CHƢƠNG 3 : PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG CƠ CẤU TỔ CHỨC
3.3. Thực trạng cơ cấu tổ chức của Công ty mẹ Tổng công ty Hàng hải Việt Nam
3.3.2. Về phân chia tổ chức thành các bộ phận
Để nâng cao chất lƣợng hoạt động và tránh chồng chéo về chức năng, nhiệm vụ đồng thời đáp ứng yêu cầu mục tiêu phát triển trong giai đoạn mới; trong 02 năm gần đây Vinalines đã có một số sự thay đổi trong cơ cấu tổ chức và đến nay các bộ phận sau khi đƣợc sắp xếp, tổ chức lại về cơ bản giảm đƣợc các đầu mối không thực sự cần thiết, nhƣng vẫn đảm bảo thực hiện đầy đủ các hoạt động trong công tác quản lý, điều hành sản xuất kinh doanh. Cụ thể:
Đã giải thể 01 đơn vị sự nghiệp (Trung tâm Nghiên cứu chiến lƣợc); 04 đơn vị kinh doanh hạch toán phụ thuộc (Công ty Tƣ vấn Hàng hải, Công ty Kinh doanh xăng dầu phía Bắc, Công ty Thƣơng mại xăng dầu đƣờng biển, Công ty Hàng hải Vinalines Cần Thơ).
Thực hiện cổ phần hóa 02 đơn vị kinh doanh hạch toán phụ thuộc (Cảng Khuyến Lƣơng, Cảng Năm Căn).
Chuyển đổi 02 đơn vị hạch toán phụ thuộc là Công ty Hàng Hải Vinalines Nha Trang, và Cảng Cần Thơ - Cảng Cái Cui (sau khi sáp nhập) thành Công ty TNHH Một thành viên.
Sáp nhập 03 Ban tham mƣu vào các bộ phận khác ((1) sáp nhập Ban Tuyên truyền - Thi đua khen thƣởng vào Ban Khoa học kỹ thuật và đổi tên thành Ban Khoa học công nghệ và Truyền thông; (2) sáp nhập Ban Quản lý các doanh nghiệp có vốn góp vào Ban Tài chính và đổi tên thành Ban Tài chính và Quản lý vốn góp; (3) sáp nhập Ban Thanh tra vào Ban Pháp chế và đổi tên thành Ban Pháp chế - Thanh tra).
Thành lập 01 Ban mới là Ban Đổi mới doanh nghiệp.
Đến nay, cơ cấu tổ chức của Công ty mẹ - Tổng công ty Hàng hải Việt Nam gồm có: Hội đồng thành viên, Kiểm soát viên, Tổng giám đốc, các Phó tổng giám đốc, Kế toán trƣởng, các Ban tham mƣu, giúp việc HĐTV và TGĐ, các đơn vị hạch toán phụ thuộc.
HỘI ĐỒNG THÀNH VIÊN TỔNG GIÁM ĐỐC CÁC PHÓ TỔNG GIÁM ĐỐC KẾ TOÁN TRƢỞNG
Ban Kiểm soát nội bộ
Ban Quản lý thuyền viên và tàu biển
Ban Quản lý dịch vụ hàng hải Ban Tài chính và quản lý vốn góp Ban Pháp chế – Thanh tra Ban Kế hoạch đầu tƣ Ban Khoa học công nghệ và truyền thông Ban Tổng hợp Ban Quản lý cảng biển Ban Kế toán
Ban Kiểm toán nội bộ
Ban Đổi mới doanh nghiệp Ban Thị trƣờng và
hợp tác quốc tế
Văn phòng cơ quan Tổng công ty KIỂM SOÁT VIÊN
Chi nhánh Tổng công ty Hàng hải Việt Nam – Công ty TNHH MTV tại
Tp Hồ Chí Minh Chi nhánh Tổng công ty
Hàng hải Việt Nam – Công ty TNHH MTV tại
Hải Phòng
Công ty vận tải biển
Vinalines (VLC)
Công ty vận tải biển
Container Vinalines (VCSC)
Công ty xuất khẩu lao
động hàng hải (MMS)
Ban Tổ chức -
Tiền lƣơng
Công ty Dịch vụ hàng hải Vinalines Hải Phòng CÁC BAN THAM MƢU GIÚP VIỆC
TỔNG CÔNG TY Ban Quản lý công trình CÁC ĐƠN VỊ PHỤ THUỘC CHỦ SỞ HỮU
Hình 3.1: Sơ đồ cơ cấu tổ chức hiện tại của Công ty mẹ - Tổng công ty Hàng hải Việt Nam
Nguồn : Vinalines.
