Tài chính là vấn đề sống còn đối với hoạt động của một Công ty. Công ty có mạnh hay không, hoạt động có hiệu quả hay không phụ thuộc rất lớn vào tiềm lực tài chính. Trong những năm tới Công ty cần quan tâm đến một số vấn đề về tài chính như:
a. Công tác huy động vốn.
Công ty Cổ phần in Hà Tĩnh là công ty có quy mô nhỏ, vì thế việc huy động vốn đối với Công ty không phải là việc tạo được nguồn vốn tối đa mà là giải pháp cụ thể để huy động các nguồn vốn có hiệu quả nhất, có chi phí thấp nhất, góp phần nâng cao hiệu quả sử dụng vốn kinh doanh. Một số giải pháp công ty có thể áp dụng trong thời gian tới như sau:
- Qua tính toán cho thấy hàng năm Công ty hoạt động đều có lãi, Công ty nên tận dụng tối đa nguồn vốn tự có của công ty. Sử dụng các nguồn vốn nhỏ lẻ từ lợi nhuận để lại để lại tích luỹ, từ quỹ đầu tư phát triển, các quỹ tạm thời nhàn rỗi của công ty như quỹ khen thưởng, quỹ phúc lợi, từ khấu hao, bán thanh lý tài sản, từ lợi tức và tăng cường liên doanh liên kết mở rộng ngành nghề.
- Tận dụng lợi thế là đơn vị mới cổ phần hoá trên địa bàn tỉnh, Công ty có thể kiến nghị với UBND tỉnh và các cơ quan hữu quan cho phép để lại các khoản phải trích nộp để bù đắp được lượng vốn lưu động bị thiếu hụt trong quá trình sản xuất kinh doanh và đầu tư mua sắm bước đầu trang thiết bị phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh.
Khai thác nguồn vốn tín dụng thương mại
Công ty Cổ phần In Hà Tĩnh có thể thương lượng với các đối tác khi mua và nhập khẩu nguyên vật liệu, máy móc thiết bị theo phương thức trả chậm hoặc thiết lập một nhóm các đối tác, các nhà cung cấp nguyên liệu lâu dài có uy tín để nhập hàng trả chậm.
Vay tín dụng ngân hàng
Vay vốn tại các ngân hàng thương mại cũng là một hoạt động thiết yếu của Công ty Cổ phần in Hà Tĩnh nhằm bù đắp lượng vốn kinh doanh bị thiếu hụt và bổ sung và nguồn vố kinh doanh của Công ty. Vốn vay tại các ngân hàng thương mại sẽ đáp ứng được các yêu cầu như: nhanh, đủ lớn, và các thủ tục hành chính cũng không mấy rắc rối đảm bảo kịp thời nguồn vốn phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty. Công
ty Cổ phần in Hà Tĩnh nên coi đây là một kênh tạo vốn quan trọng và lâu dài đối với điều kiện và hoàn cảnh cụ thể của mình.
Trong những năm qua, việc vay vốn tại các ngân hàng thương mại luôn được đáp ứng nhanh gọn mỗi khi công ty có nhu cầu. Một phần là nhờ uy tín trong kinh doanh, mặt khác do thực tế công ty vay và hoàn trả các khoản nợ vay đầy đủ, đúng hạn, tạo nên một niềm tin đối với ngân hàng thương mại. Vì vậy công ty cần đặt ra cho mình một kế hoạch cụ thể đối với công tác tín dụng ngân hàng:
- Lên các kế hoạch vay vốn và sử dụng vốn chi tiết, đầy đủ.
- Cố gắng giữ vững và phát huy uy tín tín dụng đối với các ngân hàng thương mại.
