CHƢƠNG 2 : PHƢƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU
4.3 Một số giải pháp nâng cao chất lƣợng nguồn nhân lực trong quản lý
4.3.3 Hoàn thiện chính sách đào tạo
Đào tạo, bồi dưỡng công chức tập sự
Mục đích: Giúp cho nhân viên mới làm quen và nắm bắt yêu cầu công việc đồng thời thích nghi với môi trƣờng mới, nội quy, chính sách của cơ quan.
Đối tượng: Công chức mới tuyển dụng.
Nội dung: Luật công chức; Nội quy, quy chế, Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của đơn vị.
Hình thức đào tạo: Tổ chức một khoá học cho ngƣời tập sự hiểu rõ chức trách , nhiệm vụ của vị trí, việc làm đang đảm nhiệm trong thời gian tập sự, thời gia từ 3 đến 5 ngày . Lựa chọn, phân công cán bộ công chức giỏi, tâm huyết để hƣớng dẫn, kèm cặp ngƣời tập sự.
Nhiệm vụ quyền lợi của người được đào tạo, bồi dưỡng: Hiểu rõ các chức trách, nhiệm vụ phải thực hiện theo vị trí việc làm, Hoàn thành tốt nhiệm vụ tập sự. Đƣợc bổ nhiệm vào ngạch công chức theo quy định của pháp luật.
Đào tạo cấp bằng: (Đào tạo dài hạn tập trung: trung cấp, cử nhân/kỹ sƣ, thạc sỹ, tiến sĩ)
Mục tiêu: Đào tạo chuyên môn để đáp ứng vị trí còn thiếu và sẽ thiếu để có cán bộ có năng lực để đáp ứng đƣợc yêu cầu phát triển của Sở trong từng thời kỳ.
Đối tượng: Cán bộ công chức, viên chức đang công tác, theo chủ trƣơng quản lý của Nhà nƣớc, theo đề bạt, theo nguyên tắc quản lý tài chính; Cán bộ đang làm công tác có liên quan và phù hợp với chiến lƣợc phát triển chung của Sở trong thời gian dài và với những vị trí/chức danh thuộc lĩnh vực chuyên môn còn thiếu trong thời gian tới.
Hình thức đào tạo: Trung hạn hoặc dài hạn (tập trung hoặc từ xa); trong nƣớc hoặc ngoài nƣớc.
Nội dung: Đào tạo chuyên sâu về chuyên môn nghiệp vụ: quản lý - hành chính - chuyên môn - chính trị.
Đối với hoạt động đào tạo trung hạn: Đào tạo ngoại ngữ (12 tháng/khóa); Đào tạo nâng cao kiến thức về tin học (03 tháng/khóa); Quản lý nhà nƣớc (03 tháng/khóa); Trung cấp và Cao cấp Chính trị (12 tháng/khóa).
Đối với những hoạt động đào tạo dài hạn: nhƣ trung cấp, cử nhân/kỹ sƣ, thạc sĩ, tiến sĩ.
Kinh phí: Ngân sách, chƣơng trình hợp tác, nguồn tài trợ khác; cá nhân tự túc tài chính.
Quyền lợi và nghĩa vụ:
Quyền lợi: Đƣợc cử đi học/đào tạo.
Nghĩa vụ: đáp ứng thời gian làm việc theo quy định của NN, phải hoàn thành đƣợc bằng cấp, nếu không phải hoàn trả lại một phần kinh phí nhất định; Tuân thủ Quy định đối với ngƣời đi học theo các chƣơng trình, dự án.
Đào tạo không cấp bằng:
Mục tiêu: nâng cao kỹ năng thực hiện từng công việc cụ thể.
Đối tượng: Toàn thể cán bộ công nhân viên chức (do kinh phí hạn chế nên khuyến khích các cán bộ tham gia, trong khi lựa chọn cán bộ sẽ chọn ngƣời có chuyên môn liên quan để đi học).
Tiêu chuẩn lựa chọn: Theo thứ tự ƣu tiên từng lĩnh vực công việc và năng lực cán bộ của đơn vị.
