Chƣơng 2 PHƢƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU
3.2. Công tác quản trị nguồn nhân lự cở Công ty cổ phần Nicotex
3.2.2. Công tác tuyển dụng nguồn nhân lực của Công ty
3.2.2.1. Văn bản quy định quy trình tuyển dụng nguồn nhân lực của Công ty
Công ty cổ phần Nicotex luôn coi trọng công tác tuyển dụng NNL, thông qua việc ban hành và triển khai các văn bản quy chế, quy trình tuyển dụng NNL được thực hiện trong toàn hệ thống.
a. Quy định chung
Các công ty thành viên trước khi tuyển dụng NNL, phải xây dựng kế hoạch tuyển dụng NNL, nội dung cụ thể:
- Xác định mục tiêu tuyển dụng, tuyển dụng phục vụ cho công tác gì?. - Tiêu chuẩn cụ thể tuyển dụng để đáp ứng phục vụ cho công tác nào?. - Xác định thời gian tuyển dụng?
- Số lượng tuyển dụng, yêu cầu về trình độ chuyên môn, đạo đức, kỹ năng…; bố trí sắp xếp vào vị trí nào?
Trong ban lãnh đạo của công ty phải thống nhất nội dung kế hoạch, xong báo cáo lên Ban Tổng giám đốc và Phòng Tổ chức hành chính xin ý kiến chỉ đạo, được sự đồng ý của Ban Tổng giám đốc mới tiến hành tổ chức triển khai thực hiện kế hoạch tuyển dụng NNL.
b. Tiêu chuẩn tuyển dụng nguồn nhân lực
- Về trình độ chuyên môn:
+ Đối với cán bộ, công nhân viên làm việc gián tiếp: Yêu cầu có trình độ từ
53
trung cấp, cao đẳng trở lên, ưu tiên những người có trình độ thạc sĩ, đại học.
+ Đối với nhân viên kinh doanh: Trình độ từ phổ thông trung học trở lên, ưu tiên lựa chọn công nhân tại các đơn vị sản xuất và tuyển mộ người địa phương nơi hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty.
+ Đối với công nhân sản xuất: Trình độ từ phổ thông cơ sở trở lên, tích cực làm việc, xác định gắn bó lâu dài với công ty.
- Về phẩm chất đạo đức, sức khỏe, tuổi đời:
+ Là những người có đạo đức tốt, lối sống lành mạnh, có đức tính cần cù, chịu khó, ham học hỏi, cầu tiến bộ, không vi phạm pháp luật, không trong thời gian thi hành án, không có tiền án tiền sự.
+ Sức khỏe tốt, ngoại hình phù hợp với vị trí công việc, không nghiện ma túy, nghiện rượu và các chất kích thích khác, không mắc các bệnh mãn tính.
+ Tuổi đời từ 22 đến 40 tuổi.
c. Quy trình tuyển dụng
Trước hết thành lập Hội đồng thi tuyển, thành phần gồm có: Giám đốc (phó giám đốc được giám đốc ủy quyền) là chủ tịch hội đồng; trưởng phòng tổ chức hành chính hoặc trưởng phòng kinh doanh là thường trực hội đồng; trưởng phòng, trưởng bộ phận hoặc nhân viên nơi có nhu cầu tuyển dụng là ủy viên, thư ký hội đồng. Tùy vào tình hình hoạt động của mỗi công ty có quy trình tuyển dụng khác nhau, nhưng Hội đồng thi tuyển tiến hành dựa vào các bước cơ bản sau:
- Bước 1. Thông báo tuyển dụng: Thông báo, đăng tin tuyển dụng nhân sự trên các trang mạng Vietnamwork, timviecnhanh, Facebook, trên website của Công ty… Ngoài ra, tạo điều kiện cho nhân viên công ty được giới thiệu người thân, bạn bè của mình vào làm việc tại công ty, Công ty Nicotex còn có mối quan hệ phối hợp với Học viện Nông nghiệp thông qua nhà trường tổ chức các đợt sinh viên thực tập tại công ty, qua đó cung cấp thông tin việc làm cho sinh viên sau khi ra trường.
