3.2.1. Hoàn thiện quy trình đào tạo:
3.2.1.1. Xác định nhu cầu đào tạo :
a. Dự báo nhu cầu nguồn nhân lực:
Dự báo nhu cầu nguồn nhân lực rất quan trọng, nó giúp khắc phục đƣợc trình trạng cả về số lƣợng lẫn hạn chế về chất lƣợng nguồn nhân lực ở mỗi bộ phận. Cần
- Những dự báo thay đổi của nền kinh tế trong và ngoài nƣớc nhƣ thế nào? - Những thay đổi về chính trị hay pháp luật cũng có thể thay đổi nhu cầu nguồn nhân lực tại Công ty.
- Các thay đổi về công nghệ sẽ ảnh hƣởng lớn tới nhu cầu tƣơng lai của Công ty về nhân lực. Công ty thƣờng phải đƣơng đầu với sự thiếu hụt những nhân viên kỹ thuật cao này do sự chậm trễ trong đào tạo nhân viên quen với kỹ thuật mới. Bởi sự đào tạo thƣờng diễn ra sau và chậm hơn so với sự đổi mới về kỹ thuật và công nghệ. - Các đối thủ cạnh tranh hiện và tƣơng lai của Công ty ngày càng tăng khiến cho nhu cầu về nhân lực tại Công ty trở nên cấp thiết hơn bao giờ hết.
- Sự thay đổi lao động nhƣ nghỉ hƣu, từ chức, kết thúc hợp đồng, bỏ việc, thuyên chuyển … là những thay đổi sẽ ảnh hƣởng tới nhu cầu tƣơng lai về nhân lực của Công ty.
- Các yếu tố khác rất khó dự báo nhƣ: sự vắng mặt, chết … đây là các yếu tố mà các nhà quản lý rất khó tiên liệu trƣớc.
b. Xác định nhu cầu đào tạo :
Nhu cầu đào tạo phải đƣợc xác định trên cơ sở so sánh kết quả thực hiện công việc với các bản mô tả công việc và bản yêu cầu của công việc đối với ngƣời thực hiện ở từng vị trí công việc. Nhu cầu đào tạo phải đƣợc xác định trên trên cơ sở nhu cầu cá nhân ( công ty đã và đang làm) nhu cầu của từng bộ phận, nhu cầu của từng đơn vị và tập hợp thành nhu cầu của toàn công ty. Nhu cầu đào tạo cũng phải xác định cho nhu cầu mở rộng , phát triển hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty nên không chỉ xác định nhu cầu theo đợt theo năm nhƣ hiện tại mà phải mang tính lâu dài 3 hoặc 5 năm hoặc dài hơn nữa.
Nhu cầu đào tạo cần phải xác định cho nhu cầu đổi mới, áp dụng tiến bộ khoa học kỹ thuật vào sản xuất kinh doanh, quản lý của công ty.
Xác định nhu cầu đào tạo còn phải xem xét sự biến động về nghề nghiệp trong tƣơng lai, tất nhiên điều này đòi hỏi phải có sự nhận thực và thay đổi trong tƣ duy nhận thức của lãnh đạo và của cán bộ công nhân viên toàn công ty.
Bên cạnh đó, Công ty cần hoàn thiện việc xác định nhu cầu đào tạo bằng cách lắng nghe những mong muốn và nguyện vọng của nhân viên. Công ty có thể mở những cuộc họp nội bộ có thể là toàn bộ nhân viên hoặc riêng từng bộ phận để nhân viên có thể trao đổi ý kiến, có thể nói lên những mong muốn của mình hay có thể làm những phiếu điều tra khảo sát và tổng hợp xem nhân viên thực sự muốn gì.
Sự quan tâm của ngƣời lãnh đạo có vai trò quan trọng trong việc xác định nhu cầu của lao động trong Công ty. Muốn vậy ngƣời lãnh đạo phải có sự nhạy bén trong công tác quản lý của mình, xem xét đánh giá ngƣời nào có những mong muốn và đạt yêu cầu để đề xuất với cấp trên cho lao động đƣợc đi đào tạo.