Phát hành cổ phiếu ra công chúng
Hiện tại Công ty chỉ mới phát hành Cổ phiếu lưu hành trong nội bộ công ty nhưng chưa phát hành ra ngoài. Trong giai đoạn tới, Công ty cần nhiều vốn để mở rộng hoạt động sản xuất kinh doanh thì đây là nguồn huy động vốn rất có lợi cho Công ty, Công ty có thể phát hành Cổ phiếu, trái phiếu ra bên ngoài để huy động vốn.
b. Sử dụng các loại vốn cố định
Nâng cao hiệu quả sử dụng vốn cố định thực chất là nâng cao hiệu quả sử dụng tài sản cố định và bảo đảm nguồn vốn để đầu tư vào tài sản cố định theo yêu cầu của sản xuất kinh doanh. Do vậy việc nâng cao hiệu quả sử dụng vốn cố định của công ty cần theo các hướng sau:
Quản lý và khai thác tối ưu tài sản cố định
- Có chính sách phân cấp quản lý tài sản cố định một cách rõ ràng, hợp lý cho các đơn vị phòng ban, phân xưởng, nhằm tăng cường trách
nhiệm của từng bộ phận đối với tài sản cố định của công ty. Giải pháp này sẽ giúp doanh nghiệp khai thác triệt để năng lực máy móc thiết bị, nâng cao năng suất lao động, giảm chi phí đầu tư, nhờ đó nâng cao hiệu quả sử dụng vốn cố định.
- Áp dụng chính sách đòn bẩy lợi ích kinh tế để nâng cao công suất sử dụng tài sản cố định trong quá trình sản xuất kinh doanh, có hình thức thưởng phạt nghiêm minh, rõ ràng cho các trường hợp quản lý, sử dụng tài sản cố định có hiệu quả cao hay vi phạm nguyên tắc quản lý, bảo dưỡng, làm hư hỏng, hạn chế năng lực hoạt động của tài sản cố định. Bên cạnh đó cần có kế hoạch sử dụng tài sản cố định một cách hợp lý trong dây chuyền sản xuất nhằm khai thác hết công suất tài sản cố định, nâng cao hiệu suất làm việc của tài sản cố định, giảm chi phí khấu hao trong giá thành sản xuất sản phẩm.
- Công ty cần thực hiện tốt việc quản lý sửa chữa, bảo dưỡng, nâng cấp tài sản cố định bảo đảm không làm hư hỏng, mất mát và duy trì năng lực sản xuất của tài sản cố định. Các tài sản cần lên kế hoạch sửa chữa, bảo dưỡng là máy xén Trung quốc, máy phơi, máy in 2 màu. Công ty có thể tiến hành hợp lý hoá định kỳ bảo dưỡng sửa chữa tài sản cố định như: Duy tu, bảo dưỡng, sửa chữa định kỳ hàng tháng, hàng năm cho phù hợp. Thời gian bảo dưỡng, duy tu hay sửa chữa lớn định kỳ đối với từng tài sản cố định cụ thể sẽ khác nhau do đặc tính và khả năng hoạt động của từng tài sản là khác nhau. Thời gian này được đưa ra trên cơ sở thống nhất các ý kiến giữa phòng ban điều hành sản xuất và phân xưởng sản xuất đăng ký quản lý và sử dụng tài sản cố định đó. Để chủ động trong công tác sửa chữa tài sản cố định, công ty nên lập kế hoạch trích trước chi phí sửa chữa tài sản cố định vào chi phí kinh doanh để trình UBND tỉnh, Sở Tài chính và Sở Văn hoá thông tin xem xét giải quyết.
- Thanh lý kịp thời đối với những tài sản cố định cũ kỹ lạc hậu về kỹ thuật, bị hư hỏng nặng hay không còn nhu cầu sử dụng để thu hồi vốn, tránh tình trạng bị ứ đọng vốn, gây lãng phí như máy xén, máy phơi.