Mặt tích cực của bước này là tận dụng được các phương tiện khoa học, công nghệ, thông tin đại chúng, các mối quan hệ giữa tổ chức và cá nhân trong công ty với tổ chức và cá nhân bên ngoài công ty, qua đó giúp tiết kiệm được chi phí và thời gian, đảm bảo thông tin nhanh, gọn cho việc tuyển dụng.
- Bước 2. Tìm nhân sự phù hợp: Tiếp nhận và phân loại hồ sơ dựa trên các tiêu
54
chí tuyển dụng (Hồ sơ dự tuyển cần có: Đơn xin việc, ghi rõ vị trí dự tuyển, địa điểm mong muốn làm việc, công việc; bản sao công chứng bằng cấp, chứng chỉ hoặc giấy tờ thể hiện trình độ nghiệp vụ; có kèm theo ảnh 3x4; Giấy khám sức khỏe trong thời gian không quá 6 tháng…). Tất cả các ứng viên có hồ sơ được lựa chọn sẽ thông báo lịch thi viết.
Ưu điểm là việc sàng lọc phân loại, lựa chọn hồ sơ đảm bảo theo yêu cầu, loại bỏ hồ sơ kém chất lượng, giúp tiết kiệm thời gian cho việc thi viết, phỏng vấn. Tuy nhiên hạn chế là bằng cấp ghi trong hồ sơ đôi khi không tương thích với trình độ kinh nghiệm thức tế, hay có những ứng viên giỏi nhưng trình bày hồ sơ chưa tốt, ứng viên không tốt lại khai trong hồ sơ thiếu thành thật, dấu khuyết điểm.
- Bước 3.Thi viết:
Trước khi thi viết, Hội đồng thi tuyển sẽ trao đổi rõ quy chế của công ty với ứng viên đến thi tuyển, viết cam kết:
+ Làm việc lâu dài tại công ty, ứng viên được lựa chọn một trong hai hình thức nộp bản gốc bằng tốt nghiệp đại học, cao đẳng hoặc tiền mặt, thời gian lưu giữ bằng hoặc tiền là 5 năm, nếu ứng viên tự ý nghỉ việc trước thời hạn trên sẽ phải bồi thường mọi chi phí đào tạo cũng như chi phí do vi phạm quy chế.
+ Sẵn sàng đi công tác cơ sở từ 3 đến 5 năm để rèn luyện kỹ năng, nghiệp vụ cũng như để đáp ứng nhu cầu hoạt động của công ty. Trong quá trình đi cơ sở không được tự ý bỏ việc, nếu vi phạm sẽ chịu hình thức phạt của công ty và bồi thường các chi phí đi lại, đào tạo…
Khi ứng viên đồng ý cam kết trên và quy chế của hội đồng thi tuyển thì mới tổ chức thi viết kiểm tra trình độ chuyên môn.
- Bước 4. Phỏng vấn:
+ Các ứng viên đạt tiêu chuẩn ở vòng thi viết sẽ được mời đến phỏng vấn, cán bộ liên quan đến vị trí cần tuyền mộ nhân sự sẽ trực tiếp tham gia phỏng vấn ứng viên, để có thêm thông tin đánh giá khả năng, năng lực ứng viên có thực sự phù hợp với công việc cần tuyển.
+ Nội dung chính trong buổi phỏng vấn đánh giá khả năng làm việc (độc lập, theo nhóm), khả năng tư duy, giao tiếp, nắm bắt giải quyết vấn đề, khả năng tổ chức thực hiện công việc, kiểm tra lại một số thông tin trong hồ sơ như quá trình học tập,
55
kỹ năng, sở trưởng…
+ Tùy từng ứng viên, vị trí cần tuyển có thể có nhiều hơn một buổi phỏng vấn. Ứng viên được lựa chọn sẽ nhận được thông báo trong vòng 7 ngày kể từ ngày phỏng vấn.
