Qua thực tế cho thấy, việc liên kết với nhau giữa các bộ phận trong sản xuất để tạo nên một dây chuyền tại Công ty chưa thực sự ăn khớp với nhau, vẫn để xảy ra tình trạng truyền và nhận thông tin giữa các bên chưa chính xác gây nên nhiều cản trở và ảnh hưởng đến hiệu quả sản xuất kinh doanh. Để nâng cao hiệu quả sản xuất, công ty cần đưa ra phương pháp quản lý sản xuất phù hợp.
Trước hết công ty cần cụ thể hoá các công việc trong từng công đoạn của quy trình sản xuất nhằm hợp lý hoá các hoạt động kinh doanh như phân công cho từng người cụ thể về sắp chữ điện tử, lập market, bình bản, lên phim,... tránh chồng chéo và đỗ lỗi cho nhau; sắp xếp lại chức năng, nhiệm vụ của một số phòng ban, phân xưởng để mọi công việc không bị trùng lặp, chồng chéo như các phần việc của phòng tổ chức lao động do
phòng kế toán thực hiện (chế độ, chính sách lương, bảo hiểm xã hội,...) hoặc của phòng kế toán đang do phòng kinh doanh thực hiện (công tác thống kê). Công ty cũng cần đưa ra khẩu hiệu "chất lượng sản phẩm gắn liền với sự tồn tại và phát triển của Công ty" cho từng khâu, từng công đoạn. Kết hợp nhiều biện pháp như tổ chức sản xuất hợp lý, đổi mới công nghệ, đào tạo, giáo dục để thúc đẩy sản xuất, mở rộng thị trường, đồng thời cải thiện mối quan hệ giữa công ty với khách hàng.
Quản lý chất lượng là mục tiêu cần được đề cập thường xuyên thông qua giáo dục trong từng đợt sinh hoạt chính trị, là một nội dung thi đua quan trọng đối với từng tập thể và cá nhân. Từ đó hình thành ý thức làm chủ của mỗi cá nhân trong triển khai thực hiện nhiệm vụ, chất lượng sản phẩm gắn liền với hiệu quả công việc và thu nhập.
Cho đến nay Công ty vẫn chưa áp dụng đánh giá chất lượng in theo tiêu chuẩn Quốc tế (ISO), việc đánh giá chất lượng sản phẩm in chủ yếu phụ thuộc vào khách hàng. Vì vậy, Công ty cần phải thường xuyên nắm bắt nhu cầu và tâm lý khách hàng để thay đổi mẫu mã sản phẩm in cho phù hợp.
Việc kiểm tra chất lượng sản phẩm in cần được thực hiện theo hệ thống, Công ty đã giao trách nhiệm kiểm tra, ký xác nhận ở từng khâu, từng công đoạn: chế bản (sửa, bình bản, phơi), khâu in (in thử, duyệt mẫu in), khâu gia công (gấp, đếm, bắt, vào bìa, cắt xén), nhập kho,...cho từng quản đốc, thủ kho cụ thể. Nếu phát hiện sai lệch ở khâu nào thì trực tiếp sửa ở khâu đó, nhằm hạn chế tối đa sai sót dẫn đến lãng phí nguồn lực và ảnh hưởng lớn tới uy tín cũng như hiệu quả sản xuất kinh doanh của Công ty.
Để hoàn thiện được quy trình quản lý sản xuất Công ty cần phải thực hiện một số công việc:
Để kiểm soát được tỷ lệ phế phẩm và hao hụt nguyên vật liệu trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh, Công ty phải xây dựng được định mức vật tư cụ thể cho từng loại sản phẩm, từng khâu, từng công đoạn sản xuất trên cơ sở đó xác định được mức bù hao hụt và tiết kiệm chi phí. Việc xác định mức bù hao là để cố gắng nhằm ổn định chất lượng, giảm tỷ lệ sản phẩm hỏng, từ đó tiết kiệm chi phí và tăng lợi nhuận của Công ty.
Quy định quản lý chất lượng sản phẩm gắn liền với thưởng phạt vật chất
Cơ cấu chi phí nguyên vật liệu trong giá thành sản phẩm in thường chiếm 40% - 60%, chi phí nhân công chiếm từ 20% - 35%, còn lại là các chi phí khác. Như vậy nếu không kiểm soát được chất lượng vật tư qua các khâu làm thất thoát, sai hỏng sản phẩm thì toàn bộ vật tư đó trở thành phế liệu. Do đó, bằng mọi biện pháp Công ty cần phải tăng cường kiểm tra từng công đoạn, để ngăn chặn sai hỏng sản phẩm tại khâu cuối. Trên cơ sở định mức chi phí nguyên vật liệu, Công ty giao nhiệm vụ cho tứng phân xưởng cụ thể, nếu phân xưởng hay công đoạn nào vượt quá định mức chi phí thì Công ty sẽ phạt bằng cách trừ vào thu nhập của người đứng đầu bộ phận hoặc phân xưởng đó. Ngược lại, nếu tiết kiệm được chi phí sản xuất thì Công ty cũng cần có khen thưởng nhằm động viên, khích lệ tình thần làm việc cho người lao động.
Mức thưởng phạt bên cạnh gắn với tiết kiệm chi phí thì cũng cần xem xét đến yếu tố thời gian. Phòng kế hoạch, phân xưởng sản xuất, phòng Tài vụ cùng lập các biên bản và đưa ra kết quả tính toán cuối cùng làm cơ sở đề xuất lãnh đạo công ty duyệt. Đây là hình thức mới áp dụng cần được thực hiện nghiêm túc, một mặt vừa động viên khuyến khích, mặt khác vừa
gắn trách nhiệm của mỗi cá nhân tham gia vào quản lý chất lượng sản phẩm in.
Cải tiến hình thức trả lương
Hiện tại Công ty trả lương theo hình thức lương thời gian. Với hình thức trả lương này thì rất đơn giản, dễ làm nhưng lại không khuyến khích được người lao động nâng cao năng suất lao động. Để nâng cao năng suất và hiệu suất sử dụng lao động, Công ty cần thực hiện chế độ trả lương khoán sản phẩm tới từng khâu, từng công đoạn sản xuất. Với hình thức này sẽ đảm bảo tính công bằng hơn, người lao động sẽ thấy hài lòng hơn với kết quả mà họ tạo ra và sẽ tránh được tình trạng người làm nhiều hưởng ít và người làm ít lại hưởng nhiều.