Chƣơng 2 : PHƢƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU
4.2 Giải pháp áp dụng Quản trị tinh gọn tại Công ty Cổ phần Viễn thông
4.2.3 Gửi “Thư cảm ơn” đến những cán bộ đã gửi ý tưởng
Chương trình Kaizen đã đi được nửa chặng đường của năm 2015, số ý tưởng ngày càng giảm dần về cả chất lượng và số lượng. Trước đây các ý tưởng khi gửi đến đều không được phản hồi, chỉ trừ ý tưởng đạt giải được gửi email chúc mừng, đăng lên các trang báo nội bộ. Do đó những người gửi ý tưởng mà không đạt giải chán nản không muốn gửi tiếp. Trung bình 200 ý tưởng thì có 1 ý tưởng đạt giải, vậy nếu khích lệ được 199 người còn lại thì sẽ tạo ra nguồn ý tưởng rất lớn.
Vì vậy tác giả đề xuất gửi thư cảm ơn đến tất cả những cán bộ đã gửi ý tưởng. Nội dung chính bao gồm:
- Lời cảm ơn về việc đã gửi ý tưởng; - Quy trình tiếp nhận/xử lý ý tưởng Quy trình thực hiện:
- Phân loại ý tưởng để gửi:
Ý tưởng mới gửi (chưa chấm)
Ý tưởng đã đạt giải
Ý tưởng cũ chưa đạt giải
Ý tưởng đã được đơn vị trong công ty lựa chọn áp dụng
Ý tưởng không được đơn vị nào lựa chọn áp dụng
- Gửi email cho từng đối tượng theo email đã soạn sẵn tương ứng với từng đối tượng.
Nội dung chi tiết:
Loại 1. Thƣ hồi đáp ngƣời gửi mới
Kính gửi: Anh (chị)...
Ban tổ chức chiến dịch Sáng tạo FTEL 2015 xin chân thành cảm ơn anh(chị) đã quan tâm và đóng góp ý tưởng sáng tạo nhằm nâng cao năng suất lao động, cải tiến chất lượng dịch vụ, tối ưu hiệu quả hoạt động kinh doanh cho đơn vị.
Các sáng kiến của anh(chị) đã được ghi nhận và phân loại theo từng lĩnh vực để đánh giá bởi Hội đồng giám khảo bao gồm các anh, chị lãnh đạo cấp cao trong Ban điều hành công ty cùng các anh, chị Trưởng Ban chức năng. Quá trình đánh giá sẽ bắt đầu sau mỗi 2 tháng nhằm tìm ra những sáng kiến xuất sắc nhất để trao giải đồng thời triển khai trên thực tiễn. Các sáng kiến khác đều sẽ được gửi về cho các đơn vị, phòng ban có liên quan để xem xét tính khả thi và ứng dụng.
Các sáng kiến đạt giải sẽ được thông báo qua email và trên các phương tiện truyền thông nội bộ như bản tin FOXNews và Chungta.vn. Kính mong anh(chị) theo dõi.
Một lần nữa, xin cảm ơn và hy vọng tiếp tục nhận được sự đóng góp từ anh(chị). Chúc anh(chị) thành công!
Loại 2. Thƣ hồi đáp cho ngƣời gửi đợt cũ và đã đƣợc đơn vị lựa chọn để ứng dụng:
Kính gửi: Anh (chị)...
Ban tổ chức chiến dịch Sáng tạo FTEL 2015 xin chân thành cảm ơn anh(chị) đã quan tâm và đóng góp ý tưởng sáng tạo nhằm nâng cao năng suất lao động, cải tiến chất lượng dịch vụ, tối ưu hiệu quả hoạt động kinh doanh cho đơn vị.
Công ty rất trân trọng các sáng kiến của anh(chị) và các sáng kiến này đã được đơn vị... đánh giá cao và sẽ xem xét ứng dụng vào thực tiễn. Ban Tổ chức xin kính báo để anh(chị) được biết và phối hợp khi cần với đơn vị liên quan trong quá trình hoàn thiện ý tưởng.
