Chương 1 TỔNG QUAN TÀI LIỆU NGHIÊN CỨU
1.4. Thực trạng hoạt động của Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất và Văn phòng
phòng đăng ký đất đai ở Việt Nam
1.4.1. Tình hình thành lập Văn phòng đăng ký đất đai ở Việt Nam
Tính đến ngày 10/10/2017 trên cả nước đã có 54/63 tỉnh đã thành lập VPĐKĐĐ và đi vào hoạt động. Còn 9 tỉnh, thành phố còn lại đã xây dựng Đề án, đang trình UBND cấp tỉnh phê duyệt, bao gồm: Điện Biên, Lai Châu, Yên Bái, Quảng Ninh, Phú Thọ, Hải Dương, Thanh Hóa, Nghệ An, Hà Tĩnh. Trong đó thành lập theo quy định của pháp luật đất đai hiện hành có tỉnh Ninh Bình, Hà Nam và Yên Bái đang trình đề án đã qua thẩm định lên UBND tỉnh; tỉnh Quảng Ninh đề nghị chưa thành lập; Các tỉnh còn lại đang tiếp tục duy trì VPĐKQSDĐ 2 cấp.
1.4.2. Cơ cấu tổ chức của Văn phòng đăng ký đất đai
Các VPĐKQSDĐ thuộc Sở đều tổ chức thành nhiều đơn vị trực thuộc, phổ biến là các Phòng, một số nơi tổ chức thành bộ phận hoặc tổ (gọi chung là Phòng); mỗi VPĐKQSDĐ thuộc Sở trung bình có từ 3 đến 4 phòng.
Do có ít cán bộ nên đa số các VPĐKQSDĐ cấp huyện được tổ chức thành các tổ, nhóm để triển khai thực hiện nhiệm vụ theo yêu cầu công việc của từng thời kỳ; nhiều VPĐKQSDĐ thực hiện việc phân công cán bộ quản lý theo địa bàn (mỗi cán bộ chịu trách nhiệm theo dõi, thực hiện một số xã) nên lực lượng bị phân tán.
Theo Quyết định số 447/QĐ-TTg ngày 17/4/2012 của Thủ tướng Chính phủ phê duyệt Đề án “Thí điểm kiện toàn Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất thành một cấp trực thuộc Sở Tài nguyên và Môi trường”, Tổng cục Quản lý Đất đai (Bộ Tài nguyên và Môi trường) đã chủ động, phối hợp với các cơ quan có liên quan của Bộ Tài nguyên và Môi trường, Bộ Nội vụ, Bộ Tư pháp tổ chức triển khai thực hiện thí điểm đầu tiên trên 4 tỉnh là Hải Phòng, Hà Nam, Đà Nẵng và Đồng Nai.
Theo báo cáo của Tổng cục quản lý đất đai cả nước đã có 54/63 tỉnh, thành trên cả nước thành lập và kiện toàn xong VPĐKĐĐ “một cấp”. Trong quá trình kiện toàn hệ thống Văn phòng đăng ký đất đai, các Sở Tài nguyên và Môi trường đã chủ động, tích cực giải quyết những khó khăn, vướng mắc phát sinh do việc chuyển đổi thẩm quyền thực hiện; việc giải quyết thủ tục hành chính về đất đai, cấp GCN tăng cả về số lượng GCN, chất lượng hồ sơ, thời gian thực hiện thủ tục rút ngắn hơn, chất lượng giải quyết thủ tục được nâng lên, tình hình biến động đất đai được kiểm soát chặt chẽ hơn.
Việc thành lập Văn phòng đăng ký đất đai giúp đẩy nhanh quá trình hiện đại hóa ngành quản lý đất đai, thực hiện cải cách hành chính một cách mạnh mẽ nhất trong lĩnh vực đất đai liên quan đến người dân, doanh nghiệp, thời gian thực hiện thủ tục hành chính về đất đai tại những địa phương đã thành lập Văn phòng đăng ký đất đai được cắt giảm xuống từ 5 đến 25 ngày.
