phỏp chức năng chi tiết n1. Hỗ trợ quản lý đa cụng ty
Tổ chức cơ cấu hệ thống tài khoản gồm 7 phõn đoạn: Mó cụng ty, mó phũng ban ( Trung tõm chi phớ), mó tài khoản, mó kờnh phõn phối/Ngõn hàng, mó liờn cụng ty, mó nhúm sản phẩm. Mỗi đơn vị hạch toỏn độc lập sẽ cú mó cụng ty riờng. Trong tương lai, khi cụng ty phỏt triển, cỏc xớ nghiệp dần tỏch riờng và trở thành cỏc xớ nghiệp hạch toỏn độc lập. Khi đú cần mở thờm cỏc mó cụng ty mới cho cỏc xớ nghiệp.
Cú khả năng sử lý cỏc nghiệp vụ giữa nội bộ cỏc cụng ty
Thụng qua sử dụng cỏc tài khoản nội bộ, hệ thống cho phộp ghi chộp, phản ỏnh cỏc nghiệp vụ nội bộ giữa cỏc đơn vị thành viờn trong doanh nghiệp. Hiện tại cỏc nghiệp vụ thanh toỏn hộ sẽ được theo dừi trờn cỏc tài khoản phải thu, phải trả nội bộ. Thanh toỏn nội bộ cú tớnh mở với doanh nghiệp phự hợp với việc tỏch nhập đơn vị. Hơn nữa, việc tạo lập phõn đoạn mó liờn cụng ty trong hệ thống tài khoản sẽ cho phộp theo dừi cỏc nghiệp vụ với từng đơn vị tương ứng với mó liờn cụng ty.
Luận văn cao học Giải phỏp ERP cho doanh nghiệp ngành may Việt Nam
Đặc điểm của bỳt toỏn nội bộ trong tương lai là tự động càng nhiều càng tốt, cú thể kiểm soỏt được. Và tớnh cõn bằng trong bỳt toỏn nội bộ phải được đảm bảo
Cỏc bỳt toỏn nội bộ cú thể được sử dụng trong hệ thống như sau: 1. Chuyển tiền giữa hai chi nhỏnh
2. Chi trả hộ chi phớ
3. Cỏc bỳt toỏn bỏn hàng nội bộ (Thành phẩm) 4. Tạm ứng hộ
5. Cỏc bỳt toỏn thanh toỏn nội bộ khỏc khụng liờn quan đến mua bỏn hàng húa
6. Cỏc bỳt toỏn bỏn hàng nội bộ (Nguyờn phụ liệu cho sản xuất)
Cỏc bỳt toỏn đều được hệ thống hỗ trợ tự động trong toàn hệ thống, toàn cụng ty khụng phải dựng nhiều thời gian trong việc làm cõn cỏc bỳt toỏn nội bộ ở cụng ty.
- Cú khả năng bỏo cỏo riờng rẽ cho từng cụng ty
Hệ thống cho phộp chạy cỏc bỏo cỏo tài chớnh như bảng cõn đối số phỏt sinh, bỏo cỏo cỏc bỳt toỏn, sổ cỏi cho từng đơn vị hạch toỏn độc lập (những đơn vị này cú mó cụng ty riờng).
Cỏc bỏo cỏo sổ cỏi sẽ chạy theo ma trận cụng ty, phũng ban, tiểu khoản và sản phẩm
- Cú khả năng bỏo cỏo tổng cộng cho tất cả cỏc cụng ty
Trong hệ thống này giải phỏp đưa ra là dựng một bộ sổ duy nhất. Để tổng hợp bỏo cỏo cho tổng cụng ty , hệ thống sẽ cộng bỏo cỏo của cỏc đơn vị hạch toỏn độc lập lại sau khi loại bỏ cỏc bỳt toỏn nội bộ. Khi thiết lập cỏc giỏ trị của phõn đoạn mó cụng ty, ngoài giỏ trị mó cụng ty, xớ nghiệp thành viờn, do hệ thống đó cho phộp lập mó của đơn vị hạch toỏn độc lập nờn hệ thống sẽ khử cỏc bỳt toỏn nội bộ khi hợp nhất bỏo cỏo. Ngoài ra
Luận văn cao học Giải phỏp ERP cho doanh nghiệp ngành may Việt Nam
là Tổng cụng ty, cỏc bỏo cỏo tài chớnh sẽ là cỏc bỏo cỏo tổng hợp cho toàn cụng ty.
