3.4.1 Thuận lợi
- Là đơn vị hoạt động độc lập với hình thức công ty trách nhiệm hữu hạn, tự lên kế
hoạch kinh doanh và hoạt động ổn định, đồng thời mở rộng cả quy mô và chất lượng.
- Tạo được nhiều mối quan hệ và lòng tin đối với khách hàng. Công ty có những
khách hàng gắn bó lâu dài và không ngừng mở rộng và thu hút những khách hàng mới.
3.4.2 Khó khăn
- Hiện nay, ngành bất động sản đã có những chuyển biến khởi sắc trở lại, chính vì
vậy mà công ty bất động sản mọc lên như nấm, làm tăng tính cạnh tranh trong lĩnh vực
này, đòi hỏi công ty phải không ngừng nổ lực hơn nữa để giữ chân khách hàng của mình.
- Nguồn nhân lực của công ty chưa thật sự dồi dào để đáp ứng hết các phần việc
trong công ty.
3.4.3 Phương hướng phát triển
- Nâng cao chất lượng dịch vụ bằng cách tổ chức đào tạo nguồn nhân lực một cách
bài bản, toàn diện để có thể làm hài lòng tất cả khách hàng.
- Mở rộng quy mô hoạt động theo nhiều theo lĩnh vực nhỏ trong ngành bất động
sản, đồng thời mở rộng thị trường trong mỗi lĩnh vự hoạt động.
- Không ngừng phát triển hơn nữa vơi mục tiêu trở thành một trong những công ty
bất động sản hàng đầu Việt Nam.
CHƯƠNG 4: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN CÔNG NỢ TẠI CÔNG
TY TNHH XD TM DV NGUYỄN MINH HOÀNG
4.1 Đặc điểm kinh doanh, phương thức thanh toán tại công ty 4.1.1 Đặc điểm kinh doanh
4.1.1 Đặc điểm kinh doanh
Công ty TNHH XD TM DV Nguyễn Minh Hoàng với hoạt động kinh doanh chính
là quản lý vận hành nhà chung cư. Hiện tại công ty đang quản lý vận hành 6 chung cư:
chung cư Hùng Vương Plaza, chung cư Him Lam, chung cư 4S Reverside Garden, chung
cư Kim Tâm Hải, chung cư Tecco Green Nest, chung cư Lô F – Nam Khánh. Mỗi chung
cư được xem là một dự án và cũng như là một khách hàng của công ty.
Lĩnh vực quản lý vận hành chung cư được xem là một dịch vụ thuộc ngành bất động
sản. Mỗi chung cư thường có một nhóm cư dân đại diện cho toàn thể cư dân sống tại
chung cư theo quy định của pháp luật được gọi là Ban quản trị chung cư. Trưởng Ban
quản trị là người trực tiếp ký kết hợp đồng cung cấp dịch vụ quản lý vận hành chung cư
với công ty, sau khi thông qua sự nhất trí đồng ý của toàn thể cư dân sống tại chung cư.
Theo khoản 1, điều 10, thông tư số 02/2016/TT-BXD, hoạt động quản lý vận hành
nhà chung cư bao gồm các công việc sau đây:
- Điều khiển, duy trì hoạt động, bảo dưỡng thường xuyên hệ thống thang máy,
máy bơm nước, máy phát điện, hệ thống báo cháy tự động, hệ thống chữa cháy, dụng cụ
chữa cháy, các thiết bị dự phòng và các thiết bị khác thuộc phần sở hữu chung, sử dụng
chung của tòa nhà chung cư, cụm nhà chung cư;
- Cung cấp các dịch vụ bảo vệ, vệ sinh môi trường, thu gom rác thải, chăm sóc
vườn hoa, cây cảnh, diệt côn trùng và các dịch vụ khác bảo đảm cho nhà chung cư hoạt
động bình thường.
- Các công việc khác có liên quan.
Bên cạnh đó, công ty quản lý vận hành còn có nhiệm vụ thu hộ các loại phí sinh
hoạt của cư dân theo hợp đồng ký kết giữa hai bên như: tiền phí quản lý, tiền điện, tiền
nước, tiền rác, tiền giữ xe, ... . Đồng thời, phải đôn đốc, nhắc nhở cư dân nộp phí đúng
hạn để thanh toán cho các nhà cung cấp, và phải thu đạt chỉ tiêu của Ban quản trị.