Chức năng, nhiệm vụ chính của các bộ phận đƣợc quy định nhƣ sau:
Hội đồng thành viên là cơ quan đại diện chủ sở hữu Nhà nƣớc tại Vinalines, có quyền hạn và trách nhiệm chính nhƣ sau:
+ Nhận và quản lý sử dụng có hiệu quả vốn, tài sản, đất đai, tài nguyên và các nguồn lực khác do chủ sở hữu đầu tƣ cho Vinalines.
+ Quyết định chiến lƣợc, kế hoạch sản xuất kinh doanh và kế hoạch đầu tƣ phát triển.
+ Quyết định việc xây dựng thƣơng hiệu, giải pháp phát triển thị trƣờng, tiếp thị, công nghệ, nghiên cứu - ứng dụng khoa học công nghệ.
+ Đề nghị Bộ Giao thông vận tải trình phê duyệt sửa đổi Điều lệ.
+ Quyết định việc góp vốn, nắm giữ tăng giảm vốn của Vinalines tại doanh nghiệp khác, quyết định và giao nhiệm vụ Ngƣời đại diện vốn nhà nƣớc tại doanh nghiệp khác.
+ Quyết định dự án đầu tƣ, hợp đồng vay, cho vay, mua bán, thuê, cho thuê tài sản có giá trị dƣới 50% vốn điều lệ của Vinalines, đề nghị phê duyệt chủ trƣơng đối với các hợp đồng có giá trị lớn hơn hoặc bằng 50% vốn điều lệ của Vinalines.
Kiểm soát viên là ngƣời giúp chủ sở hữu kiểm soát việc tổ chức thực hiện quyền chủ sở hữu, việc quản lý điều hành công việc kinh doanh của Hội đồng thành viên và Tổng giám đốc.
Tổng giám đốc là ngƣời đại diện theo pháp luật của Tổng công ty, điều hành các hoạt động hàng ngày theo mục tiêu, kế hoạch và các quyết định của Hội đồng thành viên, phù hợp với Điều lệ và quy định của pháp luật; chịu trách nhiệm trƣớc pháp luật và Hội đồng thành viên về việc thực hiện các quyền và nhiệm vụ đƣợc giao.
Các Phó Tổng giám đốc giúp Tổng giám đốc điều hành VINALINES theo phân công hoặc ủy quyền của Tổng giám đốc; chịu trách nhiệm trƣớc Tổng giám đốc và trƣớc pháp luật về nhiệm vụ đƣợc Tổng giám đốc phân công hoặc ủy quyền. Hiện nay Vinalines có 04 Phó Tổng giám đốc.
Kế toán trƣởng có nhiệm vụ tổ chức thực hiện công tác kế toán của VINALINES; đề xuất các giải pháp và điều kiện tạo nguồn vốn cho nhu cầu sản xuất, kinh doanh, đầu tƣ phát triển Vinalines; giúp Tổng giám đốc giám sát tài chính và phát huy các nguồn lực tài chính tại Vinalines theo pháp luật về tài chính, kế toán; có các quyền hạn, nghĩa vụ theo quy định của pháp luật. Kế toán trƣởng chịu trách nhiệm trƣớc Tổng giám đốc và trƣớc pháp luật về nhiệm vụ đƣợc phân công hoặc ủy quyền.
Văn phòng cơ quan Tổng công ty là bộ phận tham mƣu, giúp việc cho HĐTV và Tổng giám đốc trong các lĩnh vực chủ yếu sau:
+ Xây dựng chƣơng trình, kế hoạch công tác, lịch làm việc chung của Văn phòng Tổng công ty; đồng thời phối hợp với các Ban và các doanh nghiệp, đơn vị trực thuộc Vinalines để theo dõi, đôn đốc và tổ chức thực hiện.
+ Tổng hợp, xử lý, cung cấp thông tin về tình hình hoạt động quản lý điều hành chung của Vinelines và tham mƣu đề xuất về các biện pháp giải quyết, xử lý theo chỉ đạo của lãnh đạo Tổng công ty.
+ Tổ chức thực hiện công tác văn thƣ - lƣu trữ tại Văn phòng Tổng công ty; hƣớng dẫn, kiểm tra và đôn đốc các doanh nghiệp, đơn vị trực thuộc Tổng công ty trong việc thực hiện các quy định của Nhà nƣớc và của Vinalines về công tác văn thƣ - lƣu trữ.
+ Đảm bảo cơ sở vật chất, phƣơng tiện và điều kiện làm việc cho Văn phòng Tổng công ty.
+ Tổ chức thực hiện công tác quốc phòng - quân sự của Tổng công ty; công tác bảo vệ trật tự nội vụ cơ quan và chăm sóc sức khỏe cho CBNV thuộc Cơ quan Tổng công ty.
Ban Quản lý thuyền viên và Tàu biển là bộ phận tham mƣu, giúp việc cho HĐTV và Tổng giám đốc trong các lĩnh vực chủ yếu sau:
+ Quản lý, quy hoạch và phát triển đội tàu biển theo định hƣớng của Tổng công ty.
+ Theo dõi, phổ biến, hƣớng dẫn, kiểm tra, đánh giá và chỉ đạo các doanh nghiệp vận tải biển Tổng công ty thực hiện các yêu cầu về an toàn, an ninh hàng hải, ngăn ngừa ô nhiễm và chất lƣợng thuyền viên theo các tiêu chuẩn quốc gia và quốc tế.
+ Quản lý giám sát, hỗ trợ trong các hoạt động: kinh doanh khai thác tàu biển, quản lý kỹ thuật, vật tƣ, nhiên liệu; đảm bảo an toàn, an ninh đội tàu của các doanh nghiệp vận tải biển hạch toán phụ thuộc Tổng công ty.
+ Bảo vệ môi trƣờng, sử dụng năng lƣợng tiết kiệm và hiệu quả tại Tổng công ty phù hợp với các chủ trƣơng, chính sách, pháp luật, các quy định hiện hành của Nhà nƣớc.
- Ban Quản lý Cảng biển là bộ phận tham mƣu, giúp việc cho HĐTV và Tổng giám đốc trong các lĩnh vực chủ yếu sau:
+ Xây dựng định hƣớng, chiến lƣợc, kế hoạch, quy hoạch phát triển cảng biển, quy chế, chính sách liên quan đến quản lý, phát triển cảng trong toàn Tổng công ty.
+ Quản lý đầu tƣ cơ sở hạ tầng, đầu tƣ thiết bị và đổi mới công nghệ khai thác cảng.
+ Điều phối các hoạt động khai thác cảng biển của Tổng công ty nhằm cải thiện, nâng cao năng lực kinh doanh, khai thác.
- Ban Quản lý Dịch vụ hàng hải là bộ phận tham mƣu, giúp việc cho HĐTV và Tổng giám đốc trong các lĩnh vực chủ yếu sau:
+ Đề xuất định hƣớng, xây dựng chiến lƣợc, quy hoạch phát triển dịch vụ Logistics của Tổng công ty.
+ Tƣ vấn và hỗ trợ các đơn vị thành viên của Tổng công ty trong hoạt động khai thác, đầu tƣ và phát triển dịch vụ Logistics.
- Ban Kế toán là bộ phận tham mƣu, giúp việc cho HĐTV và Tổng giám đốc trong các lĩnh vực chủ yếu sau:
+ Tham mƣu, giúp việc cho HĐTV và Tổng giám đốc về tổ chức công tác kế toán theo đúng các chế độ quy định hiện hành của Nhà nƣớc và trực tiếp thực hiện các nghiệp vụ kế toán, các báo cáo có liên quan đối với tài sản, nguồn vốn của Tổng công ty. + Tổng hợp, hƣớng dẫn về công tác hạch toán kế toán, chính sách chế độ tại các đơn vị hạch toán phụ thuộc, đơn vị sự nghiệp trực thuộc Tổng công ty, các công ty con, công ty liên kết theo đúng quy định của Nhà nƣớc.
