Chức năng, nhiệm vụ từng bộ phận kế toán: Kế toán trưởng:
- Chịu sự lãnh đạo trực tiếp của Giám đốc, chịu trách nhiệm trước Giám đốc về sự ghi chép chính xác trong Báo cáo tài chính và chịu trách nhiệm trước pháp luật về công việc trực thuộc phạm vi trách nhiệm và quyền hạn của Kế toán trưởng.
- Tổ chức công tác kế toán, hạch toán, hướng dẫn chế độ, thể lệ kế toán tài chính cho nhân viên.
- Tổ chức ghi chép, tính toán, phản ánh chính xác, trung thực, kịp thời, đầy đủ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
Kế toán tổng hợp/Tổ kiểm soát:
- Kiểm tra, đối chiếu số liệu, chứng từ của từng dự án định kỳ mỗi tháng, nhằm phát hiện kịp thời các sai sót, gian lận để có hướng giải quyết thích hợp.
- Làm Báo cáo tài chính, Báo cáo thu – chi của từng dự án để trình Ban quản trị dự án – là khách hàng của công ty, đề nghị khách hàng thanh toán.
- Tổng hợp doanh thu, chi phí trong kỳ để xác định kết quả kinh doanh và báo cáo lên Kế toán trưởng.
Kế toán công nợ:
- Theo dõi việc thanh toán công nợ, theo dõi các khoản tạm ứng, khoản thu chi mang tính chất nội bộ và bên ngoài.
Kế toán dự án:
- Theo dõi các khoản thu chi hằng ngày của dự án.
- Nhập và phản ánh chính xác, trung thực, đầy đủ các nghiệp vụ phát sinh tại dự án lên phần mềm dự án.
Kế toán công trình:
- Theo dõi các khoản thu chi của công trình.
- Nhập và phản ánh chính xác, trung thực, đầy đủ các nghiệp vụ phát sinh tại công trình lên phần mềm công trình.
3.4 Thuận lợi, khó khăn, phương hướng phát triển 3.4.1 Thuận lợi 3.4.1 Thuận lợi
- Là đơn vị hoạt động độc lập với hình thức công ty trách nhiệm hữu hạn, tự lên kế hoạch kinh doanh và hoạt động ổn định, đồng thời mở rộng cả quy mô và chất lượng.
- Tạo được nhiều mối quan hệ và lòng tin đối với khách hàng. Công ty có những khách hàng gắn bó lâu dài và không ngừng mở rộng và thu hút những khách hàng mới.
3.4.2 Khó khăn
- Hiện nay, ngành bất động sản đã có những chuyển biến khởi sắc trở lại, chính vì vậy mà công ty bất động sản mọc lên như nấm, làm tăng tính cạnh tranh trong lĩnh vực này, đòi hỏi công ty phải không ngừng nổ lực hơn nữa để giữ chân khách hàng của mình.
- Nguồn nhân lực của công ty chưa thật sự dồi dào để đáp ứng hết các phần việc trong công ty.
3.4.3 Phương hướng phát triển
- Nâng cao chất lượng dịch vụ bằng cách tổ chức đào tạo nguồn nhân lực một cách bài bản, toàn diện để có thể làm hài lòng tất cả khách hàng.
- Mở rộng quy mô hoạt động theo nhiều theo lĩnh vực nhỏ trong ngành bất động sản, đồng thời mở rộng thị trường trong mỗi lĩnh vự hoạt động.
- Không ngừng phát triển hơn nữa vơi mục tiêu trở thành một trong những công ty bất động sản hàng đầu Việt Nam.
CHƯƠNG 4: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN CÔNG NỢ TẠI CÔNG TY TNHH XD TM DV NGUYỄN MINH HOÀNG
4.1 Đặc điểm kinh doanh, phương thức thanh toán tại công ty 4.1.1 Đặc điểm kinh doanh 4.1.1 Đặc điểm kinh doanh
Công ty TNHH XD TM DV Nguyễn Minh Hoàng với hoạt động kinh doanh chính là quản lý vận hành nhà chung cư. Hiện tại công ty đang quản lý vận hành 6 chung cư: chung cư Hùng Vương Plaza, chung cư Him Lam, chung cư 4S Reverside Garden, chung cư Kim Tâm Hải, chung cư Tecco Green Nest, chung cư Lô F – Nam Khánh. Mỗi chung cư được xem là một dự án và cũng như là một khách hàng của công ty.