4.1.2 Phương thức thanh toán
- Các khoản phải thu từ cư dân thường phát sinh hằng ngày và được thanh toán
bằng tiền mặt, bằng tiền gửi ngân hàng. Chứng từ sử dụng để hạch toán là phiếu thu tiền
mặt và giấy báo có của ngân hàng.
- Các khoản phải thu từ khách hàng (Ban quản trị, cư dân tại chung cư và các đơn
vị được công ty cung cấp các dịch vụ cộng thêm như quảng cáo trong thang máy, cho
thuê bãi đậu xe,..) thường phát sinh định kỳ hằng tháng và được thanh toán bằng tiền gửi
ngân hàng hoặc cấn trừ công nợ. Chứng từ sử dụng để hạch toán là bộ chứng từ đề nghị
khách hàng thanh toán bao gồm Bảng theo dõi công nợ, Tỷ lệ thu phí, Đề nghị thanh
toán, ... và Giấy báo có của ngân hàng.
Các khoản phải trả:
Việc thanh toán các khoản phải trả của công ty thông thường phải được trải qua các
bước sau:
- Các bộ phận/dự án lập bộ chứng từ Đề nghị thanh toán gửi về cho Kế toán công
nợ.
- Kế toán công nợ xem xét các chứng từ đã đủ và hợp lệ sẽ ký xác nhận đã nhận.
- Thứ 5 hằng tuần, Kế toán công nợ trình các bộ Đề nghị thanh toán cho Tổng
quản lý xét duyệt
- Những Đề nghị thanh toán được Tổng quản lý ký duyệt, Kế toán tổng hợp/Tổ
kiểm soát sẽ lập lệnh ngân hàng trên ngân hàng điện tử. Những lệnh này sẽ được chuyển
lên cấp cao hơn xét duyệt lần cuối.
- Tổng quản lý sẽ xem xét lại lần cuối để quyết định đi lệnh hay không.
Sơ đồ mối quan hệ thanh toán:
Trường hợp 1: Công ty tự thu và tự chi.
Trong trường hợp này, số tiền công ty thu được từ cư dân hằng tháng chính là
doanh thu của công ty tháng đó và các khoản chi trả cho nhà cung cấp dịch vụ và Ban
quản trị theo thỏa thuận hợp đồng sẽ được hạch toán vào chi phí.
Sơ đồ 4.1: Sơ đồ mối quan hệ thanh toán – Tự thu, tự chi.
Nộp các loại Nộp về cho
phí công ty
Chi trả khoản phụ cấp hằng tháng theo HĐ Chi trả các khoản BQT chi hộ
Thanh toán cho nhà cung cấp dịch vụ
Trường hợp 2: Công ty thu hộ Ban quản trị.
Trong trường hợp này, số tiền Ban quản lý thu từ cư dân sẽ không được nộp về cho
công ty mà sẽ nộp trực tiếp cho Ban quản trị chung cư. Hằng tháng, Ban quản trị thanh
toán tiền cung cấp dịch vụ quản lý vận hành cho công ty theo thỏa thuận trong hợp đồng.
Số tiền này sẽ được hạch toán vào doanh thu của công ty. Công ty có nghĩa vụ thanh toán
các chi phí cho các dịch vụ công cộng tại chung cư theo quy định như phí vệ sinh, diệt
côn trùng, ...
Sơ đồ 4.2: Sơ đồ mối quan hệ thanh toán – Thu hộ Ban quản trị.
Nộp các loại
phí
Nộp tiền đã thu cho BQT
Thanh toán tiền cung cấp dịch vụ hằng tháng cho công ty
Thanh toán các DV Thanh toán các DV
cá nhân như điện, chung như phí bảo
nước, ... vệ, vệ sinh, diệt côn
trùng, ...
