IV. VẤN ĐỀ GIÁM SÁT VÀ THỰC HIỆN HỢP ĐỒNGNHẬP KHẨU CỦA CÔNG TY CPCI.
1. TÌNH HÌNH CHUNG.
Sau khi hợp đồng đã đợc ký kết, công ty tiến hành thực hiện hợp đồng.Đây là giai đoạn mà công ty phải có những kế hoạch cụ thể để thực hiện hợp đồng, đồng thời sử lý các sự
cố xảy rađể đảm bảo đúng tiến độhợp đồng vàđáp ứng các yêu cầu của khách hàng. ã Vềtốcđộ thực hiện hợp đồng:
Về phía công ty, luôn đảm bảo một cách nhanh chóng các công việc để đẩy nhanh tiến
độ thực hiện hợp đồng. Các công việc mà công ty có thể kiểm soátđể đảm bảo tiến độ hợp
đồng là: Việc mở L/C, xin giấy phép nhập khẩu, làm các thủ tục hải quan để nhận hàng, và giải quyết các vấnđề phát sinh.
Nhìn chung tiến độ thực hiện hợp đồng là tốt, thờng không có vấn đềnào phát sinh lớn lắm làm tổn hại đến các bên trong quá trình thực hiện hợp đồng. Có đợc điều này là do công ty đãtạo rađợc mối quan hệlàm ăn thân tínđối với các bạn hàng.
Một vấn đề thờng ảnh hởng đến tốc độ thực hiện hợp đồng là sự vi phạm thời gian giao hàng của nhà cung cấp. Số hợp đồng bị vi phạm thời gian giao hàng chiếm tới 30 % trong tổng số hợp đồng đợc thực hiện . Tuy nhiên việc vi phạm này không gây ra những tổn thất
đáng kểnào cho công ty mà vẫn nằm trong giới hạn cho phép, dođórất ít các hợp đồng bị
* Về thời gian thực hiện hợp đồng: Phần lớn số lợng hợp đồng mà công ty đã thực hiện kéo dài trong khoảng thời gian ít nhất là 2 tháng, bởi vì thời gian tính từ lúc ký kết hợp
đồng cho đến lúc chuẩn bịgiao hàng cũng phải kéo dài mất 1 tháng
Đôí với những khách hàng có mối quan hệ làm ăn thờng xuyên, công ty ký kết hợp
đồng cả năm. Việc giao nhận hàng sẽ đợc thực hiện theo từng đợt, làm nhiều lần. ã Vềsố lợng hợp đồngđãthực hiện
Với số lợng hợp đồng đã ký kết năm 1999 là 925, thực hiện đợc 920 hợp đồng.Đây là một con số không nhỏ đối với công ty, khi mà năng lực kinh doanh cha phải là lớn lắm. Mặc dù giá trị mỗi hợp đồng không lớn, số hợp đồng từ 10.000 – 30.000 USD chiếm tới 70 %. Số hợp đồngđãthực hiện so với hợp đồngđợc ký kết (đ.v : bản) Phơng thức 1997 1998 1999 T/T 205 268 358 D/P 224 261 340 L/C 167 170 212 Khác 46 8 10 Tổng hợp đồng 642 707 920
Số hợp đông đợc thực hiện đạt tỉlệ khá cao >98%. Số hợp đồng không thực hiện đợc chủ yếu là do những biến động về gía cả sản phẩm, công ty yêu cầu nhà cung cấp thayđổi giá, phía nhà cung cấp không đồng ý và chấp nhận huỷ hợp đồng này. Các hợp đồng bị
huỷ thờng tập trung vào hợp đồng nhập khẩu thành phẩm. - Vềgiá trịhợpđồng đãthực hiện Tổng giá trị hợp đồngđãthực hiện Đ.v: triệu USD Năm 1997 1998 1999 Thực hiệnđợc 642 707 920 Bịhuỷ bỏ 11 6 5 Đãký kết 653 713 925
Nh vậy giá trị trung bình một hợp đồng thờng không lớn, đặc biệt năm 1999 giá trị
trung bình giảm còn 15, 3 nghìn USD. Đây là kết quả của sự biến động tỉ giá và sự biến
động của thịtrờng buộc công ty phải nhập tờng đợt với số lợng nhỏ. ã Kết quả thực hiện hợp đồng nhập khẩu
Trong 4 năm gần đây, số lợng hợp đồng thực hiện đã tăng lên không ngừng. Thời gian và tiến độ thực hiện hợp đồng đợc đảm bảo .Các tranh cãi liên quan đến hợp đồng đợc giảm thiểu, đólà nhờcông ty đãchú trọng nâng cao năng lực ký kết hợp đồng của đội ngũ
Các tranh cãi xảy ra thờng là nhỏ và đợc hai bên giải quyết trên tinh thần tự nguyện và thân thiện.
