3.1 Tổng quan về khách sạn CatCatView 22
3.1.2 Cơ cấu tổ chức, chức năng nhiệm vụ của từng bộ phận trong khách sạn 2 4-
Trên nguyên tắc đáp ứng đƣợc nhu cầu trong chiến lƣợc kinh doanh của Khách sạn, Ban giám đốc đề ra mục tiêu là cơ cấu tổ chức của Khách sạn phải đơn giản, gọn nhẹ nhƣng phải đảm bảo điều hành đƣợc công việc, đồng thời giảm chi phí, tăng lợi nhuận.
Qua sơ đồ 3.1, ta thấy đây là mô hình tổ chức quản lý trực tuyến tham mƣu thƣờng thấy ở các khách sạn Việt Nam hiện nay.Bên cạnh chế độ một thủ trƣởng mang tính tập trung còn có các bộ phận tham mƣu cho giám đốc.
Việc quản lý theo mô hình này giúp cho toàn khách sạn hoạt động nhất quán kế hoạch ban giám đốc đã đƣa ra. Bên dƣới giám đốc khách sạn còn có phó giám đốc và các tổ trƣởng chịu trách nhiệm trực tiếp với giám đốc trong việc giám sát các bộ phận trong khách sạn để hoạt động sản xuất kinh doanh của khách sạn đạt hiệu quả cao nhất. Nhƣ vậy, đặc điểm cơ cấu tổ chức của khách sạn là khá hoàn chỉnh nhƣng bên cạnh đó vẫn còn tồn tại nhƣ mang tính mệnh lệnh, áp đặt. Do vậy sẽ làm giảm tính sáng tạo của cán bộ công nhân viên trong khách sạn nên sẽ làm ảnh hƣởng đến kết quả kinh doanh của khách sạn và làm cho chất lƣợng dịch vụ của khách sạn cũng bị ảnh hƣởng theo. Vì vậy để phù hợp với xu hƣớng phát triển của thời đại, để đạt hiệu quả hơn nữa khách sạn Cat Cat View cần phải điều chỉnh bộ máy tổ chức làm sao cho hợp lý hơn.
Hình 3.1: Sơ đồ cơ cấu bộ máy tổ chức của khách sạn Cat Cat View
Nguồn: Bộ phận Lễ tân – Khách sạn Cat Cat View
Chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận:
Giám đốc: Là ngƣời có quyền quyết định và chịu trách nhiệm chung đối với mọi hoạt động kinh doanh của khách sạn trƣớc pháp luật. Ngoài ra, Giám đốc có quyền bổ nhiệm các chức danh nhƣ Phó giám đốc, các Tổ trƣởng của các bộ phận, quyết định các vấn đề về lƣơng, thƣởng cho nhân viên.
- Phó giám đốc: Quản lý các bộ phận dƣới quyền, nắm bắt tình hình kịp thời báo cáo giám đốc và cùng giám đốc xử lý công việc, giúp cho các bộ phận thực hiện theo đúng những mục đích, mục tiêu đã đề ra.
- Các tổ trƣởng: Có nhiệm vụ giám sát và phân công công việc cho bộ phận mình phụ trách. Chịu trách nhiệm về mọi công việc tại bộ phận mình phụ trách và giải quyết phàn nàn hay khiếu nại của khách hàng. Cùng với phó giám đốc hoàn
- Bộ phận Lễ tân: Thực hiện việc đón tiếp, nhập phòng cho khách và tiễn khách khi khách đến và rời khỏi khách sạn hoặc khi khách gọi điện đến khách sạn đặt chỗ thì ngƣời đầu tiên mà khách tiếp xúc là nhân viên Lễ tân do đó họ có ảnh hƣởng rất lớn đến ấn tƣợng ban đầu của khác. Là ngƣời đại diện cho khách sạn trong việc mở rộng các mối liên doanh liên kết, là cầu nối giữa khách du lịch với các bộ phận trong khách sạn, thay mặt cho khách sạn đáp ứng mọi nhu cầu của khách trong phạm vi có thể. Họ là trung tâm phối hợp các hoạt động khác nhau, giúp các bộ phận hoạt động một cách nhịp nhàng. Ví dụ, khi khách đặt ăn tại nhà hàng thì nhân viên Lễ tân sẽ gọi điện lên nhà hàng để chuẩn bị các món ăn cho khách...
