CHƢƠNG 2 : PHƢƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU
3.1. Khái quát về ngân hàng TMCP Á Châu – Chi nhánh Hƣng Yên
3.1.2. Tổ chức bộ máy hoạt động
Tại thời điểm thành lập Ngày 13/04/2004 Ngân hàng TMCP Á Châu - Chi nhánh Hƣng Yên chính thức đi vào hoạt động, tổng số nhân viên có 10 ngƣời, nhƣng tính đến 31/12/2014 ACB Hƣng Yên bao gồm100 nhân sự. Có
thể nói ngân hàng TMCP Á Châu – Chi nhánh Hƣng Yên là một trong những NHTMCP đầu tiên có mặt trên địa bàn tỉnh Hƣng Yên và cho đến nay ngân hàng TMCP Á Châu - Chi nhánh Hƣng Yên đã có 3 Phòng giao dịch trực thuộc, số lƣợng cán bộ công nhân viên đã lên đến trên 100 ngƣời trong đó trình độ đại học chiếm 81.25 % và Cao đẳng chiếm 4.17 % còn lại là lao động phổ thông chiếm 14.58 %. Lực lƣợng lao động phổ thông thuộc phòng bảo vệ, tạp vụ. Trong đó lƣợng cán bộ nhân viên phục vụ cho hoạt động dịch vụ NHBL là 60 ngƣời. Đƣợc bố trí cụ thể qua sơ đồ 3.1 sau:
Sơ đồ 3.1. Cơ cấu tổ chức ngân hàng TMCP Á Châu – chi nhánh Hƣng Yên
(Nguồn : Phòng Hành chính - Nhân sự ngân hàng TMCP Á Châu chi nhánh Hưng Yên)
Giám đốc Chi nhánh: Chịu trách nhiệm quản lý chung các hoạt động, lập kế hoạch cho các năm tiếp theo của Chi nhánh và chịu trách nhiệm báo cáo các hoạt động Kinh doanh Hội sở Chính của ACB.
PGD Văn Lâm PGD Văn Giang PGD Phố Hiến Phó Giám Đốc Phó Giám Đốc Phòng Kinh doanh Phòng Bảo vệ Phòng Tài chính Phòng Hành chính Phòng Giao dịch Giám đốc
Phòng kinh doanh: bao gồm 3 ba bộ phận: Bộ phận khách hàng cá nhân, bộ phận khác hàng doanh nghiệp, bộ phận dịch vụ khách hàng, ngoài ra còn một số bộ phận khách nhƣ: Bộ phận thanh toán quốc tế, bộ phận quản lý nợ….
Bộ phận khác hàng cá nhân: Là bộ phận thực hiện nghiệp vụ trực tiếp giao dịch với khách hàng là các cá nhân để khai thác vốn bằng VNĐ và ngoại tệ. Thực hiện các nghiệp vụ có liên quan đến tín dụng, quản lý các sản phẩm tín dụng phù hợp với chế độ thể lệ hiện hành và hƣớng dẫn của ACB. Trực tiếp quảng cáo, tiếp thị, giới thiệu và bán các sản phẩm dịch vụ của Ngân hàng đến với khách hàng.
Những nhiệm vụ của bộ phận khách hàng cá nhân:
Tiếp thị, giới thiệu và mang các sản phẩm của Ngân hàng đến đƣợc với khách hàng.
Tiếp tục tiếp xúc khách hàng cá nhân nhằm xác định cụ thể nhu cầu của khách hàng (Khách hàng cần những gì từ phía Ngân hàng?), Ngân hàng có thể đáp ứng đƣợc những gì của nhu cầu trên nhƣ: Nhu cầu vay vốn, chuyển tiền,….
Từ việc xác định đƣợc nhu cầu chính xác của khách hàng nhân viên tín dụng thực hiện các công việc cụ thể nhƣ: Thẩm định khách hàng nhƣ: Xác định nhu cầu, tƣ cách, quy mô hoạt động của khách hàng,… để từ đó xác định chính xác nhu cầu thực của khách hàng để lập tờ trình trình các cấp có thẩm quyền phê duyệt về nhu cầu của khách hàng nhằm đáp ứng nhu cầu đó.
Thƣờng xuyên tiếp xúc với khách hàng để tạo đƣợc mối quan hệ, theo rõi quá trình sử dụng vốn của khách hàng sau khi đƣợc cấp tín dụng.
Thực hiện quản lý đối với các khoản tín dụng đã đƣợc cấp, thƣờng xuyên cập nhập về tình hình hoạt động (sử dụng vốn), khả năng tài chính của khách hàng để quản lý và phát hiện yêu cầu phát sinh trong trong quá trình sử
dụng vốn của khách hàng. Để từ đó có hƣớng giải quyết kịp thời khi có các phát sinh mới nhƣ: Nhu cầu cấp tăng của khách hàng, khách hàng sử dụng vốn không đúng mục đích, khách hàng có các biểu hiện không hợp tác với Ngân hàng, … để kịp thời có các biện pháp xử lý.
