CHƢƠNG 2 CÁC KHÁI NIỆM CƠ BẢN
2.1. Cơ sở khoa học của đề tài
2.1.3. Hệ thống thụng tin nguồn lực doanh nghiệp
Tầm quan trọng của thụng tin được chỉ ra bởi số lượng thời gian mà con người dành để giao tiếp tại nơi làm việc. Một nghiờn cứu cho thấy rằng những người cụng nhõn sản xuất tham gia giao tiếp, thụng tin trong khoảng 16 đến 46 lần trong một giờ. Điều này nghĩa là họ thụng tin với những người khỏc từ hai đến bốn phỳt, một lần. Nghiờn cứu này cũn chỉ ra trỏch nhiệm về thụng tin của người lónh đạo và đũi hỏi họ phải thụng tin và nhận thụng tin nhiều hơn. Những người lónh đạo cấp thấp nhất dành khoảng 20% đến 50% thời gian của họ trong thụng tin bằng lời núi. Nếu bao gồm cả thụng tin bằng văn bản thỡ số lượng thời gian tăng lờn từ 29% đến 64%. Một số nhà quản trị cấp trung và cấp cao dành khoảng 89% thời gian của họ để thụng tin bằng lời núi, hoặc gặp gỡ hoặc qua điện thoại. Những nghiờn cứu khỏc cỏc nhà quản lý dành ớt nhất 70% đến 80% thời gian của họ trong thụng tin qua lại giữa cỏc cỏ nhõn, và hầu hết cỏc thụng tin này là bằng lời núi và tương tỏc trực diện.
Thụng tin được xem là mỏu của tổ chức; nú là mạch gắn những bộ phận phụ thuộc của tổ chức lại với nhau. Tổ chức là một hệ thống ổn định của cỏc hoạt động nơi con người cựng làrn việc với nhau để đạt tới những
Luận văn cao học Giải phỏp ERP cho doanh nghiệp ngành may Việt Nam
mục tiờu chung thụng qua thứ bậc của cỏc vai trũ và việc phõn cụng lao động.
Mọi hoạt động trong lĩnh vực kinh doanh núi chung và quản trị núi riờng đều cần cú thụng tin và theo quan điểm quản trị hiện đại thụng tin được xem như là một nguồn lực thứ tư của một tổ chức.
Theo nghĩa thụng thường, thụng tin được hiểu là những tin tức được truyền đi cho ai đú. Hiện nay cú khỏ nhiều định nghĩa khỏc nhau về thụng tin, dưới đõy là một số định nghĩa thường gặp:
- Thụng tin là độ đo sự giảm tớnh bất định khi thực hiện một biến số nào đú.
- Thụng tin là bất kỳ thụng bỏo nào được tạo thành bởi một số dấu hiệu nhất định.
Như vậy chỳng ta cú thể hiểu thụng tin quản trị là tất cả những tin tức nảy sinh trong quỏ trỡnh cũng như trong mụi trường quản trị và cần thiết cho việc ra quyết định hoặc để giải quyết một vấn đề nào đú trong hoạt động quản trị ở một tổ chức nào đú.
Cỏc đặc điểm của thụng tin là:
- Thụng tin là những tin tức cho nờn nú khụng thể sản xuất để dựng dần được.
- Thụng tin phải thu thập và xử lý mới cú giỏ trị. - Thụng tin càng cần thiết càng quý giỏ.
- Thụng tin càng chớnh xỏc, càng đầy đủ, càng kịp thời càng tốt.
Mụ hỡnh thụng tin đơn giản trong quản trị thường được thực hiện trực tiếp từ nhà quản trị đến cỏc đối tượng quản trị.
Đối với một tổ chức lớn thỡ mụ hỡnh thụng tin trong quản trị sẽ phức tạp hơn. Để xõy dựng mụ hỡnh thụng tin quản trị trong mỗi tổ chức
Luận văn cao học Giải phỏp ERP cho doanh nghiệp ngành may Việt Nam
cú hiệu quả thỡ thường người ta cú thể lựa chọn một trong những kiểu mụ hỡnh sau:
- Mụ hỡnh thụng tin tập trung: trong mụ hỡnh này tất cả cỏc thụng tin đến và đi đều được gom về một đầu mối là trung tõm thụng tin.
