Tổng quan về Trung tâm trọng Tài thƣơng mại Đông Dƣơng

CHƢƠNG 2 PHƢƠNG PHÁP NGHIÊN CƢ́U QUẢN LÝ NHÂN LƢ̣C

3.1. Tổng quan về Trung tâm trọng Tài thƣơng mại Đông Dƣơng

3.1.1. Thông tin chung về ITAC

 Tên Công ty: Trung tâm Trọng tài thƣơng mại Đông Dƣơng  Tên Tiếng Anh: Indochina Trade Arbitration Center (ITAC)  Ngày thành lập: 07/03/2014

 Trụ sở:

- Từ ngày 07/03/2014 đến ngày 22/12/2015: Số 10 Chƣơng Dƣơng, phƣờng Chƣơng Dƣơng, quận Hoàn Kiếm, thành phố Hà Nội.

- Từ ngày 22/12/2014 đến nay: Số 40A Hàng Bài, phƣờng Hàng Bài, quận Hoàn Kiếm, thành phố Hà Nội.

 Chủ tịch Trung tâm Trọng tài Thƣơng mại Đông Dƣơng:

- Từ ngày 07/03/2014 đến ngày 27/04/2015: Ông Trịnh Tùng Tâm - Từ ngày 27/04/2015 đến Nay: Ông Lê Văn Mậu

 Ngƣời sáng lập:

(1) Ông Trịnh Tùng Tâm – Luật sƣ (2) Ông Nguyễn Duy Thành – Luật sƣ (3) Ông Đoàn Văn Tuân – Luật sƣ (4) Ông Trần Ngọc Thạch – Luật sƣ (5) Ông Phạm Quang Quyền – Luật sƣ  Văn phòng đại diện tại thành phố Hồ Chí Minh:

- Địa điểm: Số 35 Nguyễn Thế Truyện, phƣờng Tân Sơn Nhì, quận Tân Phú, thành phố Hồ Chí Minh.

3.1.2. Sự hình thành và phát triển

Hoạt động kinh tế ngày càng phát triển và sự tranh chấp trong kinh tế cũng ngày càng gia tăng. Khi hai bên không đạt đƣợc thỏa thuận về việc giải quyết tranh chấp, thì tòa án hoặc trọng tài kinh tế chính là bên thứ ba đứng ra giải quyết những vụ tranh chấp này. Nhận thấy tiềm năng phát triển của lĩnh vực này, những nhà sáng lập mà đại diện là ông Trịnh Tùng Tâm đã thành lập ITACtheo Giấy phép thành lập số 05/BTP/GPdo Bộ Tƣ pháp cấp ngày 07/03/2014 tại Hà Nội.

Những ngày đầu thành lập, ITAC chỉ có một phòng họp tại trụ sở chính ở số 10 Chƣơng Dƣơng và một phòng hợp tại văn phòng đại diện trong thành phố Hồ Chí Minh. Mà chủ yếu các vụ tranh chấp đƣợc giải quyết tại trụ sở chính, văn phòng đa ̣i diê ̣n chỉ là nơi tiếp nhận hồ sơ. Khi đó, tuy các yêu cầu về mặt nhân lực chƣa quá cao và chƣa hình thành một hệ thống làm việc với các quy tắc chuẩn chỉnh, nhƣng do khối lƣợng công việc không nhiều nên nhân lực tại ITAC thừoi điểm đó vẫn đáp ứng đƣợc yêu cầu công việc.

Đến cuối năm 2015, đầu năm 2016, sau hơn 1 năm đi vào hoạt động, Trung tâm đã bƣớc đầu hình thành một quy trình làm việc tƣơng đối đầy đủ và chặt chẽ. Trải qua rất nhiều những thay đổi trong chu trình làm việc, các nhân viên đã có ý thức nâng cao trình độ về nghiệp vụ cũng nhƣ cải thiện kỹ năng, có sự phối hợp, liên kết tƣơng đối nhịp nhàng với nhau để giải quyết công việc hiệu quả. Số phòng họp đã đƣợc nâng từ 01 phòng họp lên 06 phòng họp, trong đó có 01 phòng họp part-time với số lƣợng nhân viên khoảng 25 ngƣời.

