IV. VẤN ĐỀ GIÁM SÁT VÀ THỰC HIỆN HỢP ĐỒNGNHẬP KHẨU CỦA CÔNG TY CPCI.
3. GIẢI QUYẾT CÁC VẤN ĐỀ PHÁT SINH.
Công ty luôn ý thức rằng, việc quan hệ làm ăn của công ty phải trên tinh thần đôi bên cùng có lợi, và đảm bảo duy trì quan hệ làm ăn lâu dài. Trên cơsở triết lý này, mọi tranh chấp phát sinh trong qúa trình thực hiện hợp đồng đều đợc giải quyết bằng thơng lợng, hoà giải.
Những công việc mà công ty cần phải giải quyết bao gồm: 1. Những thay đổi vềthành phần nguyên liệu trong thuốc:
Đối với dợc phẩm, những thay đổi này thờng là rất ít xảy ra nhng nếu có nó lại hết sức phức tạp. Bởi vì nh chúng ta đãbiết, cùng một loại, một tên thuốc, mỗi hãng lại có một
công thức, bí quyết bào chế khác nhau. Vì thế có thể phát sinh những thay đổi các thành phần nguyên liệu sau khi ký kết hợp đồng từphía nhà cung cấp.
Ví dụ: hợp đồng nhập khẩu nguyên liệu số 9754/CPCI – SS/97 giữa CPCI và công ty Samsung, Hàn Quốc. Lô hàng có tên SPARTEINE SULPHATE. Trong điều khoản đặc tính sản phẩm qui định:
PH: nằm trong khoảng 3, 5 – 5, 5.
DIMETHYLANILINE: không vợt quá 20PPM HEAVY METALS: không vợt quá 20PPM SULPHATEO ASH: không vợt quá 0, 5%
Khi thực hiện hợp đồng, nhà sản xuất gặp phải sự khan hiếm một loại nguyên liệu đầu vào để sản xuất ra sản phẩm và đã yêu cầu công ty cho phép họ thay thế một nguyên liệu có giá trịtơng đơng và do đócác đặc tính của sản phẩm cần phải thay đổi lại. Do mối quan hệ làm ăn truyền thống, công ty đãchấp nhận đềnghịtrên của nhà cung cấp mà đáng lẽ ra công ty có thể đòi bồi thờng và huỷ hợp đồng. Dĩ nhiên việc thay đổi này lại có thể dẫn
đến những thay đổi về giá cả, dođó đòi hỏi có những điều chỉnh giá cả cho phù hợp. Cũng có khi sự khan hiếm nguyên liệu đầu vào này làm ảnh hởng đến tiến độ giao hàng của nhà cung cấp, nhà cung cấp sẽđề nghịkéo dài thaời hạn giao hàng. Đứng trớc những thay đổi này, công ty phải tổ chức đánh giá tính phù hợp về mặt tiêu chuẩn kỹ thuật của nguyên liệu thay thế, cân nhắc những chi phí và tổn thất có thể có để đi đến những quyết
định chính xác, kịp thời.
Việc giải quyết các vấn đề phát một cách linh hoạt này đã góp phần nâng cao số lợng hợp đồng đợc thực hiện, duy trì mối quan hệ làm ăn, nâng cao uy tín. Điều này đợc đặc biệt coi trọng khi làmăn với các công ty á Đông.
2. Sựphù hợp về chất lợng:
Đây cũng là một vấn đề luôn gặp phải. Đó chính là sự phù hợp của hàng hóa thực giao so với những yêu cầu của hợp đồng. Để kiểm tra sự phù hợp này, ngời mua sẽ tiến hành kiểm tra hàng hóa thông qua một cơquan độc lập là Vinacontrol.
Việc xác định tính phù hợp của hàng hóa dợc phẩm, ngoài tiêu chuẩn do Bộ y tế qui
định, còn đợc dựa trên chứng nhận kiểm tra chất lợng (Certificate of Analysis) của nhà sản xuất. Nếu hàng hóa nhận đợc không phù hợp với các qui cách phẩm chất của hợp đồng, công tác điều hành sẽ liên quan tới việc quyếtđịnh:
- Có nhấp nhận hay không và nếu có thì vớiđiều kiện nào.
- Không chấp nhận hàng và nếu thếthì hàng sẽ phải xử lý nh thế nào.
Nhìn chung, nếu sai lệch qui cách phẩm chất nằm trong giới hạn chấp nhận cho phép, bộ phận quản lý hợpđồng sẽ đa rađiều kiện đểchấp nhận hàng hóa.
