4 CHƢƠNG : GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC QUẢN LÝ
4.3. CÁC GIẢI PHÁP ĐỀ XUẤT NHẰM HOÀN THIỆN QUẢN LÝ NHÂN LỰC
4.3.1. Nhóm giải pháp hoàn thiện phân tích, hoạch định và tuyển dụng nhân
quy trình đánh giá công khai để đảm bảo kết quả đánh giá chính xác, từ đó đƣa ra những chính sách phù hợp, đúng đắn, thỏa mãn đƣợc nhân lực.
4.3. Các giải pháp đề xuất nhằm hoàn thiện quản lý nhân lực tại Công Ty TNHH Mạng Tầm Nhìn Việt Nam TNHH Mạng Tầm Nhìn Việt Nam
4.3.1. Nhóm giải pháp hoàn thiện phân tích, hoạch định và tuyển dụng nhân lực nhân lực
Hoàn chỉnh công tác phân tích công việc :
Công ty thực sự phải chú trọng hơn nữa vào việc hoàn chỉnh công tác phân tích công việc để làm cơ sở thực hiện tốt các công tác quản lý nhân lực kế tiếp:
- Phân tích theo quy trình: Cần phải thực hiện các bƣớc phân tích theo quy trình để đề ra đƣợc bảng mô tả công việc và bảng tiêu chuẩn công việc chi tiết và cụ thể hơn quy định rõ các thông tin về công việc và ngƣời sẽ thực hiện công việc. Đó sẽ là những tiêu chuẩn cơ sở để đội ngũ quản lý thực hiện tốt các nội dung khác của quản lý nhân lực và cũng cung cấp cho nhân lực thông tin để tự đánh giá về công việc so với khả năng, trình độ và nhu cầu của mình.
- Gia tăng thành phần tham gia phân tích và phổ biến rộng rãi việc phân tích:
Trƣớc khi phân tích công việc cần phân rõ thành phần tham gia phân tích công việc tối thiểu phải bao gồm: Ngƣời thực hiện phân tích công việc, nhân lực lao động trong công ty, những nhân lực thuộc cấp bậc quản lý. Phải rà soát lại cơ cấu tổ chức của công ty và các vị trí công việc cụ thể đồng thời phải phổ biến rộng rãi việc phân tích công việc cũng nhƣ lý do thực hiện phân tích đối với nhân lực của toàn công ty nhằm đảm bảo sự hợp tác và đồng thuận từ phía nhân lực để đạt đƣợc hiệu quả nhất.
- Sử dụng phương pháp phân tích hợp lý: Khi thực hiện phân tích công việc, công ty có thể sử dụng kết hợp các phƣơng pháp phân tích đồng thời lựa chọn phƣơng pháp phân tích phù hợp nhất với từng loại hình công việc và với từng đối tƣợng tham gia phân tích công việc. Đối với xƣởng sản xuất, phần nhiều công việc thực hiện là các công việc lao động phổ thông chân tay, nhân lực thực
hiện công việc đa số cũng là lao động phổ thông, công ty có thể áp dụng phƣơng pháp quan sát và phƣơng pháp phỏng vấn. Các thông tin thu thập lại từ hai phƣơng pháp này sẽ là những thông tin đóng góp để hình thành bảng mô tả công việc và bảng tiêu chuẩn công việc dành cho bộ phận sản xuất. Khi thực hiện phỏng vấn cần phải trao đổi rõ với nhân lực về mục đích của việc phỏng vấn nhằm đạt đƣợc thông tin có độ chính xác cao hơn, chân thực hơn. Ngoài ra cũng cần áp dụng phƣơng pháp chuyên gia đối với quy trình sản xuất và vận hành máy sản xuất tại xƣởng, ý kiến của các chuyên gia về các yêu cầu kỹ thuật, các lỗi cần tránh khi thực hiện sản xuất ván bóc cũng là tƣ liệu quan trọng trong bảng mô tả và bảng tiêu chuẩn công việc.Đối với các bộ phận kỹ thuật máy khai thác và kiểm tra chất lƣợng hàng hóa, phƣơng pháp thích hợp nhất là phƣơng pháp chuyên gia. Sự am hiểu của các chuyên gia về quy trình kiểm tra chất lƣợng hàng hóa, về đặc điểm và vận hành máy khai thác hiện công ty đang kinh doanh sẽ mang lại nguồn thông tin vô cùng quan trọng và có độ tin cậy cao. Ngƣời thực hiện phân tích công việc cần tổ chức các buổi họp, phỏng vấn trực tiếp những ngƣời đã có kinh nghiệm thực hiện công việc hoặc những nhà quản lý, giám sát việc thực hiện công việc trong hoặc ngoài công ty nhƣ kỹ sƣ máy khai thác có thâm niên trong nghề, những chuyên viên kiểm định…Thông qua thông tin cung cấp bởi chuyên gia, ngƣời phân tích công việc sẽ có những cơ sở để xây dựng bảng mô tả và bảng tiêu chuẩn công việc đối với phòng kỹ thuật và kiểm tra chất lƣợng.Đối với các phòng ban khối văn phòng có thể áp dụng phƣơng pháp thiết kế bảng câu hỏi và phƣơng pháp nhật ký. Bảng hỏi đƣợc thiết kế với nội dung bao gồm các thông tin về nhân lực cần cung cấp nhƣ thông tin cá nhân chi tiết, thông tin công việc chi tiết về vị trí làm việc, điều kiện làm việc, trang thiết bị, công cụ, ngôn ngữ sử dụng và các mối liên hệ công việc…Bảng câu hỏi cần phải chi tiết để đảm bảo thông tin thu thập đƣợc rõ ràng, chính xác và đầy đủ. Cần khuyến khích nhân viên tạo thói quen ghi chép nhật ký công việc hàng ngày về khối lƣợng công việc phải làm, những vấn đề và cách giải quyết công việc, thời gian giải quyết , xử lý công việc. Việc thu thập thông tin qua
nhật ký làm việc của nhân lực phản ánh chính xác những công việc phải làm cho từng vị trí cụ thể, từ đó đặt ra các yêu cầu cho các vị trí đó.