Áp dụng phương pháp khấu hao tài sản cố định hợp lý để đảm bảo nguồn vốn tái đầu tư
Công ty hiện nay đang áp dụng phương pháp khấu hao tài sản cố định theo đường thẳng. Tuy nhiên trong điều kiện kinh doanh có lãi, công ty nên đăng ký khấu hao nhanh. Tỷ lệ khấu hao cơ bản trong trường hợp này tất nhiên sẽ tăng nhanh nhằm nhanh chóng thu hồi vốn cố định và cũng là để bảo toàn vốn. Thời gian khấu hao tối thiểu này sẽ được dựa trên cơ sở là nguồn vốn ban đầu đầu tư cho tài sản, hao mòn của tài sản cố định và cả sự ảnh hưởng của thuế trong việc trích khấu hao cùng với quy định hiện hành của Nhà nước sao cho phù hợp với tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty. Rút ngắn thời hạn trích khấu hao sẽ làm tăng giá vốn hàng bán, giảm lợi nhuận và thu nhập của công nhân viên trong công ty, tuy nhiên sẽ giúp công ty nhanh chóng thu hồi được vốn để có thể tiếp tục tái đầu tư đổi mới tài sản cố định, nâng cao năng lực hoạt động cũng như chất lượng kinh doanh và cung cấp dịch vụ của mình, hiệu quả sử dụng vốn cố định chắc chắn sẽ được cải thiện một cách rõ rệt.
c. Sử dụng vốn lưu động
Tiết kiệm các khoản chi phí
Phải triệt để thực hành tiết kiệm chi phí sản xuất và chi phí quản lý trong toàn công ty:
- Đối với chi phí vật tư như nguyên nhiên vật liệu, công ty phải có biện pháp quản lý chặt chẽ thông qua định mức. Hệ thống định mức vật tư này sẽ là cơ sở cho việc xác định vật tư tiêu hao vào kinh doanh, đồng
thời nó phải được theo dõi thường xuyên, kiểm tra, phân tích định kỳ nhằm phát hiện, ngăn chặn kịp thời các trường hợp tiêu hao vật tư vượt định mức cũng như những điểm còn bất hợp lý của hệ thống để có biện pháp điều chỉnh hợp lý. Giá vật tư mua ngoài, vật tư thuê ngoài gia công, các chi phí thuê gia công, vận chuyển, bảo quản, cũng cần phải được quản lý một cách chặt chẽ nhằm hạn chế hiện tượng tiêu cực, gây lãng phí vốn kinh doanh của công ty.
- Chi lương và các khoản có tính chất lương phải được quản lý một cách chặt chẽ và đúng mục đích gắn với kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh trên cơ sở xây dựng các định mức lao động và đơn giá tiền lương đã được Đại hội đồng Cổ đông thống nhất. Công ty cần có biện pháp kiểm soát các khoản chi lương trong khuôn khổ từ kết quả kinh doanh bảo đảm không thâm hụt vào vốn, không làm ảnh hưởng đến nghĩa vụ trích nộp ngân sách Nhà nước, không tạo khoảng cách quá chênh lệch giữa 2 loại lao động là công nhân trực tiếp sản xuất và cán bộ quản lý. Tiền lương phải gắn lợi ích với trách nhiệm vật chất nhằm khuyến khích nâng cao năng suất lao động của đội ngũ cán bộ công nhân viên trong toàn công ty. Công ty cần tham khảo các định mức đơn giá sản phẩm của các doanh nghiệp ngành in để khắc phục những khiếm khuyết trong định mức đơn giá của mình.
- Đối với các khoản chi phí quản lý và tiêu thụ sản phẩm như chi phí hành chính, tiếp thị, quảng cáo, giao dịch thông tin liên lạc,... hiện nay chưa hoàn toàn được kiểm soát một cách chặt chẽ, còn gây nhiều thất thoát vốn cho công ty. Tuy đã có quy chế về tỷ lệ được phép chi cho các hoạt động này theo phần trăm doanh thu nhưng trong trường hợp cụ thể của mình, công ty cần đưa ra mức chi tối đa cho phép, đồng thời trong quá trình phát sinh cần có sự kiểm tra chặt chẽ để tránh những trường hợp
chi không hợp lý, góp phần tiết kiệm nguồn vốn lưu động hiện đã và đang ngày càng hạn hẹp của công ty.
