2.2. THỰC TRẠNG MỞ RỘNG HOẠT ĐỘNG THANH TOÁN TÍN DỤNG
2.2.2. Quy trình về nghiệp vụ TTTDCT tại MSB
MSB sử dụng mô hình tập trung đối với hoạt động TTTDCT nên quy trình nghiệp vụ liên quan đến L/C được thực hiện tác nghiệp bởi các bộ phận tại Đơn vị thực hiện ở Chi nhánh và Phòng tác nghiệp Tài trợ thương mại (TNTTTM) ở Hội sở.
2.2.1.1. Quy trình nghiệp vụ L/C nhập khẩu
■ Q uy trình ph át h à nh th ư tín dụng
Tiếp nhận và kiểm tra hồ sơ:
Khách hàng khi có nhu cầu thanh toán hàng hoá nhập khẩu bằng phương thức tín dụng chứng từ phải gửi chuẩn bị hồ sơ phát hành L/C gửi đến Ngân hàng bao gồm:
- Thư yêu cầu mở L/C (bản gốc) theo mẫu biểu của MSB - Cam kết mở L/C (bản gốc) theo mẫu biểu của MSB
- Hợp đồng nhập khẩu (bản sao) và hợp đồng ủy thác nhập khẩu (bản sao) trong trường hợp khách hàng nhập khẩu hàng hóa theo sự ủy thác của doanh nghiệp khác
- Giấy phép nhập khẩu/ hạn ngạch (bản gốc) đối với hàng nhập khẩu cần có sự cấp phép của bộ, ngành liên quan theo quy định về quản lý hàng hóa XNK trong từng thời kỳ của Nhà nước.
- Hồ sơ pháp lý và hồ sơ tài chính: theo quy định cấp tín dụng của MSB với từng loại hình doanh nghiệp.
Sau khi tiếp nhận hồ sơ của khách hàng, cán bộ bán hàng và cán bộ hỗ trợ kinh doanh sẽ kiểm tra hồ sơ pháp lý và hồ sơ tài chính để trình cấp có thẩm quyền phê duyệt phát hành L/C cho khách hàng. Khách hàng có thể đề nghị cấp tín dụng cho từng lần phát hành L/C hoặc cấp Hạn mức tín dụng khung sử dụng cho nhiều lần. Sau khi được phê duyệt tín dụng cho phát hành L/C bởi các cấp có thẩm quyền (Giám đốc trung tâm/Giám đốc phê duyệt tín dụng/Hội đồng tín dụng), cán bộ Hỗ trợ tín dụng (HTTD) nhận trách nhiệm kiểm tra các nội dung sau: hồ sơ pháp lý và hồ sơ phát hành L/C có đúng tiêu thức bản gốc/bản sao, có đầy đủ số lượng, chữ ký và dấu, hạn mức khả dụng có đủ để phát hành L/C, số dư tài khoản khách hàng có đủ để thu phí và ký quỹ. Khi hồ sơ phát hành L/C phù hợp các điều kiện quy định, cán bộ HTTD lập Đề nghị thực hiện giao dịch phát hành L/C gửi đến Phòng TNTTTM cùng với bộ hồ sơ phát hành L/C scan.
Phòng TNTTTM tiếp nhận và kiểm tra hồ sơ phát hành L/C từ Đơn vị thực hiện qua hệ thống luân chuyển hồ sơ tại MSB theo các nội dung: số lượng các hồ sơ đầy đủ theo quy định, loại L/C, số tiền có phù hợp với Phê duyệt tín dụng và hạn mức khả dụng. Chuyên viên Tài trợ thương mại (TTTM) phải kiểm tra yêu cầu phát hành Thư tín dụng phù hợp với nội dung của hợp đồng nhập khẩu, phù hợp với thông lệ và tập quán quốc tế, không có các điều khoản bất lợi cho NHPH và khách hàng. Nếu các điều khoản của thư tín dụng không rõ ràng, có sự mâu thuẫn và tiềm ẩn rủi ro, có thể mang đến thiệt hại cho Ngân hàng, Chuyên viên TTTM sẽ phản hồi
lại Đơn vị thực hiện để hướng dẫn và yêu cầu khách hàng sửa đổi yêu cầu mở thư tín dụng. Trường hợp khách hàng không đồng ý sửa đổi, Đơn vị thực hiện có quyền từ chối phát hành L/C.