Một lần nữa, xin cảm ơn và hy vọng tiếp tục nhận được sự đóng góp từ anh(chị).
Chúc anh(chị) thành công!
Ban Tổ chức Chương trình Sáng tạo FTEL 2015.
Loại 3. Thƣ hồi đáp cho ngƣời gửi đợt cũ mà không có giải thƣởng hoặc chƣa đƣợc đơn vị nào áp dụng:
Kính gửi: Anh (chị)...
Ban tổ chức chiến dịch Sáng tạo FTEL 2015 xin chân thành cảm ơn anh(chị) đã quan tâm và đóng góp ý tưởng sáng tạo nhằm nâng cao năng suất lao động, cải tiến chất lượng dịch vụ, tối ưu hiệu quả hoạt động kinh doanh cho đơn vị.
Công ty rất trân trọng các sáng kiến của anh(chị) và các sáng kiến này đã được ghi nhận và phân loại theo từng lĩnh vực và gửi về cho các đơn vị, phòng ban có liên quan để xem xét tính khả thi và ứng dụng vào thực tiễn. Đã có rất nhiều ý tưởng được áp dụng hoặc đang trong quá trình xây dựng và hoàn thiện.
Một lần nữa, xin cảm ơn và hy vọng tiếp tục nhận được sự đóng góp từ anh(chị). Chúc anh(chị) thành công!
Kết luận Chƣơng 4
Sau khi nghiên cứu và lựa chọn cơ sở lý luận Quản trị tinh gọn “Made in VietNam” làm kim chỉ nam ở chương 1, thực hiện khảo sát và phân tích thực trạng ở chương 2 và 3, chương 4 đã đề xuất mô hình cơ sở và mô hình các bước áp dụng QTTG vào FPT Telecom, đồng thời đưa ra các giải pháp áp dụng QTTG để cắt giảm các lãng phí đã phân tích ở chương 3.
Mặc dù mô hình và giải pháp được đề xuất dựa trên cơ sở lý luận, thực tiễn, thực trạng ở các Chương 1, 2, 3, song mới chỉ dừng lại ở việc nặng về mô hình, phương pháp luận để triển khai . Để áp dụng vào thực tiễn các mô hình và giải pháp này cần được xây dưng ̣ cụ thể và thể hiện qua Đề án với việc phân tích kỹ hơn, cụ thể hơn từng hoạt động tác nghiệp , điều kiện áp dụng (các điều kiện về nhân lưc,̣ tài chính, cơ sở vật chất kỹ thuật…).
KẾT LUẬN
Công ty cổ phần Viễn thông FPT đang không ngừng phát triển, đặc biệt năm 2014 công ty đã bắt đầu tung ra thị trường sản phẩm mới là Truyền hình FPT. Sản phẩm đã được rất nhiều người tiêu dùng ưa chuộng. Tuy nhiên ngay lập tức các đối thủ cạnh tranh cũng tung ra sản phẩm truyền hình để cạnh tranh trực tiếp. Bên cạnh đó đối thủ cũng không ngừng thu hút người tài của FPT Telecom. Đứng trước thực trạng đó buộc công ty cần có những hành động thay đổi để đứng vững và tiếp tục phát triển. Qua phân tích ở các chương, Luận văn đã trả lời được các câu hỏi nghiên cứu, qua đó chứng minh được tính khả thi của việc áp dụng QTTG đối với FPT Telecom. QTTG sẽ giúp giải quyết vẫn đề mà công ty đang gặp phải, đó là thay đổi tâm thế của toàn thể CBNV; không ngừng đổi mới, sáng tạo; cắt giảm các lãng phí hiện có và góp phần giữ chân người tài, tránh lãng phí nguồn nhân lực quý giá.
QTTG cho thấy đây là một phương pháp có đủ cơ sở về lý thuyết, không phức tạp và dễ áp dụng.