Hình thức: Tự nghiên cứu sách báo tài liệu; tổ chức tập huấn; tổ chức hội thảo, hội nghị; các khoá đào tạo ngắn hạn.
Nội dung các khoá đào tạo ngắn hạn:
Đối với cán bộ lãnh đạo và cán bộ quản lý cần tập trung vào: đào tạo, tập huấn về tƣ duy chiến lƣợc và lập kế hoạch; tƣ duy sách lƣợc; đào tạo, tập huấn nâng cao năng lực chuyên môn nhƣ: tổ chức các khóa đào tạo về chuyên môn, chuyên ngành, vi tính và ngoại ngữ; đào tạo nâng cao năng lực quản lý; tổ chức khoá học ngắn hạn về kỹ năng nghề nghiệp và giao tiếp ứng xử nhƣ: kỹ năng đàm phán, thƣơng thuyết, kỹ năng giao tiếp tạo lập mối quan hệ.
Đối với cán bộ chuyên môn, nội dung đào tạo tập trung vào: đào tạo, tập huấn về các lĩnh vực chuyên môn, chuyên ngành; tổ chức các hội thảo, tọa đàm, phổ biến chính sách pháp luật; đào tạo, tập huấn bồi dƣỡng về các kỹ năng thu thập và xử lý thông tin dữ liệu, sử dụng trang thiết bị trong chuyên môn; kỹ năng lập kế hoạch và tổ chức thực hiện kế hoạch công việc; kỹ năng giao tiếp và tạo lập mối quan hệ; phổ biến kinh nghiệm quản lý bản thân.
Đối với cán bộ hành chính và phục vụ tập trung nâng cao các kiến thức về: xây dựng kế hoạch và thực hiện kế hoạch công việc; nâng cao năng lực chuyên môn hành chính; chính trị, tƣ tƣởng; đào tạo, tập huấn nâng cao kỹ năng giao tiếp và ứng xử.
Đào tạo kỹ năng mềm cho cán bộ công nhân viên bên cạnh đào tạo kỹ năng cứng: kỹ năng mềm giúp cán bộ công nhân viên thành công trong công việc và cuộc sống, hoàn thành tốt nhiệm vụ đƣợc giao. Chìa khóa dẫn đến thành công thực sự là phải biết kết hợp cả hai kỹ năng này. Các kỹ năng mềm cần chú trọng nhƣ: Quan điểm lạc quan, Hòa đồng với tập thể, Giao tiếp hiệu quả, Tỏ thái độ tự tin, Luyện kỹ năng sáng tạo, Thừa nhận và học hỏi từ những lời phê bình, Thúc đẩy chính mình và dẫn dắt ngƣời khác, Đa năng và ƣu tiên những việc cần làm trong danh sách, Có cái nhìn tổng quan...
Nghĩa vụ và trách nhiệm: Sau đào tạo phải đáp ứng đƣợc công việc tốt hơn theo nhiệm vụ đƣợc giao.
Quy trình đào tạo.
Bước 1: Xác định nhu cầu đào tạo.
Nhu cầu đào tạo đƣợc xác định trên các cơ sở sau:
- Đào tạo định hƣớng cho đội ngũ nhân viên mới đƣợc tuyển dụng.
- Căn cứ vào đánh giá kết quả công tác của cán bộ nhân viên đƣợc thực hiện định kỳ, tổ chức có thể biết đƣợc điểm mạnh, điểm yếu của từng cá nhân, từ đó đƣa ra nội dung đào tạo phù hợp nguyện vọng và sự phát triển của các cá nhân.
- Đào tạo để đáp ứng yêu cầu mở rộng công việc hoặc để cán bộ có thể khai thác và sử dụng hiệu quả trang thiết bị của hệ thống công nghệ thông tin hiện đại.
- Đào tạo cán bộ nguồn đáp ứng các yêu cầu mở rộng hoạt động trong tƣơng lai.
