1.3.1 .Phân tích các yếu tố ảnh hƣởng lên cơ cấu tổ chức
1.3.2. Đánh giá cơ cấu tổ chức hiện tại
Mục tiêu đánh giá cơ cấu tổ chức là xác định cơ cấu hiện tại có hoạt động tốt để đảm bảo thực hiện các mục đích và mục tiêu của tổ chức hay không ? Mục đích, mục tiêu của tổ chức đƣợc cụ thể hóa qua các yêu cầu đối với cơ cấu . Tƣ̀ đó viê ̣c đánh giá cơ cấu dƣ̣a trên các chuẩn mƣ̣c là các yêu cầu cần thiết đối với cơ cấ u tổ chƣ́c bao gồm (1) tính thống nhất, (2) tính tối ƣu, (3) tính tin cậy, (4) tính linh hoạt và (5) tính hiệu quả.
Viê ̣c đánh giá sẽ tâ ̣p trung vào hai nô ̣i dung:
- Nhƣ̃ng ha ̣n chế nô ̣i ta ̣i của cơ cấu ảnh hƣởng đến viê ̣c đa ̣t đƣợ c các mục đích và mục tiêu của tổ chức.
- Phân tích sƣ̣ phù hợp của cơ cấu đang vâ ̣n hành với nhƣ̃ng thay đổi của môi trƣờng bên ngoài và bên trong của tổ chức.
Việc đánh giá sự phù hợp theo hai nội dung trên có thể đƣợc thực hiện thông qua mô hình phù hợp phân tích, mô hình SWOT và một số mô hình phân tích khác.
Hình 1.12: Đánh giá cơ cấu tổ chức hiện tại
Nguồn: (Nguyễn Thị Ngọc Huyền và cộng sự, 2013, trang 589)
1.3.3. Đưa ra các giải pháp hoàn thiện cơ cấu tổ chức
Từ kết quả đánh giá cơ cấu tổ chức hiện tại, các nhà quản trị doanh nghiệp có thể đƣa ra các lựa chọn để hoàn thiện cơ cấu tổ chức . Viê ̣c lƣ̣a chọn giải pháp hoàn thiê ̣n cơ cấu phải dƣ̣a trên cơ sở đánh giá theo các yêu cầu và mu ̣c tiêu h oàn thiện cơ cấu tổ chƣ́c . Mỗi giải pháp hoàn thiê ̣n cơ cấu đƣợc lƣ̣a cho ̣n đòi hỏi nhƣ̃ng điều
Phân tích thực trạng cơ cấu qua các thuộc tính:
- Mức độ chuyên môn hóa, đa dạng hóa, tổng hợp hóa?
- Mô hình phân nhóm các bộ phận trong tổ chức?
- Thực trạng sử dụng các mối quan hệ quyền hạn trực tuyến, tham mƣu và chức năng trong tổ chức? - Số cấp quản lý và thực trạng tầm quản lý; - Mức độ tập trung và phi tập trung hóa, các hình thức phi tập trung hóa?
- Tình trạng phối hợp giữa các bộ phận? Các công cụ phối hợp đang đƣợc sử dụng? Đánh giá cơ cấu theo các yêu cầu về tính thống nhất, tối ƣu, linh hoạt, tin cậy, hiệu quả và tổng hợp nguyên nhân Đánh giá tổng kết đóng góp của cơ cấu vào mục tiêu của tổ chức và những nguyên nhân chính Đánh giá sự phù hợp giữa các yếu tố của cơ cấu tổ chức và nguyên nhân Đánh giá sự phù hợp của các yếu tố của cơ cấu tổ chức với những đòi hỏi của môi trƣờng và nguyên nhân
kiê ̣n nhất đi ̣nh để triển khai nó nhƣ con ngƣời , tài chính, cơ sở vâ ̣t chất và cần đƣợc sƣ̣ bảo trợ của các nhà quản lý cấp cao.