Mục tiêu của nghiên cứu này là giúp FPT Telecom giảm thiểu tối đa sự lãng phí trong quá trình hoạt động và tập trung vào chính xác những nhu cầu của khách hàng nội bộ, khách hàng bên ngoài. QTTG có thể được coi như một “hộp công cụ lớn” với hàng loạt các “công cụ nhỏ” bên trong như 5S, Quản trị trực quan, Kaizen... Bên cạnh đó, mọi phương pháp dùng trí tuệ để cắt giảm lãng phí đều là QTTG. Bằng phương pháp này, FPT Telecom không những tận dụng được tối đa các nguồn lực, nâng cao hiệu quả công việc bằng cách phát huy những sáng tạo mới mà còn thu lại nhiều lợi ích vô hình lâu dài khác.
Tuy nhiên, việc áp dụng QTTG cần có sự thay đổi linh hoạt dựa trên các quy tắc cơ bản như: Cần có sự tham gia từ lãnh đạo cấp cao, áp dụng QTTG từng phần, bắt đầu với quy mô nhỏ, lập kế hoạch dài hạn và nhờ sự giúp đỡ của chuyên gia,... Do được xây dựng phát triển từ các ngành sản xuất công nghiệp nên phương pháp này khi áp dụng đối với các ngành dịch vụ cần nghiên cứu kỹ hơn để có thể áp dụng linh hoạt, hiệu quả.
Sau một quá trình nghiên cứu, tác giả nhận thấy không chỉ FPT Telecom mà các công ty khác ở Việt Nam cũng nên áp dụng QTTG để cắt giảm lãng phí. Việc chọn lựa và thực hiện luận văn này trước hết là thể hiện sự nhiệt tình, trách nhiệm nghiên cứu, còn chất lượng khoa học của luận văn chỉ là kết quả nghiên cứu bước đầu trên con đường học tập và nghiên cứu của bản thân. Với hy vọng sẽ nghiên cứu sâu hơn và hoàn thiện hơn trong những nghiên cứu tiếp theo./.
TÀI LIỆU THAM KHẢO
Tiếng Việt:
1. Vũ Cao Đàm, 2005. Phương pháp luận nghiên cứu khoa học. Hà Nội: Nhà xuất bản Khoa học và Kỹ thuật
2. Jeffrey K. Liker, 2004. Phương thức Toyota. Dịch từ tiếng Anh. Người dịch Trường Khanh, Sỹ Huy và Hắc Hải, 2006. Hà Nội: Nhà xuất bản Lao động - Xã hội.
3. Koontz. H., O’ Donnell. C. và Weihrich. H., 1998. Những vấn đề cốt yếu của quản lý. Người dịch: Vũ Thiếu, Nguyễn Mạnh Quân và Nguyễn Đăng Dậu. Hà Nội: Nhà xuất bản Khoa học và Kỹ thuật.
4. Đỗ Tiến Long, 2010. Triết lý Kaizen và lãnh đạo doanh nghiệp. Chuyên san Kinh tế và Kinh doanh - Tạp chí Khoa học, tập 26, trang262-270.
5. Nguyễn Đăng Minh, 2015, Quản trị tinh gọn tại Việt Nam, Đường tới thành công. Hà Nội: Nhà xuất bản Đại học Quốc gia Hà Nội.
6. Nguyễn Đăng Minh và cộng sự, 2013. Áp dụng 5S tại các doanh nghiệp sản
xuất nhỏ và vừa ở Việt nam - Thực trạng và khuyến nghị. Chuyên san Kinh tế và Kinhdoanh - Tạp chí Khoa học, tập 29 (Số 1), trang 23-31.
7. Nguyễn Đăng Minh và cộng sự, 2014. Định hướng áp dụng quản trị tinh gọn tại các doanh nghiệp nhỏ và vừa Việt Nam. Chuyên san Kinh tế và Kinh doanh - Tạp chí Khoa học,tập 30 (Số 1), trang 63-71.
11. Nguyễn Thị Đức Nguyên và Bùi Nguyên Hùng, 2010. Áp dụng lean manufacturing tại Việt Nam thông qua một số tình huống. Tạp chí Phát triển và Hội nhập, số 8- tháng 12/2010, trang 41-48.
12. Phạm Văn Quyết và Nguyễn Quý Thanh, 2004. Phương pháp nghiên cứu xã
hội học. Hà Nội: Nhà xuất bản Đại học Quốc gia Hà Nội.