Ví dụ: hợp đồng số 503TP/CPCI/99, sau khi phòng kiểm nghiệm của công ty tiến hành kiểm tra hàng hóađã phát hiện thấy một số tiêu chuẩn kỹ thuật không đúng nh Certificate of Analysis của nhà sản xuất. Xét thấy đây là những sai sót nhỏ, cha ảnh hởng lớn lắm
đến chất lợng sản phẩm, bộ phận điều hành hợp đồng đãthông báo cho nhà cung cấp biết những sai sót này và đề nghị nhà cung cấp phải có những điều chỉnh giá lại cho phù hợp.
Một ví dụ khác, trong hợp đồng nhập khẩu thành phẩm, kết quả giámđịnh chất lợng do Vinacontrol cung cấp cho thấy, lô hàng này đã bị ẩm và chuyển màu, không thể sử dụng
đợc nữa, bộ phận điều hành liên lạc với ngời cung cấp đềnghịhuỷ lô hàng đãgiao và yêu cầu giao lô hàng mới.
Vậy đối với những khác biệt về qui cách phẩm chất lớn tới mức phải chối từ hàng hóa thì công tácđiều hành hợp đồngđòi hỏi phải quyếtđinh có nên:
- Trả lại hàng hóa cho nhà cung cấp và yêu cầu thay thếhàng - Huỷ bỏ hợp đồng.
Những vi phạm quá mức về qui cách phẩm chất của sản phẩm dợc phẩm là điều không thể cho phép, nó ảnh hởng trực tiếp tới sức khoẻ ngời tiêu dùng. Để giám định hàng hóa, hai bên thỏa thuận trong hợp đồng là do Vinacontrol. Kết quả giám định nếu phát hiện có những vấn đề phát sinh liên quan tới chất lợng, công ty sẽ làm các thủ tục cần thiết, gửi tới nhà cung cấp, yêu cầu giao lại lô hàng mới đểthay thế lô hàng kém phẩm chất. Không bao giờ vì vấn đề vi phạm chất lợng này của nhà sản xuất mà công ty tiến hành đòi phạt nhà cung cấp hoặc huỷ hợp đồng.
3. Vềphía công ty:
Trong nhiều trờng hợp, cũng có thể công ty muốn thay đổi kế hoạch giao hàng đã thoả
thuận trong hợp đồng, do nhu cầu về dợc phẩm là không ổn định và khó xác định, do vậy
để tránh tình trạng tồn đọng vốn không cần thiết công ty có thể thông báo cho nhà cung cấp hoãn giao hàng, hoặc yêu cầu nhà cung cấp thực hiện giao hàng sớm hơn.
Trong cả hai trờng hợp, đòi hỏi công ty phải đàm phán và có thuyết phục nhà cung cấp
đồng ý với thay đổiđợc đềxuất. Do môi quan hệ làm ăn lâu dài và tín nhiệm lẫn nhau nên việc thuyết phục nhà cung cấp trong vấn đềnày cũng dễdàng hơn.
4.Điều chỉnh giá:
Sự cần thiết phải xem xét lại giá hợp đồng có thể phát sinh vì một trong các lý do chủ
yếu sau:
- Có sự thayđổi trong phạm vi trách nhiệm của nhà cung cấp quiđịnh bởi hợpđồng hoặc - Có một điều khoản cụ thể về điều chỉnh giá hay do những biến động giá cả của thị trờng
ảnh hởngđến.
- Do sự thayđổi về chất lợng hàng, thời gian địa điểm giao hàng…
Khi việc điều chỉnh giá có liên quanđến phạm vi trách nhiệm của nhà cung cấp, công ty sẽ đa ra cácđề xuất và trong trờng hợp đó, ngời cung cấp có quyền tìm kiếm một sự điều chỉnh tơngứng của giá hợpđồng.
Ví dụ: trong hợp đồng nhập khẩu nguyên liệu giữa công ty với công ty Choong Wae, Trung Quốc, phía Trung Quốc đãcó nhữngđềnghịthay đổi thành phần các chất. Công ty
đã chấp nhận sự thay đổi này nhng với điều kiện nhà cung cấp phải giảm giá hàng hóa từ
59 USD/Kg xuống 57, 5 USD/Kg.
Việc thay đổi điều kiện cơ sở giao hàng cũng đòi hỏi phải đàm phán lại về giá. Ví dụ: hợp đồng số 88/KT-CPCI/98 qui định điều kiện cơ sở giao hàng là CIF Hải Phòng, sau khi nghiên cứu kỹ trên cơ sở tính toán các chi phí, công ty thấy rằng việc vận chuyển bằng đờng bộ qua biên giới rẻ hơn cả. khi đó công ty đã đề nghị với phía nhà cung cấp
thay đổi điều kiện cơ sở giao hàng thành DAF Móng Cái, công ty đề nghị phía nhà cung cấp Trung Quốc giảm giá, dĩnhiên sự thay đổi này diễn ra khi nhà cung cấp cha tiến hành giao hàng.
