Chƣơng 2 : PHƢƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU
4.2 Giải pháp áp dụng Quản trị tinh gọn tại Công ty Cổ phần Viễn thông
4.2.2 Mô hình quản trị tinh gọn áp dụng cho Công ty cổ phần Viễn thông
4.2.1.1 Mô hình quản trị tinh gọn và cách triển khai
Các mô hình 5s, Kaizen đã áp dụng tại FPT Telecom từ rất lâu nhưng chưa đem lại hiệu quả thực sự là do chưa có mô hình áp dụng rõ ràng.
Từ phân tích cơ sở lý luận và thực tiễn ở Chương 1 và Chương 3, người nghiên cứu đề xuất một mô hình QTTG áp dụng tại Công ty cổ phần Viễn thông FPT. Mô hình sẽ chỉ ra cách thức thực hiện cụ thể cho từng công cụ của QTTG gồm: 5S, Kaizen. Trên cơ sở Mô hình, các nhà lãnh đạo, quản lý đề xuất và xây dựng các chương trình và kế hoạch cho từng đơn vị/cá nhân liên quan.
Hình 4.1. Mô hình cơ sở đề xuất áp dụng quản trị tinh gọn tại Công ty cổ phần Viễn thông FPT
(Nguồn: Quản trị tinh gọn tại Việt Nam – Đường tới thành công, Nguyễn Đăng Minh, 2015)
Sự tham gia của CBNV
Sự cam kết dài hạn của Ban lãnh đạo Chính sách nhân sự Đào tạo Xây dựng quy trình thực hiện, tiêu chí đánh giá, kiểm tra Áp dụng trong toàn doanh nghiệp Áp dụng thí điểm Không thành công Thành công
Các giai đoạn triển khai áp dụng QTTG tại FPT Telecom
- Giai đoạn 1: Xây dựng quy trình thực hiện, bộ tiêu chí đánh giá kiểm tra cho các hoạt động 5S, Kaizen
Ở giai đoạn này, Công ty cần xây dựng quy trình thực hiện các hoạt động QTTG (cụ thể là các hoạt động 5S, Kaizen) kết hợp song song với việc xây dựng bộ tiêu chí đánh giá kiểm tra chất lượng và bộ Quy trình ISO; thực hiện các hoạt động trên là giai đoạn đầu tiên trong quá trình triển khai áp dụng QTTG. Việc xây dựng bộ quy trình thực hiện, tiêu chí kiểm tra ngay từ giai đoạn đầu tiên sẽ giúp cho các hoạt động QTTG được triển khai dễ dàng, đồng bộ và nhất quán ngay từ các bước đầu tiên.
- Giai đoạn 2: Triển khai áp dụng thí điểm QTTG tại một bộ phận, cụ thể là phòg Hành chính quản trị thuộc Văn phòng Công ty
Trong giai đoạn 2, bộ quy trình và tiêu chí đánh giá đã được xây dựng tại giai đoạn một sẽ được áp dụng thử nghiệm tại một bộ phận, cụ thể là phòng Hành chính quản trị thuộc Văn phòng Công ty. Mọi hoạt động QTTG của bộ phận thử nghiệm sẽ được thực hiện, kiểm tra và đánh giá theo đúng bộ quy trình, tiêu chí kiểm tra đã xây dựng.
Kết thúc giai đoạn 2 sẽ có 2 trường hợp xảy ra:
(1) Triển khai áp dụng QTTG theo bộ quy trình và tiêu chí kiểm tra tại bộ phận thử nghiệm đạt hiệu quả cao, chứng minh bộ quy trình và tiêu chí kiểm tra hoàn toàn phù hợp với thực tiễn Bệnh viện. Quá trình triển khai áp dụng QTTG sẽ chuyển sang giai đoạn 3: Áp dụng cho toàn bộ Hội sở của Công ty tại Hà Nội.
(2) Ngược lại với trường hợp (1), nếu như hiệu quả đạt được tại bộ phận thử nghiệm thấp, điều đó chứng minh bộ quy trình, tiêu chí đánh giá, kiểm tra không phù hợp với các đặc thù hoạt động của Khoa Khám bệnh. Khi đó, quy trình triển khai áp dụng QTTG cần quay về giai đoạn 1: Cải tiến bộ quy trình và tiêu chí kiểm tra dựa trên bài học kinh nghiệm thu được trong quá trình áp dụng thử. Sau đó, bộ quy trình và tiêu chí kiểm tra đã cải tiến sẽ tái áp dụng thử tại bộ phận đó nghĩa là tái thực hiện giai đoạn 2. Chu trình trên sẽ kết thúc hiệu quả đạt được tại giai đoạn 2
cao, có thể chuyển tiếp sang giai đoạn 3.
