3.3. Công tác QLTC của PVC
3.3.2. Thực trạng quy trình quản lý tài chính của PVC
Thứ nhất, trong khâu lập kế hoạch tài chính: Nhận thức đƣợc tầm quan
trọng của công tác lập kế hoạch tài chính đối với hoạt động doanh nghiệp nhằm đạt đƣợc các mục tiêu khác nhau trong từng giai đoạn, nhƣ: tối đa hóa doanh thu, tối thiểu hóa chi phí, tối đa hóa lợi nhuận, phát triển doanh nghiệp, giúp doanh nghiệp tồn tại,…. Đối với PVC, trong thời gian vừa qua việc lập kế hoạch tài chính cũng đƣợc thực hiện vì nhiều mục tiêu khác nhau cho từng năm khác nhau, hoặc nhằm mục tiêu tăng trƣởng doanh thu, hoặc nhằm mục tiêu giúp doanh nghiệp tồn tại, hoặc nhằm mục tiêu tối thiểu chi phí,.. tùy thuộc vào điều kiện thực tế của từng năm. Nhƣ năm 2012 là năm doanh thu của PVC sụt giảm mạnh sau thời gian tăng trƣởng nhanh sau cổ phần hóa, năm 2013 là năm mà PVC đặt ra mục tiêu tăng trƣởng doanh thu, đƣa ra rất nhiều các giải pháp cải thiện doanh thu/sản lƣợng, tăng việc làm, giúp doanh nghiệp trụ vững trƣớc khó khăn và tạo đà cho các năm sau phát triển.
Đối với kế hoạch tài chính ngắn hạn: Công tác lập kế hoạch tài chính của PVC bao gồm kế hoạch ngân sách doanh thu, kế hoạch giá vốn hàng bán, kế hoạch ngân sách lao động/tiền lƣơng, kế hoạch ngân sách chi phí chung, kế hoạch ngân sách chi phí bán hàng/chi phí quản lý. Vào thời điểm cuối quý III, đầu quý IV năm trƣớc, PVC sẽ xây dựng kế hoạch cho năm sau, có chi tiết đến từng quý/tháng. Việc lập kế hoạch tài chính đƣợc xây dựng trên cơ sở căn cứ vào kế hoạch bộ phận nhƣ kế hoạch SXKD, kế hoạch đầu tƣ phát triển, kế hoạch sửa chữa lớn, kế hoạch tiếp thị đấu thầu, kế hoạch đào tạo, kế hoạch lao động/tiền lƣơng, đồng thời kết hợp với các định mức kinh tế theo quy định của Nhà nƣớc, của Ngành, PVC xây dựng kế hoạch tài chính.
Kế hoạch tài chính do Ban TCKT-KT phối hợp với các Ban liên quan nhƣ KHĐT, TCC&XLN, KTAT, KTTM, TCNS lập hàng năm.
Đối với kế hoạch tài chính dài hạn: đây là kế hoạch mang tính chiến lƣợc và liên quan đến việc xây dựng các mục tiêu, định hƣớng hoạt động, phát triển trong nhiều năm, đối với PVC thƣờng là 5 năm, định hƣớng phát triển 10, 20 năm. Thực tế tại PVC, để xây dựng đƣợc kế hoạch này, đánh giá kết quả thực hiện thời gian trƣớc để đƣa ra các bài học, dự đoán bối cảnh kinh tế trên thế giới và trong nƣớc, đánh giá và dự báo nhu cầu thị trƣờng liên quan đến ngành nghề hoạt động của PVC, phân tích thực trạng doanh nghiệp đối với tất cả các mặt các nguồn lực, tổng kết các điểm mạnh, điểm yếu, cơ hội, thách thức, xây dựng ma trận SWOT,… Từ đó xác định và xây dựng định hƣớng phát triển, mục tiêu cần đạt đƣợc, nhiệm vụ và các giải pháp triển khai. PVC đã xây dựng kế hoạch doanh thu, kế hoạch giá vốn, kế hoạch chi phí chung, kế hoạch chi phí quản lý, kế hoạch lao động, tiền lƣơng.
