CHƢƠNG 2 PHƢƠNG PHÁP NGHIÊN CƢ́U QUẢN LÝ NHÂN LƢ̣C
3.2. Tình hình quản lý nhân lực trong ITAC
3.2.1. Hoạch địnhnhân lực
Bước 1: Dự báo nhu cầu nguồn nhân lực
Dựa theo tình hình phát triển kinh tế và yêu cầu của đối tác, Trung tâm Trọng tài thƣơng mại Đông Dƣơng cần phải mở rộng quy mô hoạt động bằng cách tăng thêm các phòng họp. Mục tiêu đặt ra từ giữa năm 2016 của Trung tâm là đến cuối năm 2016, số lƣợng phòng họp của Trung tâm sẽ tăng từ 06 phòng họp lên 20 phòng họp. Và nhƣ vậy, số lƣợng mà Trung tâm cần tuyển thêm là khoảng 25 đến 35nhân lƣ̣c, bao gồm khoảng 12 trọng tài viên, và số còn lại là TK và HTPL.
Bước 2: Phân tích thực trạng nguồn nhân lực
Tính đến giữa năm 2016, Trung tâm Trọng tài thƣơng mại Đông Dƣơng có 6 phòng họp tại trụ sở chính và 1 phòng họp tại văn phòng thành phố Hồ Chí Minh với số lƣợng nhân lƣ̣c ở cả hai địa điểm là khoảng 40 ngƣời. Lúc này, quy trình hoạt động đã tƣơng đối tuần tự, mỗi vị trí công việc đều có những nhiệm vụ tƣơng đƣơng, môi trƣờng làm việc tƣơng đối thoải mái, không có sự cạnh tranh không lành mạnh. Tuy nhiên, vẫn còn một số bất cập tại thời điểm này.
Thứ nhất, tuy mỗi vị trí công việc đều đã có sự phân công, nhƣng sự phân công này chƣa rõ ràng, cụ thể. Dẫn đến việc chƣa công bằng trong việc hoàn thành nhiệm vụ, công việc giữa mỗi nhân viên.
Thứ hai, cung cách quảnlý của BĐHcòn máy móc nguyên tắc lạc hậu , do cán bô ̣ quản lý ta ̣i BĐH đều đã lớn tuổi , trƣớc đây đều tƣ̀ng là lãnh đa ̣o ta ̣i các cơ quan, hê ̣ thống quản lý tƣ̀ thời bao cấp.Do áp du ̣ng lối quản lý la ̣c hâ ̣u nên dẫn đến sự kém hiệu quả trong hoạt động và gây sức ép cho nhân viên.
Thứ ba, chế độ lƣơng thƣởng của Trung tâm còn chƣa rõ ràng, chƣa có lộ trình thăng tiến hoặc tăng lƣơng cụ thể, chƣa có sự ghi nhận đúng đắn với những đóng góp của nhân viên trong Trung tâm.
Bước 3: Đưa ra quyết định tăng hoặc giảm nguồn nhân lực
Theo kế hoạch mở rộng quy mô của Trung tâm theo dự báo ở bƣớc 1, thì số lƣợng nhân lực tại thời điểm giữa năm 2016 chƣa đáp ứng đƣợc so với yêu cầu của công viê ̣c .Số lƣợng nhân viên thực tế tại thời điểm này là 35 nhân viên, số lƣợng nhân viên cần thiết theo kế hoạch là từ 60 đến 70 nhân viên. Vì thế BĐH quyết định tăng số lƣợng nhân lực, số lƣợng nhân viên cần tuyển thêm là khoảng 25 – 35 ngƣời.
Bước 4: Lập kế hoạch thực hiện
Với quyết định đã đƣợc đƣa ra, Ban Điều hành yêu cầu TTK lập kế hoạch thực hiện:
Kế hoạch tuyển dụng nhân viên (Quy trình tuyển dụng và yêu cầu tuyển dụng đƣợc nêu cụ thể và chi tiết ở mục 3.2.2):
- Số lƣợng tuyển dụng: 25 – 30 ngƣời
- Chất lƣợng tuyển dụng: Các ứng viên đã tốt nghiệp Đại học, Cao đẳng, có hiểu biết chung về Luật – Kinh tế; nhanh nhẹn, tích cực, chủ động, nhiệt tình trong công việc.