1.3.4. Thực hiê ̣n các giải pháp hoàn thiê ̣n cơ cấu tổ chức đã chọn
- Truyền thông nhƣ̃ng giải pháp hoàn thiê ̣n cơ cấu đến tƣ̀ng nhân viên , các nhóm, bô ̣ phâ ̣n, phân hê ̣ trong tổ chƣ́c . Mục tiêu của việc truyền thông là làm cho mọi ngƣời hiểu đƣợc kỳ vo ̣ng, lợi ích mà giải pháp hoàn thiê ̣n cơ cấu mang la ̣i tƣ̀ đó chủ động, tích cực tham gia thay đổi cơ cấu . Khâu truyền thông cần làm rõ mu ̣c tiêu của các giải pháp hoàn thiện , nô ̣i dung của nhƣ̃ng giải phá p, nhƣ̃ng nhân viên là đối tƣơ ̣ng thƣ̣c hiê ̣n các giải pháp , lợi ích của hô ̣ là gì và ho ̣ phải làm nhƣ̃ng công viê ̣c gì để thực hiện giải pháp mới . Trong trƣờng hợp nhiều nhân viên không tán thành , các nhà quản lý cần làm rõ tính cấp bách phải thực hiện giải pháp hoàn thiện cơ cấu , phân tích nhƣ̃ng hâ ̣u quả sẽ xảy ra nếu không thƣ̣c hiê ̣n giải pháp .
- Xây dƣ̣ng và thƣ̣c hiê ̣n nhƣ̃ng chƣơng trình dƣ̣ án để triển khai các giải pháp thay đổi cơ cấu , ví dụ chƣơng trình đào tạo các nhà quản lý giúp họ cải thiện tầm quản lý khi tổ chƣ́c đơn giản hóa số cấp quản lý trong cơ cấu , hay các chƣơng trình phổ biến về những thay đổi cơ cấu.
- Tạo động lực cho nhân viên , các nhóm và các bộ phận thực hiện giải pháp hoàn thiện cơ cấu thông qua các công cụ lãnh đạo.
- Tƣ vấn triển khai công viê ̣c mới cho nhân viên , tƣ vấn cho các nhà quản lý về các phƣơng pháp quản lý , công nghê ̣ quản lý khi thành lâ ̣p các bô ̣ phâ ̣n mới , hoă ̣c luân chuyển sang các bô ̣ phâ ̣n khác .
- Đảm bảo các nguồn lƣ̣c cần thiết kế để thƣ̣c hiê ̣n các giải pháp hoàn thiê ̣n cơ cấu, đă ̣c biê ̣t là con ngƣời và tài chính.
- Chƣ́ng minh nhƣ̃ng thành công ngắn ha ̣n của các giải pháp hoàn thiện cơ cấu nhằm ta ̣o sƣ̣ tin tƣởng của mo ̣i ngƣời , là động lực thúc đẩy cho những cải thiện tiếp theo.
- Nhƣ̃ng lãnh đa ̣o luôn phải đi đầu trong viê ̣c thƣ̣c hiê ̣n các giải pháp hoàn thiê ̣n cơ cấu tổ chƣ́c.
1.3.5 .Giám sát và đánh giá kết quả thực hiện các giải pháp hoàn thiện cơ cấu tổ chức
- Giám sát thƣờng xuyên tình hình triển khai các giải pháp hoàn thiện cơ cấu tổ chƣ́c, bao gồm giám sát nhƣ̃ng đầu vào cần thiết cho triển kha i các giải pháp, giám sát thời gian , tiến đô ̣ triển khai , giám sát các kết quả triển khai các giải pháp . Mục tiêu của giám sát là có đƣợc những thông tin phản hồi về tình hình triển khai thực hiện các giải pháp hoàn thiện cơ c ấu tổ chức . Nhƣ̃ng câu hỏi đă ̣t ra trong quá trình giám sát là:
(1) Có đủ đầu vào kịp thời để triển khai giải pháp không?
(2) Các hoạt động triển khai giải pháp thay đổi cơ cấu có diễn ra nhƣ mong muốn không? Ví dụ có tiến hành hoạt động luân chuyển công việc để đa dạng hóa kỹ năng không , số ngƣời tham gia đào ta ̣o ? Có thực hiện các giải pháp phối hợp linh hoa ̣t hơn hay không, tiến đô ̣?