Còn có nhiều tình huống tơng tự khác mà công việc giải quyết các vấn đề phát sinh liên quanđến việcđàm phán lại giá cả. Tuy nhiên nếu những thay đổi này không quan trọng thì vì lợi ích cuả thơng mại lâu dài, cả hai bên sẽ không tỏ ra căng thẳng trong đàm phán lại về giá. Có nhiều trờng hợp, thờng là các nhà cung cấp độc quyền hay các nhà cung cấp phơng Tây, họ thờng rất cứng nhắc và khăng khăng đòi giữ giá. Trong đại đa số các hợp
đồng bịhuỷbỏ là do những bấtđồng vềgiá cả và thất bại trongđàm phán thayđổi giá. lớn trong năm. Tuy nhiên đểchủ động trong đàm phán, ký kết hợp đồng, công ty thờng xuyên tham khảo những khách hàng mới do công ty tự tìm hoặc do họtự đến với công ty.
C.Đánh giá chung 1 TỔNG KẾT TÌNH HÌNH KINH DOANH CÁC NĂM
Do có kinh nghiệm tích luỹ đợc từ nhiều năm, rất nhiều cán bộ chuyên môn và quản lý làn công tác nhập khẩu hiện nay đã trên 20 năm kinh nghiệm. Do vậy việc nghiên cứu thị
trờng để xác minh những mặt hàng nhập khẩu rất thuận lợi, chỉ cần thống kê số liệu lịch sử 5 năm gần đây là thấy ngayđợc những mặt hàng cần nhập và thịtrờng nào cần. Công ty
đã kiên trì bám sát thị trờng truyền thống là các công ty cấp II tuyến tỉnh, các xí nghiệp sản xuất thuốc trong nớc, các bệnh viện lớn ở Trung ơng và Hà Nội. Do vậy khi chuyển sang cơchế thịtrờng, công tyđã không bị hụt hẫng thịtrờng. Do có kinh nghiệm nên khi
đợc nhà nớc cấp giấy phép xuất nhập khẩu trực tiếp là công ty phát huy tác dụng ngay. So sánh với các doanh nghiệp ở phía Bắc, công ty luôn làđơn vịcó uy tín, có doanh số kinh doanh cao nhất, thị trờng rộng khắp các tỉnh từ Huế trở ra, bắt đầu xâm nhập thị trờng phía Nam, tăng lên 10% doanh số những năm gần đây. Phơng án kinh doanh của công ty có tính khả thi cao và đạt đợc hiệu quả kinh tế, do vậy hàng năm đều có tăng trởng toàn diện vững chắc. việc lựa chọn khách hàng của công ty cũng đạt kết quả tốt, khách hàng của công ty là những khách hàng có uy tín lớn, có tiềm năng thực sự, có kinh nghiệm giao dịch, đàm phán, ký kết hợp đồng. Do vậy công ty đã học tập đợc kinh nghiệm của họ. Về phần mình, công ty đã chý ý và quan tâm đúng mức đến trình độ cán bộ trực tiếp làm công tác giám sát hợp đồng và điều hành hợp đồng, thành thạo ngoại ngữ, nghiệp vụ
ngoại thơng, nhanh nhạy, nắm bắt thị trờng, do vậy đã tổ chức thực hiện tốt tất cả các hợpđồng đãký kết.
Những nhợc điểm còn tồn tại: công ty còn chậm phát triển thị trờng mới, trong cạnh tranh gay gắt công ty cha xây dựng đợc chiến lợc mặt hành truyền thống. Do vậy công ty mới chỉ bán đợc hàng cho miền núi, vùng sâu, vùng xa là chủ yếu, còn vùng cạnh tranh bán đợc ít hơn, hệ thống tiếp thị còn yếu, cha có cán bộ tiếp thị chuyên môn ngành y. Do vậy chađápứngđợc nhữngđòi hỏi của khách hàng.
Cha tích cực chủ động tìm kiếm bạn hàng, thể hiện ở chỗ số lợng hợp đồng đợc ký kết theo hớng thụ động nh đã nêu ở phần trên còn chiếm tỉ lệ lớn. Tuy lựa chọn đợc khách hàng, nhng tiến hành đàm phán, ký kết còn chậm, mất thời gian, do vậy có lúc hàng về, thị trờng đã bão hoà, do vậy còn tồn kho lâu, không hiệu quả nh mong muốn. Công ty còn nhập phân tán qua nhiều mặt hàng (hơn 4000), do vậy phải dàn trải về số lợng. Tiền
vốn còn hạn chế nên dẫn đến chi phí lu thông cao, giá mua không đợc uđãi, còn bị động cha biếtđi trớcđón đầu, bị động trong kinh doanh.
