Chƣơng 2 : PHƢƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU
3.2. Thực trạng hoạt động Quản trị tại Công ty Cổ phần Viễn thông FPT
3.2.1 Kết quả khảo sát
Sau khi phiếu khảo sát được gửi cho 50 cán bộ thuộc các phòng ban chức năng khác trong FPT Telecom, người nghiên cứu đã thu thập được kết quả như dưới đây:
3.2.1.1 Kết quả khảo sát Ban Nhân sự (FHR)
Bảng 3.1. Tỷ lệ đánh giá chất lượng hoạt động theo từng nghiệp vụ của FHR
Tiêu chí đánh giá
Tỷ lệ đánh giá
Rất tốt Tốt Bình
thường
Kém Rất kém
Tuyển dụng và đào tạo
Tính đúng hạn , kịp thời của hoạt động tổ chức
tuyển du ̣ng 10% 60% 20% 10% 0%
Chất lươ ̣ng ứng viên sau khi được sàng lo ̣c ở khâu
thi tuyển trước khi phỏng vấn 4% 48% 40% 8% 0% Chất lươ ̣ng các khoá đào ta ̣o FHR đã tổ chức 10% 46% 30% 12% 2% Hiệu quả công tác hỗ trợ tổ chức các khóa đào ta ̣o
nghiê ̣p vu ̣, quy trình của các đơn vị ngành dọc 6% 52% 34% 8% 0% Năng lực tham mưu, xây dựng các khóa/chương
trình đào tạo cho các đơn vị 4% 50% 36% 10% 0% Hỗ trơ ̣ thủ tu ̣c cho cán bô ̣ đi ho ̣c các khoá đào ta ̣o
nâng cao ở bên ngoài công ty 6% 46% 32% 14% 2%
Quản lý tổ chức và cán bộ
Hoạt động hỗ trợ các thủ tục thành lập /giải thể bô ̣
phâ ̣n/đơn vi ̣ 6% 52% 30% 10% 2%
nhiê ̣m cán bô ̣
Khả năng tư vấn, cảnh báo, hỗ trợ giải quyết của FHR về các vấn đề nhân sự tại đơn vị
8% 52% 30% 10% 0%
Hoạt động hỗ trợ giải quyết các thủ tục bảo hiểm
(xã hội, y tế, FPT care, …) 12% 54% 22% 10% 2% Tính chính xác trong việc làm lương, quản lý hợp
đồng lao động của FHR 14% 54% 24% 6% 2%
Hoạt động cải tiến chính sách/thủ tục nhân sự đã
thực hiện 8% 54% 30% 8% 0%
Hoạt động tổ chức, triển khai chương trình Sáng
tạo FTEL 2015 4% 48% 30% 16% 2%
Cơ chế giải thưởng, khuyến khích các sáng tạo cải
tiến của chương trình Sáng tạo FTEL 2015 10% 52% 32% 6% 0%
- Quy đổi mức độ đánh giá theo điểm, người nghiên cứu thu thập được kết quả . Bảng 3.2. Thang điểm quy đổi
Mức độ đánh giá Điểm quy đổi
Rất tốt 100
Tốt 80
Khá 60
Trung bình 40
Kém 20
Bảng 3.3. Số điểm đánh giá chất lượng hoạt động Ban Nhân sự
TIÊU CHÍ ĐÁNH GIÁ Số điểm đánh giá
Tuyển dụng và đào tạo
Tuyển dụng 71.8
Tính đúng hạn, kịp thời của hoạt động tổ chức tuyển dụng 74 Chất lươ ̣ng ứng viên sau khi được sàng lo ̣c ở khâu thi tuyển trước khi
phỏng vấn 69.6
TIÊU CHÍ ĐÁNH GIÁ Số điểm đánh giá
Chất lươ ̣ng các khoá đào ta ̣o FHR đã tổ chức (các khoá đào tạo cán bộ quản lý , phát triển năng lực lãnh đạo , kỹ năng chuyên môn cho nhân viên kinh doanh, CSKH, Telesales, chương trình "đi một ngày đàng , học một sàng
khôn"…) 70
Hiệu quả công tác hỗ trợ tổ chức các khóa đào ta ̣o ngh iê ̣p vụ, quy trình
của các đơn vị ngành dọc 71.2 Năng lực tham mưu, xây dựng các khóa/chương trình đào tạo cho các
đơn vị 69.6