Số hợp đồngđợc thực hiện đạt 98% đãgóp phần không nhỏ vào việc nâng cao hiệu quả
kinh doanh, củng cố uy tín của công tyđối với bạn hàng trong và ngoài nớc, đáp ứng kịp thời nhu cầu của khách hàng và phục vụ tốt nhu cầu về thuốc cho nhân dân .Điều này chứng tỏ năng lực trong đàm phán, ký kết hợ đồng của nhân viên xuất nhập khẩu, năng lực xử lý các vấn đề phát sinh trong quá trình thực hiện hợp đồng, giúp đẩy mạnh tiến độ
thực hiện hợp đồng giảm các chi phí không cần thiết.
Ngoài việc tăng số lợng hợp đồng đợc thực hiện, thị trờng nhập khẩu của công ty cũng
đợc mởrộng, từchỉcó hơn 10 quốc gia năm 1996 tới nayđãtới 30 quốc gia. 2. HOẠTĐỘNG GIÁM SÁT:
Với một khối lợng hợp đồng khá lớn, trung bình mỗi ngày phải thực hiện 1, 5 hợp
đồng, thời gian thực hiện hợp đồng chồng chéo lên nhau, có những hợpđồng ký kết trớc nhng lại thực hiện sau, phơng thức vận tải, phơng thức thanh toán đa dạng. Mỗi phơng thức lại đòi hỏi phải có những bớc công việc khác nhau. Đấy là còn cha nói đến còn có nhiều vấn đề khác phát sinh. Vậy làm sao công ty có thể theo dõi giám sát đợc tất cả các công việc cần phải làm, để đảm bảo rằng sẽ không có một công việc nào bị bỏ quyên, hay q uyền lợi của công ty có thể bịvi phạm mà công ty không có những nhắc nhở hoặc phản
ứng kịp thời.
1. Giám sát việc tiến hành giao hàng của nhà cung cấp : ngày hàng rời cảng xếp hàng, thời gian vận chuyển, hàng ngày về đến cảng dỡ hàng thông qua thông báo gửi hàng của nhà cung cấp, thông báo vềvận tải, thông báo ngày hàng cập cảng quyđịnh
1. Giám sát quá trình thực hiện hợp đồng của công ty: giám sát quá trình xin giấy phép nhập khẩu, làm thủ tục hải quan, làm thủ tục thanh toán, nhận hàng hoá tại ga, cảng.
Trình tự các công việc cần giám sát phụ thuộc vào những gì mà ngời mua và ngời bán thoả thuận trong hợp đồng. Chẳng hạn, thanh toán có thể phải thực hiện trớc khi kết thúc hợp đồng hay sau khi đã nhận đợc các chứng từ về vận tải chứng tỏ nhà cung cấp đã gửi hàng đi. Cũng có thể thanh toán sẽ phải thực hiện ở những thời điểm khác nhau trong quá trình thực hiện hợp đồng.