Thực hiện công việc lƣu trữ hồ sơ, số liệu và báo cáo trực tiếp với cấp trên. Ngoài ra còn thực hiện các công việc khác khi đƣợc Giám đốc giao đồng thời không ngừng hoàn thiện, nâng cao nghiệp vụ.
Bộ phận khách hàng doanh nghiệp: Là bộ phận nghiệp vụ trực tiếp giao dịch với khách hàng là các doanh nghiệp (gồm tất cả các doanh nghiệp hoạt động theo luật doanh nghiệp của Việt Nam). Thực hiện các nghiệp vụ có liên quan đến tín dụng, quản lý các sản phẩm tín dụng phù hợp với chế độ, thể lệ hiện hành và hƣớng dẫn của ACB.
Bộ phận dịch vụ khách hàng: Là bộ phận thƣờng xuyên tiếp xúc với khách hàng, giải quyết những thắc mắc, vƣớng mắc mà khách hàng gặp phải khi giao dịch với Ngân hàng. Ngoài ra còn cung cấp một số sản phẩm, tiện ích của Ngân hàng cho khách hàng và giúp nhân viên tín dụng quản lý hồ sơ khách hàng, phân loại khách hàng.
- Bộ phận thanh toán quốc tế: Là bộ phần có chức năng thực hiện các nghiệp vụ về thanh toán quốc tế: Mở L/C, phát hành thƣ bảo lãnh, thanh toán T/T,…
- Bộ phận quản lý, xử lý nợ: Là bộ chịu trách nhiệm quản lý và đề xuất phƣơng án xử lý đối với những khoản nợ xấu của đơn vị. Ngoài ra, có chức năng quản lý, khai thác và xử lý tài sản đảm bảo theo quy định của nhà nƣớcnhằm thu hồi các khoản nợ gốc và lãi tiền vay đối với các khoản nợ xấu.
Phòng hành chính, nhân sự: Thực hiện những công việc cụ thể nhƣ sau: Giúp giám đốc thực hiện công tác tổ chức cán bộ, sắp xếp đội ngũ cán bộ của các phòng ban cho phù hợp với khả năng ngƣời lao động để tạo điều kiện cho toàn bộ đội ngũ nhân viên phát huy đƣợc hết khả năng, đáp ứng,
hoàn thành đƣợc yêu cầu công việc và lập kế hoạch về nhân sự của đơn vị. Hỗ trợ giám đốc lập kế hoạch đào tạo, bồi dƣỡng, hoàn thiện và nâng cao nghiệp vụ cho toàn bộ nhân sự của đơn vị trên tinh thần không ngừng nâng cao chất lƣợng và năng lực cán bộ. Thực hiện nhiệm vụ lƣu trữ, giao nhận công văn đi, công văn đến của đơn vị một cách đầy đủ, kịp thời và chính xác. Thực hiện nhiệm vụ quản lý và mua bán văn phòng phẩm của đơn vị để phân phát cho các phòng, nhân viên một cách kịp thời để thực hiện nghiệp vụ một cách đầy đủ. Ngoài ra còn làm nhiệm vụ trên còn nhiệm vụ quản lý tài sản, sửa chữa, bảo dƣỡng tài sản của ngân hàng, tạo môi trƣờng kinh doanh thuận lợi cho ngân hàng.
Phòng Bảo vệ: Phụ trách vấn đề an ninh cho Chi nhánh cũng nhƣ khách hàng đến làm việc tại Chi nhánh.
Phòng tài chính, kế toán:
Gồm các chức năng và nhiệm vụ cụ thể sau: Thanh toán bù trừ, Kế toán liên ngân hàng, Kế toán chi tiết và Kế toán thanh toán.
Thực hiện nhiệm vụ hạch toán mọi khoản phát sinh trong ngày tại ngân hàng. Đảm bảo mọi khoản thu chi đầy đủ kịp thời chính xác. Ngoài ra còn thực hiện việc quản lý tài sản cơ quan: kiểm kê, thực hiện việc khấu hao tài sản hàng năm, đánh giá lại tài sản đã hết khấu hao.
Phòng giao dịch: Bao gồm 2 bộ phận:
Bộ phận ngân quỹ: Bộ phận ngân quỹ có nhiệm vụ quản lý quỹ của đơn vị
Bộ phận giao dịch: Bộ phận giao dịch thực hiện bảo quản tiền mặt, các tài sản khác của ngân hàng và khách hàng, thực hiện nhiệm vụ thu chi tiền mặt, giấy tờ có giá và ngoại tệ, đáp ứng đầy đủ kịp thời mọi nhu cầu của khách hàng thanh toán qua ngân hàng. Chấp hành chế độ về an toàn và định
mức tồn quỹ theo quy định của toàn hệ thống ngân hàng TMCP Á Châu và thực hiện theo quy định của Ngân hàng Nhà nƣớc.