Hỗ trơ ̣ thủ tục cho cán bô ̣ đi ho ̣c các khoá đào ta ̣o nâng cao ở bên ngoài
công ty 68
Quản lý tổ chức và cán bộ 71.07
Hoạt động hỗ trợ các thủ tục thành lập/giải thể bô ̣ phâ ̣n/đơn vi ̣ 70 Hoạt động hỗ trợ các thủ tục bổ nhiệm, miễn nhiê ̣m cán bô ̣ 72 Khả năng tư vấn, cảnh báo, hỗ trợ giải quyết của FHR về các vấn đề
nhân sự tại đơn vị (khuyến nghị đề bạt nhân sự, đề xuất sắp xếp chuyển đổi vị
trí/cơ cấu, cập nhật tình hình nhân sự, …) 71.6
Hoạt động hỗ trợ giải quyết các thủ tục bảo hiểm (xã hội, y tế, FPT care,
…) 72.8
Tính chính xác trong việc làm lương, quản lý hợp đồng lao động của
FHR 74.4
Hoạt động cải tiến chính sách/thủ tục nhân sự đã thực hiện 72.4 Hoạt động tổ chức, triển khai chương trình Sáng tạo FTEL 2015 67.2 Cơ chế giải thưởng, khuyến khích các sáng tạo cải tiến của chương trình Sáng
tạo FTEL 2015 73.2
ĐIỂM ĐÁNH GIÁ TRUNG BÌNH
Qua kết quả trên, rút ra được một số nhận xét như sau:
Điểm được đánh giá cao:
Tính chính xác trong việc làm lương, quản lý hợp đồng lao động
của FHR” có điểm đánh giá cao nhất : 74.4
“Tính đúng hạn, kịp thời của hoạt động tổ chức tuyển dụng”, “Cơ chế giải thưởng, khuyến khích các sáng tạo cải tiến của chương trình Sáng tạo FTEL 2015”được đánh giá cao thứ 2 : 74 và 73.2
Điểm được đánh giá chưa cao:
Tiêu chí: “Hoạt động tổ chức, triển khai chương trình Sáng tạo FTEL 2015 ” của FHR bị đánh giá thấp nhất, với số điểm 67,2
Bên cạnh đó , tiêu chí “Năng lực tham mưu , xây dựng các
khóa/chương trình đào tạo cho các đơn vị” và “Chất lươ ̣ng ứng viên sau khi đươ ̣c sàng lo ̣c ở khâu thi tuyển trước khi phỏng vấn” cũng bị tổng thể đánh giá chung là thấp với số điểm 69,6
02 tiêu chí: “Hoạt động hỗ trợ giải quyết các thủ tục bảo hiểm (xã hội, y tế, FPT care, …)” và “Tính chính xác trong việc làm lương, quản lý hợp đồng lao động của FHR vừa nằm trong nhóm có tỷ lệ đánh giá mức hài lòng và mức rất không hài lòng cao, chứng tỏ đây là 02 tiêu chí rất nhạy cảm, nếu đã thỏa mãn là họ cảm thấy rất hài lòng và ngược lại FHR cần cẩn trọng trong các công việc này.
Trích một số ý kiến tiêu biểu:
Các ý kiến phản ánh sự hài lòng về sự hỗ trợ nhiệt tình, chuyên nghiệp của FHR:
- Rất thích cách làm việc chuyên nghiệp, có trách nhiệm của bên FHR - Bộ phận FHR có tinh thần, thực hiên công việc rất tích cực,đúng hạn,chất lượng kết quả công việc cao
- Nhìn chung, thái độ làm việc và hợp tác của FHR khá tốt, luôn nhiệt tình và hỗ trợ kịp thời đến các bộ phận, xử lý nhanh chóng và năng nỗ trong công việc
Các ý kiến phản ánh không hài lòng, và cả góp ý cho FHR như sau: - Nhìn chung thì công việc được tiến hành logic, tuy nhiên phần bảo hiểm làm rất chậm gây ảnh hưởng đến chế độ của CBNV đã thôi việc
- Cần có các khóa huấn luyện chia sẻ về luật lao động và nghiệp vụ cho CB HCNS nhiều hơn.
