Vì công ty không thể kiểm tra thủ công tất cả các hợp đồng trong một ngày vì nếu nh vậy thì lãng phí thời gian, và công ty còn nhiều việc khác phải làm. Do vậy công ty cần lập ra những biện pháp để giám sát sự thci hiện của chính mình lẫn nhà cung cấp. Sau đây là một số biện pháp nhỏ nhằm phân loại các hợpđồng theo các mứcđộ cần theo dõi:
a. Căn cứ vào tính cấp bách của nhu cầu: mặt hàng đó có mức độ cấp thiết nh thế nào ? kho dự trữcó còn mặt hàngđókhông ? …
ỉ Mức độ khẩn: mặt hàng này chắc chắn phải về đúng thời hạn do đó cần có sự giám sát kĩ hơn.
ỉ Mứcđộ trung bình: cần xácđịnh thời gian hàng về, mức độdao động về thời gian, khối lợng,chất lợng có thểchấp nhận đợc. Với mặt hàng này có thể lới lỏng sự theo dõi hơn.
b. Căn cứ vào mức độ thân quen với nhà cung cấp: Với nhà cung cấp mới công ty cần có sự giám sát chặt chẽhơn những nhà cung cấp thờng xuyên, có uy tín với công ty.
c. Căn cứ vào tần số ký kết hợp đồng: Với những nhà cung cấp có tần số này thấp tức ít khi có hợp đồng với công ty thì công ty cần có sự giám sát chặt chẽ hơn.
d. Căn cứ vào lịch sử thực hiện hợp đồng: Với những nhà cung cấp đã thực hiện tốt các hợpđồng đãký kết thì công ty có thể giảm nhẹ sựgiám sát.
e. Cần giám sát tính phù hợp của sản phẩm so với đòi hỏi của hợp đồng hơn là thứ hạng của sản phẩm.
2. SỬ DỤNG PHƠNG PHÁP THỦCÔNG TRUYỀN THỐNG.
Sự tiến triển thực hiện hợp đồng có thực hiệnể đợc giám sát qua liên lạc cá nhân bằng
điện thoại, fax hay gặp mặt trục tiếp, do đó công ty nên đa vào điều khoản hợp đồng yêu cầu nhà cung cấp thông báo thờng xuyên vềtình hình giao hàng, vấn đềthanh toán.
Để cụ thể hoá việc thao dõi, giám sát thực hiện hợp đồng trớc mắt công ty cần phát huy tính hiệu quả của phơng pháp thủ công truyền thống mà công tyđãsửdụng.
ỉ Lập phiếu theo dõi các chứng từ cần thiết cho từng hợp đồng. Nội dung của phiếu này nh sau:
Tổng giá trịmua 345
+Nhập khẩu 228
ã Tổng giá trị mua 380 ã Nộp ngân sách 17 ã Lãi 3 ã Quỹ lơng 5 ã Thu nhập 1, 8 triệu đồng Chỉtiêu 1 2 3 Hợp đồng số Hoáđơn thơng mại Vậnđơn Phiếuđóng gói Phiếu kiểm tra chất lợng Giấy chứng nhận xuất xứ Hợp đồng bảo hiểm Tờkhai hàng hoá XNK Phiếu nhập kho
Cột 1: ghi rõ ngày chứng từcần phải hoàn thành
Cột 2: theo dõi xem những giấy tờ nàođãcó. Nếu có thìđánh dấu “V”
Cột 3: ghi chú những vấnđềcần chú ý về nội dung chứng từ, những vấn đềthayđổi… 3. SỬ DỤNG MÁYĐIỆN TOÁN
Lập một chơng trình theo dõi tiến trình thực hiện hợp đồng: Với chơng trình này yêu cầu công ty phải cập nhậtđầy đủcác hợpđồng vớiđầy đủcác chi tiết sau:
ỉTên hãng cung cấp ỉSố hợp đồng ỉNgày ký kết ỉTên hàng và quy cách ỉNớc sản xuất ỉSố lợng hàng ỉ Đơn giá hàng ỉGiá trịhợp đồng
ỉNgày hàng về: mấy đợt, mỗiđợt bao nhiêu ?
ỉNgày thanh toán: thanh toán mấy lần, mỗi lần bao nhiêu ?
ỉPhơng thức thanh toán
ỉCảng nhập
ỉLoại hợp đồng (hợp đồng công ty hay uỷ thác)
ỉNhóm thuốc
Dựa và các số liệu trên, công ty cần lập chơng trình tin học đểcó thể theo dõi xem trong một ngày xác định, một thời gian xác định có những hợp đồng nào đến ngày giao hàng,
hàng về mà không có ngời nhận, đến ngày thanh toán mà công ty không thanh toán, hay hàng về chậm mà công ty không biết…