Sơ đồ 1.1. Các bước của quá trình đào tạo và phát triển
Nguồn:https://voer.edu.vn/m/dao-tao-va-phat-trien-nguon-nhan-luc-trong-quan-tri- nguon-nhan-luc/f4ea636b
Bước 1. Xác định nhu cầu đào tạo và phát triển
Bước 2. Lập kế hoạch đào tạo và phát triển
Bước 3. Thực hiện đào tạo và phát triẻn Bước 4. Đánh giá
đào tạo và phát triển
1.2.2.1. Đánh giá nhu cầu đào tạo và phát triển
“Đánh giá nhu cầu đào tạo là quá trình thu thập và phát triển thông tin để làm rõ nhu cầu cải thiện khả năng thực hiện công việc và xác định liệu đào tạo có thực sự là giải pháp thiết thực cho tổ chức, doanh nghiệp hay không”.
Đánh giá nhu cầu đào tạo để loại trừ những chương trình đào tạo không thích hợp, để nhận biết những nhu cầu đào tạo thích hợp còn chưa được đáp ứng và để xác định mục tiêu đào tạo cho các chương trình được vạch ra.
Khi đánh giá nhu cầu đào tạo người ta thường bắt đầu từ quan điểm cho rằng kết quả làm việc tồi nên phải đào tạo. Hầu như các công ty chỉ nhận dạng các nhu cầu đào tạo theo phản ứng đối với các vấn đề khi chúng nảy sinh. Tuy nhiên, hiệu quả làm việc không như mong muốn của nhân viên do nhiều nguyên nhân; có những nguyên nhân liên quan đến đào tạo và có cả những nguyên nhân không liên quan đến đào tạo.
* Các lý do dẫn đến kết quả làm việc tồi:
- Các lý do cá nhân mà công ty không thể kiểm soát được: Khả năng trí tuệ có hạn chế; thể lực người lao động yếu; sự bất ổn định về tinh thần, tình cảm; hoàn cảnh gia đình và bản thân người lao động…
- Các lý do về mặt tổ chức mà cá nhân không thể kiểm soát được: Công việc hiện tại; sự thay đổi trong công việc; chế độ lương thưởng chưa phù hợp; không có đào tạo; thiếu đầu tư và máy móc; điều kiện làm việc không đảm bảo; không có bản mô tả công việc cụ thể; quản lý kém; vị trí làm việc và đi lại khó khăn..
- Các lý do cá nhân nảy sinh do sự không phù hợp với công việc và tổ chức: Do thiếu hiểu biết về công việc; có cảm giá được đối xử không công bằng; thiếu sự khuyến khích động viên; có sự xung đột hay va chạm cá nhân với các thành viên trong nhóm hay với người giám sát; thiếu tự tin hay quá tự tien; các chương trình đào tạo không phù hợp. * Những biểu hiện của nhu cầu đào tạo:
- Về phía nhân viên: Mức độ lãng phí cao, năng suất lao động thấp; xảy ra nhiều tai nạn lao động; làm việc mất quá nhiều thời gian; tỷ lệ vắng mặt cao (do chán công việc hoặc do sợ công việc); quá nhiều sự phàn nàn từ khách hàng.
- Với người quản lý: Tỷ lệ nghỉ việc quá cao (không hài lòng với công việc); làm việc mất quá nhiều thời gian; tinh thần làm việc sút kém; thiếu sự hợp tác từ phía nhân viên (Đây là điều quan trọng nhất cần đào tạo người quản lý ngay tức khắc).
Tất nhiên đào tạo không chỉ vì lý do kết quả làm việc tồi mà có thể vì những mục đích cụ thể của quá trình đào tạo.
* Các nguồn thông tin đánh giá nhu cầu đào tạo: Kế hoạch phát triển của công ty; Các ghi chép về nhân viên; Các báo cáo đánh giá kết quả công việc; Các bản mô tả công việc; Sự phàn nàn và phản ứng của khách hàng; Các sai sót hay lỗi lầm; Các báo cáo về tai nạn.
Các nguồn thông tin trên cần được phân tích kỹ nhằm thấy được sự cần thiết phải đào tạo và đào tạo những kỹ năng gì.
* Có 3 cách tiếp cận để đánh giá nhu cầu đào tạo:
- Phân tích ở mức độ tổ chức: Bao gồm các phân tích sau đây: Sự ủng hộ và hỗ trợ của giới quản lý và đồng sự; Chiến lược của tổ chức; Các nguồn lực cho đào tạo
Sự thành công của các chương trình đào tạo phụ thuộc quyết định vào quyết tâm của ban lãnh đạo tối cao. Không có ủng hộ và hỗ trợ của giới quản lý và đồng sự chắc chắn chương trình đào tạo sẽ phá sản. Có lẽ vì vậy, mà những lý do hay được viện ra nhất để cho rằng việc đào tạo thất bại là không có sự hỗ trợ về quản lý, không có khen thưởng cho những hành vi mới và học viên thiếu động cơ.