Phát hành L/C:
Khi hồ sơ của khách hàng đã đáp ứng đầy đủ các điều kiện, Chuyên viên TTTM sẽ tiến hành mở L/C theo trình tự.
- Đăng ký số tham chiếu L/C trên hệ thống. - Chọn NH thông báo/ ngân hàng thương lượng.
- Nhập các nội dung L/C theo yêu cầu mở thư tín dụng của khách hàng để tạo điện MT700/MT701
- Hạch toán thu phí và kí quỹ theo quy định
- Chuyển toàn bộ hồ sơ phát hành cùng điện L/C, chứng từ hạch toán thu phí và kí quỹ chuyển Kiểm soát viên phê duyệt
- Sau khi L/C được duyệt trên hệ thống, Chuyên viên TTTM thông báo số L/C cho Đơn vị thực hiện. Cán bộ HTTD hoặc cán bộ bán hàng in điện L/C và chứng từ hạch toán từ trên hệ thống, đóng dấu ngân hàng và gửi cho Khách hàng.
■ Quy trình phát hành sửa đổi th ư tín dụng:
Nếu khách hàng có nhu cầu sửa đổi một số nội dung trong L/C thì họ sẽ phải gửi đến ngân hàng thư yêu cầu sửa đổi L/C theo mẫu biểu của MSB kèm theo phụ lục hợp đồng nhập khẩu hoặc văn bản thoả thuận giữa người mua và người bán (nếu có). Cán bộ HTTD thực hiện kiểm tra hồ sơ sửa đổi của khách hàng giống như lúc phát hành và gửi đề nghị sửa đổi L/C cho phòng TNTTTM nếu hồ sơ hợp lệ.
Chuyên viên TTTM nhận yêu cầu sửa đổi L/C từ HTTD và kiểm tra nội dung sửa đổi Thư tín dụng của khách hàng. Trường hợp hồ sơ phù hợp, chuyên viên TTTM lập điện MT707 với nội dung sửa đổi như yêu cầu của khách hàng gửi cho NHTB và đưa cho Kiểm soát viên duyệt trên hệ thống. Tương tự như phát hành L/C, Cán bộ HTTD hoặc cán bộ bán hàng in điện sửa đổi L/C và chứng từ hạch toán từ trên hệ thống, đóng dấu ngân hàng và gửi cho Khách hàng.
Cán bộ đầu mối nhận bộ chứng từ đòi tiền theo L/C của ngân hàng đòi tiền từ bộ phận văn thư của Trung tâm khách hàng và ghi nhận chính xác ngày giờ nhận được bộ chứng từ. Cán bộ HTTD sẽ kiểm tra và xử lý bộ chứng từ theo các nội dung: xác định bộ chứng từ đòi tiền theo L/C nào, số lượng bản gốc và bản sao của các chứng từ xuất trình, kiểm tra các thông tin trên chứng từ không bị tẩy xóa, sửa chữa, giả mạo. Sau đó, cán bộ HTTD làm phiếu liệt kê số lượng bản gốc và bản sao các chứng từ xuất trình và gửi yêu cầu kiểm tra bộ chứng từ cho TNTTTM.
Chuyên viên TTTM nhận hồ sơ bộ chứng từ xuất trình bản scan từ cán bộ HTTD và thực hiện kiểm tra nội dung bộ chứng từ theo nội dung L/C và theo UCP600, ISBP745 “Tập quán ngân hàng tiêu chuẩn quốc tế dùng để kiểm tra chứng từ trong phương thức tín dụng chứng từ” và các thông lệ quốc tế hiện hành. Chuyên viên TTTM sau khi kiểm tra bộ chứng từ sẽ lập thông báo tình trạng bộ chứng từ hoàn hảo hay không hoàn hảo, liệt kê các bất hợp lệ trên hệ thống và gửi điện thông báo tình trạng bộ chứng từ cho ngân hàng đòi tiền nếu bộ chứng từ là không hoàn hảo.