- Ban Tài chính và Quản lý vốn góp là bộ phận tham mƣu, giúp việc cho HĐTV và Tổng giám đốc trong các lĩnh vực chủ yếu sau:
+ Tham mƣu cho HĐTV và Tổng giám đốc về công tác tài chính thuộc phạm vi quản lý của Tổng công ty, bao gồm: Huy động và quản lý các nguồn lực tài chính, xây dựng kế hoạch tài chính, các quy chế quản trị tài chính, chính sách tài chính; thẩm định, kiểm tra trong lĩnh vực tài chính, tài sản của Tổng công ty.
+ Tham mƣu cho HĐTV, Tổng giám đốc trong lĩnh vực quản lý phần vốn góp của Vinalines tại các công ty con, công ty liên kết và các doanh nghiệp khác, nhằm bảo toàn và phát triển vốn của Vinalines tại các doanh nghiệp này; đảm bảo thực thi quyền hạn, trách nhiệm và nghĩa vụ của các doanh nghiệp có vốn góp theo quy định của pháp luật.
+ Chủ trì tham mƣu cho HĐTV, Tổng giám đốc chỉ đạo ngƣời trực tiếp đại diện phần vốn Nhà nƣớc tại các công ty trong việc tham gia hoạch định chiến lƣợc kinh doanh ngắn hạn, dài hạn, xây dựng các biện pháp quản lý, đầu tƣ, phát triển vốn và phòng ngừa khả năng làm thất thoát vốn Nhà nƣớc tại doanh nghiệp.
+ Nghiên cứu và phân tích thị trƣờng vốn thông qua các trung tâm giao dịch chứng khoán, các thông tin thị trƣờng vốn, cơ hội đầu tƣ tài chính trong và ngoài nƣớc nhằm cung cấp thông tin kịp thời, chính xác cho HĐTV và Tổng giám đốc để ra các quyết định đầu tƣ.
- Ban Kiểm toán nội bộ là bộ phận tham mƣu, giúp việc cho HĐTV và Tổng giám đốc trong việc kiểm tra, xác nhận, đánh giá và tƣ vấn đối với các đơn vị hạch toán phụ thuộc:
+ Độ tin cậy của thông tin tài chính, tài liệu kế toán; thực trạng của doanh nghiệp. + Việc tuân thủ luật pháp, các quy chế, quy định của Nhà nƣớc, của Tổng công ty và của đơn vị trong công tác quản lý tài chính. Tính kinh tế của các hoạt động diễn ra trong đơn vị.
+ Trên cơ sở đánh giá, báo cáo về những phát hiện trong quá trình kiểm tra, Kiểm toán nội bộ để tƣ vấn, tham mƣu và đề xuất các giải pháp, các kiến nghị để cải tiến, hoàn thiện nâng cao chất lƣợng: thông tin tài chính, giám sát, hiệu quả của hệ thống kiểm soát nội bộ, quản lý rủi ro.
+ Tham mƣu, giúp việc cho HĐTV, Tổng giám đốc trong lĩnh vực xử lý công nợ không có khả năng thu hồi của các đơn vị hạch toán phụ thuộc.
- Ban Pháp chế - Thanh tra là bộ phận tham mƣu, giúp việc cho HĐTV và Tổng giám đốc trong các lĩnh vực chủ yếu sau:
+ Những vấn đề thuộc chuyên môn, nghiệp vụ pháp lý liên quan đến tổ chức, quản lý và điều hành các hoạt động sản xuất, kinh doanh của Tổng công ty và các đơn vị trực thuộc, công ty con, công ty liên kết của Tổng công ty.
+ Công tác thanh tra, xử lý đơn thƣ khiếu nại, tố cáo theo yêu cầu của HĐTV, Tổng giám đốc; nắm tình hình, phản ánh và tham mƣu, đề xuất ý kiến báo cáo HĐTV và Tổng giám đốc về việc chấp hành chủ trƣơng, đƣờng lối chính sách của Đảng và pháp luật của Nhà nƣớc trong hoạt động sản xuất kinh doanh của Tổng công ty và các công ty con, công ty liên kết, đơn vị hạch toán phụ thuộc, đơn vị sự nghiệp thuộc Tổng công ty.