Văn phòng đăng ký đất đai thể hiện rõ hơn tính chuyên nghiệp trong tổ chức thực hiện nhiệm vụ đăng ký đất đai, cấp GCN với bộ máy tổ chức được sắp xếp theo các nhóm chuyên môn và theo từng vị trí công việc chuyên sâu; quy trình giải quyết công việc đã được thực hiện thống nhất, nhiều nơi đã được thực hiện gắn với hệ thống cơ sở dữ liệu đất đai đã xây dựng.
Tiến độ cấp GCNQSDĐ ở một số địa phương đã tăng đáng kể như: Hà Nội (sau 20 tháng thành lập) tăng 665.000 Giấy; Thành phố Hồ Chí Minh (sau 11 tháng thành lập) tăng 299.000 Giấy.
Hoạt động đăng ký đất đai đã có sự quản lý, điều hành tập trung, thống nhất. Chất lượng thực hiện giải quyết thủ tục đăng ký, cấp GCN được nâng cao, bảo đảm sự thống nhất trong toàn tỉnh, thành phố do VPĐKĐĐ đã thường xuyên kiểm soát, phát hiện những sai sót để điều chỉnh, hướng dẫn các Chi nhánh. Thực hiện thủ tục giải quyết thủ tục hành chính về đăng ký, cấp Giấy chứng nhận đã đảm bảo được tiến độ theo quy định,tình trạng tồn đọng hồ sơ quá hạn đã cơ bản chấm dứt.
Việc thành lập VPĐKĐĐ là cơ sở nền tảng cho việc liên thông dữ liệu với các ngành khác, tiến tới Chính phủ điện tử. Các VPĐKĐĐ đã có điều kiện hơn về lực lượng chuyên môn, chủ động hơn trong việc điều phối nguồn nhân lực trong toàn hệ
thống, đã quan tâm, chăm lo nhiều hơn cho việc xây dựng, cập nhật, chỉnh lý hồ sơ địa chính của địa phương, nhất là việc xây dựng cơ sở dữ liệu địa chính; đồng thời tăng cường kiểm tra, chỉ đạo việc cập nhật, chỉnh lý hồ sơ địa chính ở các cấp huyện, xã để bảo đảm sự thống nhất của hồ sơ địa chính theo quy định.
Nhiều VPĐKĐĐ hiện nay hoạt động khá tốt với cơ cấu tổ chức lên đến hơn nghìn cán bộ như thành phố Hồ Chí Minh,... một số Văn phòng đăng ký đất đai đã thực hiện tốt hoạt động cung cấp dịch vụ công với doanh thu lên đến hàng chục tỷ đồng một năm như Đồng Nai, Đăk Lắk, Vĩnh Long.
Tuy nhiên, bên cạnh những lợi ích có được, do mới thành lập nên hoạt động của Văn phòng đăng ký cũng có những khó khăn như như kinh phí hoạt động của Văn phòng đăng ký đất đai và các Chi nhánh, trụ sở hoạt động của chi nhánh, trang thiết bị, việc luân chuyển hồ sơ do còn có hạn chế về hạ tầng cơ sở dữ liệu chưa hoàn thiện, việc giải quyết khối lượng hồ sơ công việc lớn cũng tạo áp lực cho một số vị trí. Tuy nhiên các khó khăn này có thể khắc phục được trong thời gian tới nếu được Nhà nước quan tâm đầu tư xây dựng và hoàn thiện hệ thống thông tin đất đai và cơ sở dữ liệu quốc gia về đất đai.
1.4.3. Tình hình triển khai thực hiện các nhiệm vụ của VPĐKĐĐ
1.4.3.1. Văn phòng đăng ký đất đai (Cấp tỉnh)
Văn phòng đăng ký đất đai hiện nay đều đã và đang tập trung triển khai thực hiện việc cấp GCNQSDĐ cho các tổ chức; thực hiện đăng ký giao dịch bảo đảm; thống kê và kiểm kê đất đai. Nhiều địa phương VPĐKĐĐ triển khai thực hiện việc hoàn thiện hồ sơ địa chính, chỉnh lý biến động cho một số xã đã cấp Giấy chứng nhận; tiếp nhận và quản lý, lưu trữ hồ sơ địa chính. Một số Văn VPĐKĐĐ cấp tỉnh đã tham gia hỗ trợ cho các cấp huyện, xã tổ chức việc đăng ký cấp, cấp đổi GCN ở một số xã theo hình thức đồng loạt (Hà Nội; Thái Bình; Đồng Nai). Tuy nhiên tình hình hoạt động của Văn phòng đăng ký đất đai cấp tỉnh còn một số tồn tại, hạn chế.