Hàng năm phòng tổ chức cán bộ có trách nhiệm dự kiến các chƣơng trình đào tạo sẽ đƣợc tổ chức trong năm kế hoạch, thông báo tới cán bộ nhân viên trong toàn Sở để mọi ngƣời đƣợc biết và chủ động đăng ký với Phòng Tổ chức cán bộ về nhu cầu đào tạo trong năm kế hoạch.
Các cá nhân có thể đề bạt nhu cầu đào tạo của mình qua cán bộ quản lý trực tiếp của mình để cán bộ quản lý báo cáo lên phòng Tổ chức cán bộ tổng hợp nhu cầu.
Bước 2: Kế hoạch đào tạo.
Căn cứ vào các nhu cầu đào tạo nêu trên, Phòng Tổ chức cán bộ có trách nhiệm tổng hợp và phân tích để xác định nhu cầu đào tạo của cán bộ nhân viên trong toàn Sở và thứ tự ƣu tiên đào tạo, trên cơ sở đó lập Kế hoạch đào tạo cho cán bộ nhân viên. Phòng Tổ chức cán bộ và bộ phận tổ chức của các đơn vị trực thuộc Sở chịu trách nhiệm chính trong việc thực hiện kế hoạch đào tạo hàng năm. Cụ thể:
- Chủ trì xây dựng kế hoạch và triển khai thực hiện kế hoạch hàng năm của từng đơn vị và toàn Sở.
- Phối hợp với các đơn vị, bộ phận xác định, lựa chọn đối tƣợng đào tạo phù hợp với nhu cầu cá nhân và yêu cầu công việc.
- Lựa chọn cá nhân, đơn vị cung cấp dịch vụ đào tạo theo đúng các qui định quản lý hành chính của Nhà nƣớc và của Sở.
- Giám sát đơn vị cung cấp dịch vụ đào tạo trong quá trình triển khai đào tạo. - Thực hiện công tác đánh giá hiệu quả đào tạo: đánh giá trong, sau đào tạo. - Thực hiện các thủ tục hành chính theo đúng qui định của NN, của Sở đối với những cá nhân đƣợc cử đi học tập, đào tạo.
- Phối hợp với các bộ phận có liên quan trong Sở, các cơ quan bên ngoài có liên quan đảm bảo nguồn kinh phí, cơ sở vật chất cho các khoá đào tạo.
Về ngân sách đào tạo: Ngân sách cho các hoạt động đào tạo là vấn đề quan trọng nhất để có thể tiến hành đƣợc các khóa đào tạo theo kế hoạch. Trong điều kiện nguồn ngân sách nhà nƣớc cấp cho Sở thực hiện công tác đào tạo có hạn thì việc huy động các nguồn lực tài trợ từ bên ngoài là hết sức quan trọng, thậm chí ảnh hƣởng quyết định đến việc triển khai kế hoạch đào tạo. Trách nhiệm trong việc đƣa ra giải pháp giải quyết những khó khăn về ngân sách cho đào tạo nhƣ sau:
- Phòng Tổ chức cán bộ kết hợp với Phòng Kế hoạch - Tài chính lập kế hoạch ngân sách cho hoạt động đào tạo về các mặt nhƣ lƣợng kinh phí cần thiết cho từng năm, cân đối giữa nguồn tự có, ngân sách cấp hàng năm và đề xuất các biện pháp huy động nguồn kinh phí tài trợ.
- Để có thể triển khai tốt kế hoạch đào tạo phát triển nguồn nhân lực, Lãnh đạo Sở, Phòng Tổ chức cán bộ và các đơn vị trực thuộc thành lập Ban Chỉ đạo thực hiện để xúc tiến việc triển khai, kiểm soát các hoạt động đào tạo và chủ động tìm các nguồn tài trợ hoặc huy động kinh phí cho đào tạo.
Nguồn kinh phí cho đào tạo sẽ bao gồm: Quỹ đào tạo trích trong kinh phí hoạt động hàng năm (đối với đơn vị có thu); nguồn tài trợ trong và ngoài nƣớc; ngân sách NN dành cho đào tạo (cấp trực tiếp cho Sở và theo chỉ tiêu); các chƣơng trình, chính sách đào tạo của NN theo từng dự án; cá nhân tự túc kinh phí cho các khoá đào tạo.