Sau khi tổng hợp kết quả Phiếu tự đánh giá trên, mỗi trƣởng bộ phận kết hợp với bảng đánh giá công việc sẽ xác định nhu cầu đào tạo cụ thể từng năm. Trƣởng bộ phận phải lập danh sách tổng hợp để đánh giá nhu cầu rồi từ đó có quyết định chuyển lên cho cấp trên (Phụ lục 4: Danh sách nhân viên có nhu cầu được đào tạo). Công ty căn cứ vào đó xây dựng đƣợc nhu cầu đào tạo hàng năm với nội dung cụ thể. Theo kinh nghiệm rút ra từ thực tế của Công ty thì tỷ lệ số nhân viên có nhu cầu đào tạo bằng khoảng từ 35% đến 40% tổng số lao động trong năm tại Công ty. Sau đó tùy theo hoàn cảnh điều kiện về tình hình kinh doanh, trang thiết bị, cơ sở vật chất, nguồn giáo viên... cũng nhƣ xu thế của tình hình tƣơng lai mà Công ty có thể điều chỉnh, bổ sung nhu cầu đào tạo cho phù hợp, với nhiều loại hình đào tạo.
Bảng 3.5: Dự báo nhu cầu đào tạo tại Công ty đến năm 2020
Đơn vị tính : Nhân viên TT Bộ phận Năm 2013 Năm 2014 Năm 2015 Năm 2020
SL TT SL TT SL TT SL TT
1 Tổ trƣởng quản lý sản xuất
tại Nhà máy 1,2 13 3,2 16 3,6 18 3,4 20 2,8
2 Giám sát bán hàng 14 3,2 16 3,6 19 3,4 25 3,0
3 Trình dƣợc viên cơ bản 19 4,7 21 4,7 24 4,6 32 4,5
4 Trình dƣợc viên nâng cao 14 3,5 16 3,6 23 4,4 30 4,2
5 Đào tạo tin học 38 9,5 40 9,0 28 5,3 50 7,1
6 Đào tạo nhóm trƣởng của
các nhóm sản xuất 26 6,5 28 6,3 30 5,7 50 7,1
7 Đào tạo ngoại ngữ 22 5,5 24 5,4 28 5,3 57 7,9
8 Đào tạo định kỳ GMP,GSP,
GLP, GDP, QA, QC 13 3,3 15 3,4 17 3,3 50 7,1
9 Khối quản lý, văn phòng 37 9,2 39 8,8 43 8,2 78 11
10 Khối kinh doanh 70 17,4 79 17,8 90 17,1 100 13,9
11 Khối sản xuất 124 30,8 135 30,5 186 35,3 200 27,9
12 Nhân viên mới 12 3,1 14 3,2 21 4,1 25 3,5
Tổng cộng 402 100 443 100 527 100 717 100
3.2.1.2. Xác định mục tiêu đào tạo :
Mục tiêu đào tạo đƣợc đƣa ra phải đƣợc cụ thể tới từng yếu tố và phải mạng tính khả thi tức là phải phù hợp với đặc điểm kinh doanh và khả năng hiện tại của Công ty. Ví dụ nhƣ cần phải đƣa ra mục tiêu của hoạt động đào tạo nguồn nhân lực nhƣ là: - Trong việc nâng cao năng suất của ngƣời lao động sau đào tạo thì Công ty nên đƣa ra một cách định lƣợng về năng suất, phù hợp với kế hoạch sản xuất kinh doanh đã đặt ra,….
- Hay phải đƣa ra các mốc cụ thể trong việc xác định số lƣợng ngƣời lao động sau khi tham gia đào tạo phải đạt đƣợc những kiến thức và kỹ năng gì,… (ví dụ nhƣ: tỷ lệ % số lao động đƣợc lên bậc thợ hay khống chế tỷ lệ công nhân không giữ đƣợc bậc,….)
- Đào tạo một đội ngũ cán bộ công nhân viên để bố trí các công việc phù hợp với năng lực, đúng chuyên môn của họ.