- Thẻ BHYT cho tất cả nhân viên còn chậm và ko chủ động.
- Nhân sự tuyển dụng nhiều khi không đạt so với yêu cầu từ chính bộ phận. Tuyển người nhiều tuổi, các yêu cầu tối thiểu không đạt
- Tính chính xác về tiền lương vẫn còn nhiều sai sót.
- Riêng khâu về bảo hiểm FPT care hướng dẫn chưa được tốt như về thủ
tục, giấy tờ làm chậm thời gian!
- Bảo hiển y tế cấp phát không kịp thời.giải quyết các thủ tục chập chạp. - Khâu hỗ trợ thủ tục thành lập giải thể chậm chạp
- Sau khi gửi ý tưởng sáng tạo thì không được phản hồi nên không biết có được ứng dụng không
3.2.1.2 Kết quả khảo sát Văn phòng (FAD)
Bảng 3.4 Tỷ lệ đánh giá chất lượng hoạt động theo từng nghiệp vụ của FAD
Tiêu chí đánh giá
Rất tốt Tốt Bình
thƣờng
Kém Rất kém
S1 - Huy động, triển khai hoạt động sàng lọc hồ sơ trong toàn công ty
(có kế hoạch, tiêu chí rõ ràng, thực hiện
định kì) 4% 22% 40% 30% 4%
S2 - Huy động, triển khai hoạt động sắp xếp hồ sơ trong toàn công ty
(có kế hoạch, tiêu chí rõ ràng, thực hiện
định kì) 10% 30% 40% 16% 4%
S3 - Đảm bảo vệ sinh môi trƣờng làm việc, chƣơng trình "1 văn phòng xanh
Tiêu chí đánh giá
Rất tốt Tốt Bình
thƣờng
Kém Rất kém
S4 – Kiểm tra, đánh giá việc thực hiện
3s trên của các phòng ban 4% 20% 42% 20% 14%
S5 – Hƣớng dẫn CBNV hiểu đúng về 5S
và luôn sẵn sàng thực hiện 2% 18% 46% 20% 14%
Bảo vệ an ninh, tài sản nội bộ, công tác
Phòng cháy chữa cháy 14% 26% 22% 34% 4%
Công tác bảo dƣỡng điều hoà, đèn điện
trong văn phòng 2% 12% 40% 38% 8%
Hoạt động quản lý con dấu, công văn,
giấy tờ 28% 34% 26% 12% 0%
Hoạt động hỗ trợ CBNV đi công tác/du lịch. Công tác hậu cần cho các cuộc họ,
sự kiện 18% 20% 32% 20% 10%
Hoạt động hỗ trợ thiết lập chi nhánh/Văn phòng giao dịch mới,
chƣơng trình "An cƣ lạc nghiệp" 6% 26% 22% 34% 12%
Hoạt động sửa chữa văn phòng, trụ sở làm việc
2% 12% 35% 43% 8%
Sắp xếp, bố trí trụ sở làm việc và đảm bảo điều kiện vật chất (bàn,
ghế…) làm việc cho CBNV 28% 32% 24% 12% 4%
Các hoạt động liên quan đến data center, đài trạm (MPOP, POP, …)
18% 20% 34% 20% 8%
- Quy đổi mức độ đánh giá theo điểm, người nghiên cứu thu thập được kết quả như bảng 3.5:
Bảng 3.5. Số điểm đánh giá chất lượng hoạt động Văn phòng
Tiêu chí đánh giá Điểm
Hoạt động Hành chính Quản trị 62.09
S1 - Huy động, triển khai hoạt động sàng lọc hồ sơ trong toàn công ty
(có kế hoạch, tiêu chí rõ ràng, thực hiện định kì) 58.4
S2 - Huy động, triển khai hoạt động sắp xếp hồ sơ trong toàn công ty (có kế hoạch, tiêu chí rõ ràng, thực hiện định kì)
65.2
S3 - Đảm bảo vệ sinh môi trƣờng làm việc, chƣơng trình "1 văn phòng xanh sạch"
70.8
S4 – Kiểm tra, đánh giá việc thực hiện 3s trên của các phòng ban
56