Đến 07/2017, số phòng họp của Trung tâm là 18 phòng họp (13 phòng họp tại trụ sở chính và 05 phòng họp tại văn phòng đa ̣i diê ̣n ) với số lƣợng nhân viên là 60 ngƣời, gần đáp ứng đƣợc mục tiêu đặt ra.

Do số lƣợng nhân viên tăng lên rất nhanh trong một thời gian ngắn (từ tháng 11/2016 đến nay, tăng từ 25 ngƣời tại thời điểm đầu năm 2016 lên đến 60 ngƣời vào thời điểm cuối năm 2016), quá trình hoạt động cũng nhƣ các điều khoản, quy tắc cũng có sự thay đổi khá lớn, chính vì vậy công tác quản lý nhân lực cũng cần phải có những đổi mới, cải tiến để giúp quá trình vận hành, làm việc của cả Trung tâm diễn ra trôi chảy, hiệu quả.

3.1.3. Chức năng và nhiệm vụ

Trung tâm Trọng tài thƣơng mại Đông Dƣơng có trách nhiệm và đủ thẩm quyền giải quyết các tranh chấp thƣơng mại bằng trọng tài theo quy định của pháp luật

3.1.4. Cơ cấu tổ chức của ITAC

3.1.4.1. Sơ đồ cơ cấu tổ chức của ITAC

Trung tâm Trọng tài thƣơng mại Đông Dƣơng bao gồm các bộ phận: Ban Điều hành – Tổng Thƣ ký – Phòng họp. Trong đó, một Phòng họp gồm 1 trọng tài viên và 1 TK; 1 HTPL sẽ thực hiện hỗ trợ công việc cho hai phòng họp.

Hình3.1.Cơ cấu tổ chức của ITAC

(Nguồn: Phòng tổng hợp, ITAC 2017)

3.1.4.2. Chức năng, nhiệm vụ của mỗi phòng, ban trong ITAC

a. Ban điều hành:

 Gồm 1 Chủ tịch, 1Phó chủ tịch và 1 Giám đốc. Hiện nay, Chủ tịch của ITAC là Trọng tài viên Lê Văn Mậu, Phó chủ tịch là Trọng tài viên Lê Thị Bích Hạnh vàGiám đốc là Luật sƣ Trịnh Tùng Tâm,.

 Chức năng:

- Lên kế hoạch thực hiện công tác tháng – quý – năm của Trung tâm - Phân công rõ ràng khối lƣợng công việc tới các phòng họp để TTV

và TK, HTPL nắm bắt rõ ràng.

- Theo dõi, đôn đốc, kiểm tra việc thực hiện các công việc của từng phòng họp.

- Phổ biến những quy định mới, những văn bản mới của Nhà nƣớc về trọng tài thƣơng mại và những sự thay đổi của các đối tác có liên quan trực tiếp đến công việc.

- Kiểm tra các phán quyết và hồ sơ của mỗi vụ tranh chấp thƣơng mại.

- Phê duyệt các văn bản để gửi cho các bên Nguyên đơn – Bị đơn trong vụ tranh chấp và để lƣu .

b. Tổng thƣ ký:

 Hiện nay, TTK của ITAC là Bà Lê Thị Bích Hạnh.  Chức năng:

- Quản lý toàn bộ các TKvà HTPL trong Trung tâm.

- Thực hiện các công tác bàn giao văn bản, tài liệu giữa các bên và trong nội bộ.

- Thực hiện công tác quản lý về thời gian làm việc, chế độ lƣơng – thƣởng trong Trung tâm.

c. Trọng tàiviên:

 Hiện nay, ITAC đang có 24 Trọng tài viên – theo bảng 1 – Phụ lục.  Chức năng: Là ngƣời đƣợc BĐH phân công trực tiếp giải quyếtcác vụ

tranh chấp thƣơng mại bằng việc chủ trì các phiên họp giải quyết và ra Phán quyết trọng tài.

d. Thƣ ký – Hỗ trợ pháp lý

Giúp việc cho các Trọng tài trong quá trình tố tụng, đảm nhiệm các công việc dƣới đây:

- Kiểm tra, soát xét hồ sơ vụ tranh chấp.

- Lập các văn bản, tài liệu về vụ tranh chấp theo đúng quy tắc tố tụng của ITAC

- Xếp lịch họp giải quyết các vụ tranh chấp cho các phòng họp theo từng đợt hồ sơ.

- Lập Biên bản phiên họp.