- Bước 5. Hoàn thiện hồ sơ sau khi trúng tuyển: Phòng Tổ chức hành chính sẽ thông báo tới các ứng viên trúng tuyển, hoàn thiện các thủ tục hợp đồng lao động thử việc; hướng dẫn cho ứng viên trúng tuyển hoàn tất hồ sơ bao gồm:
+ Sơ yếu lý lịch (có xác nhận của chính quyền địa phương trong vòng 01 năm); + Bản sao giấy khai sinh (có công chứng);
+ Các văn bằng, chứng chỉ liên quan;
+ Giấy khám sức khỏe (thời gian không quá 6 tháng); + Bản sao Chứng minh nhân dân;
+ Đơn xin việc; + 02 tấm hình 3x4.
* Ứng viên được tuyển dụng sẽ nhận được thông báo trong vòng 7 ngày kể từ ngày phỏng vấn. Chế độ thử việc cho NNL mới lao động gián tiếp phải trải qua thời gian thử việc ít nhất 2 tháng, vị trí tuyển dụng từ cấp phó phòng trở lên thời gian thử việc phải từ 3 tháng trở lên. Hết thời gian thử việc, ban giám đốc công ty thành viên và bộ phận trực tiếp quản lý NNL phải đánh giá về năng lực trình độ, khả năng thích nghi của NNL, nếu đạt các tiêu chí quy định của công ty thì tiếp tục ký hợp đồng dài hạn và báo cáo Phòng Tổ chức hành chính và Ban Tổng giám đốc công ty mẹ.
3.2.2.2. Công tác tuyển dụng nguồn nhân lực của Công ty
Các công ty thành viên luôn chủ động thực hiện đúng quy trình tuyển dụng NNL của công ty mẹ đề ra, xây dựng kế hoạch tuyển dụng NNL sát đúng với thực tế công ty, nhất là bám sát theo mô hình tổ chức công ty. Trong tình hình nhiều doanh nghiệp trong nước bị phá sản hoặc lâm vào tình trạng sản xuất đình đốn, dẫn đến NNL xã hội dư thừa, tạo điều kiện thuận lợi cho công tác tuyển dụng NNL bổ sung vào các vị trí chức năng còn thiếu và phần nhiều các DN bên ngoài đều giảm biên chế để cầm cự vượt qua thời kỳ khó khăn, thì nhiều công ty thành viên trong hệ thống đã tích cực bổ sung NNL để phục vụ phát triển công ty.
Năm 2011, Công ty tuyển mộ mới 63 nhân viên, năm 2012 tuyển dụng mới 91
56
nhân viên, năm 2013 tuyển dụng mới 175 nhân viên, năm 2014 tuyển dụng mới 123 nhân viên. Tổng 4 năm (2011-2014) tuyển dụng 452 người. Song tổng số lượng giảm 308 người (năm 2011 giảm 15, năm 2012 giảm 12, năm 2013 giảm 112, năm 2014 giảm 169).
Số lượng người tuyển nhiều và giảm nhiều chủ yếu là NNL lao động hợp đồng ngắn hạn, thời vụ, có trình độ phổ thông là chủ yếu, làm việc ở 03 công ty sản xuất. Số lượng NNL tuyển ít hơn và biên chế giảm ít hơn là ở các phòng, ban, nhân viên quản lý cấp đội, bảo vệ công ty, kho, lái xe, là lao động hợp đồng không xác định thời hạn.
