CHƢƠNG 2 CÁC KHÁI NIỆM CƠ BẢN
2.2. Cỏc khỏi niệm cơ bản
2.2.7. Cỏc chức năng của hệ thống ERP
- Quản trị tài chớnh: Nhúm chức năng này gồm cỏc chức năng chớnh là
kế toỏn bỏn hàng, kế toỏn đặt hàng , kế toỏn giỏ thành sản xuất, và kế toỏn tổng hợp cho phộp doanh nghiệp kiểm soỏt toàn bộ cụng nợ phải thu, phải trả, tổng hợp chi phớ và doanh thu chi tiết đa chiều, thiết lập được kế hoạch xoay vũng vốn hiệu quả cho doanh nghiệp. Phõn tớch đa chiều về hoạt động tài chớnh, cung cấp kịp thời và chớnh xỏc cỏc thụng tin về tỡnh hỡnh tài chớnh của doanh nghiệp. Phõn hệ quản lý tiền, ngõn sỏch hỗ trợ cho việc lập ngõn sỏch, hợp nhất cỏc bỏo cỏo từ cỏc đơn vị thành viờn, cỏc giao dịch nội bộ và giao dịch ngoại tệ. Tất cả cỏc bỏo cỏo tài chớnh đều theo tiờu chuẩn VAS và IAS. Ngoài ra cỏc chức năng quản trị tài chớnh cũn được kết hợp chặt chẽ với cỏc chức năng khỏc như quản trị sản xuất, nhõn sự tiền lương, kho, cụng nợ phải thu phải trả….
- Quản trị sản xuất: Chức năng này cho phộp lập kế hoạch và theo dừi
quỏ trỡnh sản xuất. Căn cứ vào cỏc số liệu sản xuất theo kế hoạch hoặc theo đơn hàng. Hệ thống bắt đầu từ việc xõy dựng cấu trỳc sản phẩm
Luận văn cao học Giải phỏp ERP cho doanh nghiệp ngành may Việt Nam
(BOM: Bill of Material), tớnh toỏn nhu cầu nguyờn vật liệu, mỏy và nhõn cụng từ cỏc định mức sản xuất do đơn vị thiết lập. Dựa trờn cỏc yếu tố về thời gian giao hàng, nguồn lực về người, mỏy múc để thiết lập kế hoạch chớnh, kế hoạch đặt hàng. Tất cả cỏc số liệu theo thời gian thực cho phộp phõn tớch điều chỉnh sản xuất kịp thời. Hệ thống cũng tớnh tới cỏc cụng đoạn làm việc đồng thời, Cỏc giỏn đoạn kế hoạch do cỏc yếu tố khỏch quan phỏt sinh trong quỏ trỡnh sản xuất để tiến hành điều chỉnh, điều độ sản xuất đỳng với kế hoạch và yờu cầu đặt ra.
- Quản trị kho: Chức năng này nhằm quản lý toàn bộ cỏc nghiệp vụ kho
phỏt sinh với cỏc tiờu thức tỡnh giỏ tuỳ chọn theo kiểu LIFO, FIFO, giỏ bỡnh quõn hay giỏ chuẩn. Với hệ thống tham số hoỏ được ứng dụng trong cỏc hệ thống kiểm soỏt giỏ bỏn, chiết khấu, thưởng cho từng loại mặt hàng theo kiểu ma trận giỳp Doanh nghiệp linh động điều chỉnh cỏc tiờu thức giỏ bỏn, thưởng bỏn hàng, chiết khấu phự hợp với từng đối tượng sản phẩm, khỏch hàng theo mọi thời điểm khỏc nhau. Ngoài ra với cỏc lớp thụng số về kớch thước trọng lượng, thụng tin về mó vật tư hàng hoỏ…sẽ giỳp doanh nghiệp dễ dàng sắp xếp, vận chuyển và theo dừi quản lý bảo hành vật tư hàng hoỏ trong kho.
- Quản trị bỏn hàng và cụng nợ phải thu: Chức năng này giỳp doanh nghiệp theo dừi và quản lý toàn bộ cỏc quy trỡnh nghiệp vụ bỏn hàng bao gồm: Quản lý bỏo giỏ, theo dừi cỏc đơn đặt hàng của khỏch hàng, quản lý cỏc điều kiện thanh toỏn, cỏc chế độ thanh toỏn, tớn dụng cho từng khỏch hàng với cỏc tiờu thức bỏn hàng khỏc nhau của Doanh nghiệp như bỏn sỉ, bỏn trả chậm, ký gửi… Căn cứ vào đơn hàng của khỏch hàng chương trỡnh cho phộp thiết lập cỏc kế hoạch giao hàng cho khỏch hàng. Phỏt hành hoỏ đơn và chuyển sang theo dừi kiểm soỏt phải thu sau khi kết thỳc một giao dịch bỏn hàng. Từ cỏc số liệu bỏn hàng, tiến hành xử lý phõn
Luận văn cao học Giải phỏp ERP cho doanh nghiệp ngành may Việt Nam
tớch đỏnh giỏ quỏ trỡnh kinh doanh bỏn hàng của doanh nghiệp. Ngoài ra ở chức năng này của hệ thống thỡ cụng nợ phải thu sẽ được tổng hợp và phõn tớch chi tiết nhất đảm bảo cỏc kết nối với cỏc chức năng quản trị tài chớnh.