3.1.5. Quy trình hoạt động của ITAC

Nhiệm vụ chính của Trung tâm Trọng tài thƣơng mại Đông Dƣơng là thụ lý và giải quyết các vụ tranh chấp thƣơng mại có thỏa thuận giải quyết bằng trọng tài giữa hai bên: Công ty Tài chính TNHH Một thành viên Home Credit Việt Nam (dƣới đây gọi là “Nguyên đơn”) và Ngƣời đi vay (dƣới đây gọi là “Bị đơn”).

Quy trình hoạt động gồm 3 giai đoạn:

Giai đoạn 1: Thụ lý hồ sơ

Đầu tiên, BĐH và TTK có trách nhiệm phân bổ số lƣợng hồ sơ về các phòng. Thƣ ký các phòng họp sẽ nhận danh sách và hồ sơ từ TTK.

Sau đó, các TK và HTPL sẽ chỉnh sửa danh sách và soát xét, kiểm tra các thông tin trên hồ sơ, về: số hợp đồng; ngày ký Hợp đồng; họ tên, địa chỉ, số chứng minh thƣ, các giấy tờ chứng minh nhân thân khác của Bị đơn; số tiền trên hợp đồng; một số thông tin khác về vấn đề thanh toán của Bị đơn… để đảm bảo tính chính xác khi thụ lý hồ sơ.

Những hồ sơ không đƣợc thụ lý là những hồ sơ có sự sai sót nghiêm trọng về ngày ký hợp đồng, hoặc số hợp đồng, hoặc thiếu thông tin về việc thỏa thuận giải quyết tranh chấp bằng trọng tài thƣơng mại….

Sau khi đã thụ lý những hồ sơ hợp lệ, TTK ban hành số thụ lý, ngày thụ lý cho mỗi hồ sơ, đồng thời ban hành ngày ra Quyết định chỉ định trọng tài viên duy nhất giải quyết vụ tranh chấp và ngày gửi Thông báo về việc khởi kiện vụ tranh chấp tại Trung tâm Trọng tài thƣơng mại Đông Dƣơng cho Nguyên đơn và Bị đơn. Các TK và HTPL sẽ căn cứ vào những ngày ban hành này để hoàn thiện các văn bản, tài liệu cần thiết – gọi chung là thông báo khởi kiện để gửi cho Bị đơn để thông báo cho bị đơn biết việc Bị đơn đã bị Nguyên đơn khởi kiện tại ITAC.

Giai đoạn 1 kết thúc bằng việc bộ phận văn thƣ của ITAC cập nhật bill gửi thông báo khởi kiện và báo phát theo dõi tình hình nhận thƣ (có mã vận đơn và dấu của Bƣu điện) từ phía Bị đơn.

Giai đoạn 2: Ban hành Giấy Triệu tập Nguyên đơn và Bị đơn.

Một tháng sau ngày Bị đơn nhận đƣợc Thông báo khởi kiện (trong trƣờng hợp Bị đơn không nhận thông báo khởi kiện, ngày này đƣợc tính bằng ngày hoàn lại thƣ gửi thông báo khởi kiện), Chủ tịch ITAC sẽ ra Quyết định chỉ định chủ tịch Hội đồng trọng tài và thành lập Hội đồng trọng tài để giải quyết vụ tranh chấp. Chủ tịch Hội đồng trọng tài sẽ ra Quyết định đƣa vụ kiện ra giải quyết và ban hành Giấy triệu tập để triệu tập Nguyên đơn và Bị đơn đúng ngày – giờ đã đƣợc ghi trên giấy, có mặt tại phòng họp đã đƣợc chỉ định để tham dự phiên họp giải quyết vụ tranh chấp. Các TK và HTPL sẽ giúp Chủ tịch ITAC và Chủ tịch Hội đồng trọng tài xếp lịch họp và gửi Giấy Triệu tập cho Nguyên đơn và Bị đơn.

Việc gửi Giấy Triệu tập đƣợc xác định bằng các bill gửi có mã vận đơn và dấu của Bƣu điện.

Giai đoạn 3: Tiến hành phiên họp giải quyết vụ tranh chấp và ban hành Phán quyết trọng tài.