Năm 2013 tuyển dụng 175 người, trong đó: Khối các công ty thành viên 165 người, khối văn phòng công ty mẹ 10 người (trình độ thạc sĩ 02 người chiếm 1,14%, đại học 54 người chiếm 30,86%, cao đẳng 08 người chiếm 4,57%, trung cấp/sơ cấp 15 người chiếm 8,57%, lao động phổ thông 96 người chiếm 54,86%). Số lượng hồ sơ xin việc mà toàn hệ thống nhận được là 493 hồ sơ:
+ Hồ sơ xin việc là lao động phổ thông 195 hồ sơ/tuyển 96 lao động phổ thông = tỷ lệ 2,03 hồ sơ/tuyển 01 người lao động.
+ Hồ sơ xin việc có trình độ từ trung cấp, sơ cấp trở lên 298 hồ sơ/tuyển 79 người = tỷ lệ 3,77 hồ sơ/tuyển 01 người lao động.
Cụ thể hồ sơ xin việc thông qua kênh là người thân, quen với cán bộ, nhân viên công ty 67 hồ sơ, tuyển được 48 người, tỷ lệ đạt 1,39 hồ sơ/tuyển được 01 người lao động. Qua kênh quảng cáo tuyển mộ tỷ lệ đạt (298 hồ sơ - 67 hồ sơ) / (tuyển 79 người - đã tuyển 48 người) = 7,45 hồ sơ/tuyển 01 người lao động.
Như vậy, 3 phần 5 số nhân viên được tuyển dụng thông qua giới thiệu của người thân trong nội bộ Công ty (tỷ lệ cứ 1,39 hồ sơ thì tuyển được 01 người), 2 phần 5 số còn lại được tuyển dụng qua kênh thông tin quảng cáo (tỷ lệ cứ 7,45 hồ sơ tuyển được 01 người). Tuyển dụng thông qua giới thiệu của cán bộ, nhân viên công ty chi phí, thời gian cho quy trình tuyển dụng NNL hiệu quả, nhanh, kinh phí ít. Tuy nhiên, mặt hạn chế là làm cho những người bên ngoài có ít cơ hội xin việc tại Công ty, cũng như Công ty bỏ qua cơ hội để tuyển dụng NNL chất lượng cao.
Kế hoạch tuyển dụng NNL hằng năm và thời gian tuyển dụng NNL của toàn hệ thống được tiến hành trong Quý II, tuyển dụng NNL theo kế hoạch và bù đắp hao hụt
57
bất thường do các công ty thành viên tự quyết định (mọi trường hợp xét tuyển chính thức phải báo cáo Phòng Tổ chức hành chính công ty mẹ và Ban Tổng giám đốc công ty trước 2 ngày).
Hình 3.6: Sơ đồ quy trình tuyển dụng nguồn nhân lực của Công ty Nicotex
Trong quy trình tuyển dụng NNL, thời gian tiến hành bước 2 thi viết đến bước 3 phỏng vấn thường kéo dài từ 5 đến 7 ngày (chấm điểm xong ra thông báo được trúng vào vòng thi phỏng vấn, hẹn ngày đến phỏng vấn). Ưu điểm của cách làm này là giúp hội đồng thi tuyển có thời gian đánh giá kỹ từng phần thi, nhưng nhược điểm là mất nhiều thời gian, kinh phí tổ chức, đi lại, cho cả hội đồng và ứng viên, thời gian trống nhiều dễ dẫn đến tiêu cực trong tuyển mộ. Do quy định tiến hành công tác tuyển dụng trong Quý II, một số công ty đã tuyển mộ ồ ạt NNL, dẫn đến chất lượng NNL không cao, số sinh viên mới ra trường còn thiếu kiến thức thực tế nên phải mất khoảng thời gian đào tạo, bồi dưỡng quen việc…
3.2.3. Công tác lƣu chuyển nguồn nhân lực trong Công ty
Lưu chuyển NNL là vấn đề tất yếu của mọi công ty, đối với Công ty cổ phần Nicotex được quy định rõ trong quy chế hoạt động, nhằm hỗ trợ giữa các công ty thành viên, phát huy khả năng và đảm bảo NNL cho toàn hệ thống hoạt động. Tổng giám đốc có quyền điều động luân chuyển tất cả các cán bộ, nhân viên đang làm việc trong hệ thống, căn cứ vào tình hình hoạt động của các đơn vị thành viên và trình độ năng lực, phẩm chất đạo đức, kết quả hoàn thành công việc của NNL để lưu chuyển công tác phù hợp. Căn cứ từng trường hợp cụ thể, công ty mẹ hỗ trợ các công ty thành viên 3 tháng tiền lương của nhân sự từ công ty mẹ được điều động đi cơ sở, để bổ sung quỹ lương của công ty thành viên.