Phân tích ở mức độ tổ chức cho phép công tác đào tạo với chiến lược kinh doanh của tổ chức. Đào tạo được coi như giải pháp hỗ trợ một cách tích cực và có hiệu quả cho chiến lược kinh doanh.
Tất nhiên muốn các hoạt động đào tạo thực hiện tốt, tổ chức cũng cần có một nguồn lực thực sự để đáp ứng những nhu cầu cho hoạt động đào tạo.
- Phân tích ở mức độ thực hiện: Phát triển danh mục các nhiệm vụ; Nhận dạng kiến thức, kỹ năng , thái độ cần thiết cho công việc.
Việc phân tích ở mức độ thực hiện sẽ cho biết loại công việc nào cần được đào tạo với yêu cầu kiến thức, ky năng, thái độ ở mức độ nào. Phân tích ở mức độ thực hiện công việc, nhiệm vụ còn giúp ta đơn giản hóa quá trình đào tạo, bởi nhiều khi có nhiều công việc có chung những yêu cầu năng lực thực hiện công việc giống nhau.
- Phân tích ở mức độ cá nhân: Đánh giá kết quả công việc của cá nhân; Đánh giá đặc tính cá nhân: kiến thức, năng lực, và thái độ.
Việc phân tích ở mức độ cá nhân chỉ ra cá nhân nào cần phải được đào tạo và cần phải đào tạo những kiến thức kỹ năng nào. Tuy nhiên, các tổ chức ngày nay thay đổi nhanh chóng và những công việc ổn định cùng những yêu cầu về kỹ năng có thể dự kiến thường rất hiếm. “Những năng lực cốt lõi” hay việc tích lũy nhiều năng lực để có thể nâng cao khả năng linh hoạt và thích nghi với sự thay đổi thường là mối quan tâm của các tổ chức ngày nay. Sự thay đổi, đặc biệt là sự thay đổi về công nghệ có thể làm thay đổi khuynh hướng đào tạo các kiến thức và kỹ năng cho người lao động. Chẳng hạn, ngày nay công nghệ có thể làm giảm bớt những yêu cầu về kỹ năng làm việc, chứ không phải nâng cao chúng. Những máy tính có thể hiểu được tiếng nói hay đọc được văn bản đang làm thay đổi ý nghĩa của khả năng biết đọc và viết tại nơi làm việc. Và tất nhiên, tầm quan trọng của các kỹ năng khác như: tư duy sáng tạo, kỹ năng làm việc nhóm, kỹ năng giải quyết các vấn đề … sẽ được đề cao.
Đánh giá nhu cầu đào tạo theo cách tiếp cận khác nhau chỉ ra những vấn đề khác nhau trong công tác đào tạo.
Kỹ thuật đánh giá nhu cầu đào tạo: Người ta có thể sử dụng nhiều phương pháp để đánh giá nhu cầu đào tạo. Các phương pháp có thể là: Phỏng vấn; Phiếu điều tra; Kiểm tra; Phân tích các vấn đề của nhóm; Phân tích các báo cáo hoặc ghi chép; Phân tích công việc và đánh giá kết quả công việc.
Sơ đồ sau cho thấy có thể so sánh một số kỹ thuật đánh giá để thấy rõ cơ hội để người tham gia có thể tham gia, sự tham gia cần thiết của ban lãnh đạo hay giám sát viên, thời gian cần thiết, chi phí và quá trình đó có cung cấp những dữ liệu có thể định lượng hay không .
Sơ đồ: 1.2. Đánh giá nhu cầu đào tạo
Bảng 1.4. Đánh giá nhu cầu phát triển
Kỹ thuật
Khả năng tham gia của
ngƣời tham gia
Sự tham gia của ban
lãnh đạo Thời gian cần thiết Chi phí Những dữ liệu liên quan có thể định lƣợng
Uỷ ban tư vấn thấp vừa vừa thấp thấp Trung tâm đánh
giá cao thấp thấp cao cao Điều tra thái độ
( ý kiến ) vừa thấp vừa vừa thấp Thảo luận
nhóm cao vừa vừa vừa vừa
Lý do Kết cục
Bối cảnh Họ cần đào tạo
điều gì
- Luật pháp
- Thiếu các kỹ năng cơ bản - Thực hiện nhiệm vụ tồi - Công nghệ mới
- Đòi hỏi của khách hàng - Sản phẩm mới
- Tiêu chuẩn thực hiện cao hơn Phân tích tổ chức Phân tích nhiệm vụ Phân tích con người - Người học học được gì - Ai là người cần được học - Loại hình đào tạo
- Tần số đào tạo - Thuê hay tự làm - Đào tạo hay thực hiện thông qua hình thức khác: Tuyển dụng mới; thiết kế lại công việc..