- Mụ hỡnh thụng tin trực tiếp: trong mụ hỡnh tổ chức này thụng tin gửi đi và nhận về đều được thực hiện trực tiếp giữa bờn gửi và bờn nhận.
- Mụ hỡnh thụng tin phõn tỏn: là mụ hỡnh thụng tin được tập trung thu thập và xử lý theo từng đơn vị thành viờn một.
- Mụ hỡnh thụng tin kết hợp: là mụ hỡnh kết hợp cỏc kiểu tổ chức thụng tin theo ba cỏch ở trờn.
Mỗi mụ hỡnh thụng tin đều cú những ưu và nhược điểm và điều kiện ỏp dụng riờng của nú. Chớnh vỡ vậy mỗi tổ chức phải lựa chọn mụ hỡnh thụng tin phự hợp và cú hiệu quả nhất cho mỡnh.
Thụng tin cú một vai trũ hết sức to lớn trong quản trị. Nhiều cụng trỡnh nghiờn cứu đó chỉ ra rằng trong mỗi tổ chức muốn cỏc hoạt động quản trị cú hiệu quả thỡ điều khụng thể thiếu được là phải xõy dựng một hệ thống thụng tin tốt. Hơn thế nữa hiệu quả kinh doanh của việc đầu tư vào hệ thống thụng tin thường là rất cao. Chớnh vỡ thế mà ngày nay hầu như mọi cụng ty, xớ nghiệp đều khụng tiếc tiền của đầu tư mua sắm những phương tiện kỹ thuật điện tử hiện đại nhất nhằm nõng cao hiệu quả và chất lượng hệ thống thụng tin trong quản trị của mỡnh. Vai trũ hết sức quan trọng của thụng tin trong quản trị thể hiện rất rừ ở những phương diện sau:
- Vai trũ trong việc ra quyết định
Ra quyết định là một cụng việc phức tạp, khú khăn và hết sức quan trọng của cỏc nhà quản trị. Để ra được một quyết định đỳng đắn cỏc nhà quản
Luận văn cao học Giải phỏp ERP cho doanh nghiệp ngành may Việt Nam
trị cần rất nhiều thụng tin. Thụng tin ở đõy sẽ giỳp cho cỏc nhà quản trị giải quyết đỳng đắn và cú hiệu quả cỏc vấn đề sau:
- Nhận thức vấn đề cần phải ra quyết định.
- Xỏc định cơ hội, và cỏc mối hiểm nguy trong kinh doanh. - Xỏc định cỏc cơ sở, tiền đề khoa học cần thiết để ra quyết định. - Lựa chọn cỏc phương ỏn.
- Vai trũ trong hoạch định, tổ chức, lónh đạo, điều hành và kiểm soỏt
Trong cỏc lĩnh vực tổ chức, hoạch định, lónh đạo, điều hành và kiểm soỏt, thụng tin cú vai trũ cực kỳ quan trọng trờn cỏc phương diện sau:
- Nhận thức vấn đề; - Cung cấp dữ liệu;
- Xõy dựng cỏc phương ỏn; - Giải quyết vấn đề;
- Uốn nắn và sửa chữa cỏc sai sút, lệch lạc; - Kiểm soỏt.
- Vai trũ trong phõn tớch, dự bỏo và phũng ngừa rủi ro
Trong cỏc hoạt động sản xuất và kinh doanh ở mỗi doanh nghiệp việc phũng ngừa rủi ro cú một tầm quan trọng đặc biệt. Để phũng ngừa rủi ro cú hiệu quả thỡ thụng tin lại cú một ý nghĩa hết sức lớn lao trong cỏc lĩnh vực sau:
- Phõn tớch. - Dự bỏo.
- Xõy dựng phương ỏn phũng ngừa rủi ro.
Trong luận văn này khi đề ra giải phỏp ERP trong doanh nghiệp may Việt Nam tụi cũng dựa trờn cơ sở khoa học về thụng tin trong doanh
Luận văn cao học Giải phỏp ERP cho doanh nghiệp ngành may Việt Nam
nghiệp, lấy cỏc kiến thức nền tảng cỏc khoa học về quản trị thụng tin trong doanh nghiệp để đưa ra giải phỏp tối ưu nhất.