Nhiệm vụ của Ban Chỉ đạo thực hiện kế hoạch đào tạo: Xúc tiến việc tổ chức triển khai, kiểm soát các hoạt động đào tạo theo từng năm và xem xét điều
chỉnh cho phù hợp với tình hình thực tế; xác định lƣợng kinh phí cần huy động cho mỗi hoạt động đào tạo; các nguồn cụ thể để tiếp cận và mức huy động từ mỗi nguồn; xây dựng kế hoạch tạo nguồn kinh phí và các biện pháp, hoạt động triển khai cụ thể để tạo đƣợc nguồn kinh phí cần thiết; thực hiện đúng theo trách nhiệm của từng cá nhân trong Ban đối với việc theo dõi từng nguồn kinh phí.
Kế hoạch về huy động kinh phí đào tạo này phải đƣợc lãnh đạo Sở phê duyệt cùng với kế hoạch ngân sách chung của Sở để triển khai thực hiện các kế hoạch đào tạo. Lãnh đạo Sở xem xét và ra quyết định phê duyệt kế hoạch về kinh phí đào tạo đồng thời chỉ đạo phòng Tổ chức cán bộ, các đơn vị trực thuộc thực hiện kế hoạch ngân sách đã phê duyệt.
Kế hoạch chi tiết về ngân sách, kinh phí đào tạo cho năm sau đƣợc xây dựng và phê duyệt vào cuối quý IV của năm trƣớc. Trƣớc khi xây dựng kế hoạch năm sau cần có đánh giá về tình hình thực hiện kế hoạch của năm, làm cơ sở xây dựng kế hoạch năm sau.
Bước 3: Phê duyệt kế hoạch đào tạo
Kế hoạch đào tạo đƣợc lãnh đạo Sở/đơn vị trực tiếp xem xét và phê duyệt trƣớc khi đƣợc tổ chức triển khai.
Bước 4: Sở tự đào tạo hoặc liên hệ tổ chức đào tạo bên ngoài
Đối với các khoá đào tạo do Sở tự tổ chức: Trên cơ sở kế hoạch đào tạo đã đƣợc lãnh đạo Sở/đơn vị phê duyệt, Phòng Tổ chức cán bộ có trách nhiệm phối hợp với các đơn vị có liên quan xác định các loại hình đào tạo phù hợp (đào tạo định hƣớng, kèm cặp, huấn luyện tại nơi làm việc, tổ chức các buổi hội thảo, khoá đào tạo ngắn hạn).
Đối với trƣờng hợp Sở thuê các cơ sở đào tạo bên ngoài: Phòng Tổ chức cán bộ thu thập thông tin và đánh giá năng lực của trƣờng, trung tâm, đơn vị cung cấp dịch vụ đào tạo. Trên cơ sở đó lựa chọn tổ chức cung cấp dịch vụ đào tạo đáp ứng đƣợc các yêu cầu đặt ra cho mỗi chƣơng trình đào tạo. Các khóa đào tạo bên ngoài thƣờng thuộc các nội dung sau: Đào tạo về kiến thức, kỹ năng, năng lực và hành vi.
Bước 5: Chuẩn bị tài liệu
Các khoá đào tạo do Sở tự tổ chức: Phòng Tổ chức cán bộ sẽ phối hợp với các đơn vị trong toàn Sở chuẩn bị tài liệu cho các khoá đào tạo này.
Các khoá đào tạo do Sở thuê trƣờng, trung tâm, đơn vị cung cấp dịch vụ đào tạo tổ chức: Phòng Tổ chức cán bộ có trách nhiệm liên hệ với các cơ sở đào tạo để tiếp nhận, xem xét và đánh giá các tài liệu do các cơ sở đào tạo chuẩn bị trƣớc khi trình lãnh đạo Sở/đơn vị xem xét và phê duyệt.
