Phương thức thanh toán

- Các khoản phải thu từ cư dân thường phát sinh hằng ngày và được thanh toán

bằng tiền mặt, bằng tiền gửi ngân hàng. Chứng từ sử dụng để hạch toán là phiếu thu tiền

mặt và giấy báo có của ngân hàng.

- Các khoản phải thu từ khách hàng (Ban quản trị, cư dân tại chung cư và các đơn

vị được công ty cung cấp các dịch vụ cộng thêm như quảng cáo trong thang máy, cho

thuê bãi đậu xe,..) thường phát sinh định kỳ hằng tháng và được thanh toán bằng tiền gửi

ngân hàng hoặc cấn trừ công nợ. Chứng từ sử dụng để hạch toán là bộ chứng từ đề nghị

khách hàng thanh toán bao gồm Bảng theo dõi công nợ, Tỷ lệ thu phí, Đề nghị thanh

toán, ... và Giấy báo có của ngân hàng.

Các khoản phải trả:

Việc thanh toán các khoản phải trả của công ty thông thường phải được trải qua các

bước sau:

- Các bộ phận/dự án lập bộ chứng từ Đề nghị thanh toán gửi về cho Kế toán công

nợ.

- Kế toán công nợ xem xét các chứng từ đã đủ và hợp lệ sẽ ký xác nhận đã nhận.

- Thứ 5 hằng tuần, Kế toán công nợ trình các bộ Đề nghị thanh toán cho Tổng

quản lý xét duyệt

- Những Đề nghị thanh toán được Tổng quản lý ký duyệt, Kế toán tổng hợp/Tổ

kiểm soát sẽ lập lệnh ngân hàng trên ngân hàng điện tử. Những lệnh này sẽ được chuyển

lên cấp cao hơn xét duyệt lần cuối.

- Tổng quản lý sẽ xem xét lại lần cuối để quyết định đi lệnh hay không.

Sơ đồ mối quan hệ thanh toán:

Trường hợp 1: Công ty tự thu và tự chi.

Trong trường hợp này, số tiền công ty thu được từ cư dân hằng tháng chính là

doanh thu của công ty tháng đó và các khoản chi trả cho nhà cung cấp dịch vụ và Ban

quản trị theo thỏa thuận hợp đồng sẽ được hạch toán vào chi phí.

Sơ đồ 4.1: Sơ đồ mối quan hệ thanh toán – Tự thu, tự chi.

Nộp các loại Nộp về cho

phí công ty

Chi trả khoản phụ cấp hằng tháng theo HĐ Chi trả các khoản BQT chi hộ

Thanh toán cho nhà cung cấp dịch vụ

Trường hợp 2: Công ty thu hộ Ban quản trị.

Trong trường hợp này, số tiền Ban quản lý thu từ cư dân sẽ không được nộp về cho

công ty mà sẽ nộp trực tiếp cho Ban quản trị chung cư. Hằng tháng, Ban quản trị thanh

toán tiền cung cấp dịch vụ quản lý vận hành cho công ty theo thỏa thuận trong hợp đồng.

Số tiền này sẽ được hạch toán vào doanh thu của công ty. Công ty có nghĩa vụ thanh toán

các chi phí cho các dịch vụ công cộng tại chung cư theo quy định như phí vệ sinh, diệt

côn trùng, ...

Sơ đồ 4.2: Sơ đồ mối quan hệ thanh toán – Thu hộ Ban quản trị.

phí

Nộp tiền đã thu cho BQT

Thanh toán tiền cung cấp dịch vụ hằng tháng cho công ty

Thanh toán các DV Thanh toán các DV

cá nhân như điện, chung như phí bảo

nước, ... vệ, vệ sinh, diệt côn

trùng, ...

Dự án

Cư dân

Ban quản

trị

Ban quản

lý

Công

ty

NMH

Các công

ty cung

cấp dịch

vụ

Dự án

Cư dân

Ban quản

trị

Ban quản

lý

Công ty

NMH

Các công ty

cung cấp

dịch vụ

4.2 Kế toán các khoản phải thu