Thứ hai, việc tổ chức thực hiện kế hoạch tài chính: Trên cơ sở kế hoạch
đƣợc Tập đoàn và Đại hội đồng cổ đông thông qua, PVC thực hiện các biện pháp đảm bảo đầy đủ ổn định nguồn tài chính cho các hoạt động trong toàn Tổng công ty; tổ chức quản lý và sử dụng các nguồn quỹ, cân đối các nguồn vốn sử dụng một cách hợp lý, hiệu quả, tiết kiệm phù hợp với các chế độ, chính sách tài chính hiện hành. Tại các dự án lớn, PVC mở Tài khoản chuyên chi nhằm tăng cƣờng kiểm soát, đảm bảo nguồn vốn dự án đƣợc sử dụng đúng mục đích, đáp ứng nhu cầu tài chính và tiến độ thi công của dự án.
Trong quá trình triển khai, PVC thƣờng xuyên thực hiện việc rà soát tình hình thực hiện thực tế, điều kiện cụ thể trên các công trƣờng/dự án (tình hình thi
công, nghiệm thu/thanh toán), kịp thời các biện pháp xử lý nhƣ điều chình và
đẩy nhanh tiến độ thi công, nghiệm thu/thanh toán, hoặc cân đối từ các nguồn khác nhằm đảm bảo cân đối nguồn vốn phục vụ cho các hoạt động SXKD.
Tổ chức thực hiện việc thanh toán, cấp phát, thu nộp cho các đơn vị trực thuộc, quan hệ với ngân hàng, ngân sách và các đơn vị có quan hệ kinh tế, với cán bộ công nhân viên một cách kịp thời, đầy đủ theo đúng chế độ.
Thƣờng xuyên thực hiện việc hƣớng dẫn, đôn đốc và giám sát các đơn vị trong việc sử dụng vốn đầu tƣ, vốn cho các hoạt động SXKD, công tác nghiệm thu/thanh toán và thu hồi công nợ,… đảm bảo cân đối nguồn vốn cho các hoạt động SXKD, giảm thiểu các rủi ro về tài chính.
Thứ ba, trong khâu đánh giá tình hình thực hiện kế hoạch tài chính. Hàng quý, PVC thực hiện rà soát tình hình hoạt động và đánh giá tình hình thực hiện kế hoạch tài chính tại Công ty Mẹ và các đơn vị trực thuộc. Để triển khai công tác này, Ban KHĐT chủ trì, phối hợp cùng các ban liên quan nhƣ TCKT-KT, KTTM, KTAT, TCNS. Ban TCKT-KT sẽ phân tích tình hình thực hiện kế hoạch giá thành/doanh thu, tình hình quản lý và sử dụng vốn, công tác hạch toán kế toán, thuế, công tác quản lý và thu hồi công nợ,… trong toàn Tổng công ty. Trên cơ sở đó, chỉ ra các tồn tại, vƣớng mắc và giải pháp giải quyết cho kỳ kế hoạch tài chính tiếp theo.
3.3.3. Phương thức QLTC của PVC
Căn cứ vào tình hình hoạt động SXKD và kết quả hoạt động của năm trƣớc, dựa trên khối lƣợng công việc đang triển khai và các công việc sẽ triển khai trong thời gian tới, ban KHĐT xây dựng kế hoạch SXKD báo cáo Tổng giám đốc trình Hội đồng quản trị xem xét và báo cáo Tập đoàn thông qua.
Đối với các dự án đã triển khai từ các năm trƣớc, kế hoạch năm tiếp theo sẽ đƣợc xây dựng dựa theo lũy kế kết quả đã thực hiện, khối lƣợng và tiến độ công việc còn phải triển khai; đối với các dự án sẽ triển khai mới kế hoạch đƣợc xây dựng dựa trên kế hoạch tiếp thị/đấu thầu/ký hợp đồng và tiến độ của dự án theo yêu cầu của Chủ đầu tƣ. Trên cơ sở kế hoạch khối lƣợng
công việc, tiến độ/mốc tạm ứng/thanh toán đã nêu tại các Hợp đồng, lập dự báo nhu cầu tài chính,..
Trong giai đoạn hiện nay, vốn chủ sở hữu của PVC không còn, nguồn vốn hoạt động hiện nay là vốn vay ngân hàng và vốn tín dụng thƣơng mại để phục vụ cho các hoạt động SXKD.
3.3.4. Hoạt động kiểm tra, kiểm soát hoạt động QLTC của PVC
Về công tác kế toán, thống kê
Công tác kế toán đƣợc tiến hành, xác định phƣơng thức kiểm tra, giám sát tài chính thƣờng xuyên, chặt chẽ theo đúng quy định. Công tác lập báo cáo phù hợp với quy định của pháp luật. Việc kiểm tra, giám sát của PVC thực hiện kiểm tra, giám sát thông qua chƣơng trình công tác và ngân sách hàng năm.
Công tác kiểm tra, kiểm toán nội bộ
Ban lãnh đạo đơn vị đã nhận thức và quan tâm đến công tác kiểm toán, ngoài Ban kiểm soát do Đại hội đồng cổ đông bầu ra, PVC thành lập bộ phận Kiểm toán nội bộ trực thuộc Ban TCKT-KT bên cạnh việc sử dụng dịch vụ kiểm toán độc lập. Tuy nhiên, việc kiểm soát, kiểm toán nội bộ mới chỉ dừng lại ở việc xác định tính đúng đắn, độ trung thực và tin cậy của các báo cáo kế toán và các kết quả tài chính – kế toán trƣớc khi đƣợc kiểm toán độc lập và công bố rộng rãi.
Việc kiểm soát tài chính đối với công ty, đơn vị thành viên chủ yếu thông qua các quy định/quy chế nội bộ.
Tổng giám đốc chịu trách nhiệm công khai tình hình tài chính của đơn vị theo quy định của Bộ Tài chính và Ủy ban chứng khoán; chịu trách nhiệm trƣớc pháp luật về các số liệu đã công bố.
Hội đồng quản trị thực hiện chức năng quản lý trong phạm vi thẩm quyền của mình, có trách nhiệm kiểm tra, giám sát các hoạt động tài chính của doanh nghiệp.
3.4. Đánh giá chung về công tác QLTC của PVC
3.4.1. Những thành tựu đã đạt được
Công tác quản lý tài chính đƣợc thực hiện theo quy trình, quy định từ việc lập kế hoạch, tổ chức thực hiện, kiểm tra giám sát và tổng kết đánh giá định kỳ và hàng quý/năm theo quy định.
Công tác quản lý vốn trong quá trình đầu tƣ xây dựng đƣợc thực hiện
theo đúng quy định của pháp luật, phân cấp của Tập đoàn.
Tổng công ty thƣờng xuyên tiến hành kiểm kê định kỳ việc sử dụng vốn, tài sản, quỹ đầu tƣ phát triển, tình hình công nợ, kiểm tra việc chấp hành chế độ, tiền lƣơng, nộp ngân sách, báo cáo quyết toán hàng quý của các đơn vị trực thuộc Tổng công ty theo quy định của Nhà nƣớc. Qua công tác kiểm kê, kiểm tra định kỳ thƣờng xuyên, hầu hết các đơn vị đều chấp hành và thực hiện tốt các quy định về tài chính, hạch toán kế toán không có gì sai sót. PVC đã thƣờng xuyên thành lập các đoàn công tác thực hiện đối chiếu, xác nhận và đƣa ra các giải pháp nhằm xử lý và giải quyết các khoản công nợ.
Về nguồn vốn huy động thì hiện nay, Tổng công ty chỉ có khoản dƣ nợ vay ủy thác của Ocean Bank 955 tỷ đồng để chi đầu tƣ tài chính (do Tập đoàn Dầu khí bàn giao).
Phƣơng thức huy động vốn, quản lý vốn của đơn vị linh hoạt, tạo điều kiện thuận lợi cho quá trình tích tụ và tập trung vốn.
Công tác quản lý doanh thu, chi phí và lợi nhuận
Công tác ghi nhận doanh thu đƣợc thực hiện theo đúng quy định, chuẩn mực kế toán, do đó doanh thu của đơn vị đƣợc xác định một cách đáng tin cậy. Đối với các giao dịch về cung cấp dịch vụ liên quan đến nhiều kỳ doanh thu đƣợc ghi nhận trong kỳ theo kết quả phần công việc đã hoàn thành tại ngày của bảng cân đối kế toán của kỳ đó.
Hoạt động chính của đơn vị là lĩnh vực xây lắp, do đó đơn vị đã có chính sách kế toán của Tổng công ty về hợp đồng xây dựng trong việc ghi nhận doanh thu từ các hợp đồng xây dựng phù hợp với hình thức hợp đồng, mô hình và quy mô dự án.
Việc quản lý, hạch toán các khoản chi phí đƣợc thực hiện đúng, đủ, kịp thời theo đúng các quy định, chuẩn mực, đƣợc phân loại theo nội dung kinh tế của chi phí. Việc làm này góp phần quan trọng trong việc xác định trọng điểm quản lý chi phí và kiểm tra sự cân đối với các kế hoạch khác.
Việc trích lập các quỹ dự phòng đƣợc thực hiện đúng quy định, hƣớng dẫn theo các văn bản pháp luật và quy định của Nhà nƣớc.
PVC đã thực hiện ứng dụng tin học trong QLTC, trong đó ứng dụng phổ biến nhất là trong công tác lập BCTC. Các báo cáo đƣợc lập và phân tích thƣờng xuyên.
Công tác quản lý, sử dụng tài sản
Tổng công ty thực hiện phân cấp, ủy quyền, gắn trách nhiệm đến các đơn vị thành viên trong việc quản lý, sử dụng, thanh lý và nhƣợng bán tài sản; Tổng công ty thực hiện việc kiểm tra, giám sát tình hình thực hiện của đơn vị góp phần làm cho công tác quản lý và sử dụng tài sản trong Tổng công ty đƣợc hiệu quả.
Công tác phân tích tài chính
Có thực hiện việc phân tích, đánh giá tình hình tài chính định kỳ/hàng năm; Việc phân tích mới chỉ dừng lại ở mức so sánh kết quả thực hiện năm sau so với năm trƣớc; Đã chỉ ra đƣợc nguyên nhân của việc tăng/giảm và đƣa ra các giải pháp để khắc phục và thực hiện trong thời gian tới để thực hiện các mục tiêu/nhiệm vụ đề ra.
PVC thực hiện lập BCTC và phân tích tài chính dựa trên các chỉ số tài chính, tuy chƣa phân tích đầy đủ các chỉ tiêu. Công tác lập BCTC đƣợc thực
hiện thƣờng xuyên và thực hiện công bố đúng quy định đảm bảo tính công khai, minh bạch trong hoạt động tài chính.
Công tác lập kế hoạch tài chính
Lập kế hoạch tài chính cũng đã đƣợc PVC quan tâm thực hiện. Đã xây dựng kế hoạch kinh doanh cho đơn vị (ngắn hạn và dài hạn). Đối với kế hoạch ngân sách, chỉ thực hiện xây dựng kế hoạch cho doanh thu, giá vốn, chi phí quản lý, chi phí chung, chi phí lao động tiền lƣơng (đối với khu vực gián tiếp).
Thƣờng xuyên tiến hành đối chiếu giữa kết quả kinh doanh thực tế với các kế hoạch đã xây dựng.
Công tác thanh tra, kiểm tra, giám sát hoạt động tài chính
Công tác này đã đƣợc PVC nhận thức và quan tâm. Ngoài Ban kiểm soát do Đại hội đồng cổ đông bầu ra, trong bộ máy các ban chuyên môn của PVC đã thành lập một bộ phận Kiểm toán nội bộ, phối hợp cùng các phòng ban chức năng khác thƣờng xuyên kiểm tra, giám sát hoạt động tài chính tại công ty Mẹ, Ban điều hành dự án, các chi nhánh và các đơn vị thành viên của Tổng công ty. Kịp thời phát hiện các sai sót, tồn tại và đƣa ra các cảnh báo cho lãnh đạo Tổng công ty kịp thời có các điều chỉnh, khắc phục.
3.4.2. Những hạn chế
Chƣa xây dựng đƣợc hệ thống định mức/đơn giá nội bộ do đó việc kiểm soát chi phí chƣa đạt yêu cầu, hiệu quả kinh tế của hoạt động SXKD chƣa cao.
Việc sử dụng vốn đƣa vào hoạt động đầu tƣ tài chính thời gian đầu có hiệu quả, tuy nhiên từ giai đoạn 2012 trở ra, vốn đƣa vào hoạt động đầu tƣ tài chính không mang lại hiệu quả cho đơn vị mà còn làm tăng chi phí cho đơn vị. Công tác quản lý vốn đầu tƣ (góp vốn) chƣa đáp ứng yêu cầu; không kịp thời và nhanh nhạy trong việc tái cơ cấu các khoản vốn đầu tƣ do đó hiệu quả vốn đầu tƣ thu về quá thấp so với giá trị đầu tƣ. Hiện nay, PVC đã tích cực
trong công tác tái cơ cấu để thu hồi các khoản vốn đầu tƣ, tập trung nguồn vốn cho hoạt động SXKD chính.
Công tác thu hồi công nợ phải thu chƣa quyết liệt, chƣa mang lại hiệu quả cao.
Công tác quản lý tài sản tại một số đơn vị thành viên chƣa đạt hiệu quả, không khai thác và phát huy hết hiệu suất hoạt động.
Công tác phân tích tình hình tài chính chƣa đầy đủ các hệ số/tỷ số cần thiết; chƣa có sự liên kết giữa các chỉ tiêu với nhau; Một số chỉ tiêu phản ánh tính chất thời điểm, nhƣng cán bộ phân tích lại trình bày là khả năng thanh toán năm, điều này phản ảnh không chính xác nội dung kinh tế của chỉ tiêu. Bên cạnh đó, kết quả của công tác phân tích chƣa đƣợc sử dụng trong quá trình lập kế hoạch tài chính.
Công tác phân tích dừng lại ở việc đánh giá so sánh năm sau so với năm trƣớc mà chƣa có sự theo dõi, đánh giá xu hƣớng vận động của các chỉ tiêu; Bên cạnh đó chƣa thực hiện việc so sánh, đánh giá sức cạnh tranh với các doanh nghiệp khác trong và ngoài ngành có cùng lĩnh vực hoạt động. Đánh giá từng chỉ tiêu riêng lẻ mà chƣa có sự kết hợp các chỉ tiêu để có thể đƣa ra các nhận định, đánh giá thực trạng một cách khái quát và chính xác và mang tính hỗ trợ cho các quyết định của nhà quản lý.
Công tác xây dựng kế hoạch tài chính còn mang tính hình thức, không sát với thực tế; việc lập kế hoạch dòng tiền chƣa đƣợc chú trọng, không lập chi tiết cho từng công trình/dự án, do đó thƣờng xuyên bị động trong quá trình triển khai.
Công tác tham gia hoạt động SXKD trực tiếp của PVC trong thời gian qua còn yếu, do đó việc lập kế hoạch chƣa quan tâm đến mục tiêu nâng cao chất lƣợng sản phẩm/dịch vụ, chủ yếu chỉ quan tâm đến tăng trƣởng về số lƣợng.
Kế hoạch kinh doanh đã đƣợc lập đảm bảo chất lƣợng, đối với kế hoạch