S5 – Hƣớng dẫn CBNV hiểu đúng về 5S và luôn sẵn sàng thực hiện
54.8
Bảo vệ an ninh, tài sản nội bộ, công tác Phòng cháy chữa cháy
62.4
Công tác bảo dƣỡng điều hoà, đèn điện trong văn phòng
52.4
Hoạt động quản lý con dấu, công văn, giấy tờ
75.6
Hoạt động hỗ trợ CBNV đi công tác/du lịch. Công tác hậu cần cho các cuộc
họ, sự kiện 63.2
Đảm bảo Cơ sở vật chất 61.25
Hoạt động hỗ trợ thiết lập chi nhánh/Văn phòng giao dịch mới, chƣơng
trình "An cƣ lạc nghiệp" 56
Hoạt động sửa chữa văn phòng, trụ sở làm việc
51.38
Sắp xếp, bố trí trụ sở làm việc và đảm bảo điều kiện vật chất (bàn, ghế…)
làm việc cho CBNV 73.6
Các hoạt động liên quan đến data center, đài trạm (MPOP, POP, …)
64
Đỉêm trung bình
61.67
Qua kết quả trên ta rút ra được một số nhận xét như sau:
Điểm được đánh giá cao:
Tiêu chí “Hoạt động quản lý con dấu, công văn, giấy tờ” được đánh giá cao nhất với số điểm trung bình là 75,6
Tiếp đến là tiêu chí “Sắp xếp, bố trí trụ sở làm việc và đảm bảo điều kiện vật chất (bàn, ghế…) làm việc cho CBNV” được điểm trung bình là 73,6
Điểm được đánh giá chưa cao:
Tiêu chí đánh giá thấp nhất là “Hoạt động sửa chữa văn phòng, trụ sở làm việc” được điểm trung bình là 51,38.
Tiêu chí đánh giá thấp thứ 2 là “S5 – Hướng dẫn CBNV hiểu đúng về 5S và luôn sẵn sàng thực hiện” với số điểm trung bình là 54,8.
Một số ý kiến nhận xét, góp ý khác:
Các ý kiến đánh giá tốt - Bộ phận FAD hỗ trợ tốt - Văn phòng làm việc đẹp
Các ý kiến đánh giá chưa tốt
- Chương trình 5s không được huy động thường xuyên, chỉ được thời gian đầu - Chưa sửa chữa văn phòng kịp thời, nhiều văn phòng cũ hỏng đã lâu
3.2.1.3 Kết quả khảo sát về các lãng phí, nguyên nhân, giải pháp
Bảng 3.6. Các lãng phí đang tồn tại tại FHR và FAD:
Ký hiệu Các loại lãng phí Tỷ lệ lựa
chọn
L1 Lãng phí về quy trình (quy trình làm việc chưa tinh gọn, còn
phức tạp, rườm rà) 10%
L2 Lãng phí về thời gian do phải chờ thông tin giữa các bộ phận
trong Công ty 16%
L3 Lãng phí về giấy in hỏng 12%
L4 Chất lượng ứng viên sau sàng lọc chưa tốt, gây lãng phí thời
phỏng vấn 24%
L5 Chậm tiến độ, chưa đảm bảo thời hạn các công việc đề ra gây
lãng phí thời gian chờ đợi 18%
L6 Khâu đón tiếp nhân viên mới chậm, chưa chuyên nghiệp gây
lãng phí về thời gian chờ đợi của nhân viên mới 32%
L7 Chương trình 5s chưa được truyền thông tốt 34%
L8 Chương trình Sáng tạo chưa có khâu phản hồi cho những CBNV
Biểu đồ 3.1. Tỷ lệ lựa chọn các loại lãng phí đang tồn tại ở FHR và FAD Bảng 3.7 Các nguyên nhân ảnh hưởng đến chất lượng hoạt động của các bộ phận
Ký hiệu
Nguyên nhân Tỷ lệ
chọn
N1 Chưa quan tâm đến các văn phòng/chi nhánh ở xa dẫn đến cơ
sở vật chất yếu kém mà không được sửa chữa kịp thời 20%