- Thực hiện phân tích thường xuyên và cập nhật những nội dung mới:Trong quá trình phát triển, sự thay đổi công nghệ và việc mở rộng thêm thị trƣờng đòi hỏi phát sinh những công việc mới, yêu cầu mới và những chức danh mới, do đó phải thƣờng xuyên tiến hành phân tích công việc, cập nhật, bổ sung các thông tin mới, sửa đổi và loại bỏ những thông tin không còn phù hợp để nhân lực nắm rõ đƣợc khi thực hiện công việc, nhận thức đƣợc rõ trách nhiệm và nghĩa vụ thực hiện công việc, đồng thời cũng là cơ sở để xác định mức trả lƣơng thƣởng cho họ.
Hoàn thiện công tác hoạch định nhân lực
Hiện nay công tác hoạch định nhân lực ở công ty vẫn còn khá yếu, chƣa đƣợc coi trọng đúng mức. Cần phải thực hiện một số biện pháp sau để tăng hiệu quả hoạch định nhân lực:
- Xây dựng đội ngũ chuyên lập kế hoạch nhân lực có trình độ: Việc sở hữu đội ngũ chuyên lập kế hoạch nhân lực là vô cùng cần thiết đối với công ty và cần phải thực hiện xây dựng đội ngũ này ngay. Công ty có thể lựa chọn cán bộ trong số các phòng ban và thực hiện tuyển thêm bên ngoài để có đƣợc đội ngũ chất lƣợng nhất. Có thể cử nhân lực đi đào tạo chuyên sâu về công tác kế hoạch nhằm phục vụ công tác này tại công ty.
- Đảm bảo thường xuyên đánh giá thực trạng nhân lực và tình hình sử dụng nhân lực làm căn cứ cho việc lập kế hoạch nhân lực: Việc đánh giá là bƣớc vô cùng quan trọng trong công tác lập kế hoạch nhân lực, cung cấp thông tin tổng thể về nhân lực, xác định rõ những điểm mạnh, điểm yếu của toàn bộ nhân lực trong công ty. Từ đó có cơ sở để so sánh và đƣa ra nhu cầu về nhân lực cho giai đoạn cần kế hoạch, thực hiện phân loại nhân lực nào sẽ thừa, nhân lực nào sẽ thiếu cũng nhƣ những yếu tố nào cần phải bổ sung, củng cố thêm. Sau khi đánh giá, công ty sẽ xác định các chính sách về nhân lực phù hợp nhất.
- Cải thiện hệ thống thông tin nhân lực: Việc lập kế hoạch chịu ảnh hƣởng của hệ thống thông tin nhân lực trong doanh nghiệp, do đó cần phải cải thiện hệ thống thông tin này bằng việc lƣu trữ điện tử, phần mềm vừa đảm bảo tinh gọn, tránh cồng kềnh vừa bảo đảm thông tin đầy đủ và chất lƣợng. Mục đích là để tạo điều kiện thuận lợi cho việc rà soát và đánh giá thực trạng nhân lực. - Xây dựng kế hoạch nhân lực theo lộ trình dài hạn:Việc lập kế hoạch nhân lực
luôn phải đƣợc gắn với mục tiêu, chiến lƣợc kinh doanh của công ty, công ty cần dự báo nhu cầu thị trƣờng liên quan đến các hoạt động sản xuất kinh doanh của mình để chuẩn bị đủ nhân lực và lƣợng hàng hóa cho thị trƣờng, nắm bắt đƣợc các cơ hội kinh doanh. Sau khi dự báo cần đề ra các kế hoạch chiến lƣợc sản xuất kinh doanh theo từng giai đoạn đồng thời đƣa ra các kế hoạch nhân lực cụ thể. Việc xây dựng kế hoạch nhân lực của công ty cần phải có tính dài hạn và đƣợc thực hiện theo quy trình một cách khoa học. Ngoài ra phải dự báo cả số lƣợng nhân lực bổ sung thay thế trong tƣơng lai, đặc biệt là đối với nhân lực có trình độ cao, nhân lực cấp quản lý. Quá trình thực hiện hoạch định nhân lực cần có sự phối hợp chặt chẽ với các phòng ban trong công ty.