Đối với tỉnh Tuyên Quang, VPĐKĐĐ cấp tỉnh đã tổ chức rà soát và triển khai cấp giấy chứng nhận cho các tổ chức sự nghiệp, các công ty khoảng trên 98% tính đến hết năm 2013 và đưa ra ý kiến chỉ đạo, gửi văn bản tới các huyện, thành phố cấp đổi GCNQSDĐ đồng loạt cho các hộ gia đình cá nhận sau khi đo đạc lại bản đồ địa
chính mới. Ngày 29/60/2015 sau khi thành lập VPĐKĐĐ tỉnh Tuyên Quang tai Quyết định số 192/2015/QĐ-UBND của UBND tỉnh Tuyên Quang, VPĐKĐĐ tỉnh đã có văn bản đề nghị gửi các Văn phòng đăng ký chi nhánh (cấp huyện) thực hiện tháo gỡ vướng mắc cấp đổi GCN đồng loạt cho các hộ gia đình, cá nhân. Đến nay, VPĐKĐĐ đã thực hiện cấp GCNQSDĐ thuộc thẩm quyền cấp giấy chứng nhận của Sở Tài nguyên và Môi trường theo ủy quyền của Sở.
1.4.3.2. Chi nhánh Văn phòng đăng ký đất đai (cấp huyện)
Tương tự như VPĐKĐĐ cấp tỉnh, các chi nhánh VPĐKĐĐ (cấp huyện) đã thành lập đều mới tập trung triển khai thực hiện việc cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất cho các hộ gia đình, cá nhân; thực hiện đăng ký giao dịch bảo đảm; thống kê và kiểm kê đất đai.
Việc cập nhật, chỉnh lý biến động, hoàn thiện hồ sơ địa chính đang quản lý ở hầu hết các VPĐKĐĐ chi nhánh chưa được quan tâm thực hiện, hoặc thực hiện không đầy đủ, nhiều Văn phòng đăng ký đất đai chưa thực hiện việc gửi thông báo cập nhật chỉnh lý hồ sơ địa chính theo quy định; việc kiểm tra, hướng dẫn cấp xã trong việc cập nhật, chỉnh lý hồ sơ địa chính chưa được các Văn phòng đăng ký đất đai chi nhánh (cấp huyện) quan tâm thực hiện.
Việc tổ chức cấp Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất cho các hộ gia đình cá nhân còn bị động giải quyết riêng lẻ theo yêu cầu của một số trường hợp mà chưa chủ động tổ chức làm đồng loạt cho từng xã nên tiến độ cấp Giấy chứng nhận còn chậm so với yêu cầu phải hoàn thành .
Cho đến nay, một số Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất tại một số huyện thực hiện đề án mô hình Văn phòng một cấp đã đổi tên từ Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất thành Văn phòng đăng ký đất đai Chi nhánh trên cơ sở hợp nhất từ Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất cũ.
1.4.4 . Đánh giá chung về tình hình hoạt động của VPĐKĐĐ
1.4.4.1 . Kết quả đạt được
Hệ thống Văn phòng đăng ký đất đai cấp tỉnh, chi nhánh mặc dù đã thành lập và hoạt động được vài năm gần đây, còn rất nhiều khó khăn về điều kiện làm việc, kinh nghiệm hoạt động chưa nhiều nhưng kết quả hoạt động của hệ thống các Văn
phòng đăng ký đất đai đã tạo ra sự chuyển biến mạnh mẽ trong tiến độ và kết quả thực hiện cấp Giấy chứng nhận.