- Ban Đổi mới doanh nghiệp là bộ phận tham mƣu, giúp việc cho HĐTV và Tổng giám đốc trong các lĩnh vực chủ yếu sau:
+ Lựa chọn mô hình quản trị doanh nghiệp phù hợp với tình hình phát triển của Vinalines trong từng thời kỳ.
+ Xây dựng các đề án sắp xếp, đổi mới doanh nghiệp thuộc Vinalines.
+ Tìm kiếm đối tác, đề xuất phƣơng án thành lập mới doanh nghiệp để thực hiện các dự án, mở rộng hoạt động sản xuất kinh doanh của Vinalines.
- Ban Kế hoạch đầu tƣ là bộ phận tham mƣu, giúp việc cho HĐTV và Tổng giám đốc trong các lĩnh vực chủ yếu sau:
+ Xây dựng chiến lƣợc, kế hoạch sản xuất kinh doanh, đầu tƣ phát triển và công tác tổng hợp, thống kê của Vinalines.
+ Hƣớng dẫn, kiểm tra, đôn đốc các công ty con, công ty liên kết, các đơn vị hạch toán phụ thuộc, đơn vị sự nghiệp thuộc Vinalines thực hiện chế độ, chính sách, quy định của Nhà nƣớc và quy định, quyết định của Vinalines trong lĩnh vực kế hoạch và đầu tƣ.
- Ban Thị trƣờng và Hợp tác quốc tế là bộ phận tham mƣu, giúp việc cho HĐTV và Tổng giám đốc trong các lĩnh vực chủ yếu sau:
+ Là đầu mối xúc tiến đầu tƣ, phát triển thị trƣờng và hợp tác quốc tế, tìm kiếm nguồn đầu tƣ, đối tác đầu tƣ trong và ngoài nƣớc phục vụ mục đích phát triển của Vinalines trong các lĩnh vực vận tải biển, cảng biển, logistics; tổng hợp đánh giá hoạt động kinh tế đối ngoại và quan hệ quốc tế của Tổng công ty.
+ Hỗ trợ các công ty con, công ty liên kết, các đơn vị hạch toán phụ thuộc, đơn vị sự nghiệp thuộc Vinalines trong việc tìm kiếm đối tác, nguồn hàng, mở rộng thị trƣờng, phát triển mạng lƣới kinh doanh và trong các hoạt động đối ngoại.
+ Trực tiếp tham gia vào việc chuẩn bị giao dịch và đàm phán các hợp đồng kinh tế giữa Vinalines với các đối tác nƣớc ngoài.
+ Trực tiếp theo dõi, quản lý khai thác tòa nhà Trung tâm Thông tin Thƣơng mại Hàng hải Quốc tế Hà Nội (Ocean Park).
- Ban Tổ chức tiền lƣơng là bộ phận tham mƣu, giúp việc cho HĐTV và Tổng giám đốc trong việc tổ chức thực hiện công tác tổ chức, cán bộ, đào tạo, lao động, tiền lƣơng; các chế độ, chính sách cho ngƣời lao động; xuất khẩu lao động và an toàn, vệ sinh lao động. Thừa lệnh HĐTV, Tổng giám đốc hƣớng dẫn, kiểm tra, đôn đốc các công ty con do Vinalines đầu tƣ 100% vốn điều lệ và các đơn vị hạch toán phụ thuộc thực hiện các nội dung này.
- Ban Quản lý công trình là bộ phận tham mƣu, giúp việc HĐTV và Tổng giám đốc về quản lý đầu tƣ xây dựng các dự án đầu tƣ xây dựng công trình do Vinalines làm chủ đầu tƣ hoặc theo phân cấp quản lý đầu tƣ đƣợc quy định tại Điều lệ Vinalines.
- Ban Khoa học công nghệ và Truyền thông là bộ phận tham mƣu, giúp việc HĐTV và Tổng giám đốc trong các lĩnh vực:
+ Khoa học và công nghệ.
+ Xây dựng chiến lƣợc ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động kinh doanh và quản trị, điều hành của Vinalines; chất lƣợng (QMR) trong quản lý hệ