- Bảng cõn đối kế toỏn, bỏo cỏo kết quả kinh doanh cho mỗi cụng ty
Bảng cõn đối kế toỏn, bỏo cỏo kết quả kinh doanh được lập bằng cụng cụ làm bỏo cỏo của hệ thống ERP cho mỗi đơn vị hạch toỏn độc lập hoặc cho Tổng cụng ty. Cỏc bỏo cỏo tài chớnh theo chuẩn mực của bộ tài chớnh sẽ được dễ dàng thiết lập và linh động trong giải phỏp với chi tiết cho từng cụng ty thành viờn.
n2. Hỗ trợ quản lý cỏc phũng ban, bộ phận, trung tõm chi phớ
Trong cấu trỳc tài khoản cú đoạn mó “phũng ban” (trung tõm chi phớ) gắn liền với cỏc giỏ trị cỏc phũng ban, phõn xưởng, xớ nghiệp trực thuộc, chi nhỏnh, cửa hàng, Chi phớ và doanh thu phỏt sinh tại cỏc trung tõm chi phớ này sẽ được ghi chộp phản ỏnh vào cỏc tài khoản tương ứng.
n3. Hỗ trợ hệ thống tài khoản, hệ thống sổ sỏch, bỏo cỏo theo quy định của kế toỏn Việt Nam
Khi thiết lập cấu trỳc hệ thống tài khoản, một phõn đoạn là tài khoản. Tài khoản này theo quy định của Hệ thống kế toỏn doanh nghiệp kốm theo cỏc văn bản bổ sung và cỏc chuẩn mực kế toỏn Việt Nam. Dựa trờn hệ thống tài khoản này, thiết lập cỏc bỏo cỏo và sổ kế toỏn theo quy định.
n4. Hỗ trợ hỡnh thức sổ kế toỏn Nhật ký chung bao gồm sổ nhật ký chung và cỏc sổ cỏi
Cỏc bỏo cỏo chuẩn của hệ thống về nhật ký chung và sổ cỏi khỏc cỏc bỏo cỏo theo quy định của nhà nước về biểu mẫu. Hệ thống ERP được thiết kế cỏc bỏo cỏo theo mẫu nhà nước quy định, nhưng nằm trong khả năng phần mềm cho phộp. Cơ chế hoạt động của giải phỏp hệ thống là nhiều nợ, nhiều cú. Cỏc giải phỏp của quốc tế khi ỏp vào doanh nghiệp Việt Nam đều gặp một vấn đề khỏ lớn đú là cỏc hệ thống đú thường ỏp dụng theo chuẩn kế toỏn Mỹ là kế toỏn theo dũng cũn Việt Nam là kế toỏn ngang. Điều đú
Luận văn cao học Giải phỏp ERP cho doanh nghiệp ngành may Việt Nam
trung gian cho doanh nghiệp Việt Nam dẫn đến rủi ro dữ liệu và phỏt sinh thờm lượng lớn dữ liệu trung gian.
Ở Việt Nam hiện này tồn tại nhiều hỡnh thức sổ sỏch kế toỏn như nhật ký chung, nhật ký chứng từ, sổ cỏi, chứng từ ghi sổ, do đú giải phỏp này tuõn theo sổ cỏi nhưng dễ dàng cú thể chuyển đổi theo cỏc hỡnh thức ghi sổ khỏc phự hợp với kế toỏn của doanh nghiệp.
n5. Hỗ trợ yờu cầu phõn tớch doanh thu và chi phớ theo từng nhúm sản phẩm
Trong cấu trỳc tài khoản định nghĩa một phõn đoạn là nhúm sản phẩm. Vỡ vậy cú thể theo dừi doanh thu và chi phớ theo từng nhúm sản phẩm. Điều đú sẽ cho phộp phõn tớch doanh thu và chi phớ theo từng nhúm sản phẩm. Cỏc nhúm sản phẩm này thể hiện tớnh phõn tớch ở cấp độ cao về