Ai là người cần được đào tạo
Phỏng vấn người tham gia tiềm ẩn
cao thấp cao cao vừa
Yêu cầu của
ban lãnh đạo thấp cao thấp thấp thấp Quan sát hành
vi vừa thấp cao cao vừa Đánh giá thành
tích vừa cao vừa thấp cao Hồ sơ thành
tích thấp vừa thấp thấp vừa Điều tra bằng
phiếu yêu cầu cao cao vừa vừa cao Trắc nghiệm kỹ
năng cao thấp cao cao cao Đánh giá của
các chương trình quá khứ
vừa thấp vừa thấp cao
Nguồn:https://voer.edu.vn/m/dao-tao-va-phat-trien-nguon-nhan-luc-trong-quan-tri- nguon-nhan-luc/f4ea636b
1.2.2.2. Lập kế hoạch đào tạo và phát triển
Từ nhu cầu đàotạo, phát triển đã được tìm ra ở bước trên ta cần phân tích và sắp xếp nhu cầu đàotạo, phát triển theo thứ tự ưu tiên gắn với nhu cầu của tổ chức trong việc lập kế hoạch đào tạo,phát triển.Một kế hoạch đào tạo, phát triển sẽ bao gồm những nội dung: Mục tiêu đào tạo, đối tượng đào tạo, các chương trình đào tạo cụ thể, thời gian dự
kiến thực hiện, kinh phí và các nguồn lực cần thiết để đảm bảo cho kế hoạch đó được thực hiện. Khi lập kế hoạch đào tạo, phát triển cần vạch ra hướng đánh giá kết quả đào tạo và đạt được sự cam kết của những người có liên quan trong tổ chức thực hiện kế hoạch đào tạo, phát triển sau này. Có ba mức lập kế hoạch đào tạo và phát triển như sau:
* Kế hoạch đào tạo, phát triển tổng hợp: Được sử dụng bởi những người ra quyết định. Một kế hoạch đào tạo, phát triển tổng hợp thường bao gồm nội dung: Tên khóa học, số lượng các khóa học, các mô tả tổng quát về các khoá học hay là nội dung chính, thời gian dự kiến, địa điểm đào tạo, kinh phí; Ngoài ra kế hoạch này có thể đề cập đến các biện pháp về tổ chức, quản lý (giải pháp phi đào tạo) để nâng cao kết quả thực hiện công việc nói chung.
* Kế hoạch hành động/thực hiện chủ yếu được sử dụng bởi những người lập kế hoạch đào tạo, phát triển. Các kế hoạch này được mô tả trong biểu đồ tiến độ thực hiện theo thời gian và trách nhiệm cho các khóa học khác nhau và các biện pháp về tổ chức, quản lý cụ thể. Nó có thể bao gồm diễn giải về các phần học (mô đun).
* Kế hoạch về khoá đào tạo thường được sử dụng bởi những nhà tổ chức và các giảng viên bởi vì nó cụ thể hoá việc lập kế hoạch và triển khai các công việc cần thiết cho từng khoá học và thường có kèm theo các bản mô tả về từng buổi học.
Nội dung và độ phức tạp của các kế hoạch đào tạo và phát triển sẽ thay đổi theo qui mô của từng tổ chức và việc có bộ phận chuyên trách để thực hiện kế hoạch quản lý và phát triển NNL hiệu quả. Đối với DNNVV thì nên xây dựng kế hoạch đào tạo, phát triển đơn giản:
* Các kế hoạch đào tạo đơn giản có thể chỉ bao gồm rất ít khoá đào tạo và đối tượng nhân viên. Trong trường hợp này có thể kết hợp ba kế hoạch nêu trên thành một kế hoạch đơn giản. Như vậy kế hoạch đào tạo sẽ bao gồm một kế hoạch hành động thể hiện dưới dạng biểu đồ thanh ngang và một kế hoạch về khoá đào tạo ở dạng mô tả các buổi học.
Có nhiều cách thể hiện một bản kế hoạch. Mỗi tổ chức có thể có cách thể hiện riêng của mình. Thể hiện kế hoạch đào tạo chi tiết ở dạng các bảng/biểu làm cho việc quản lý và theo dõi quá trình thực hiện kế hoạch thuận tiện hơn.Nhìn chung mỗi kế hoạch đào tạo và phát triển cần chứa đựng thông tin trả lời cho các câu hỏi : Đào tạo cái
gì, cho ai, đào tạo ở đâu, lúc nào, đào tạo như thế nào, ai có trách nhiệm tổ chức, nguồn kinh phí cần thiết là bao nhiêu.