Điều động NNL trong Công ty được quy định: Cán bộ, nhân viên làm việc ở công ty mẹ bắt buộc phải đi đơn vị cơ sở từ 1 năm đến 5 năm để làm việc, học tập kiến thức, kinh nghiệm từ cơ sở. Có thể điều động NNL có thời hạn từ công ty mẹ xuống các công ty thành viên hoặc quyết định điều động biệt phái giữa các công ty thành viên, do nhu cầu có thể gia hạn thêm thời gian làm việc của nhân sự tại công ty
Hội đồng thi tuyển Thu nhận, sơ loại hồ sơ xin việc Tổ chức thi viết Tổ chức kiểm tra, phỏng vấn Ra quyết định tuyển mộ
58
được điều đến. Đối với nhân sự điều động biệt phái từ 3 tháng đến 12 tháng thì chế độ BHXH vẫn đóng tại đơn vị cũ, nếu điều động biệt phái trên 12 tháng thì chuyển BHXH về đóng tại đơn vị mới theo hệ số hiện hành, ngoài ra Công ty hỗ trợ một phần kinh phí đi lại của nhân sự điều động dịp Tết nguyên đán.
Lưu chuyển NNL trong thời gian qua đã giúp Công ty giải quyết nơi thừa bù cho nơi thiếu NNL, mỗi nhân sự được lưu chuyển sẽ phát huy được thế mạnh, trao đổi, học hỏi kinh nghiệm lẫn nhau, cũng như cử cán bộ từ công ty mẹ xuống biệt phái, công tác tại công ty con để nắm rõ hơn tình hình nhiệm vụ, đặc điểm thị trường, hỗ trợ chuyên môn kỹ thuật cho công ty con; lưu chuyển NNL còn nhằm tăng lương, thăng cấp, tạo điều kiện vật chất, môi trường thuận lợi cho NNL giỏi, có nhiều cống hiến hay đối với NNL mới tuyển mộ việc đi cơ sở đã góp phần nâng cao trình độ, kinh nghiệm thực tiễn.
Công ty cũng thực thi việc lưu chuyển đối với NNL năng lực hạn chế, ý thức, đạo đức trách nhiệm kém, như lưu chuyển, hạ cấp đối với cán bộ lãnh đạo các công ty thành viên để thua lỗ 2 kỳ liên tiếp. Từ năm 2011 đến 2014, có 6 trường hợp phải lưu chuyển, cá biệt quý I/2015 có 01 trường hợp ra quyết định lưu chuyển nhưng không nhận quyết định, buộc ra quyết định thôi việc.
3.2.4. Công tác đào tạo và hòa nhập nguồn nhân lực của Công ty
Trung bình mỗi năm, Công ty mở khoảng 02 lớp tập huấn ngắn hạn (thời gian từ 4 đến 6 ngày), nhằm bồi dưỡng cho NNL ở nhiều cấp, nhiều đối tượng thành phần khác nhau từ chi nhánh, công ty thành viên đến công ty mẹ, nội dung tập huấn xuất phát từ yêu cầu thực tiễn, những kiến thức chuyên môn về quản trị, marketting, kỹ thuật, cách sử dụng sản phẩm mới, chiến lược kinh doanh, văn bản quy định của Công ty…cần được phổ biến, thực hiện. Từ năm 2011 đến nay, đã tổ chức 07 buổi