N2 Nhân lực của FAD còn mỏng và yếu về chuyên môn
40%
N3 Văn phòng của FPTTelecom có mặt trên toàn quốc nên khó có
thể hỗ trợ các chi nhánh kịp thời 14%
N4 Quy trình thực hiện phức tạp, trình ký qua nhiều cấp nên mất
thời gian chờ phê duyệt. 28%
N5 Lãng phí về thời gian do phải chờ thông tin giữa các bộ phận
trong Công ty 20%
N6 Lãng phí về giấy in hỏng
12% N7 Chất lượng ứng viên sau sàng lọc chưa tốt, gây lãng phí thời
phỏng vấn 26%
N8 Chậm tiến độ, chưa đảm bảo thời hạn các công việc đề ra
10% N9 Khâu đón tiếp nhân viên mới chưa thực sự tốt và chuyên nghiệp
52%
N10 Chương trình 5s chưa được truyền thông tốt
60% N11 Chương trình Sáng tạo chưa có khâu phản hồi cho những
Biểu đồ 3.2. Tỷ lệ lựa chọn các nguyên nhân dẫn đến lãng phí Bảng 3.8 Các giải pháp được lựa chọn
Ký hiệu Giải pháp Tỷ lệ lựa chọn
G1 Khuyến khích đề xuất ý tưởng cải tiến quy trình, chất
lượng hoạt động nhân sự 40%
G2 Áp dụng công nghệ trong công việc để giảm tải thời
gian và số lượng công việc cần xử lý 26%
G3
Xây dựng quy trình đón tiếp nhân viên mới 28%
G4 Tăng cường tuyên truyền về chương trình 5S, Kaizen
đang thực hiện 46%
G5 Tổ chức thi đua đơn vị “Sạch – Đẹp – Gọn” giữa các
đơn vị trong công ty 32%
Biểu đồ 3.3 Tỷ lệ lựa chọn các giải pháp để cắt giảm lãng phí
3.2.1.4 Kết luận chung:
- Tại FHR các tiêu chí được đánh giá đồng đều, không có sự chênh lệch nhiều giữa các tiêu chí
- FAD có sự chênh lệch khá lớn giữa tiêu chí được đánh giá cao nhất và thấp nhất. Điều này cho thấy chất lượng hoạt động của FAD không đồng đều.
- Qua kết quả đánh giá dựa trên các con số và các ý kiến nhận xét, người nghiên cứu đã nhận thấy các lãng phí đang tồn tại ở 2 đơn vị như sau:
1.Quy trình đón tiếp nhân viên mới chưa tốt, nhân viên mới không được quan tâm đầy đủ sẽ không phát huy được hết khả năng, dẫn đến lãng phí nguồn nhân lực
2.Chương trình Sáng tạo được đông đảo CBNV ủng hộ nhưng cách thức triển khai chưa được tốt dẫn đến CBNV chỉ hào hứng gửi thời gian đầu, sau đó gửi ít dần.
3.Các thiết bị điện tại văn phòng như điều hoà, bóng điện không được bảo dưỡng tốt dẫn đến nhanh hỏng, tốn điện => lãng phí điện năng và chi phí mua thiết bị mới
4.Hoạt động sửa chữa văn phòng chưa kịp thời, ảnh hưởng đến hình ảnh công ty trong mắt khách hàng, giảm chất lượng công việc của CBNV
5.S5 – Săn sóc chưa thực hiện tốt nên CBNV không hiểu đúng về giá trị của 5S dẫn đến tinh thần sẵn sàng thực hiện chưa cao
3.2.2 Các mô hình quản trị tinh gọn đang áp dụng tại FPT Telecom
Các giai đoạn hình thành và phát triển
Từ năm 2007 đến 2010, mô hình 5s và kaizen rất được quan tâm tại FPT. Các chương trình được tổ chức rầm rộ, poster về 5s và kaizen được dán mọi nơi.