(3) Thƣ̣c tra ̣ng kết quả triển khai giải pháp có đa ̣t đƣợc nhƣ mong muốn không? Ví dụ tầm kiểm soát thực tế của các nhà quản lý sau khi triển khai giải pháp đào ta ̣o? Ví dụ mức độ trao quyền thực tế sau khi phổ biến chính sách trao quyền ?
- Đánh giá đầu ra đa ̣t đƣợc của viê ̣c triển khai các giải pháp hoàn thiê ̣n cơ cấu tổ chƣ́c. Hoạt động đánh giá thƣờng xảy ra khi kết thúc thực hiện các giải pháp , tuy nhiên các nhà quản lý có thể thƣ̣c hiê ̣n đánh giá đi ̣nh kỳ để xác đi ̣nh nhƣ̃ng yếu tố làm cho nhƣ̃ng giải pháp triển khai không đạt nhƣ mong muốn và có biện pháp điều chỉnh ki ̣p thời.
(1) Đánh giá viê ̣c đảm bảo nguồn lƣ̣c triển khai các giải pháp sẽ phải trả lời tại sao nguồn lực không đảm bảo? Nên điều chỉnh nhƣ thế nào?
(2) Đánh giá tiến đô ̣, chất lƣợng thƣ̣c hiê ̣n các hoa ̣t đô ̣ng triển khai giải pháp cần trả lời các câu hỏi ta ̣i sao các hoa ̣t đô ̣ng không đƣợc tiến hành đúng thời gian , đi ̣a điểm, đúng ngƣời, đúng viê ̣c? Nên điều chỉnh nhƣ thế nào?
(3) Đánh giá đầu ra của các hoa ̣t đô ̣ng triển khai giải pháp sẽ phải trả lời đƣơ ̣c các câu hỏi : Tại sao đầu ra không đạt đƣợc nhƣ mong muốn ? Nguyên nhân? Điều chỉnh thế nào?
(4) Đánh giá kết quả triển khai các giải pháp hoàn thiện cơ cấu cần trả lời các câu hỏi sau : Cơ cấu tổ chƣ́c sau khi hoàn thiê ̣n có đa ̣t đƣợc các yêu cầu về tính thống nhất, tính tối ƣu , tính linh hoạt , tính tin cậy và tính hiệu quả không ? Tại sao đa ̣t đƣợc? Nguyên nhân? Tại sao không đạt đƣợc ? Nguyên nhân? Bài học rút ra từ các giải pháp hoàn thiện cơ cấu này là gì ?
Viê ̣c giám sát và đánh giá phải dƣ̣a trên các công cu ̣ có đô ̣ tin câ ̣y nhƣ các báo cáo phân tích cơ cấu , báo cáo tiến độ và kế hoạch tiến độ , báo cáo tài chính và dƣ̣ toán, các báo cáo phân tích và đánh giá ảnh hƣởng của cơ cấu lên mục tiêu tổ chƣ́c… Tuy nhiên , trên thƣ̣c tế, chúng ta rất khó đánh giá thành công của giải pháp hoàn thiện cơ cấu mô ̣t cách tổng thể , hoàn toàn khách quan và chính xác , do đánh giá cơ cấu thƣờng thông qua phƣơng pháp chuyên gia , phân tích định tính, hơn nữa cơ cấu tổ chức thƣờng phức tạp với nhiều bộ phận, nhiều cấp quản lý, nhiều mối quan hệ liên quan và nhân quả.
1.4. Cơ sở pháp lý về cơ cấu tổ chức đối với doanh nghiệp nhà nƣớc
Hiện nay, tại Việt Nam hoạt động của doanh nghiệp thuộc các loại hình sở hữu tƣ nhân, có vốn đầu tƣ nƣớc ngoài hay nhà nƣớc đều đã đƣợc điều chỉnh bởi một quy định có tính ràng buộc chung đó là Luật doanh nghiệp. Tuy nhiên, với đặc thù riêng của các doanh nghiệp nhà nƣớc, nhất là trong giai đoạn chuyển đổi về hình thức hoạt động cũng nhƣ về cơ cấu sở hữu vốn tại doanh nghiệp; Chính phủ và các Bộ đã ban hành một số văn bản để điều chỉnh riêng đối với các doanh nghiệp 100% vốn nhà nƣớc hay đối với ngƣời đại diện vốn nhà nƣớc tại các doanh nghiệp; đây là những cơ sở pháp lý quan trọng để quản lý về tổ chức và hoạt động đối với loại hình doanh nghiệp nhà nƣớc.