- Sau khi thực hiện hoạch định nhân lực cần phải kiểm tra đánh giá công tác này để kịp thời phát hiện những thiếu sót và sửa chữa.
Đổi mới chính sách tuyển dụng nhân lực
- Đa dạng thêm hình thức tuyển dụng:
Đối với vị trí mở rộng thêm về lĩnh vực IT cần áp dụng biện pháp tuyển dụng qua các công ty săn đầu ngƣời để tìm đƣợc nhân lực phù hợp. Yêu cầu cho vị trí này không chỉ là có kiến thức chuyên môn giỏi, có kinh nghiệm làm việc phong phú mà còn phải đạt yêu cầu về ngoại hình và giao tiếp. Đối với các dự án cần gấp nhân lực về IT thì công ty săn đầu ngƣời là lựa chọn tốt nhất, chi phí có thể hơn nhƣng hiệu quả tuyển dụng là rất cao, có thể sử dụng nhân lực kịp thời mà không mất thời gian đào tạo lâu.
diện của công ty đến liên hệ trực tiếp với các cơ sở đào đạo liên quan nhƣ Học Viện nông nghiệp, các trƣờng trung cấp thú y, các trƣờng đại học, cao đẳng, trung cấp y dƣợc…Bộ phận phụ trách học sinh sinh viên của các cơ sở đào tạo sẽ cung cấp thông tin của ứng viên theo yêu cầu và mục đích sử dụng nhân lực của công ty. Phƣơng pháp này có ƣu điểm là tìm đƣợc nhân lực đúng với yêu cầu về chất lƣợng đào tạo và yêu cầu về công việc
Khi có nhu cầu tuyển dụng cho các vị trí với số lƣợng nhiều thì cần áp dụng tất cả các hình thức tuyển dụng, không nên phụ thuộc vào một hai biện pháp để tránh bỏ sót các nguồn lực ứng tuyển. Cần nghiên cứu phƣơng án tuyển dụng ở các trung tâm giới thiệu việc làm, các nguồn báo ngày, đài truyền hình… Mở rộng phƣơng pháp tuyển dụng để tăng nguồn nhân lực ứng tuyển và tuyển dụng đƣợc đúng nguồn theo yêu cầu công việc.
Ngoài ra công ty có thể áp dụng hình thức trao học bổng, tạo cơ hội thực tập và làm việc với mức lƣơng ƣu đãi, cơ hội ký hợp đồng dài hạn cho các sinh viên giỏi sắp ra trƣờng có chuyên ngành đào tạo phù hợp với nhu cầu nhân lực của công ty để có thể thu hút đƣợc số nhân lực tiềm năng này.
- Tăng cường huấn luyện nhân lực thực hiện công tác tuyển dụng: Cần phải tăng cƣờng về kiến thức, kinh nghiệm cho đội ngũ thực hiện tuyển dụng để đảm bảo cao nhất hiệu quả tuyển dụng. Có thể mời chuyên gia về trao đổi hoặc cử nhân lực có kinh nghiệm và kỹ năng tuyển dụng tốt nhất đứng ra thực hiện huấn luyện.
- Thông tin tuyển dụng phải rõ ràng và hấp dẫn: Nội dung tuyển dụng phải truyền tải hết đƣợc thông tin cần biết về vị trí công việc, mô tả công việc, các yêu cầu đối với công việc cho ứng viên, phải thu hút đƣợc ứng viên với các chế độ làm việc và ƣu đãi của công ty nhằm hỗ trợ công tác tuyển dụng. - Đặt ra các tiêu chí tuyển dụng rõ ràng và công bằng: Khi tuyển chọn ứng
viên phải có các tiêu chí đánh giá rõ ràng và khoa học để dựa vào đó tạo ra bảng so sánh các ứng viên nhằm tìm ra đƣợc ứng viên tốt nhất, phù hợp nhất với công việc. Phỏng vấn có thể áp dụng thêm hình thức phỏng vấn tình
huống thực hiện công việc. Đây là phƣơng pháp đặt ngƣời xin việc vào những tình huống nhƣ công việc thực sự mà họ sẽ phải làm. Và ứng cử viên nào hoàn thành công việc đƣợc giao một cách tốt nhất sẽ đƣợc tuyển dụng. Phƣơng pháp này có thể cho phép đánh giá tƣơng đối chính xác năng lực có thể đảm nhiệm đƣợc công việc. Và kết quả này sẽ là công bằng nếu cuộc thi tuyển diễn ra công bằng, chính xác dƣới sự giám sát của toàn hội đồng. Thực hiện thắt chặt tuyển dụng theo các tiêu chí đề ra, từ chối tuyển dụng nhân viên nếu không thực sự có năng lực đáp ứng yêu cầu công việc, không trung thực, có thể ƣu tiên nguồn tuyển nội bộ nhƣng phải xem xét đánh giá công bằng và khách quan, chỉ tuyển dụng nhân lực thực sự có năng lực và phù hợp với vị trí cũng nhƣ yêu cầu công việc.