Dự án
Cư dân
Ban quản
trị
Ban quản
lý
Công
ty
NMH
Các công
ty cung
cấp dịch
vụ
Dự án
Cư dân
Ban quản
trị
Ban quản
lý
Công ty
NMH
Các công ty
cung cấp
dịch vụ
4.2 Kế toán các khoản phải thu
4.2.1 Kế toán khoản phải thu khách hàng
Đối tượng hạch toán:
- Các khoản phải thu khách hàng chính của công ty là từ việc cung cấp dịch vụ
quản lý vận hành nhà chung cư. Đối tượng phải thu chính là Ban quản trị chung cư.
- Các khoản phải thu khách hàng từ việc khai thác các dịch vụ cộng thêm tại nhà
chung cư đang quản lý như: quảng cáo trong thang máy, cho thuê bãi đậu xe, ... . Đối
tượng phải thu là các đơn vị được cung cấp dịch vụ theo Hợp đồng.
Tài khoản sử dụng: TK 131 – Phải thu khách hàng.
Trên cơ sở tài khoản phải thu khách hàng – TK 131, công ty phân cấp tài khoản
theo từng dự án, một vài tài khoản minh họa như sau:
- TK 131.01.014: Phải thu Hùng Vương.
- TK 131.01.017: Phải thu Lô F – Nam Khánh.
- TK 131.01.019: Phải thu 4S.
Trên đây là cấp tài khoản chi tiết nhất của tài khoản phải thu khách hàng. Tại mỗi
dự án sẽ có nhiều khoản phải thu khách hàng khác nhau, tuy được hạch toán cùng một tài
khoản nhưng mã đối tượng trên phần mềm sẽ khác nhau để dễ dàng theo dõi từng khách
hàng.
Bảng 4.1. Trích Sổ chi tiết tài khoản 131 – Phải thu khách hàng năm 2015.
CHỨNG TỪ DIỄN GIẢI TÀI KHOẢN ĐỐI ỨNG PHÁT SINH NGÀY SỐ NỢ CÓ####### 131.01.014 Phải thu Hùng Vương - Số dư
đầu kỳ: 0 0
... ... ...
12/02/2015 PKT02/053
Cấn trừ BQT đã TT phí bảo vệ thay cho NMH phí T11/2014 cho cty Bảo vệ Long Hoàng
331.01.014 0 93,635,300
12/02/2015 PKT02/054
Cấn trừ BQT đã TT phí vệ sinh thay cho NMH phí T11/2014 cho cty Xuyên Thái Bình
331.01.014 0 56,595,000
12/02/2015 PKT02/055
Cấn trừ BQT đã TT phí côn trùng thay cho NMH phí T11/2014 cho cty An Minh
331.01.014 0 3,520,000
... ... ...
20/03/2015 BC03/156 HV- CTY BĐS TOAN CAU VIET
THANH TOAN PQL T03.2015 112.01.03 0 13,671,900
... ... ...
09/04/2015 BC04/031 BQT CC Hùng Vương thanh toán
phí QL T02/2015 112.01.01.02 0 101,614,266
... ... ...
30/04/2015 PKT04/058 Công nợ phải thu BQT CC Hùng
Vương T04/2015 511.14 21,691,194 0
30/04/2015 PKT04/058 Công nợ phải thu BQT CC Hùng
Vương T04/2015 511.14 260,151,616 0
... ... ...
####### 131.01.014 Phải thu Hùng Vương - Cộng
phát sinh: 3,380,037,049 3,121,822,713
####### 131.01.014 Phải thu Hùng Vương - Số dư
cuối kỳ: 258,214,336 0
####### 131.01.017 Phải thu Lô F(Nam Khánh) –
Số dư đầu kỳ: 0 0
31/12/2015 PKT01/091 Hạch toán PS tiền nộ BQT Lô F sau khi cấn trừ công nợ 511.10 13,895,000 0
####### 131.01.017 Phải thu Lô F(Nam Khánh) -
Cộng phát sinh: 13,895,000 0
####### 131.01.017 Phải thu Lô F(Nam Khánh) - Số
dư cuối kỳ: 13,895,000 0
####### 131.01.019 Phải thu 4S - Số dư đầu kỳ: 0 0
... ... ...