Quản lý hàng tồn kho
Hàng tồn kho của Công ty Cổ phần in Hà Tĩnh trong những năm qua là tương đối cao, số hàng tồn kho này chủ yếu là nguyên vật liệu đã làm ảnh hưởng đến tốc độ luân chuyển vốn lưu động của Công ty. Do vậy, Công ty cần phải tìm các nhà cung cấp vật tư ổn định, lâu dài, bên cạnh đó bộ phận kế hoạch sản xuất cũng cần có dự báo nhu cầu nguyên vật liệu cho từng loại cụ thể một cách chính xác để có cung ứng kịp thời nhằm hạn chế tối đa lượng hàng tồn kho nhưng vẫn đảm bảo kế hoạch sản xuất diễn ra đều đăn và giải phóng cho một lượng lớn vốn lưu động ứ động ở trong kho. Bên cạnh đó cũng cần xây dựng, bố trí các kho dự trữ nguyên vật liệu một cách hợp lý nhằm một phần vừa đảm bảo việc luân chuyển từ kho đến các phân xưởng thuận tiện, an toàn, tránh việc gây hỏng vật tư khi chưa kịp đưa vào sản xuất do một số điều kiện về thời tiết như mưa gió, mặt khác cũng là để việc bảo quản, kiểm soát vật tư tồn kho một cách chính xác nhất. Điều này cần nhanh chóng thực hiện do hiện nay trong công ty còn tồn tại tình trạng vật tư mua về dự trữ không có kho chứa nên để chung với các phân xưởng sản xuất. Khi công nhân tiến hành sản xuất do không có ý thức đã làm hỏng một lượng vật tư tự ý tráo với vật tư đang "để chờ".
Nâng cao hiệu quả công tác kế toán quản trị, công tác thống kê - Bên cạnh các giải pháp trên, giải pháp về công tác kế toán quản trị, thống kê, kiểm toán và cả nghiệp vụ kinh doanh cũng cần phải được coi trọng. Hiện nay trong công tác kế toán tài chính mới chỉ dừng lại ở việc thực hiện nghiệp vụ, chưa có bộ phận kiểm soát, chưa thực hiện công tác
kế toán quản trị hoàn chỉnh, chưa thực hiện được công tác thống kê nên chưa tham mưu được nhiều cho công tác điều hành sản xuất. Các hoạt động kinh doanh mua bán hàng hoá cũng xảy ra tình trạng tương tự. Điều đó dẫn đến tình trạng thông tin đến các cấp lãnh đạo để ra quyết định không kịp thời, ảnh hưởng đến kết quả sản xuất kinh doanh của công ty. Công ty cần có chương trình thường xuyên đào tạo củng cố lại và nâng cao kỹ năng nghiệp vụ cho nhân viên kế toán tài chính, kế toán nói riêng và cán bộ quản lý kinh doanh của toàn công ty nói chung. Đặc biệt là nhân viên kế toán tài chính không những cần phải nắm chắc nghiệp vụ mà còn phải thể hiện được sự năng động linh hoạt trong từng trường hợp cụ thể.
- Công ty cần đưa ra và công khai một quy trình thanh toán thống nhất. Việc thanh toán của từng bộ phận nên đưa về một đầu mối, tránh việc nhân viên nào cũng có thể đứng ra thanh toán làm công tác kế toán mất nhiều thời gian vì công việc như vậy sẽ bị chia nhỏ, manh mún, khó kiểm soát do tính nhỏ lẻ của từng nghiệp vụ dễ bị bỏ qua.
- Trong quản lý điều hành phải thông qua báo cáo, hàng ngày sau ngày làm việc, người lao động phải báo cáo cho cấp trên về kết quả đạt được và không đạt được trong ngày, các nguyên nhân tạo nên kết quả đó và có ý kiến về phương hướng khắc phục hoặc phát huy. Có như vậy lãnh đạo mới bám sát được tình hình thực tế của công ty, từ đó điều hành hoạt động Công ty một cách hiệu quả nhất.