Một số văn bản quy phạm pháp luật hiện hành có quy định liên quan đến cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp nhà nƣớc, gồm có:
- Nghị định số 25/2010/NĐ-CP ngày 19/3/2010 của Chính phủ về chuyển đổi công ty nhà nƣớc thành công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên và tổ chức quản lý công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên do Nhà nƣớc làm chủ sở hữu. Theo quy định tại Nghị định số 25/2010/NĐ-CP, các công ty trách nhiệm hữu hạn
một thành viên do Nhà nƣớc làm chủ sở hữu có cơ cấu tổ chức (khung cứng) gồm Hội đồng thành viên, Tổng giám đốc và các Kiểm soát viên hoặc Chủ tịch Công ty, Tổng giám đốc (Giám đốc) và các Kiểm soát viên; đồng thời cũng quy định rõ chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và mối quan hệ công tác của các thành phần thuộc cơ cấu tổ chức.
- Nghị định số 59/2011/NĐ-CP ngày 18/7/2011 của Chính phủ về chuyển doanh nghiệp 100% vốn nhà nƣớc thành công ty cổ phần (đã đƣợc sửa đổi, bổ sung một số điều tại Nghị định số 189/2013/NĐ-CP ngày 20/11/2013). Trong đó quy định doanh nghiệp 100% vốn nhà nƣớc sau khi cổ phần hóa sẽ đƣợc tổ chức và hoạt động theo Điều lệ công ty cổ phần; Điều lệ công ty cổ phần không đƣợc trái với quy định của Luật doanh nghiệp và quy định của pháp luật liên quan.
- Nghị định số 99/2012/NĐ-CP ngày 15/11/2012 của Chính phủ về phân công, phân cấp thực hiện các quyền, trách nhiệm, nghĩa vụ của chủ sở hữu nhà nƣớc đối với doanh nghiệp nhà nƣớc và vốn Nhà nƣớc đầu tƣ vào doanh nghiệp. Trong đó có quy định quyền của chủ sở hữu nhà nƣớc đối với Công ty TNHH một thành viên do nhà nƣớc nắm giữ 100% vốn điều lệ, đó là quyết định cơ cấu tổ chức quản lý công ty và công tác quản lý cán bộ (bổ nhiệm, bổ nhiệm lại, miễn nhiệm, khen thƣởng, kỷ luật...) đối với Chủ tịch và thành viên Hội đồng thành viên hoặc Chủ tịch Công ty, Kiểm soát viên, Tổng giám đốc (Giám đốc) công ty.
- Quyết định số 35/2013/QĐ-TTg ngày 07/6/2013 của Thủ tƣớng Chính phủ ban hành Quy chế hoạt động của Kiểm soát viên công ty TNHH một thành viên do nhà nƣớc nắm giữ 100% vốn điều lệ.
- Thông tƣ số 21/2014/TT-BTC ngày 14/02/2014 của Bộ Tài chính ban hành Quy chế hoạt động của Ngƣời đại diện theo ủy quyền đối với phần vốn nhà nƣớc đầu tƣ vào doanh nghiệp.
CHƢƠNG 2: PHƢƠNG PHÁP LUẬN VÀ THIẾT KẾ NGHIÊN CỨU 2.1. Phƣơng pháp luận
- Phƣơng pháp nghiên cứu chủ yếu đƣợc sử dụng để thực hiện Luận văn gồm phƣơng pháp tiếp cận hệ thống, phân tích tổng hợp, phân tích so sánh, phân tích thống kê, phƣơng pháp chuyên gia. Bằng các phƣơng pháp nghiên cứu này, Luận văn xác định khung nghiên cứu về cơ cấu tổ chức làm cơ sở, định hƣớng cho việc thực hiện các nhiệm vụ nghiên cứu tiếp theo.