Bước 6: Phê duyệt tài liệu đào tạo
Tài liệu đào tạo do Sở tự tổ chức hoặc phối hợp với đơn vị cung cấp dịch vụ đào tạo tổ chức phải đƣợc lãnh đạo Sở/đơn vị xem xét, phê duyệt trƣớc khi tổ chức thực hiện.
Bước 7: Tổ chức các khoá đào tạo
Văn phòng có trách nhiệm phối hợp với Phòng/Ban/đơn vị có liên quan tổ chức các khoá đào tạo theo kế hoạch và chƣơng trình đã đƣợc lãnh đạo Sở/đơn vị phê duyệt.
Bước 8: Đánh giá hoạt động đào tạo và sau đào tạo
Đánh giá ngay sau khi đào tạo: Ngay sau khi tham dự các khoá đào tạo, các khoá hội thảo. Mỗi cán bộ nhân viên có trách nhiệm hoàn thành đánh giá đào tạo và gửi về phòng Tổ chức cán bộ.
Việc đánh giá đào tạo có thể đƣợc thực hiện trƣớc, trong và sau khi đào tạo với qui trình nhƣ sau:
Bảng 4.1: Đánh giá hoạt động đào tạo và sau đào tạo
Cái gì/mặt gì Ngƣời đánh giá Khi nào Nhƣ thế nào
Năng lực của đối tƣợng đào tạo, nội dung, chƣơng trình, phƣơng pháp đào tạo
Lãnh đạo cơ quan, đơn vị, cán
bộ phụ trách công tác đào tạo
Trƣớc khi khóa học đƣợc tiến hành
Khảo sát, điều tra, nghiên cứu tài liệu.
Thực hiện các hoạt động (các khóa) đào tạo Ngƣời tổ chức, quản lý khóa học, học viên, cơ sở đào tạo Trong khi thực hiện khóa học
Giám sát, điều tra thăm dò (qua phiếu đánh giá), phản ánh
của những ngƣời có liên quan, Kết quả học tập
Cơ sở đào tạo,
học viên Sau khóa học Kết quả học tập đạt đƣợc
Kết quả ứng dụng, áp dụng kiến thức, kỹ năng vào thực tế công
việc
Lãnh đạo, đồng nghiệp, đối tác
Định kỳ, sự vụ Kết quả hoàn thành công việc, phiếu thăm dò, phiếu đánh giá. Kết quả phát triển cá nhân Cá nhân, đồng nghiệp, lãnh đạo trực tiếp Thƣờng xuyên Cảm nhận, giao việc để đánh giá năng lực, phiếu trắc nghiệm, thăm dò, góp ý, đề xuất, sáng kiến. Chia sẻ thông tin,
phối hợp, hợp tác Đồng nghiệp, đối tác, lãnh đạo Thƣờng xuyên, sự vụ, quá trình làm việc Thăm dò, góp ý, kết quả công việc của cả
tập thể Cảm nhận của học viên về khóa học Học viên, tổ chức Sau khóa học
Phiếu điều tra, phỏng vấn, trực tiếp
Nguồn: Văn phòng SGTVTTHN
Căn cứ vào đánh giá kết quả công tác đƣợc thực hiện định kỳ, Phòng Tổ chức cán bộ có trách nhiệm phân tích và tổng hợp chất lƣợng các khoá đào tạo đã
đƣợc tổ chức, trên cơ sở đó có những đề xuất nhằm nâng cao chất lƣợng các khoá đào tạo.
Hàng năm, Phòng Tổ chức cán bộ có trách nhiệm đánh giá tổng hợp việc thực hiện kế hoạch đào tạo thông qua các tiêu chí sau: Số khoá đào tạo đã đƣợc tổ chức, số lƣợt học viên tham dự, số giờ học bình quân trên mỗi cán bộ nhân viên, chất lƣợng của các khoá đào tạo. Ngoài ra, Phòng Tổ chức cán bộ có thể tổng hợp các sáng kiến đã áp dụng đƣợc vào thực tế do tham dự các khóa đào tạo.