VD: Hợp đồng số 321/KH _97 quy định: Thanh toán bằng TT:20 % giá trị hợp đồng thanh toán trớc 20 ngày, 80 % thanh toán vào lúc giao nhận hàng.
Để thực hiện hoạtđộng giám sát công ty đãsử dụng một số biện pháp sau:
+ Thiết lập một hệ thống giám sát thủ công : thông qua việc lập các bộ hồ sơ theo dõi hợpđồng .
Bộ hồ sơ theo dõi này sẽ đợc phân thành hai loại : Hồ sơ theo dõi hợo đồngnhập khẩu thành phẩn và hồ sơ theo dõi hợp đồng nhập khẩu nguyên liệu và đợc giao cho hai ngời theo dõi.
Trên bộ hồ sơ theo dõi này sẽ ghi : tên nhà sản xuất, tên hàng, đơn giá, giá trị, số lợng, phơng thức thanh toán, ngày xếp hàng dự kiến, số lần giao hàng. Và một phiếu theo dõi các chứng từ cần thiết cho việc thực hiện hợp đồng .
Chỉtiêu 1997 1998 1999 Nhập thành phẩm 8.7 7.5 6.7 Nhập nguyên liệu 4.8 8.0 7.4 Tổng giá trị 13.5 15.5 14.1 Giá trị trung bình một hợp đồng 0.021 0.0217 0.0153
Cột (1) giúp ngời theo dõi hợp đồng nắm bắt đợc những chứng từ nào đã có, chứng từ nào còn thiếu và chứng từ nào là không cần có. Bằng cách đánh dấu vào cột này, các chứng từ đã nhận đợc sẽ đánh dấu (v), cột (2) dùng để ghi chú: ngày nhận chứng từ, có những sửa đổi chứng từ hay không.
Hàng ngày nhân viên theo dõi hợp đồngsẽ tham khảo thờng xuyên hồ sơ này để xem có hoạt động giám sát nào cần làm. công việc quan sát trọng tâm nhất vẫn là thời gian biểu về
các sự kiện và công việc, giám sát thời gian hàng về. Bộ phận giám sát nhập khẩu phải cố
gắng giữ liên lạc thờng xuyên với các bộ phận khác của cơquan để đảm bảo mọi thông tin từ phía ngời xuất khẩu phảiđợc chuyển giao cho bộphận này. Khiđó thông tin nàyđợc bộ
phận giám sát sử dụngđểkiểm tra mọi việc cần làm liên quanđến việc thực hiện hợpđồng. Hầu hết các hợpđồng nhập khẩu của công tyđều sử dụngđiều kiện giao hàng CIF (đờng biển), CIP (đờng không), các điều kiện này đã rút ngắn các công việc mà công ty cần phải làm ở phạm vi ngoài lãnh thổ: nh thuê tàu đến cảng xuất khẩu để chởhàng, mua bảo hiểm... Các công việc này thuộc trách nhiệm của ngời xuất khẩu, điều này cũng có nghĩa là công ty không thể theo dõi, quan sát đợc các công việc này nh: việc chuẩn bị
hàng hóa, việc thuê tàu, xếp hàng lên tàu, cũng nh quá trình hàng hóa trên đờng vận chuyển. Có chăng công ty cũng chỉ nắm bắt đợc ngày hàng sẽ rời cảng xếp hàng và ngày hàng dự định cập cảng qua các thông báo của ngời xuất khẩu.
Nhiều khi có những hợp đồng đã bị vi phạm thời gian giao hàng mà bộ phận giám sát vẫn không nắm bắt đợc, chỉ đến khi nhận đợc thông báo giao hàng của ngời xuất khẩu, kiểm tra lại hồsơ hợp đồng mới phát hiện ra.
Việc giám sát đợc thời gian biểu cho tất cả các hợp đồng nhập khẩu là một công việc rất khó khăn bởi số lợng hợp đồng tơngđối lớn.