CHƢƠNG 2 : PHƢƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU
4.3. Một số giải pháp chủ yếu nhằm hoàn thiện quản lý chi Bảo hiểm xã hội tạ
4.3.2. Hoàn thiện hệ thống và quy trình chi trả Bảo hiểm xã hội
Tại BHXH quận Đống Đa và các quận, huyện, thị trấn khác trong toàn quốc của ngành BHXH do đặc thù công việc nên hệ thống chi trả các chế độ BHXH không phân định bộ phận chi và bộ phận kế hoạch, tài chính, kế toán riêng biệt mà tất cả nằm trong bộ phận kế toán. Còn quản lý, theo dõi các đối tƣợng hƣởng lại do bộ phận chính sách và bộ phận giám định giải quyết. Chi trả lƣơng và các chế độ BHXH khác theo hình thức thông qua bƣu điện vẫn chƣa thực hiện đƣợc. Cần có sự phối kết hợp chính xác giữa các bộ phận chuyên môn để tránh tình trạng báo giảm, báo tăng nhầm đối tƣợng chi trả,
tránh chi sai chế độ cho đối tƣợng nhƣ đã chết hoặc hết hạn hƣởng vẫn chi trả chế độ, sau này sẽ khó khăn cho việc thu hồi lại số tiền đã chi sai.
Cần thực hiện đối chiếu hồ sơ đối tƣợng đang quản lý với danh sách chi trả hàng tháng để đảm bảo đối tƣợng có trong danh sách chi trả và hồ sơ đối tƣợng quản lý khớp nhau về các dữ liệu họ tên, số sổ BHXH, ngày tháng năm sinh, mức tiền hƣởng…
Phối hợp chặt chẽ hơn nữa với chính quyền quận và các phƣờng để nắm bắt sự biến động của đối tƣợng hƣởng chế độ BHXH trên địa bàn, gắn trách nhiệm của các cấp chính quyền quận, phƣờng vào công tác chi trả và quản lý đối tƣợng hƣởng chế độ BHXH trên địa bàn, lập báo cáo tăng, giảm đối tƣợng hàng tháng chính xác để có căn cứ in danh sách chi trả và cắt giảm đối tƣợng kịp thời.
Tăng cƣờng các biện pháp quản lý tiền mặt trong tất cả các khâu từ giao nhận tiền mặt tại Ngân hàng, trên đƣờng vận chuyển đến BHXH quận và đến các đại lý chi trả trong quá trình tổ chức chi cho từng đối tƣợng. Quản lý chặt các quy trình chi tiền mặt, không để tiền mặt tồn lại tại các đại lý quá lớn, đảm bảo đúng quy định quản lý tiền mặt trong quá trình cấp phát và quyết toán. Đảm bảo đúng quy định chế độ nhập, xuất, kiểm kê tiền mặt, cuối ngày tiến hành nhập quỹ tiền mặt, kiểm kê quỹ và giao nhận lại cho Ngân hàng khi khối lƣợng tiền tồn tại quá lớn.
Trang bị đầy đủ các tủ, hòm, giá để lƣu giữ chứng từ, sổ sách thanh toán của quá trình chi trả, báo cáo quyết toán tài chính. Trang bị những dụng cụ đựng tiền nhƣ két, hòm sắt cho các đại lý chi trả nhằm đảm bảo an toàn trong quá trình chi tiền mặt.
Đa dạng hóa các phƣơng thức chi trả. Hiện nay trên địa bàn quận Đống Đa nói riêng và toàn thành phố Hà Nội nói chung việc chi trả chế độ BHXH cho đối tƣợng vẫn là ba phƣơng thức chỉ trả là chi trực tiếp, chi gián tiếp qua
các đại lý chi trả và chi qua tài khoản ATM. Tại phƣơng thức chi qua tài khoản ATM vẫn chỉ có số ít đối tƣợng sử dụng. Để đối tƣợng tham gia nhận chế độ theo phƣơng thức này nhiều hơn nữa BHXH quận Đống Đa cần phối hợp với hệ thống Ngân hàng vận động và hƣớng dẫn các đối tƣợng mở tài khoản cá nhân, đồng thời ký hợp đồng với Ngân hàng quy định rõ trách nhiệm cảu các bên và thỏa thuận chi phí cho dịch vụ này để tổ chức thực hiện chu đáo hơn. Trong phƣơng thức này, có trƣờng hợp nhiều đối tƣợng đi chơi xa nhƣ ra tỉnh ngoài hoặc ra nƣớc ngoài du lịch với gia đình rất phiền phức khi lấy xác nhận của chính quyền địa phƣơng sở tại, các đối tƣợng vì lâu không ký nhận nên xảy ra tình trạng thƣờng xuyên quên không đến ký tại UBND nơi đăng ký lĩnh chế độ, nên bị dừng hƣởng trợ cấp gây khó khăn cho đối tƣợng, vì vậy nên cần bỏ thủ tục 6 tháng định kỳ ngƣời lĩnh thẻ ATM về phƣờng ký xác nhận chữ ký.
Ngoài ra phƣơng thức chi trả qua hệ thống bƣu điện trên địa bàn quận vẫn chƣa đƣợc áp dụng. Hiện nay dịch vụ chuyển tiền qua hệ thống Bƣu điện đang là một trong những dịch vụ tài chính của Tổng công ty Bƣu điện Việt Nam đƣợc đông đảo khách hàng sử dụng với ba loại hình là thƣ chuyển tiền, điện chuyển tiền và chuyển tiền nhanh, ngoài ra dịch vụ chuyển tiền tận nhà của Bƣu điện cũng đáp ứng đƣợc nguyên tắc chi trả tận tay, đủ số cho các đối tƣợng. Điều này hoàn toàn có thể đáp ứng đƣợc công tác chi trả các chế độ BHXH hàng tháng của ngành BHXH vì vậy BHXH quận Đống Đa cần ký hợp đồng với bƣu cục địa phƣơng quy định rõ trách nhiệm của mỗi bên, mức phí chuyển tiền, mức bồi hoàn khi không thực hiện đƣợc công tác chi trả hoặc xảy ra mất tiền mỗi bên, ngoài ra cần có sự phối kết hợp với UBND các phƣờng về công tác quản lý đối tƣợng một cách sát sao và có tình, có lý đối với phƣơng thức chi trả này.