14/02/2015 BC02/184 Ban quản trị CC4S tạm ứng tiền phí
quản lý cho NMH 112.01.01.02 0 50,000,000
28/02/2015 PKT02/056 Hạch toán PHI DICH VU QUAN
LY 4S THANG 2.2015 511.13 130,130,000 0
12/03/2015 BC03/043 BQT CC4S thanh toán đợt cuối phí
QL năm 2014 112.01.01.02 0 48,745,000
31/03/2015 PKT03/052 Hạch toán PHI DICH VU QUAN
LY 4S THANG 3.2015 511.13 130,130,000 0
09/04/2015 BC04/027 Tạm ứng phí QL T01+02/2015
BQT CC 4S 112.01.01.02 0 100,000,000
30/04/2015 PKT04/062 Hạch toán PHI DICH VU QUAN
LY 4S THANG 4.2015 511.13 130,130,000 0 05/05/2015 BC05/051 Phí quản lý vận hành tháng 01 (đợt 2) và tháng 02/2015 tại CC4S - Ban quản trị CC 4S 112.01.01.02 0 136,600,000
31/05/2015 PKT05/060 Hạch toán PHI DICH VU QUAN
LY 4S THANG 5.2015 511.13 130,130,000 0
... ... ...
####### 131.01.019 Phải thu 4S - Số dư cuối kỳ: 455,296,921 0
Phương pháp hạch toán nghiệp vụ cụ thể:
Định kỳ đầu tháng hoặc cuối tháng, kế toán công nợ hạch toán treo các công
nợ phải thu khách hàng theo Hợp đồng đã ký kết. Ví dụ minh họa cụ thể:
- Ngày 01/02/2016, hạch toán doanh thu định kỳ các các khoản phải thu tháng
02/2016 từ việc cung cấp các dịch vụ cộng thêm tại dự án Him Lam.
Nợ 131.01.013/Có 511.12 5.000.000 Cty truyền thông Thiên Hy Long
Nợ 131.01.013/Có 511.12 17.600000 Cty CP Viễn Thông Đông Đô
Nợ 131.01.013/Có 511.12 3.500.000 Cty CP Ánh Dương Việt Nam
- Ngày 28/02/2016, hạch toán doanh thu định kỳ khoản phải thu tháng 02/2016 từ
việc cung cấp dịch vụ quản lý vận hành tại dự án Hùng Vương Plaza.
Nợ 131.01.014/Có 511.14 303.336.836 Ban quản trị chung cư Hùng Vương
Trong tháng, khách hàng thanh toán bằng tiền gửi ngân hàng, hoặc cấn trừ
công nợ. Ví dụ minh họa cụ thể:
- Ngày 04/03/2016, Công ty CP Viễn Thông Đông Đô căn cứ vào hóa đơn GTGT
thanh toán tiền thuê mặt bằng tháng 02 + 03/2016 tại dự án Him Lam bằng tiền gửi ngân
hàng, mỗi tháng 17.600.000 VNĐ. Căn cứ vào giấy báo có ngân hàng, kế toán hạch toán
như sau:
Nợ 112.01.01.02/Có 131.01.013 35.200.000 Cty CP Viễn Thông Đông Đô
- Ngày 10/03/2016, Công ty CP Ánh Dương Việt Nam căn cứ vào hóa đơn GTGT
thanh toán chi phí để đậu xe tháng 03/2016 tại dự án Him Lam bằng tiền gửi ngân hàng,
mỗi tháng 3.500.000 VNĐ. Căn cứ vào giấy báo có ngân hàng, kế toán hạch toán như
sau:
Nợ 112.01.01.02/Có 131.01.013 3.500.000 Cty CP Ánh Dương Việt Nam
- Ngày 30/03/2016, Ban quản trị chung cư 4S thanh toán tiền phí quản lý vận hành
tháng 02/2016 bằng tiền gửi ngân hàng. Kế toán hạch toán như sau:
Nợ 112.01.01.02/Có 131.01.019 100.000.000
- Ngày 30/03/2016, căn cứ theo thỏa thuận trong Hợp đồng đã ký kết, định kỳ
hằng tháng kế toán hạch toán cấn trừ công nợ tháng 12/2015 với Ban quản trị Hùng
Nợ 331.01.014/Có 131.01.014 3.520.000
Nợ 331.01.014/Có 131.01.014 93.635.300
Nợ 331.01.014/Có 131.01.014 62.095.000
Bộ chứng từ đề nghị khách hàng thanh toán:
Đối với dịch vụ quản lý vận hành:
- Báo cáo thu – chi/Tỷ lệ thu phí.