Hệ thống VPĐKĐĐ các cấp tiếp nhận và giải quyết hồ sơ tách khỏi cơ quan quản lý Nhà nước với tinh thần phục vụ là dịch vụ hành chính công nên lực lượng chuyên môn về đăng ký, cấp Giấy chứng nhận đã được gia tăng hơn nhiều lần so với trước đây và đã trở thành một lực lượng chuyên nghiệp, mang tính chuyên môn sâu, ít bị chi phối bởi các công việc mang tính sự vụ khác về quản lý đất đai của cơ quan tài nguyên và môi trường từng cấp; hơn nữa đã phân biệt các rõ công việc mang tính sự nghiệp với công việc quản lý nhà nước trong hoạt động đăng ký, cấp Giấy chứng nhận; trên cơ sở đó phân định rõ chức năng, nhiệm vụ của từng cơ quan có thẩm quyền trong việc giải quyết thủ tục cấp Giấy chứng nhận và các thủ tục hành chính về đất đai và đã cải cách thủ tục theo hướng đơn giản, rút ngắn thời gian thực hiện cấp Giấy chứng nhận hơn rất nhiều so với trước Luật Đất đai 2003.
Việc hình thành hệ thống VPĐKĐĐ cũng góp phần hỗ trợ rất tích cực cho cấp xã, nhất là các xã miền núi, trung du do sự thiếu hụt về nhân lực và hạn chế về năng lực chuyên môn trong việc triển khai thực hiện cấp Giấy chứng nhận và quản lý biến động đất đai ở địa phương. Nhất là trong điều kiện hiện nay theo tinh thần của Chỉ thị 1474/CT-TTg ngày 24/8/2011 của Chính phủ về thực hiện một số nhiệm vụ giải pháp cấp bách để chấn chỉnh việc cấp GCNQSDĐ, quyền sở hữu nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất và xây dựng cơ sở dữ liệu đất đai.
1.4.4.2 .Các hạn chế
Chức năng nhiệm vụ của các VPĐKĐĐ ở nhiều địa phương chưa được phân định. Việc tổ chức bộ máy các VPĐKĐĐ các địa phương chưa thống nhất; chức năng nhiệm vụ của một số đơn vị trực thuộc VPĐKĐĐ cấp tỉnh chưa được phân định rõ ràng, đôi khi còn chồng chéo, thiếu tính chuyên nghiệp, thậm chí có nơi các phòng làm chung cùng một công việc.
Điều kiện nhân lực của hầu hết các VPĐKĐĐ còn rất thiếu về số lượng, hạn chế về kinh nghiệm công tác, chưa đáp ứng được yêu cầu thực hiện nhiệm vụ mà Luật Đất đai đã phân cấp; đây là nguyên nhân cơ bản của việc cấp GCNQSDĐ chậm và sự hạn chế trong việc lập, chỉnh lý hồ sơ địa chính hiện nay.
Điều kiện cơ sở vật chất, thiết bị kỹ thuật cần thiết cho thực hiện thủ tục hành chính về đất đai của VPĐKĐĐ còn rất thiếu thốn, nhiều VPĐKĐĐ chi nhánh chưa có máy đo đạc để trích đo thửa đất, máy phô tô để sao hồ sơ; đặc biệt diện tích làm việc chật hẹp và không có trang thiết bị bảo quản để triển khai việc lưu trữ hồ sơ địa chính phục vụ việc khai thác khi thẩm tra hồ sơ và cung cấp thông tin đất đai.
Không thống nhất về loại hình hoạt động giữa các địa phương: có địa phương VPĐKĐĐ phải tự bảo đảm kinh phí để tồn tại và hoạt động, có địa phương VPĐKĐĐ được bảo đảm bằng ngân sách nhà nước cho một phần kinh phí hoạt động; cũng có địa phương VPĐKĐĐ được được bảo đảm bằng ngân sách nhà nước cho toàn bộ kinh phí để hoạt động.
Hoạt động của VPĐKĐĐ chưa triển khai thực hiện hết các nhiệm vụ được giao, nhất là nhiệm vụ xây dựng, hoàn thiện, chỉnh lý hồ sơ địa chính; việc thực hiện thủ tục cấp Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất của VPĐKĐĐ các cấp ở nhiều địa phương còn một số điểm chưa thực hiện đúng quy định.