Sau khi Kiểm soát viên duyệt thông báo bộ chứng từ, chuyên viên TTTM thông báo số tham chiếu bộ chứng từ trên hệ thống cho Đơn vị thực hiện. Cán bộ HTTD/CBBH có trách nhiệm in thông báo đó trên hệ thống, ký đóng dấu ngân hàng và gửi cho khách hàng qua thư, email, fax hoặc điện thoại hoặc các phương tiện thông tin liên lạc khác.
> Quy trình ký hậu vận đơn/ph át h à nh bảo lãnh nhận hàng
Nghiệp vụ ký hậu vận đơn/phát hành bảo lãnh nhận hàng khi bộ chứng từ chưa về ngân hàng được thực hiện tại Đơn vị thực hiện và kiểm soát. Khách hàng gửi hồ sơ đề nghị ngân hàng ký hậu vận đơn hoặc phát hành bảo lãnh nhận hàng cho Đơn vị. Cán bộ HTTD chịu trách nhiệm kiểm tra danh mục hồ sơ khách hàng cung cấp đồng thời kiểm tra nguồn thanh toán của KH cho bộ chứng từ cần ký hậu hoặc phát hành bảo lãnh nhận hàng. Nguồn thanh toán của KH có thể là tiền trên tài khoản hoặc hạn mức khả dụng tại ngân hàng.
Với các nghiệp vụ chấp nhận thanh toán hay thanh toán bộ chứng từ cho ngân hàng đòi tiền, Đơn vị thực hiện cũng là đầu mối tiếp nhận hồ sơ từ khách hàng, sau khi kiểm tra đáp ứng đủ điều kiện theo quy định, cán bộ HTTD sẽ gửi yêu cầu thực hiện các giao dịch tuơng ứng cùng hồ sơ scan đến phòng TNTTTM. Chuyên viên TTTM nhận yêu cầu từ Đơn vị và cũng kiểm tra hồ sơ của khách hàng theo các quy định của Ngân hàng và thực hiện lập điện chấp nhận thanh toán bộ chứng từ (MT799/MT999) hoặc điện thanh toán bộ chứng từ (MT202) và điện thông báo thanh toán (MT756/MT999) và thu các phí nghiệp vụ liên quan.
> Theo dõi tình trạng bộ chứng từ nhập khẩu
Phòng TNTTTM chịu trách nhiệm theo dõi tình trạng các bộ chứng từ nhập khẩu. Hằng ngày cán bộ TNTTTM gửi thông tin các bộ chứng từ đến han chấp nhận thanh toán/thanh toán cho các Đơn vị thực hiện. Cán bộ HTTD và Cán bộ bán hàng sẽ có trách nhiệm đốc thúc khách hàng thực hiện thủ tục chấp nhận thanh toán hoặc thanh toán. Truờng hợp Khách hàng không có đủ nguồn để thanh toán, ngân hàng sẽ thực hiện giải ngân nhận nợ bắt buộc để có nguồn thanh toán L/C.
2.2.1.2. Quy trình LCxuất khẩu
> Quy trình thông báo phát hành/tu chỉnh/hủy L/C xuất khẩu
- Đối với các thu tín dụng hoặc tu chỉnh/hủy L/C gửi bằng điện Swift thông báo trực tiếp cho khách hàng của MSB hoặc thông báo cho NHTB thứ hai, phòng TNTTTM là đầu mối nhận điện Swift từ NHPH/NHTB gửi đến. TNTTTM sẽ kiểm tra tính xác thực và nội dung điện phát hành/tu chỉnh/hủy L/C. Nếu các điều khoản, điều kiện của thu tín dụng không rõ ràng, hoặc có bất lợi cho nguời thụ huởng hoặc NH chiết khấu, TNTTTM sẽ ghi chú trên thông báo gửi cho khách hàng. Sau khi kiểm tra điện phát hành/tu chỉnh/hủy L/C, TNTTTM nhập thông tin về L/C xuất khẩu vào hệ thống, thu phí thông báo từ khách hàng, in điện và thông báo cho Đơn vị thực hiện. Sau khi nhận đuợc thông báo của TNTTTM, Đơn vị thực hiện in và ký đóng dấu điện L/C, tu chỉnh/hủy L/C và gửi cho Khách hàng của ngân hàng hoặc gửi cho NHTB thứ hai bằng thu đảm bảo/chuyển phát nhanh.