- Bảng theo dõi công nợ/Bảng đối chiếu công nợ.
- Đề nghị thanh toán.
- Hóa đơn GTGT (xuất theo yêu cầu).
Đối với các dịch vụ cộng thêm:
- Bảng đối chiếu công nợ.
- Hóa đơn GTGT.
4.2.2 Kế toán khoản phải thu khác
Đối tượng hạch toán:
- Đối tượng chính là khoản phải thu hộ các loại phí từ cư dân, số tiền này do kế
toán dự án thu hằng ngày và gửi về cho công ty, hoặc cư dân nộp trực tiếp vào tài khoản
ngân hàng của công ty.
- Ngoài ra, tài khoản này còn dùng để phản ánh một số khoản phải thu khác phát
snh không thường xuyên.
Tài khoản sử dụng: TK 138 – Phải thu khác.
Trên cơ sở tài khoản phải thu khác – TK 138, công ty phân cấp tài khoản theo từng
dự án, từng đối tượng, một vài tài khoản minh họa như sau:
- TK 138.03: Thu hộ cư dân Him Lam.
- TK 138.04: Thu hộ cư dân Kim Tâm Hải.
- TK 138.05: Thu hộ cư dân 4S
- TK 138.07: Thu hộ cư dân Lô F – Nam Khánh
- TK 138.08: Các khoản phải thu khác
TK 138.08.01: Cho vay
Bảng 4.2. Trích Sổ chi tiết tài khoản 138 – Phải thu khác năm 2015.
CHỨNG TỪ DIỄN GIẢI TÀI KHOẢN ĐỐI ỨNG PHÁT SINH NGÀY SỐ NỢ CÓ######## 138.03 THU HO CU DAN HIM LAM - Số dư
đầu kỳ: 0 0
... ... ...
30/01/2015 PKT01/073 Hạch toán tiền thuê mặt bằng căn hộ D
00.02 chung cư Him Lam 338.08.011 8,000,000 0 30/01/2015 PKT01/075 Tiền thuê mặt bằng Đông Đô Tháng
01+02/2015 338.08.011 35,200,000 0
01/02/2015 PKT02/003 Công nợ phải thu cư dân CC Him Lam
T02/2015 338.08.011 553,805,392 0
01/02/2015 PKT02/015 Phí điện trạm phát sóng Đông Đô từ
01/01/2015 đến 31/01/2015 338.08.011 18,117,660 0
01/02/2015 PKT02/016
Hạch toán tiền thuê mặt bằng
T01+02/2015 chung cư Him Lam căn hộ thuê ( B00.02,D00.02)
338.08.011 32,000,000 0
... ... ...
04/03/2015 BC03/012 Nộp tiền thu phí Him Lam ngày
04/03/2015 112.01.01.02 0 3,290,000
06/03/2015 BC03/019 Nộp tiền thu phí Him Lam ngày
05/03/2015 112.01.01.02 0 8,885,000
06/03/2015 BC03/020 Nộp tiền thu phí Him Lam ngày
06/03/2015 112.01.01.02 0 4,532,000
06/03/2015 BC03/104
TT tien thue diem 3TH 1+2+3/2015 HDS 01/07/2012 CC HIM LAM Cty CP QC TRUYEN THONG THIEN HY LONG VN 112.01.01.01 0 15,000,000 ... ... ... 04/06/2015 BC06/211 Thanh toán phí dịch vụ tháng 06.2015 HA_09.05 112.01.03 0 4,514 04/06/2015 BC06/211 Thanh toán phí dịch vụ tháng 06.2015 HA_09.05 112.01.03 0 15,000 04/06/2015 BC06/211 Thanh toán phí dịch vụ tháng 06.2015 HA_09.05 112.01.03 0 81,050 04/06/2015 BC06/211 Thanh toán phí dịch vụ tháng 06.2015