Vào đúng ngày – giờ – địa điểm đã đƣợc ghi trong Giấy triệu tập, phiên họp giải quyết vụ tranh chấp hợp đồng tín dụng giữa Nguyên đơn và Bị đơn sẽ đƣợc diễn ra. Thành phần tham dự phiên họp:

- Chủ tịch Hội đồng Trọng tài (Do ITAC chỉ định) - Thƣ ký phiên họp (Do ITAC chỉ định)

- Nguyên đơn

- Bị đơn (có thể có mặt hoặc vắng mặt)

Chủ tịch Hội đồng Trọng tài sẽ căn cứ vào các bằng chứng, chứng cứ đã đƣợc cung cấp, các văn bản pháp luật có liên quan, quy tắc tố tụng trọng tài

do ITAC ban hành và ý kiến, quan điểm mà các bên nêu trong phiên họp để ban hành Phán quyết Trọng tài. Phán quyết trọng tài là chung thẩm, ràng buộc các bên và có hiệu lực kể từ ngày lập.

Thƣ ký phiên họp có trách nhiệm lập Biên bản phiên họp.

3.1.6. Tình hình chung về nhân lực tại ITAC

Hiện nay, Trung tâm Trọng tài thƣơng mại Đông Dƣơng có 1 trụ sở tại thủ đô Hà Nội, 1 văn phòng đại diện tại thành phố Hồ Chí Minh, 18 phòng họp chính thức (15 phòng họp full-time và 03 phòng họp part-time). Trung tâm có 4 cán bộ quản lý (3 cán bộ quản lý tại trụ sở Hà Nội và 1 cán bộ quản lý tại văn phòng đại diện thành phố Hồ Chí Minh); 15 trọng tài viên chính thức, 9 trọng tài viên bán thời gian; 18 TK; 12 nhân viên HTPL; 2 nhân viên tổng đài điện thoại; 4 nhân viên hành chính – lƣu trữ. Tổng số nhân viên: 60 ngƣời.

Phân loại nhân viên theo trình độ:

Bảng 3.1. Phân loại nhân viên theo trình độ

Đơn vi ̣ tính: Người

STT Trình độ Số lƣợng Tỷ lệ

1 Trên Đại học 9 15%

2 Đại học 48 80%

3 Cao đẳng 2 3.3%

4 Trung cấp 1 1.7%

Phân loại theo hình thức làm việc:

Bảng 3.2. Phân loại nhân viên theo hình thức làm việc

Đơn vi ̣ tính: Người

STT Hình thức Số lƣợng Tỷ lệ

1 Full-time 51 85%

2 Part-time 9 15%

(Nguồn: Phòng nhân sự, ITAC 2017)

Hầu hết các nhân viên của Trung tâm đều có trình độ Đại học trở lên, điều này phù hợp với đặc thù lao động trí óc, cần sự hiểu biết pháp luật và sự cẩn thận, tỉ mỉ trong công việc.

Về công tác quản lý, BĐH và TTK chịu trách nhiệm quản lý tất cả các nhân viên dựa trên hai mặt:

 Về hành chính – kỷ luật: Chủ tịch Lê Văn Mậu và TTK kiêm Phó Chủ tịch Lê Thị Bích Hạnh là những ngƣời phụ trách quản lý về:

- Tiến độ thực hiện công việc đƣợc giao - Thái độ làm việc.

- Các công việc hành chính – văn phòng khác

 Về chuyên môn : Giám đốc Trung tâm , ông Trịnh Tùng Tâm là ngƣời quản lý về mặt chuyên môn. Ông Trịnh Tùng Tâm cung cấp soa ̣n duyê ̣t các văn bản tố tu ̣ng tro ̣ng tài của Trung tâm làm căn cứ để giải quyết các vụ tranh chấp thƣơng mại. Khi có các thay đổi về mặt luật pháp cũng nhƣ các Điều lệ, quy định mà có ảnh hƣởng đến việc ra Phán quyết của các Trọng tài, ông Trịnh Tùng Tâm cũng sẽ thông báo đến các phòng để đảm bảo tính chính xác của cả quá trình giải quyết tranh chấp.