NHPH/NHTB thứ nhất chuyển đến bằng thư, Đơn vị thực hiện tiếp nhận và kiểm tra tính xác thực của thông báo phát hành, tu chỉnh/hủy L/C theo nội dung: kiểm tra bề mặt để xác định L/C là bản gốc; kiểm tra chữ ký người có thẩm quyền trên thông báo và trên L/C là chữ ký gốc và phù hợp với danh sách chữ ký ủy quyền do NHTB thứ nhất/NHPH cung cấp. Trường hợp không xác định được tính xác thực của thông báo, Đơn vị thực hiện gửi yêu cầu cho TNTTTM để gửi điện xác thực cho NHPH/NHTB thứ nhất trước khi thông báo cho khách hàng. TNTTTM khi nhận được thông báo do Đơn vị thực hiện gửi cũng tiến hành kiểm tra nội dung của thông báo phát hành, tu chỉnh/hủy L/C và đi điện xác thực cho NHPH/NHTB thứ nhất. Sau khi nhận được điện xác thực từ NHPH/NHTB thứ nhất, TNTTTM tiến hành nhập thông tin điện L/C, tu chỉnh/hủy L/C trên hệ thống, thu phí thông báo và gửi thông báo cho Đơn vị thực hiện để Đơn vị chuyển tiếp thông báo cho khách hàng.
> Quy trình tiếp nhận và xử lý BCT xuất khẩu
Xử lý bộ chứng từ tại Đơn vị thực hiện: Khách hàng gửi bộ chứng từ đòi tiền theo L/C xuất khẩu đến ngân hàng cùng Đề nghị thanh toán chứng từ theo mẫu của MSB. Đơn vị thực hiện tiếp nhận hồ sơ của khách hàng và sau khi ghi nhận thời gian chính xác nhận chứng từ, Cán bộ HTTD kiểm tra bộ chứng từ của khách hàng theo các nội dung giống như bộ chứng từ nhập khẩu. Sau đó, cán bộ HTTD scan hồ sơ của khách hàng và gửi yêu cầu xử lý bộ chứng từ lên cho Phòng TNTTTM.
Kiểm tra bộ chứng từ tại TNTTTM: Chuyên viên TTTM nhận hồ sơ bộ chứng từ bản scan từ cán bộ HTTD và thực hiện kiểm tra nội dung bộ chứng từ theo nội dung L/C và theo UCP600, ISBP745 và các thông lệ quốc tế hiện hành. TTTM sẽ thông báo kết quả kiểm tra bộ chứng từ cho Đơn vị thực hiện để họ chuyển tiếp thông báo đến khách hàng. Trường hợp khách hàng sửa đổi, thay thế chứng từ hay chấp nhận sai sót, không sửa chữa chứng từ, Đơn vị thực hiện phải cập nhật thông tin lại cho TTTM.