13. Nguyễn Hồng Sơn và Phan Chí Anh, 2013. Quản lý chất lượng tại các doanh nghiệp Việt Nam. Hà Nội: Nhà xuất bản Đại học Quốc gia Hà Nội.
doanh nghiệp vừa và nhỏ Việt Nam: Thực trạng và Giải pháp, Kỷ yếu hội thảo quốc gia. Hà Nội: Nhà xuất bản Đại học Quốc gia Hà Nội.
14. Phạm Anh Tuấn, 2008. Triết lý quản lý Kaizen. Tạp chí Nhà quản lý, 10/2008. 15. Trần Anh Tài, 2007. Quản trị học. Hà Nội: Nhà xuất bản Đại học Quốc gia Hà Nội. 16. Tập thể Công ty cổ phần FPT, 2014. Sử ký 25 năm. Hà Nội: Nhà xuất bản
Hồng Đức.
Tiếng Anh:
17. Hiroshi Katayama and David Bennett, 1996. Lean production in a changing competitive world: a Japanese perspective. International Journal of Operations & Production Management, volume 16, issue 2, pp.8-23.
18. James P.Womack and Daniel T.Jones, 1996. Lean Thinking: Banish Waste and Create Wealth in Your Corporation. New York: Simon & Schuster UK Ltd. ISBN.
19. James P.Womack, Daniel T.Jones and Daniel Roos, 1990. The machine that changed the world. New York: Simon & Schuster UK Ltd. ISBN.
20. Jens J. Dahlgaard and Su Mi Dahlgaard-Park, 2006. Lean production, six sigma quality, TQM and company culture. The TQM Magazine, volume 18, issue 3, pp.263-281.
21. Michael A. Lewis, 2000. Lean production and sustainable competitive advantage. International Journal of Operations & Production Management, vol. 20, No. 8, pp. 959-978.
22. Nguyễn Đăng Minh, Đỗ Tiến Long and James Sallis, 2014.
23. Taiichi Ohno, 1988. Toyota Production System: Beyond Large-Scale Production. New York: Productivity Press.
24. Yang pingyu and Yu yu, 2010. The barriers to SMEs’ implementation of lean production and countermeasures - Based on SME in Wenzhou.
Tài liệu trên website:
25. Báo nội bộ FPT. http://chungta.vn/
26. Công ty cổ phần Viễn thông FPT. http://fpt.vn
27. Đại học Quốc gia Hà Nội, 2015. Áp dụng quản trị tinh gọn trong doanh nghiệp Việt Nam, thực trạng và giải pháp.
http://ueb.edu.vn/newsdetail/ve_UEB/12104/%C3%A1p-dung-quan-tri-tinh-gon- trong-doanh-nghiep-viet-nam-thuc-trang-va-giai-phap.htm
28. Tống Thuỳ Linh, 2012. Kaizen sự cải tiến liên tục của người nhật.
http://www.inas.gov.vn/417-kaizen-su-cai-tien-lien-tuc-cua-nguoi-nhat.html
29. Sản xuất tinh gọn.
https://vi.wikipedia.org/wiki/S%E1%BA%A3n_xu%E1%BA%A5t_tinh_g%E1%BB %8Dn
PHỤ LỤC
Phụ lục 1: PHIẾU KHẢO SÁT
ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI
ĐẠI HỌC KINH TẾ
PHIẾU KHẢO SÁT
Đề tài: Quản trị tinh gọn tại Công ty cổ phần Viễn thông FPT
Mã phiếu:…………
Kính gửi Quý Anh/Chị!
Để có cơ sở cho việc xây dựng các giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động của Ban Nhân sự FPT Telecom (FHR) và Văn phòng Công ty (FAD) bằng cách áp dụng quản trị tinh gọn, rất mong Anh/Chị trả lời chính xác các câu hỏi ở phiếu điều tra này. Hy vọng nhận được những ý kiến đóng góp thẳng thắn, quý giá của Anh/Chị.