- Đào tạo và hoàn thiện đội ngũ cán bộ quản lý có năng lực, trình độ chuyên môn cao, có phẩm chất chính trị,… đặc biệt tại những vị trí lãnh đạo quan trọng của Công ty.
- Đào tạo một đội ngũ cán bộ kỹ thuật có khả năng học hỏi và có thể ứng dụng các công nghệ kỹ thuật hiện đại và ứng dụng khoa học kỹ thuật vào hoạt động sản xuất kinh doanh.
- Đào tạo một đội ngũ công nhân lành nghề, có ý thức kỷ luật, chấp hành tốt các nội quy, quy chế mà Công ty đã đề ra; có tác phong công nghiệp trong lao động và có khả năng sử dụng và vận hành các thiết bị máy móc hiện đại an toàn không xảy ra sự cố và tai nạn trong qúa trình lao động.
3.2.1.3. Xác định đối tượng đào tạo.
Việc lựa chọn đối tƣợng đào tạo – phát triển là một bƣớc khá quan trọng để cho công tác tiến hành và đạt hiệu quả cao. Để chọn đúng đối tƣợng đào tạo Công ty cần phải xây dựng đƣợc những tiêu chuẩn đánh giá đƣợc năng lực toàn bộ đội ngũ lao động của mình. Nhƣng trên thực tế Công ty chỉ dựa vào cảm nhận thực tế mà không có một hệ thống tiêu chuẩn nào mà đối với từng loại đối tƣợng Công ty cần phải xác định cho nó một hệ thống các tiêu chuẩn để dựa vào đó có thể lựa chọn chính xác các đối tƣợng cần đào tạo cho Công ty.
Sau khi đƣa ra các tiêu chuẩn, Công ty cần cụ thể hoá và phổ biến rộng rãi cho ngƣời lao động của mình biết. Để công tác này có hiệu quả phải xây dựng hệ thống đánh giá thực hiện công việc, lựa chọn phƣơng pháp đánh giá, lựa chọn và đào tạo ngƣời đánh giá, cuối cùng là thông tin phản hồi từ ngƣời lao động.
- Đƣa ra đƣợc các tiêu chuẩn thực hiện công việc thể hiện đƣợc kết quả thực hiện công việc (về số lƣợng, chất lƣợng) thể hiện đƣợc hành vi của ngƣời lao động (trong việc ra quyết định, lập kế hoạch, thể hiện công việc) và thể hiện đƣợc phẩm chất của ngƣời lao động (tính quyết đoán, lòng trung thành...).
- Tùy thuộc vào từng loại công việc mà chú trọng một tiêu thức nào đó hoặc kết hợp cả 3 tiêu thức trên (kết quả, hành vi và phẩm chất).
Để đo lƣờng kết quả thực hiện công việc của ngƣời lao động lần đầu có thể áp dụng các phƣơng thức sau:
- Thang đo đánh giá: Dành cho trƣởng bộ phận đánh giá, phân tích nhân viên thực hiện công việc nhƣ thế nào? Số lƣợng công việc thực hiện nhƣ thế nào? Đánh giá chuyên cần, trách nhiệm. Giả sử thang điểm đánh giá là 40 điểm:
+ Nhân viên đạt 25 điểm đạt loại xuất sắc + Nhân viên đạt 20 điểm trở lên đạt loại giỏi + Nhân viên đạt 15 điểm trở lên đạt loại khá
+ Nhân viên đạt 10 điểm trở lên đạt loại trung bình
(Phụ lục 5: Phiếu đánh giá thực hiện công việc (Trưởng bộ phận))
- Bảng tƣờng thuật: Dành cho nhân viên tự đánh giá bản thân, nêu những điểm mạnh, điểm yếu của mình, nêu rõ nguyên nhân, nguyện vọng của mình để từ đó các trƣởng bộ phận sẽ kết hợp với Thang đánh giá công việc về nhân viên đó để có hƣớng giải quyết thích hợp (Đào tạo nâng cao, đào tạo lại hay cho thôi việc)
(Phụ lục 6: Phiếu tường thuật thực hiện công việc (Nhân viên). 3.2.1.4. Xây dựng chương trình đào tạo :
Thông qua việc xây dựng chƣơng trình đào tạo nguồn nhân lực một cách chi tiết giúp Công ty có thể chủ động trong việc cử nhân viên đi đào tạo (thời gian, địa điểm, lĩnh vực đào tạo,... cũng nhƣ sắp xếp công việc cho những lao động đi đào tạo) hoặc tuyển dụng bổ sung vào vị trí thiếu cho phù hợp, không làm ảnh hƣởng đến hoạt động kinh doanh tại Công ty.