Lĩnh vực quản lý vận hành chung cư được xem là một dịch vụ thuộc ngành bất động sản. Mỗi chung cư thường có một nhóm cư dân đại diện cho toàn thể cư dân sống tại chung cư theo quy định của pháp luật được gọi là Ban quản trị chung cư. Trưởng Ban quản trị là người trực tiếp ký kết hợp đồng cung cấp dịch vụ quản lý vận hành chung cư với công ty, sau khi thông qua sự nhất trí đồng ý của toàn thể cư dân sống tại chung cư.
Theo khoản 1, điều 10, thông tư số 02/2016/TT-BXD, hoạt động quản lý vận hành
nhà chung cư bao gồm các công việc sau đây:
- Điều khiển, duy trì hoạt động, bảo dưỡng thường xuyên hệ thống thang máy, máy bơm nước, máy phát điện, hệ thống báo cháy tự động, hệ thống chữa cháy, dụng cụ chữa cháy, các thiết bị dự phòng và các thiết bị khác thuộc phần sở hữu chung, sử dụng chung của tòa nhà chung cư, cụm nhà chung cư;
- Cung cấp các dịch vụ bảo vệ, vệ sinh môi trường, thu gom rác thải, chăm sóc vườn hoa, cây cảnh, diệt côn trùng và các dịch vụ khác bảo đảm cho nhà chung cư hoạt động bình thường.
- Các công việc khác có liên quan.
Bên cạnh đó, công ty quản lý vận hành còn có nhiệm vụ thu hộ các loại phí sinh hoạt của cư dân theo hợp đồng ký kết giữa hai bên như: tiền phí quản lý, tiền điện, tiền nước, tiền rác, tiền giữ xe, ... . Đồng thời, phải đôn đốc, nhắc nhở cư dân nộp phí đúng hạn để thanh toán cho các nhà cung cấp, và phải thu đạt chỉ tiêu của Ban quản trị.
4.1.2 Phương thức thanh toán
- Các khoản phải thu từ cư dân thường phát sinh hằng ngày và được thanh toán bằng tiền mặt, bằng tiền gửi ngân hàng. Chứng từ sử dụng để hạch toán là phiếu thu tiền mặt và giấy báo có của ngân hàng.
- Các khoản phải thu từ khách hàng (Ban quản trị, cư dân tại chung cư và các đơn vị được công ty cung cấp các dịch vụ cộng thêm như quảng cáo trong thang máy, cho thuê bãi đậu xe,..) thường phát sinh định kỳ hằng tháng và được thanh toán bằng tiền gửi ngân hàng hoặc cấn trừ công nợ. Chứng từ sử dụng để hạch toán là bộ chứng từ đề nghị khách hàng thanh toán bao gồm Bảng theo dõi công nợ, Tỷ lệ thu phí, Đề nghị thanh toán, ... và Giấy báo có của ngân hàng.
Các khoản phải trả:
Việc thanh toán các khoản phải trả của công ty thông thường phải được trải qua các bước sau:
- Các bộ phận/dự án lập bộ chứng từ Đề nghị thanh toán gửi về cho Kế toán công nợ.
- Kế toán công nợ xem xét các chứng từ đã đủ và hợp lệ sẽ ký xác nhận đã nhận. - Thứ 5 hằng tuần, Kế toán công nợ trình các bộ Đề nghị thanh toán cho Tổng quản lý xét duyệt
- Những Đề nghị thanh toán được Tổng quản lý ký duyệt, Kế toán tổng hợp/Tổ kiểm soát sẽ lập lệnh ngân hàng trên ngân hàng điện tử. Những lệnh này sẽ được chuyển lên cấp cao hơn xét duyệt lần cuối.
- Tổng quản lý sẽ xem xét lại lần cuối để quyết định đi lệnh hay không. Sơ đồ mối quan hệ thanh toán:
Trường hợp 1: Công ty tự thu và tự chi.
Trong trường hợp này, số tiền công ty thu được từ cư dân hằng tháng chính là doanh thu của công ty tháng đó và các khoản chi trả cho nhà cung cấp dịch vụ và Ban quản trị theo thỏa thuận hợp đồng sẽ được hạch toán vào chi phí.