- Giai đoạn 3: Triển khai áp dụng QTTG trong toàn bộ Hội sở của công ty tại Hà Nội.
Tại giai đoạn này, các hoạt động QTTG sẽ được triển khai đồng bộ và thống nhất theo bộ quy trình thực hiện và tiêu chí kiểm tra trên phạm vi toàn bộ khối văn phòng tại hội sở Hà Nội.
4.2.1.2 Các nhân tố ảnh hưởng đến hiệu quả triển khai áp dụng Quản trị tinh gọn tại Công ty
Qua quá trình phân tích, tổng hợp kết quả khảo sát, lắng nghe những ý kiến chia sẻ của các lãnh đạo và ý kiến của một số nhân viên tại Công ty CP Viễn thông FPT, người nghiên cứu thấy rằng, hiệu quả áp dụng QTTG vào sản xuất kinh doanh phụ thuộc vào các nhân tố sau:
Nhân tố đầu tiên cũng là nhân tố quyết định để hiệu quả việc áp dụng QTTG vào các hoạt động của DN đó chính là tâm thế của người lao động như đã nêu ở phần 4.1
Người lao động là tế bào của DN. Nếu mỗi người lao động làm tốt việc của mình thì DN sẽ đạt được mục tiêu đề ra. Để mỗi người lao động tự giác làm tốt việc của mình thì cần phải có tâm thế tốt. Điều này có thể thấy rõ qua kết quả khảo sát về hoạt động QTTG tại DN, trong số các yếu tố ảnh hưởng đến các hoạt động QTTG thì tâm thế của người lao động luôn có mức điểm đánh giá cao.
Nhân tố thứ hai giúp DN thành công là quan điểm của nhà lãnh đạo. DN muốn áp dụng thành công QTTG thì cần có nhà lãnh đão hiểu đúng về QTTG, có ý chí mạnh mẽ và quyết tâm xây dựng mô hình QTTG. Qua thực tế nghiên cứu về việc áp dụng Kaizen, người nghiên cứu thấy sự tuyên truyền từ phía Ban Giám đốc là vô cùng quan trọng. Một người lãnh đạo có cam kết và tin tưởng vào chiến lược áp dụng QTTG luôn đánh giá cao vai trò của người lao động, luôn tạo điều kiện để hỗ trợ và ủng hộ người lao động từ mọi phía, từ đó sẽ thúc đẩy sự tham gia của người lao động vào quá trình áp dụng QTTG.
Ban lãnh đạo có thể tác động tới sự tham gia của CBNV thông qua chính sách đào tạo và cơ chế khen thưởng của Công ty:
(1)Đối với các chính sách đào tạo, lãnh đạo chính là người quyết định nội dung của chương trình đào tạo, phương pháp đào tạo và sự ưu tiên của việc áp dụng QTTG so với các chiến lược. Người lãnh đạo có bản lĩnh, tầm nhìn dài hạn, có cam kết và hoàn toàn tin tưởng vào lợi ích và ý nghĩa của QTTG sẽ định hướng, xây dựng kế hoạch đào tạo lâu dài, phù hợp với thực tiễn và duy trì kế hoạch đó đều đặn, liên tục.
(2)Đối với cơ chế khuyến khích, động viên, khen thưởng, ban lãnh đạo là người quyết định hình thức khen thưởng cho các cá nhân, thời điểm khen thưởng…nên mọi quyết định của họ sẽ tác động tới việc người lao động có động lực để thực hiện công việc tốt hay không. Những chính sách khen thưởng kịp thời và thường xuyên là động lực thúc đẩy người lao động tự giác tham gia vào quá trình áp dụng QTTG tại daonh nghiệp.
Nhân tố thứ ba là chính sách đào tạo. Các chương trình đào tạo cho CBNV bao gồm 2 phần: đào tạo về tâm thế - nhận thức và đào tạo về kiến thức.