Có thể dùng bảng câu hỏi phát cho mỗi nhân viên để tìm hiểu nhu cầu về đào tạo, nâng cao trình độ của ngƣời lao động. Mục đích của bảng câu hỏi này để xác
định chính xác nhu cầu đào tạo, đánh giá khóa đào tạo trƣớc nhƣ thế nào để rút kinh nghiệm từ đó sửa đổi, nghiên cứu những chƣơng trình đào tạo phù hợp hơn với ngƣời lao động, đem lại hiệu quả kinh doanh cao hơn cho Công ty.
( Phụ lục 7: Bảng câu hỏi về tình hình đào tạo trong Công ty )
Thông qua bảng câu hỏi có thể thu thập đƣợc những ý kiến đánh giá của ngƣời đƣợc đào tạo. Qua tổng kết phân tích bảng câu hỏi chúng ta sẽ kết luận đƣợc khóa đào tạo có đƣợc mọi ngƣời hƣởng ứng, chấp nhận, có mang lại hiệu quả hay không từ đó ngƣời lãnh đạo sẽ có những chiến lƣợc cho các khóa đào tạo tiếp theo.
Việc xây dựng chƣơng trình đào tạo phải mang tính chủ động, dựa vào chiến lƣợc kinh doanh tại Công ty trong những năm tiếp theo, số lƣợng lao động hiện có, phân tích cung cầu nhân lực bên ngoài thị trƣờng, dự tính số nhân lực hiện có để thực hiện các mục tiêu của Công ty.
Đào tạo nguồn nhân lực là một nguồn đầu tƣ sẽ sinh lời đáng kể tạo đà cho sự phát triển một cách hiệu quả nhất. Mỗi năm, Công ty đều trích một phần chi phí dành cho công tác đào tạo nguồn nhân lực trong Quỹ đầu tƣ và phát triển. Nhƣng hiện nay, chi phí dành cho đào tạo là rất thấp, chỉ chiếm chiếm tỷ lệ nhỏ từ 10% - 20 % trong tổng Quỹ đầu tƣ và phát triển. Với khoản chi phí eo hẹp nhƣ vậy nên rất khó mở rộng quy mô đào tạo cũng nhƣ nâng cao chất lƣợng đào tạo của nhân viên. Công ty cần phải tăng cƣờng hơn nữa việc đầu tƣ cơ sở vật chất thiết bị cho đào tạo vì nó là một trong những yếu tố ảnh hƣởng lớn đến công tác đào tạo nguồn nhân lực. Công ty nên xây dựng các phòng học riêng và mua một số thiết bị phục vụ cho công tác giảng dạy nhƣ máy chiếu, máy tính, giáo trình, tài liệu, đảm bảo học và hành song song với nhau. Việc đầu tƣ những trang thiết bị tốt sẽ làm cho quá trình học tập của học viên diễn ra thuận lợi, suôn sẻ hơn, chất lƣợng học tập sẽ cao hơn, tạo sự thích thú, thoải mái cho ngƣời học.
Công ty cần xác định chi phí cơ hội: Tổ chức chƣơng trình đào tạo khi nào là hiệu quả nhất? Vì ngƣời lao động khi tham gia đào tạo phải nghỉ việc, không thể tham gia quá trình sản xuất và kinh doanh, do đó làm mất đi một lƣợng giá trị kinh doanh do họ tạo ra. Phần chi phí này cũng phải đƣợc tính trong chi phí đào tạo của
Công ty nhƣ vậy việc tính chi phí mới toàn diện và chính xác hơn.
Bảng 3.6: Dự trù chi phí dành cho đào tạo nhân lực tại Công ty đến năm 2020 (Nguồn : Phòng kế toán)
Chỉ tiêu ĐVT Năm 2013 Năm 2014 Năm 2015 Năm 2020
Tổng số lao động đào tạo NV 402 443 527 717
Chi phí tiền lƣơng giáo viên Triệu/NV 3,5 4 4,5 5
Chi phí tài liệu, giáo trình học tập Triệu/NV 2 2,3 2,5 3,5
Chi phí trang thiết bị học tập Triệu/NV 2 2,2 2,5 3,5
Trợ cấp cho ngƣời học Triệu/NV 2 2,5 3 4
Chi phí khác Triệu/NV 2 2 2,5 3
Tổng chi phí đào tạo bình quân Triệu/NV 11,5 13 15 19
Tổng chi phí kinh doanh Triệu 216.116 240.033 271.137 358.508
Tổng chi phí đào tạo Triệu 4.623 5.759 7.905 13.623
Tổng chi phí đào tạo/ Tổng chi phí kinh doanh
% 0,21 0,24 0,29 0,38
Ngoài ra, có thêm chính sách, tạo điều kiện thuận lợi cho những ngƣời cán bộ quản lý, công nhân viên mong muốn đƣợc nâng cao nghiệp vụ khuyến khích cho họ tham gia các lớp học ngắn hạn, cần thiết cho hiệu quả công việc, Công ty có thể chịu phần lớn học phí cho họ nhƣng phải quan tâm theo dõi sát sao quá trình học tập, đồng thời Công ty cũng nên có chính sách đãi ngộ cụ thể sau đào tạo nhằm động viên ngƣời đi học.
3.2.1.5. Triển khai chương trình đào tạo
Thông báo danh sách nhân viên tham gia đào tạo trƣớc thời gian đào tạo khoảng 1 tuần để các trƣởng bộ phận sắp xếp công việc và thời gian thuận lợi cho các nhân viên đó hoàn thành tốt khóa đào tạo. Tài liệu, dụng cụ, cơ sở vật chất cần đƣợc chuẩn bị đầy đủ đảm bảo chƣơng trình thành công tốt đẹp.
Cần theo dõi, giám sát chặt chẽ quá trình đào tạo của Công ty, quá trình học tập của nhân viên để kịp thời phát hiện ra những vấn đề phát sinh trong việc đào tạo, tìm giải pháp khắc phục, đồng thời cũng có cơ sở để đánh giá kết quả sau đào tạo của nhân viên một cách chính xác. Các nhân viên giám sát chƣơng trình đào
tạo sẽ có bảng tổng hợp về ý thức, tinh thần của giảng viên cũng nhƣ nhân viên trong quá trình đào tạo bằng Biên bản đánh giá ( Phụ lục 8: Biên bản giám sát ) để làm cơ sở đánh giá kết quả chƣơng trình đào tạo tại Công ty.
3.2.1.6. Đánh giá kết quả đào tạo
Nhìn chung, Công ty mới thực hiện công tác đánh giá thông qua các bài kiểm tra nhân viên vào cuối khoá và đánh giá tình hình thực hiện công việc của nhân viên sau đào tạo chỉ dựa vào sự quan sát, cái nhìn của trƣởng bộ phận, giám sát chứ chƣa có một phƣơng pháp đánh giá cụ thể vì vậy chƣa đánh giá đƣợc chính xác năng lực và các kết quả đạt đƣợc của học viên. Mặt khác, Công ty đánh giá kết quả sau đào tạo cũng chƣa có ý kiến nhận xét khách quan của nhân viên nên các kết quả đánh giá sau đào tạo của khách sạn còn phiến diện, chƣa thực sự chuẩn xác.