- Các khoản phải thu từ cư dân thường phát sinh hằng ngày và được thanh toán bằng tiền mặt, bằng tiền gửi ngân hàng. Chứng từ sử dụng để hạch toán là phiếu thu tiền mặt và giấy báo có của ngân hàng.
- Các khoản phải thu từ khách hàng (Ban quản trị, cư dân tại chung cư và các đơn vị được công ty cung cấp các dịch vụ cộng thêm như quảng cáo trong thang máy, cho thuê bãi đậu xe,..) thường phát sinh định kỳ hằng tháng và được thanh toán bằng tiền gửi ngân hàng hoặc cấn trừ công nợ. Chứng từ sử dụng để hạch toán là bộ chứng từ đề nghị khách hàng thanh toán bao gồm Bảng theo dõi công nợ, Tỷ lệ thu phí, Đề nghị thanh toán, ... và Giấy báo có của ngân hàng.
Các khoản phải trả:
Việc thanh toán các khoản phải trả của công ty thông thường phải được trải qua các bước sau:
- Các bộ phận/dự án lập bộ chứng từ Đề nghị thanh toán gửi về cho Kế toán công nợ.
- Kế toán công nợ xem xét các chứng từ đã đủ và hợp lệ sẽ ký xác nhận đã nhận. - Thứ 5 hằng tuần, Kế toán công nợ trình các bộ Đề nghị thanh toán cho Tổng quản lý xét duyệt
- Những Đề nghị thanh toán được Tổng quản lý ký duyệt, Kế toán tổng hợp/Tổ kiểm soát sẽ lập lệnh ngân hàng trên ngân hàng điện tử. Những lệnh này sẽ được chuyển lên cấp cao hơn xét duyệt lần cuối.
- Tổng quản lý sẽ xem xét lại lần cuối để quyết định đi lệnh hay không. Sơ đồ mối quan hệ thanh toán:
Trường hợp 1: Công ty tự thu và tự chi.
Trong trường hợp này, số tiền công ty thu được từ cư dân hằng tháng chính là doanh thu của công ty tháng đó và các khoản chi trả cho nhà cung cấp dịch vụ và Ban quản trị theo thỏa thuận hợp đồng sẽ được hạch toán vào chi phí.
Sơ đồ 4.1: Sơ đồ mối quan hệ thanh toán – Tự thu, tự chi.
Nộp các loại Nộp về cho
phí công ty
Chi trả khoản phụ cấp hằng tháng theo HĐ Chi trả các khoản BQT chi hộ
Thanh toán cho nhà cung cấp dịch vụ
Trường hợp 2: Công ty thu hộ Ban quản trị.
Trong trường hợp này, số tiền Ban quản lý thu từ cư dân sẽ không được nộp về cho công ty mà sẽ nộp trực tiếp cho Ban quản trị chung cư. Hằng tháng, Ban quản trị thanh toán tiền cung cấp dịch vụ quản lý vận hành cho công ty theo thỏa thuận trong hợp đồng. Số tiền này sẽ được hạch toán vào doanh thu của công ty. Công ty có nghĩa vụ thanh toán các chi phí cho các dịch vụ công cộng tại chung cư theo quy định như phí vệ sinh, diệt côn trùng, ...
Sơ đồ 4.2: Sơ đồ mối quan hệ thanh toán – Thu hộ Ban quản trị.
Nộp các loại
phí
Nộp tiền đã thu cho BQT
Thanh toán tiền cung cấp dịch vụ hằng tháng cho công ty
Thanh toán các DV Thanh toán các DV
cá nhân như điện, chung như phí bảo
nước, ... vệ, vệ sinh, diệt côn
trùng, ... Dự án Cư dân Ban quản trị Ban quản lý Công ty NMH Các công ty cung cấp dịch vụ Dự án Cư dân Ban quản trị Ban quản lý Công ty NMH Các công ty cung cấp dịch vụ
4.2 Kế toán các khoản phải thu