Khi lập kế hoạch cần chú ý diễn đạt sao cho dễ hiểu tạo điều kiện thuận lợi cho người phê duyệt, người triển khai thực hiện và giám sát tình hình hình thực hiện các chương trình đào tạo và phát triển.
Để lập kế hoạch đào tạo cần xác định rõ mục tiêu khóa học:
Mục tiêu của khoá học là cái mà chúng ta dự định đạt được trong việc nâng cao hay thay đổi về kết quả thực hiện công việc của học viên sau khi đã tham dự khoá học.
Mục tiêu học tập là những cái mà chúng ta dự định thu được ở một mức độ nào đó về mặt kiến thức, kỹ năng, và thái độ sau khi kết thúc một phần/module/khoá học hay nói một cách khác là những năng lực mà khoá học này dự định phát triển.
Sơ đồ 1.3. Mục tiêu của khóa học và mục tiêu học tập
Khi xây dựng kế hoạch đào tạo, ta phải xác định phương pháp đào tạo, phát triển phù hợp tuỳ theo mục tiêu đào tạo và phát triển, tùy theo kinh phí, giảng viên/người hướng dẫn và khả năng của người học. Khi lựa chọn hình thức đào tạo và phát triển cũng không nhất thiết là chúng ta chỉ chọn một hình thức duy nhất. Việc phối hợp các hình thức đào tạo và phát triển sẽ mang lại hiệu quả cao nhất, nó sẽ thúc đẩy nhanh quá trình học tập và ứng dụng kỹ năng mới của nhân viên, dẫn đến rút ngắn quá trình cải thiện kết quả làm việc và phát triển người lao động.
Nội dung khóa học Mục tiêu học tập Mục tiêu khóa học Kết quả công việc Thời gian
1.2.2.3. Tổ chức thực hiện kế hoạch đào tạo và phát triển
* Những công việc của tổ chức thực hiện kế hoạch đào tạo và phát triển:
Sau khi xây dựng được kế hoạch đào tạo và phát triển, việc tổ chức thực hiện kế hoạch này là rất quan trọng. Như đã phân tích, đào tạo và phát triển cần phải dựa trên những gì mà nhà quản lý muốn nhân viên của mình phải biết, để đào tạo có hiệu quả cần sự nỗ lực của cả hai bên, nhân viên phải quyết tâm nâng cao khả năng làm việc và nhà quản lý phải tạo điều kiện về mặt thời gian và kinh phí để nhân viên nâng cao khả năng làm việc và phải kiểm soát việc họ áp dụng các kiến thức đã học được vào công việc.
Bộ phận/người phụ trách đào tạo cần phối hợp với các bộ phận /phòng ban chức năng để lựa chọn đúng đối tượng cần đào tạo và phát triển, thông báo lịch đào tạo và tạo các điều kiện cần thiết để họ tham gia đào tạo và phát triển có hiệu quả. Để thực hiện đào tạo và phát triển trong công việc có hiệu quả thì bộ phận này cũng phải kết hợp với các bộ phận trong doanh nghiệp tìm ra những nhà quản lý, cán bộ có kinh nghiệm và sẵn sàng thực hiện đào tạo và phát triển nhân viên. Trong trường hợp tổ chức khóa đào tạo ngoài công việc thì họ cần giúp giám đốc tìm kiếm các tổ chức, cá nhân cung cấp dịch vụ đào tạo để chọn đơn vị cung cấp đào tạo phù hợp nhất và ký kết hợp đồng. Tiếp theo, cần phối kết hợp với giáo viên/người hướng dẫn trong việc xây dựng chương trình đào tạo/phát triển có mục tiêu học tập phù hợp. Khi khóa học diễn ra cần đảm bảo các điều kiện hậu cần về lớp học, trang thiết bị giảng dạy, bố trí bàn ghế phù hợp với phương pháp giảng dạy, đồ ăn nhẹ giữa giờ học ...
* Những nguyên tắc cơ bản khi thực hiện hoạt động đào tạo và phát triển cho người lớn Khi thực hiện các hình thức đào tạo và phát triển cho người lao động - người đã trưởng thành hay còn gọi là người lớn, người giáo viên/ người huấn luyện và người tổ chức cần hiểu rõ nguyên tắc học tập của người lớn và áp dụng phương pháp đào tạo phù hợp trong điều kiện của doanh nghiệp nhỏ và vừa.
- Tâm trạng tự định hướng, chịu trách nhiệm về sự phát triển của mình, họ sẽ học được nhiều hơn trong không khí thoải mái, không chính thức, tự do chấp nhận hay