- Quản trị mua hàng và cụng nợ phải trả: Chức năng này cho phộp theo
dừi và quản lý toàn bộ quy trỡnh nghiệp vụ đặt mua hàng hoỏ, nguyờn vật liệu, vật tư thiết bị phục vụ cho sản xuất kinh doanh từ khõu tớnh toỏn thiết lập kế hoạch đặt hàng, bảng đặt hàng dự kiến và cỏc đơn đặt hàng với nhà cung cấp. Theo dừi nhận hàng dựa trờn cỏc điều kiện giao hàng, cỏc điều kiện thanh toỏn khi đặt hàng. Sau khi kết thỳc nhận hàng căn cứ vào cỏc hoỏ đơn của nhà cung cấp để chuyển sang theo dừi kiểm soỏt thanh toỏn phải trả sau khi kết giao dịch.
Chức năng này cũng cho phộp tớnh toỏn, xử lý phõn đoạn cỏc khoản chi phớ trả cho quỏ trỡnh đặt hàng như vận chuyển ứng với cỏc tiờu thức mua (FOB, CIF, Ex-work.vv.., cỏc chi phớ quản lý khỏc) của từng nhà cung cấp. Điều này cho phộp tớnh toỏn lượng đặt hàng kinh tế (Economic Order Quantity). Đồng thời cũng tớnh cỏc mức tồn kho an toàn giỳp xõy dựng cỏc lượng đặt hàng lặp lại (Re-Order) trong quỏ trỡnh sản xuất.
Chức năng này cũng cho phộp quản lý chi tiết và tổng hợp cụng nợ phải trả theo nhiều tiờu chớ đảm bảo kết nối với chức năng quản trị tài chớnh.
- Quản trị nhõn sự - Tiền lương: Chức năng cho phộp tạo CSDL về lý lịch nhõn viờn, lưu trữ cỏc quyết định, đơn từ cú liờn quan trong quỏ trỡnh cụng tỏc của nhõn viờn tại đơn vị. Phõn hệ cũng cho phộp chấm cụng và tớnh lương cho từng nhõn viờn, từng phũng ban hay từng nhúm nhõn viờn theo nhiều tiờu thức khỏc nhau.Trong doanh nghiệp may việc tớnh lương
Luận văn cao học Giải phỏp ERP cho doanh nghiệp ngành may Việt Nam
cho cụng nhõn sản xuất trực tiếp rất phức tạp và căn cứ vào năng suất sản xuất của cụng nhõn, đơn giỏ từng đơn hàng, theo thời gia, ca sản xuất…và cần theo dừi cụng khai qua hệ thống bảng chấm cụng điện tử. Nhờ vào hệ thống tham số cho phộp khai bỏo xỏc định cỏc hỡnh thức cỏch tớnh lương linh hoạt. Chức này đỏp ứng hầu hết cỏc nghiệp vụ về lương cho cỏc loại hỡnh doanh nghiệp, chẳng hạn như: Quản lý tạm ứng theo kỳ đột xuất, theo dừi và tham gia cỏc quỏ trỡnh đúng và hưởng cỏc loại hỡnh bảo hiểm, nghĩa vụ đúng thuế thu nhập, quỏ trỡnh tăng lương, thưởng,….
- Quản trị Marketing:Chức năng cho phộp tạo CSDL khỏch hàng, Nhà
cung cấp bắt đầu từ tỡm kiếm thụng tin, đỏnh giỏ cỏc lớp khỏch hàng tiềm năng, Khỏch hàng triển vọng, khỏch hàng thõn thiết. Lập kế hoạch tiếp xỳc và tiến hành ghi nhận cỏc nội dung đang gặp gỡ, trao đổi với khỏch hàng/nhà cung cấp đến lỳc chấm dứt bằng kết quả đặt hàng của khỏch hàng/nhà cung cấp. Phõn hệ cũng được thiết kế quản lý theo dừi cỏc thụng tin về cỏc chiến dịch quảng cỏo, đỏnh giỏ hiệu quả của cỏc đợt khuyến mại, quảng cỏo mà doanh nghiệp đang thực hiện, tiến hành phõn tớch số liệu khỏch hàng theo nhiều gúc độ khỏc nhau phục vụ cho việc hoạch định kế hoạch phỏt triển thị trường của doanh nghiệp.
- Quản trị sửa chữa: hệ thống mỏy múc thiết bị của doanh nghiệp may
rất lớn và ảnh hưởng trực tiếp đến quỏ trỡnh sản xuất kinh doanh nờn hệ thống cần quản lý chặc chẽ được năng lực mỏy múc thiết bị, cỏc kế hoạch sửa chữa, bảo dưỡng để cỏc phũng ban khỏc biết được lập ra cỏc kế hoạch sản xuất phự hợp.
- Quản trị hệ thống: Thực hiện phõn quyền khai thỏc, thiết lập mụi
trường làm việc. Thiết lập cỏc kết nối dữ liệu giữa cỏc đơn vị thành viờn. Xõy dựng cỏc thủ tục sao lưu, phục hồi dữ liệu. Cỏc tiện ớch khỏc liờn quan đến quản trị hệ thống.
Luận văn cao học Giải phỏp ERP cho doanh nghiệp ngành may Việt Nam
- Hệ thống cảnh bỏo thụng minh: Cho phộp thiết lập cỏc chỉ tiờu cảnh bỏo tại cỏc bộ phận - Chuyển vào nhà kho dữ liệu. Gửi message tới cỏc nhõn viờn, cỏc cỏn bộ quản lý qua Mobile với hệ thống GMS. Ngoài ra khi xử lý thao tỏc dữ liệu ở mỗi chức năng cụ thể đều xõy dựng cỏc cảnh bỏo riờng phự hợp với từng trường hợp đảm bảo thao tỏc xử lý chuẩn nhất. Hệ thống cũng cần phỏt hiện cỏc sai sút do xử lý dữ liệu để cảnh bỏo cho nhõn viờn xử lý.
Luận văn cao học Giải phỏp ERP cho doanh nghiệp ngành may Việt Nam