- Bộ phận nhà hàng: Có chức năng phục vụ nhu cầu ăn uống của khách do đó họ có nhiệm vụ xây dựng thực đơn, tổ chức các khâu mua hàng, nhập, lƣu kho, cất trữ để tránh trƣờng hợp thiếu hoặc thừa nguyên vật liệu làm hƣ hỏng gây lãng phí. Nhà hàng không chỉ phục vụ ăn uống với tất cả các bữa ăn (sáng, trƣa, chiều, tối, khuya) cho khách mà phục vụ theo yêu cầu của khách. Bên cạnh đó nhà hàng còn là nơi nghỉ nghơi và giải trí của từng khách trong khoảng thời gian họ ăn uống.
- Bộ phận buồng phòng: Là bộ phận quan trọng của khách sạn phục vụ việc nghỉ nghơi của khách để tạo nhiều doanh thu nhất cho khách sạn. Công việc chính của bộ phận này là làm vệ sinh bảo dƣỡng toàn bộ các buồng, phòng hội họp, đảm bảo cung ứng các dịch vụ giặt là, cho thuê đồ dùng, làm vệ sinh (tẩy trùng, diệt chuột, gián, ruồi, muỗi) và bảo dƣỡng các khu vực công cộng. Bảo đảm các dịch vụ hoàn hảo, chuẩn mực làm cho khách cảm thấy thoải mái, tiện lợi, vệ sinh, lịch sự, chu đáo và an toàn, thu hút nhiều khách mới, xây dựng lòng chung thành của khách đối với khách sạn.
- Hƣớng dẫn viên: Có nhiệm vụ đƣa đón, hƣớng dẫn khách tham quan các tuyến điểm du lịch, giới thiệu về văn hóa các dân tộc Sa Pa cho du khách.
-Kế toán: Thay mặt giám đốc quản lý về sổ sách thu chi cho các hoạt động kinh doanh tại khách sạn. Nhận báo cáo hàng ngày tại các bộ phận rồi tổng hợp phân tích số liệu, chi phí, doanh thu... để báo cáo tình hình lên cấp trên. Cung cấp số liệu báo cáo cho các cơ quan hữu quan theo chế độ báo cáo tài chính, kế toán hiện hành.
- Trong cơ cấu tổ chức hiện tại của khách sạn chƣa có bộ phận Marketing riêng. Hiện nay các vấn đề liên quan đến ký kết hợp đồng với các đối tác đều do phó giám đốc cùng với giám đốc thực hiện. Nên việc Marketing trực tuyến của khách sạn vẫn còn nhiều hạn chế.
3.1.3 Kết quả kinh doanh của khách sạn trong những năm gần đây (2012 – 2014)
Doanh thu là kết quả của quá trình bán các sản phẩm dịch vụ khách sạn. Vậy mức độ đóng góp của từng dịch vụ là bao nhiêu là điều mà các nhà quản lý quan tâm.