Lập chỉ thị nhờ thu và gửi chứng từ: Khi khách hàng đã thống nhất chứng từ của mình và yêu cầu ngân hàng gửi đi đòi tiền, Chuyên viên TTTM tiến hành nhập thông tin bộ chứng từ trên hệ thống và lập chỉ thị đòi tiền (Cover letter) và chuyển cho Kiểm soát viên duyệt. Sau khi Kiểm soát viên duyệt giao dịch, Chuyên viên TTTM gửi lại cover letter bằng file cho Đơn vị thực hiện. Trường hợp Khách hàng yêu cầu gửi bộ chứng từ luôn mà không qua kiểm tra, TNTTTM bỏ qua bước kiểm
(%) (%)
Chuyển tiền T/T 67.261.165 87.599.822tra bộ chứng từ và lập chỉ thị đòi tiền theo hồ sơ Đơn vị thực hiện cung cấp.Đơn vị thực hiện khi nhận được chỉ thị đòi tiền từ TNTTTM sẽ in và ký đóng97.348.993 30,24% 11,13% dấu. Đồng thời, cán bộ HTTD phải sắp xếp chứng từ gửi đi theo thứ tự và số lượng như chỉ thị đòi tiền và gửi bộ chứng từ cho NHPH hoặc ngân hàng nhận chứng từ theo địa chỉ trên chỉ thị đòi tiền theo hình thức chuyển phát hành hoặc thư đảm bảo. Sau khi gửi bộ chứng từ đi, Đơn vị phải gửi lại cho TNTTTM bản cover letter đã ký và hóa đơn chuyển phát nhanh để theo dõi.
Theo dõi tình trạng bộ chứng từ xuất khẩu: Bộ phận TNTTTM có trách nhiệm theo dõi tình trạng giao nhận bộ chứng từ đòi tiền theo chứng từ chuyển phát và tra soát tình trạng thanh toán của bộ chứng từ. Khi nhận được khoản tiền thanh toán cho bộ chứng từ xuất khẩu, TNTTTM tiến hành hạch toán ghi có vào tài khoản của khách hàng, thu các phí liên quan và thông báo cho Đơn vị thực hiện đồng thời cập nhật hồ sơ. Đơn vị thực hiện phải thông báo các thông tin về bộ chứng từ cho khách hàng khi nhận được thông báo từ TNTTTM.
Bên cạnh hai bộ phận chính tham gia quy trình nghiệp vụ tín dụng chứng từ là Đơn vị thực hiện (bao gồm cán bộ HTTD, cán bộ hỗ trợ kinh doanh, cán bộ bán hàng) và phòng Tác nghiệp Tài trợ thương mại, còn có Ban dịch vụ giao dịch và Trung tâm Định chế Tài chính tham gia cùng hai bộ phận trên. Ban dịch vụ giao dịch (TB) có trách nhiệm phối hợp với Đơn vị thực hiện trong việc tư vấn xử lý vướng mắc của khách hàng, đồng thời giải đáp thắc mắc về quy trình thực hiện cho các bộ phận tác nghiệp và tham mưu đề xuất cho các cấp có thẩm quyền để phê duyệt các trường hợp ngoại lệ không được quy định trong quy trình. Trung tâm Định chế tài chính (FI) là đầu mối liên hệ với các Ngân hàng được chỉ định để xin cấp hạn mức xác nhận thư tín dụng hay hạn mức với các ngân hàng tài trợ L/C UPAS của MSB hay xác lập quan hệ đại lý với các ngân hàng khác trên thế giới. Các bộ phận đều phải thực hiện đúng trách nhiệm của mình theo quy trình quy định và chủ động phối hợp với nhau để thực hiện các nghiệp vụ một cách trơn tru nhằm cung cấp dịch vụ tốt nhất cho khách hàng đồng thời đảm bảo hạn chế rủi ro cho Ngân hàng.
2.2.3. Các chỉ tiêu định lượng
2.2.3.1. Tình hình chung về hoạt động thanh toán quốc tế
Bảng 2.4. Doanh số các phương thức TTQT tại MSB giai đoạn 2017-2019(Đơn vị: triệu đồng) (Đơn vị: triệu đồng)
dụng chứng từ 6.040.578 9.326.084 11.671.149 54,39% 25,15%
Doanh số phát hành 3.805.806 4.814.772 8.531.339 1.008.966 26,51 3.716.567 77,19 Doanh số thanh toán 2.791.500 4.555.694 5.909.57 9 1.764.194 63,20 1.353.88 5 29,72 Dư nợ L/C 1.962.352 1.926.127 4.602.73 7 -36.225 -1,85 2.676.610 138,96 Số món phát hành 1.259 1.736 2.457 477 37,89 721 41,53
(Nguồn: Phòng thanh toán MSB)