Cha xây dựng đợc mối quan hệ làm ăn bền vững lâu dài với các bạn hàng cũng nh cha có đợc mặt hàng kinh doanh chủ lực để tạo ra thế mạnh trong kinh doanh của công ty trên thịtrờng.
Trong quá trình thực hiện hợp đồng, công ty cha chú ýđúng mức đến công tác giám sát và giải quyết các vấn đềphát sinh trong quá trình thực hiên hợp đồng. Cách làm nh hiện nay chỉ phù hợp nhất thời khi mà các hợp đồng có giá trị khá nhỏ, quan hệ với các nhà cung cấp có độ tin cậy và đợc nhà nớc giám sát, nghiên cứu, quản lý chặt chẽ thông qua việc cấp giấy phép cho các nhà cung cấp thuốc nớc ngoài. Nhng không bao xa nữa, khi mà các biện pháp quản lý hành chính đối với việc kinh doanh xuất nhập khẩu bị huỷ bỏ do yêu cầu của việc hội nhập hoá và toàn cầu hoá. Khiđó sẽ có rất nhiều các nhà kinh doanh dợc phẩm nớc ngoài vào hoạt động kinh doanh tại Việt Nam. Trong số những nhà kinh doanh tốt thì không thể không tránh khỏi có những công ty “ma”, kinh doanh bằng lừa
đảo. Khi đó vấn đề sẽ đặt nặng lên đôi vai của những ngời tham gia ký kết và điều hành hợp đồng nhập khẩu, thì với một đội ngũ cán bộ và cung cách làm việc nh hiện nay sẽ rất có thể gây ra những rủi ro không thể lờng trớcđợc cho công ty.
Nguyên nhân: Về mặt khách quan, thủ tục hành chính để tiến hành nhập khẩu của nghành y tế hiện nay còn rất phiền hà qua nhiều tầng, nấc trung gian, chậm cải tiến, có những qui định rất ngặt nghèo khi áp dụng trong điều kiện hiện nay. Về cấp số cho hàng hóa nhập vào còn phức tạp, thờng từ 3 đến 6 tháng mới xong, do vậy gây chở ngại rất lớn cho việc thực hiện hợp đồng nhập khẩu. Thông qua việc cấp VISA cho các nhà cung cấp nớc ngoài của Bộ y tế, đơng nhiên đã tạo cho các nhà cung cấp này một thế độc quyền, gây áp lực cho phía các công ty nhập khẩu dợc phẩm trong nớc, làm cho các công ty này khó khăn trong việc lựa chọn khách hàng tốt nhất. Cơ quan quản lý về dợc hiện nay là Bộ
y tế mà trực tiếp là Cục quản lý dợc, ở đây cán bộ chuyên quản đa số là cha có kinh nghiệm qua môi trờng kinh doanh cụ thể. Do vậy việc xác minh, xét duyệt đơn hàng rất máy móc, chậm thiếu hiểu biết về chuyên môn, gây chậm thời gian. Cơ quan hải quan các cấp lại căn cứ máy móc vào thủ tục của nghành chủ quản, nên hàng về tuy cùng nội dung nhng mối nớc có qui chế riêng lại phải chờ xác minh mới tiến hành kiểm hoá, cho nên tiếp tục lại gây chậm chễ làm phiền lòng cảkhách hàng và bạn hàng.
Về mặt chủ quan, trình độnăng lực cán bộ của công ty chuyên làm xuất nhập khẩu cũng là mới, một số học thêm về ngoại thơng nhng không cơ bản. Công ty rất chậm đầu t phát triển thị trờng, đội ngũ trình dợc viên mới đợc hình thành, ít kinh nghiệm, ít về số lợng, cơ chế tiền lơng cha khuyến khích anh em phát huy hết năng lực. Công ty cha thực sự
năng động, cha có ngời chuyên nghiên cứu thị trờng tng khu vực cụ thể, thờng làm kiêm nghiệm, thiếu kế hoạch, do vậy cha xây dựng đợc phơng án kinh doanh nhập khẩu hợp lý, còn làm theo kinh nghiệm, chủ nghĩa nhiều hơn. Việc chọn khách hàng còn hạn hẹp, cha xây dựng đợc khách hàng truyền thống, thật chí cốt với công ty, đồng thời chậm phát triển khách hàng mới, do vậy mặt hàng của công ty phong phú và đa dạng, đặc biệt là cha xây dựng đợc những mặt hàng độc quyền, chiến lợc tạo lợi thế trong kinh doanh, nói
chung việc nắm bắt thông tin thị trờng Quốc tế và quốc nội còn yếu so với qui mô kinh doanh của công ty.