- TTK ra thông báo tuyển dụng. - TTK nhận và chọn lọc hồ sơ
- Ban Điều hành tiến hành phỏng vấn các ứng viên đã vƣợt qua vòng phỏng vấn và chọn ra các ứng viên phù hợp
Kế hoạch bố trí lại cơ cấu tổ chức: Song song với quá trình tuyển dụng nhân viên, BĐH mà cụ thể là TTK xem xét lại cơ cấu tổ chức và cơ sở vật chất, sau đó trình BĐH duyệt.
- Về cơ cấu tổ chức: Trƣớc đây, một phòng họp sẽ gồm 1 trọng tài, 1 TK và 1 HTPL. Tuy nhiên, cơ cấu này sẽ không còn phù hợp với tình hình mới, vì vậy, BĐH quyết định điều chỉnh nhƣ sau: Một phòng họp gồm hai thành viên cố định là trọng tài viên và TK; HTPL sẽ thuộc sự quản lý trực tiếp của TTK, một HTPL sẽ hỗ trợ công việc cho hai phòng họp. Bố trí lại nhân viên trong bộ phận văn thƣ, lƣu trữ.
- Về cơ sở vật chất: Vì cần phải mở rộng số lƣợng phòng họp, BĐHsẽ đàm phán với chủ sở hữu tại địa chỉ 40A Hàng Bài, phƣờng Hàng Bài, quận Hoàn Kiếm(LàBáo Biên Phòng, Cơ quan của Đảng ủy và Bộ Tƣ lệnh Bộ đội Biên phòng) để thuê thêm một số phòng khác ở cùng tòa nhà, sửa chữa nâng cấp thành phòng họp. Số lƣợng phòng thuê thêm sẽ tùy thuộc vào số lƣợng nhân viên thực tế tuyển dụng đƣợc nhƣng không ít hơn 5 phòng.
Kế hoạch đề bạt và thuyên chuyển nhân viên: Đối với nhân viên ở vị trí HTPL, có kinh nghiệm làm việc ở Trung tâm trên 4 tháng sẽ đƣợc đề bạt lên vị trí TK pháp lý, số lƣợng ít nhất là 5 ngƣời. Các nhân viên ở vị trí HTPL, có kinh nghiệm làm việc nhƣng không đƣợc đề bạt và các nhân viên mới tuyển dụng sẽ đƣợc bố trí vào các phòng họp theo cơ cấu đã nêu ở trên.
Kế hoạch tinh giảm lao động dôi dƣ: Trung tâm Trọng tài thƣơng mại Đông Dƣơng không có lao động dôi dƣ nên không cần lập kế hoạch này.
Bước 5: Đánh giá việc thực hiện kế hoạch
Thực tế thực hiện kế hoạch: - Kế hoạch tuyển dụng:
+ Số lƣợng nhân viên tuyển đƣợc là 18 ngƣời, ít hơn so với mục tiêu số lƣợng đề ra.
+ Chất lƣợng nhân viên đƣợc tuyển: Nhìn chung đã đáp ứng đƣợc yêu cầu về trình độ và phẩm chất.
+ Thời gian: Từ tháng 9 năm 2016 đến tháng 11 năm 2016. - Kế hoạch bố trí lại cơ cấu tổ chức:
+ Về cơ cấu tổ chức: Đã thực hiện theo đúng kế hoạch đề ra.
+ Về cơ sở vật chất: ITAC đã thuê các phòng ở tầng 4 và tầng 5, cải tạo, sửa chữa, nâng cấp tạo thành 10 phòng. Chuyển phòng họp số 1 và phòng họp số 6 sang các phòng họp mới, phòng họp số 1 cũ trở thành phòng làm việc chung, phòng họp số 6 cũ trở thành nhà kho. Các phòng mới đƣợc bổ sung sẽ dành cho: phòng họp số 1, phòng họp số 6, phòng họp số 7, phòng họp số 8, phòng họp số 9, phòng họp số 10, phòng họp số 11, phòng họp số 12, phòng họp số 13 và phòng Điều hành 2.
- Kế hoạch đề bạt và thuyên chuyển nhân viên: ITAC đã đề bạt 6 nhân viên từ vị trí HTPL lên vị trí thƣ ký trọng tài, đồng thời chuyển 2 nhân viên từ vị trí HTPL sang vị trí nhân viên văn thƣ.
Đánh giá việc thực hiện kế hoạch: Qua kết quả đạt đƣợc sau đợt tuyển dụng, nhìn chung kế hoạch đặt ra đã đƣợc hoàn thành đến 90%. Tuy chƣa tuyển dụng đƣợc số lƣợng nhƣ mong muốn, nhƣng số nhân viên mới đã đáp ứng đƣợc yêu cầu công việc.