Bảng hỏi sẽ được xử lý khuyết danh và được giữ bí mật. Rất mong được sự hợp tác của quý Anh/Chị.
Xin trân trọng cảm ơn!
Câu 1: Anh/Chị đánh giá thế nào về hoạt động Tuyển dụng
Tiêu chí Rất tốt Tốt Bình
thường
Kém Rất
kém
Tính đúng hạn, kịp thời của hoạt động tổ chức tuyển dụng
Chất lượng ứng viên sau khi được sàng lọc ở khâu thi tuyển trước khi phỏng vấn
Câu 2. Nếu Anh/Chị đánh giá chất lượng ứng viên chưa tốt thì theo Anh/Chị nguyên nhân của vấn đề này là:
Khâu thu hút ứng viên chưa tốt nên số lượng ứng viên ít, không có nhiều sự lựa chọn
Cán bộ tuyển dụng sàng lọc chưa tốt
Do thời gian tuyển quá gấp
Các ngành nghề theo đặc thù của FPT Telecom khó tuyển
Ý kiến khác:……….
Câu 3. Anh/Chị đánh giá thế nào về hoạt động Đào tạo
Tiêu chí Rất tốt Tốt Bình
thường
Kém Rất
kém
Chất lượng các khoá đào tạo đã tổ chức
Hiệu quả công tác hỗ trợ tổ chức các khoá đào tạo nghiệp vụ, quy trình của các đơn vị ngành dọc
Năng lực tham mưu, xây dựng các khoá/chương trình đào tạo cho các đơn vị
Hỗ trợ thủ tục cho cán bộ đi học các khoá bên ngoài công ty
Nhận xét, góp ý
Câu 4. Nếu Anh/Chị đánh giá chất lượng đào tạo chưa tốt thì theo Anh/Chị nguyên nhân của vấn đề này là:
Thời gian tổ chức đào tạo quá gấp
Chất lượng giảng viên chưa tốt, chưa phù hợp với chương trình đào tạo
Công tác tổ chức đào tạo chưa chu đáo, kịp thời
Thời gian đào tạo ít mà kiến thức cần đào tạo thì nhiều
Câu 5. Anh/Chị đánh giá thế nào về hoạt động Tổ chức và Quản lý Cán bộ Tiêu chí Rất tốt Tốt Bình thường Kém Rất kém Hỗ trợ các thủ tục thành lập/giải thể bộ phận/ đơn vị Hoạt động hỗ trợ các hoạt động bổ nhiệm, miễn nhiệm
Khả năng tư vấn, cảnh báo, hỗ trợ giải quyết của FHR về các vấn đề nhân sự tại đơn vị
Hoạt động hỗ trợ giải quyết các thủ tục bảo hiểm
Tính chính xác trong việc làm lương , quản lý hợp đồng lao động của FHR
Hoạt động cải tiến chính sách, thủ tục nhân sự đã thực hiện
Hoạt động tổ chức, triển khai chương trình Sáng tạo FTEL 2015
Cơ chế giải thưởng, khuyến khích các sáng tạo cải tiến của chương trình Sáng tạo FTEL 2015
Câu 6. Theo Anh/Chị nguyên nhân của những vấn đề Anh/Chị đã đánh giá Tốt
và Kém của hoạt động Tổ chức và Quản lý cán bộ là gì?
Câu 7. Anh/Chị đánh giá thế nào về hoạt động Hành chính Quản trị của FAD
Tiêu chí Rất tốt Tốt Bình
thường
Kém Rất
kém Hoạt động 5s
S1 - Huy động, triển khai hoạt động sàng lọc hồ sơ trong toàn công ty
(có kế hoạch, tiêu chí rõ ràng, thực hiện định kì)
S2 - Huy động, triển khai hoạt động sắp xếp hồ sơ trong toàn công ty
(có kế hoạch, tiêu chí rõ ràng, thực hiện định kì)
S3 - Đảm bảo vệ sinh môi trường làm việc, chương trình "1 văn phòng xanh sạch"
S4 – Kiểm tra, đánh giá việc thực hiện 3s trên của các phòng ban
S5 – Hướng dẫn CBNV hiểu đúng