2.2. Phƣơng pháp thu thập dữ liệu
2.2.1. Nguồn dữ liệu thứ cấp
- Nguồn từ bên trong, bao gồm các tài liệu, thông tin trong nội bộ Công ty mẹ - Tổng công ty Hàng hải Việt Nam, nhƣ: Báo cáo kết quả kinh doanh, các loại kế hoạch, báo cáo tình hình nhân sự; Điều lệ tổ chức và hoạt động, các quy chế, quy định nội bộ, Đề án Chuyển Công ty mẹ - Tổng công ty Hàng hải Việt Nam thành công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên do Nhà nƣớc làm chủ sở hữu; Đề án tái cơ cấu Vinalines….
- Nguồn từ bên ngoài, gồm có các thông tin, tài liệu thu thập đƣợc từ các cơ quan, đơn vị bên ngoài Công ty mẹ - Tổng công ty Hàng hải Việt Nam nhƣ: Bộ Giao thông vận tải, Tổng cục thống kê, Hiệp hội chủ tàu Việt Nam, Hiệp hội Cảng biển Việt Nam, mạng internet,…
2.2.2. Nguồn dữ liệu sơ cấp
Để thu thập dữ liệu sơ cấp làm cơ sở phân tích, đánh giá và đề xuất các giải pháp hoàn thiện cơ cấu tổ chức của Công ty mẹ - Tổng công ty Hàng hải Việt Nam, tác giả thực hiện thu thập dữ liệu sơ cấp thông qua: Phiếu điều tra và phỏng vấn trực tiếp đối với cán bộ quản lý trong Công ty mẹ - Tổng công ty Hàng hải Việt Nam.
a) Phiếu điều tra
- Phiếu điều tra thực chất là một cuộc phỏng vấn, nhƣng không đối thoại trực tiếp bằng lời, mà bằng cách đƣa ra những câu hỏi in sẵn trên giấy và gửi đến
ngƣời đƣợc phỏng vấn để nhận đƣợc ý kiến trả lời theo nội dung câu hỏi mà ngƣời nghiên cứu đặt ra.
- Chọn mẫu: Bao gồm 70 cán bộ hiện đang công tác tại các bộ phận tham mƣu, giúp việc thuộc Công ty mẹ - Tổng công ty Hàng hải Việt Nam (mỗi bộ phận từ 3-5 ngƣời).
- Xây dựng Phiếu điều tra:
+ Về mục đích: Nhằm lấy ý kiến đánh giá của các cán bộ thuộc Vinalines để xem xét, phân tích mức độ đáp ứng cơ cấu tổ chức hiện tại của Vinalines đối với các yêu cầu về tính thống nhất, tính tối ƣu, tính tin cậy, tính linh hoạt và tính hiệu quả.
+ Về nội dung: Mỗi phiếu điều tra gồm 2 phần (Phụ lục 1).
Phần 1: Quan điểm cá nhân về cơ cấu tổ chức hiện tại của Vinalines.
Phần 2: Ý kiến nhận xét về điểm mạnh, điểm yếu và nguyên nhân, giải pháp
hoàn thiện cơ cấu tổ chức của Vinalines.
- Tiến hành điều tra: Tổng số phiếu điều tra gửi đi là 70 phiếu (trực tiếp hoặc qua thƣ điện tử). Tổng số phiếu thu về là 68 phiếu, trong đó số phiếu hợp lệ là 68 phiếu và số phiếu không hợp lệ là 0.
- Tổng hợp phiếu điều tra: Các phiếu điều tra thu về sau khi loại bỏ đi những phiếu không đạt yêu cầu đƣợc xử lý bằng phƣơng pháp thống kê toán học. Phƣơng pháp phân tích thống kê mô tả đƣợc sử dụng để mô tả đặc tính của các biến trong bảng khảo sát nhƣ tỷ lệ phần trăm nhằm làm sáng tỏ các tiêu chí đã đƣợc xây dựng trong phiếu điều tra.
b) Phỏng vấn sâu đối với cán bộ quản lý cấp cao
- Trong đề tài nghiên cứu của mình, tác giả có sử dụng phƣơng pháp phỏng vấn sâu với bảng câu hỏi định hƣớng, đây là bảng câu hỏi sơ thảo, chƣa hoàn chỉnh (Phụ lục 2). Trong quá trình phỏng vấn tùy vào đối tƣợng đƣợc phỏng vấn, trình độ