- Đào tạo về tâm thế - nhận thức:
Mục đích của đào tâm thế là giúp CBNV thấu hiểu được sự cần thiết của QTTG và lợi ích của việc áp dụng QTTG, từ đó nâng cao tinh thần trách nhiệm, tự giác, tự nguyện và tính chủ động khi triển khai áp dụng QTTG.
- Đào tạo về kiến thức:
Mục tiêu của đào tạo kiến thức là giúp CBNV hiểu về cách thức triển khai áp dụng QTTG và thực hành tại đơn vị của mình. Chương trình đào tạo cần bám sát thực tiễn, và khi truyền đạt các phương pháp QTTG nên tập trung vào các công cụ đơn giản và dễ triển khai áp dụng, mang đến lợi ích trực tiếp cho CBNV
Nhân tố thứ tƣ làchính sách khuyến khích, khen thưởng.
Các hình thức khen thưởng rất đa dạng, có thể là động viên về vật chất hoặc tinh thần, tuy nhiên cần có tiêu chí rõ ràng, công khai, minh bạch để tạo ra sự công bằng trong văn hóa tổ chức.
(Nguồn: Quản trị tinh gọn tại các doanh nghiệp vừa và nhỏ Việt Nam: Thực trạng và giải pháp, Nguyễn Hồng Sơn và Nguyễn Đăng Minh, 2014)
4.2.2 Xây dựng quy trình tiếp đón cán bộ mới
Khi thành viên mới gia nhập công ty, những hình ảnh đầu tiên về công ty, đồng nghiệp mà họ nhìn thấy sẽ là ấn tượng gắn liền trong suốt quá trình họ làm việc tại đó. Nếu ấn tượng tốt, nhân viên sẽ có động lực làm việc và ngược lại.
Ngoài ra, nếu công cụ làm việc không được cung cấp kịp thời cho người mới, họ sẽ lãng phí thời gian chờ đợi, công ty sẽ lãng phí khoản tiền lương chi trả trong khi người mới chưa tạo ra giá trị gia tăng cho công ty. Hiện nay do không thống nhất quy trình nên có nhiều trường hợp nhân viên đi làm 3 ngày rồi mới có đủ công cụ làm việc.
Vì vậy người nghiên cứu đề xuất xây dựng quy trình tiếp đón cán bộ mới như dưới đây:
- Phòng tuyển dụng ghi nhận thông tin ngày đi làm của cán bộ mới
- Phòng tuyển dụng chuyển thông tin cho các bộ phận liên quan để chuẩn bị công cụ làm việc, trang thiết bị:
Phòng Tổ chức và Quản lý cán bộ: hợp đồng lao động, email, vân tay ra vào
Phòng Hành chính Quản trị: chuẩn bị chỗ ngồi, bàn, ghế, tủ, máy tính, điện thoại, thẻ nhân viên, thẻ xe. Các trang thiết bị này sẽ tuỳ theo cấp bậc của cán bộ mới
Mọi việc chuẩn bị phải hoàn thiện tối đa trong vòng 03 ngày kể từ khi nhận thông tin và tối thiểu trước 01 ngày cán bộ mới đi làm
- Khi thông báo trúng tuyển, phòng tuyển dụng sẽ gửi thông tin các hồ sơ cán bộ mới cần chuẩn bị.
- Đối với cán bộ cấp 3 trở lên, Phòng Hành chính sẽ chuẩn bị 01 lẵng hoa nhỏ có dòng chữ “Welcome Mr/Ms….to FPT Telecom” để sẵn trên bàn cán bộ mới vào ngày đầu tiên đi làm.
- Phòng Tổ chức và Quản lý cán bộ sẽ gửi email welcome cùng với các chế độ/chính sách cho cán bộ mới vào đầu giờ sáng ngày đầu tiên cán bộ đi làm
- Phòng Tổ chức và Quản lý cán bộ sẽ hướng dẫn giải đáp các thắc mắc về chế độ chính sách (nếu có), giới thiệu về công ty, các bộ phận phòng ban liên quan. - Trưởng bộ phận có cán bộ mới sẽ phụ trách giới thiệu, hướng dẫn, kèm cặp
về công việc.
- Ban Chất lượng sẽ có trách nhiệm kiểm soát quy trình trên và sẽ có nhắc nhở/ khiển trách đối với FHR và FAD nếu như không thực hiện đúng quy định hoặc có sự chậm trễ.