3.2. Tình hình quản lý nhân lực trong ITAC

3.2.1. Hoạch định nhân lực

Bước 1: Dự báo nhu cầu nguồn nhân lực

Dựa theo tình hình phát triển kinh tế và yêu cầu của đối tác, Trung tâm Trọng tài thƣơng mại Đông Dƣơng cần phải mở rộng quy mô hoạt động bằng cách tăng thêm các phòng họp. Mục tiêu đặt ra từ giữa năm 2016 của Trung tâm là đến cuối năm 2016, số lƣợng phòng họp của Trung tâm sẽ tăng từ 06 phòng họp lên 20 phòng họp. Và nhƣ vậy, số lƣợng mà Trung tâm cần tuyển thêm là khoảng 25 đến 35nhân lƣ̣c, bao gồm khoảng 12 trọng tài viên, và số còn lại là TK và HTPL.

Bước 2: Phân tích thực trạng nguồn nhân lực

Tính đến giữa năm 2016, Trung tâm Trọng tài thƣơng mại Đông Dƣơng có 6 phòng họp tại trụ sở chính và 1 phòng họp tại văn phòng thành phố Hồ Chí Minh với số lƣợng nhân lƣ̣c ở cả hai địa điểm là khoảng 40 ngƣời. Lúc này, quy trình hoạt động đã tƣơng đối tuần tự, mỗi vị trí công việc đều có những nhiệm vụ tƣơng đƣơng, môi trƣờng làm việc tƣơng đối thoải mái, không có sự cạnh tranh không lành mạnh. Tuy nhiên, vẫn còn một số bất cập tại thời điểm này.

Thứ nhất, tuy mỗi vị trí công việc đều đã có sự phân công, nhƣng sự phân công này chƣa rõ ràng, cụ thể. Dẫn đến việc chƣa công bằng trong việc hoàn thành nhiệm vụ, công việc giữa mỗi nhân viên.

Thứ hai, cung cách quảnlý của BĐHcòn máy móc nguyên tắc lạc hậu , do cán bô ̣ quản lý ta ̣i BĐH đều đã lớn tuổi , trƣớc đây đều tƣ̀ng là lãnh đa ̣o ta ̣i các cơ quan, hê ̣ thống quản lý tƣ̀ thời bao cấp.Do áp du ̣ng lối quản lý la ̣c hâ ̣u nên dẫn đến sự kém hiệu quả trong hoạt động và gây sức ép cho nhân viên.

Thứ ba, chế độ lƣơng thƣởng của Trung tâm còn chƣa rõ ràng, chƣa có lộ trình thăng tiến hoặc tăng lƣơng cụ thể, chƣa có sự ghi nhận đúng đắn với những đóng góp của nhân viên trong Trung tâm.

Bước 3: Đưa ra quyết định tăng hoặc giảm nguồn nhân lực

Theo kế hoạch mở rộng quy mô của Trung tâm theo dự báo ở bƣớc 1, thì số lƣợng nhân lực tại thời điểm giữa năm 2016 chƣa đáp ứng đƣợc so với yêu cầu của công viê ̣c .Số lƣợng nhân viên thực tế tại thời điểm này là 35 nhân viên, số lƣợng nhân viên cần thiết theo kế hoạch là từ 60 đến 70 nhân viên. Vì thế BĐH quyết định tăng số lƣợng nhân lực, số lƣợng nhân viên cần tuyển thêm là khoảng 25 – 35 ngƣời.

Bước 4: Lập kế hoạch thực hiện

Với quyết định đã đƣợc đƣa ra, Ban Điều hành yêu cầu TTK lập kế hoạch thực hiện:

 Kế hoạch tuyển dụng nhân viên (Quy trình tuyển dụng và yêu cầu tuyển dụng đƣợc nêu cụ thể và chi tiết ở mục 3.2.2):

- Số lƣợng tuyển dụng: 25 – 30 ngƣời

- Chất lƣợng tuyển dụng: Các ứng viên đã tốt nghiệp Đại học, Cao đẳng, có hiểu biết chung về Luật – Kinh tế; nhanh nhẹn, tích cực, chủ động, nhiệt tình trong công việc.

- TTK ra thông báo tuyển dụng. - TTK nhận và chọn lọc hồ sơ

- Ban Điều hành tiến hành phỏng vấn các ứng viên đã vƣợt qua vòng phỏng vấn và chọn ra các ứng viên phù hợp

 Kế hoạch bố trí lại cơ cấu tổ chức: Song song với quá trình tuyển dụng nhân viên, BĐH mà cụ thể là TTK xem xét lại cơ cấu tổ chức và cơ sở