Bảng 3.1:Cơ cấu doanh thu của khách sạn Cat Cat View (2012 – 2014)
ĐVT: 1000đồng
Chỉ tiêu
Năm 2012 Năm 2013 Năm 2014
Số tiền Tỉ lệ (%) Số tiền Tỉ lệ (%) Số tiền Tỉ lệ (%) Tổng doanh thu 2,084,52 9 100,0 3,117,72 5 100,0 3,570,45 3 100,0 DT lƣu trú 1,413,93 6 67.8 2,163,08 1 69.4 2,509,58 4 70.3 DT tour 463,808 22.3 658,590 21.1 684,432 19.2 DT nhà hàng 190,526 9.1 261,890 8.4 342,216 9.6 DT khác 162,59 0.8 34,164 1.1 34,221 1.0
Nguồn: Bộ phận Kế toán – Khách sạn Cat Cat View
Qua bảng 3.1 ta thấy trong hoạt động kinh doanh của khách sạn Cat Cat View thì doanh thu từ dịch vụ lƣu trú chiếm vị trí cao nhất khoảng 70% trong cơ cấu doanh thu của khách sạn. Bên cạnh đó là doanh thu tour cũng chiếm trung bình là 20% trong cơ cấu doanh thu của khách sạn. Đặc biệt tổng doanh thu của khách sạn trong 2 năm gần đây tăng mạnh. Nguyên nhân là do năm 2013, khách sạn đã nâng cấp và xây thêm 6 phòng mới trong đó có 2 phòng căn hộ cao cấp, đáp ứng đƣợc nhu cầu cao của khách du lịch quốc tế. Một nguyên nhân nữa là do khách sạn cũng đã ký hợp đồng thêm với mạng đặt phòng booking.com, giúp tăng lƣợng du
Ngoài ra, một chỉ tiêu quan trọng nữa để đánh giá kết quả kinh doanh chính là lợi nhuận.Lợi nhuận càng cao giúp khách sạn khẳng định đƣợc vị trí của mình trên thƣơng trƣờng, đồng thời tạo điều kiện để khách sạn mở rộng sản xuất kinh doanh nhằm tìm kiếm nguồn lợi nhuận cao hơn.
Bảng 3.2: Doanh thu và lợi nhuận của khách sạn Cat Cat View (2012– 2014)
ĐVT: 1000 đồng
Chỉ tiêu Năm 2012 Năm 2013 Năm 2014 Tăng trƣởng (%)
13/12 14/13 BQ Tổng doanh thu 2,084,529 3,117,725 3,570,453 149.6 114.5 132.0
Chi phí 1,444,232 2,139,878 2,405,520 148.2 112.4 130.3
Lợi nhuận trƣớc thuế 640,297 977,847 1,164,933 152.7 119.1 135.9
Lƣơng bình quân 3000 3500 4000 116.7 114.3 115.5
Nguồn: Bộ phận kế toán – Khách sạn Cat Cat View
Qua bảng 3.2 ta thấy cả 4 chỉ tiêu kinh doanh của khách sạn đều tăng, cụ thể tổng doanh thu tăng đều qua các năm, tăng bình quân 3 năm là 32,0%: năm 2013 tăng so với năm 2012 là 49,6% tƣơng ứng tăng lên 1,033 triệu đồng; năm 2014 tăng so với năm 2013 là 74,68% tƣơng ứng tăng lên 452 triệu đồng. Kết quả cho thấy khách sạn làm ăn khá thuận lợi.
Bên cạnh việc tăng doanh thu thì chi phí của khách sạn cũng tăng đáng kể, tốc độ tăng bình quân của chi phí là 30,3%, năm 2013 tăng so với năm 2012 là 48,2% tƣơng ứng tăng 695 triệu đồng; năm 2014 tăng so với năm 2013 là 12,4% tƣơng ứng tăng 265 triệu đồng. Nhìn chung, khách sạn đã quản lý khá tốt chi phí đầu vào vì tỷ lệ tăng của lợi nhuận (từ 2012 đến 2014 tăng 35,9%) cao hơn tỷ lệ tăng của doanh thu bình quân (32,0%). Qua đó ta thấy khách sạn hoạt động ngày càng ổn định, tuy nhiên tổng doanh thu của khách sạn còn khiêm tốn, vì vậy ban lãnh đạo và nhân viên toàn khách sạn cần cố gắng hơn nữa trong thời gian tới, đặc biệt là bộ phận marketing, đặc biệt là marketing trực tuyến.
Cùng với đó, chỉ tiêu lƣơng bình quân của cán bộ, nhân viên cũng tăng 15,5%, cho thấy ban lãnh đạo khá quan tâm đến đời sống của cán bộ, nhân viên khách sạn.