Hằng tháng, kế toán dự án lập bộ chứng từ đề nghị thanh toán các khoản phải trả tại dự án, bao gồm: Hóa đơn GTGT của nhà cung cấp, Giấy đề nghị thanh toán, các chứng từ liên quan (nếu có). Sau đó gửi về kế toán công nợ để trình xét duyệt và đi lệnh.
Kế toán công nợ căn cứ vào Giấy báo nợ ngân hàng để hạch toán các khoản đã được thanh toán. Ví dụ minh họa cụ thể như sau:
- Ngày 04/03/2016, công ty thanh toán tiền dịch vụ vệ sinh tháng 12/2015 tại dự án 4S cho Công ty Hoàng Long, bằng tiền gửi ngân hàng, số tiền 27.324.000 VNĐ, phí chuyển khoản là 11.000 VNĐ. Kế toán hạch toán như sau:
Nợ 331.01.019/Có 112.01.01.02 27.324.000
Nợ 642.05/Có 112.01.01.02 11.000
- Ngày 14/03/2016, công ty thanh toán tiền gas theo HĐ 0046609 tháng 01/2016 tại dự án Him Lam cho Gas Petrolimex, bằng tiền gửi ngân hàng, số tiền 20.000.640 VNĐ; phí chuyển khoản là 11.000 VNĐ chi hộ cho Ban quản trị chung cư Him Lam nên sẽ được cấn trừ vào công nợ phải trả cho BQT Him Lam. Kế toán hạch toán như sau:
Nợ 331.01.013/Có 112.01.01.02 20.000.640 Nợ 338.08.011/Có 112.01.01.02 11.000
- Ngày 26/03/2016, công ty thanh toán tiền phí bảo vệ tháng 01/2016 tại dự án Tecco theo HĐ 0001996 cho Công ty Mạnh Dũng, bằng tiền gửi ngân hàng, số tiền 20.012.915 VNĐ, phí chuyển khoản là 11.000 VNĐ. Kế toán hạch toán như sau:
Nợ 331.01.025/Có 112.01.01.02 20.012.915
Nợ 642.05/Có 112.01.01.02 11.000
4.3.2 Kế toán phải trả người lao động
Đối tượng hạch toán:
Các khoản phải trả cho toàn thể công nhân viên làm việc tại các dự án, công trình, văn phòng của công ty. Bao gồm: lương, thưởng, trợ cấp, ... .
Tài khoản sử dụng: TK 334 – Phải trả người lao động.
Trên cơ sở tài khoản phải trả người lao động – TK 334, công ty phân cấp tài khoản thành một số tài khoản cấp chi tiết, nhưng tài khoản được sử dụng duy nhất là TK 334.01 – Lương phải trả công nhân viên.
Phương pháp hạch toán nghiệp vụ cụ thể:
Lương của công nhân viên tại công ty được thanh toán thành hai đợt vào tháng sau, bằng tiền gửi ngân hàng. Đợt 1 vào ngày 10 chiếm 70% lương thực nhận của tháng đó, đợt 2 là vào ngày 20 công ty sẽ thanh toán phần còn lại. Nhưng đôi khi vì nhiều
nguyên nhân, ngày phát lương sẽ dao động trong một vài ngày. Căn cứ vào Bảng sao kê ngân hàng hoặc Giấy báo nợ ngân hàng, kế toán hạch toán lên phần mềm kế toán.
- Ngày 10/03/2016, công ty thanh toán lương tháng 02/2016 đợt 1 cho công nhân viên. Kế toán hạch toán như sau:
Nợ 334.01/Có 112.01.01.02 219.070.960
- Ngày 22/03/2016, công ty thanh toán lương tháng 02/2016 đợt 2 cho công nhân viên. Kế toán hạch toán như sau:
Nợ 334.01/Có 112.01.01.02 82.986.645
Định kỳ cuối tháng, kế toán hạch toán treo công nợ phải trả người lao động trong tháng đó vào khoản chi phí hợp lý, được hạch toán riêng cho từng dự án.
Nợ 641.01/Có 334.01 Lương phải trả cho nhân viên thuộc khối văn phòng. Nợ 641.01/Có 334.01 Lương phải trả cho nhân viên thuộc dự án Hùng Vương. Nợ 641.01/Có 334.01 Lương phải trả cho nhân viên thuộc dự án Him Lam. ...
- Bảng chấm công: